Автоматизация учета товаров на АГЗС "Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства"

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

СТАРООСКОЛЬСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

(ФИЛИАЛ) ФЕДЕРАЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СТАЛИ И СПЛАВОВ

(ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ)»

Факультет автоматизации и информационных технологий

Кафедра автоматики и промышленной электроники

Специальность 080801 "Прикладная информатика в сфере сервиса"

Выпускная квалификационная работа

на тему: «Автоматизация учета товаров на АГЗС «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства»

Старый Оскол июнь 2009 год

Аннотация

Объектом исследования дипломного проекта является АГЗС города Губкина – структурного подразделения «Северное объединение по эксплуатации газового хозяйства» Основной вид деятельности АГЗС – оказание услуг по заправке автомобилей сжиженным углеводородным газом.

Целью дипломного проекта является разработка системы автоматизации учета товаров на АГЗС.

В аналитической части произведен анализ процесса работы АГЗС и отдела ОМТС, построены информационные потоки, поставлена главная задача проектирования и разбита на подзадачи.

Для практической реализации поставленной задачи были разработаны базы данных АГЗС и отдела ОМТС синхронизирующиеся между собой для контроля всех пяти АГЗС из главного офиса (ОМТС). Был произведен выбор системного обеспечения: ОС рабочей станции – Windows XP Professional, использовалась база данных MS Access – которая включает весь необходимый перечень функций для проектируемой информационной системы и имеет богатый набор визуальных средств, в качестве ПО для сервера был выбран MS SQL-Server. В проекте было произведено обоснование выбора технических средств, необходимых для работы системы.

Внедрение разрабатываемой системы позволит сократить время, затрачиваемое на обработку данных, автоматизирует обмен информацией между АГЗС и главным офисом.

В экономической части рассчитана экономическая эффективность внедрения проекта и срок окупаемости проекта.

В разделе «Защита информации» были проанализированы средства обеспечения защиты информации хранящейся в БД.

Пояснительная записка дипломного проекта содержит 94 листа, 32 рисунка, 24 таблицы, 2 приложения. Графическая часть проекта состоит из 9 листов формата А1.

Список сокращений

 

АГЗС	-	Автогазозаправочная станция
АДС	-	Аварийно-диспетчерская служба
АХО	-	Административно-хозяйственный отдел
БД	-	Базы данных
ГРЭГС	-	Губкинская районо-эксплуатационная газовая служба
ИО	-	Информационное обеспечение
ИС	-	Информационная система
ИТ	-	Информационные технологии
КРЭГС	-	Красненская районо-эксплуатационная газовая служба
КС	-	Корпоративная сеть
НОРЭГС	-	Новоскольская районо-эксплуатационная газовая служба
ОГМ	-	Отдел главного механика
ОК	-	Отдел кадров
ОКО	-	Отдел компьютерного обеспечения
ОМТС	-	Отдел материально-технического снабжения
ОРГ	-	Отдел режимов газоснабжения
ОУП	-	Отдел управления персоналом
ПО	-	Программное обеспечение
ПТО	-	Производственно-технический отдел
ПЭО	-	Планово-экономический отдел
СОРЭГС	-	Старооскольская районо-эксплуатационная газовая служба
СУБД	-	Система управления базами данных
СУГ	-	сжиженный углеводородный газ
УВДГО	-	Участок внутридомового газового оборудования
ЦАДС	-	Центральная аварийно-диспетчерская служба
ЧРЭГС	-	Чернянская районо-эксплуатационная газовая служба

Содержание

 

Введение. 6

1. Аналитическая часть. 8

1.1 Описание предметной области. 8

1.1.1 Описание вида деятельности. 8

1.1.2 Организационная структура и объект управления. 9

1.2 Описание существующего уровня автоматизации. 15

1.2.1 Структура сети и ее характеристика. 15

1.2.2 Конфигурации рабочих мест. 16

1.2.3 Описание существующей информационной системы.. 17

1.2.4 Описание работы автогазозаправочной станции. 18

1.3 Сущность информационного комплекса и информационных задач. 19

1.3.1 Постановка задач на проектирование. 21

1.3.2 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс. 22

1.3.3 Проблемы разработки информационной системы.. 23

1.3.4 Декомпозиция задач. 24

1.3.5 Требования, предъявляемые к разрабатываемой ИС.. 24

1.4. Обзор современных ИС.. 26

1.4.1 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач 28

2. Проектная часть. 30

2.1 Информационное обеспечение комплекса задач. 30

2.1.1 Обоснование информационного обеспечения. 32

2.1.2 Внемашинное информационное обеспечение. 32

2.1.2.1 Инфологическая модель данных и ее описание. 32

2.1.2.2 Характеристика входной информации. 35

2.1.3 Выбор клиентской системы управления баз данных. 36

2.1.4 Выбор серверной системы управления баз данных. 40

2.1.5 Внутримашинная реализация данных. 43

2.1.6 Алгоритмы и технология решения задач. 48

2.2 Формализация расчетов (математическая модель) 50

2.2.1 Модель управления запасами без дефицита. 50

2.3 Описание экранных форм. 54

2.3.1 Приложение на АГЗС.. 54

2.3.2 Приложение в главном офисе. 60

2.4 Обоснование выбора системного обеспечения. 64

2.5 Обоснование выбора программного обеспечения. 66

2.6 Обоснование выбора технического обеспечения ИС.. 67

2.7 Разработка организационного обеспечения. 68

3. Расчет экономической эффективности. 70

3.1 График основных этапов проведения НИР и расчет затрат. 71

3.2 Определение капитальных затрат для нового варианта. 77

3.3 Определение эксплуатационных затрат для нового варианта. 78

3.4 Определение экономического эффекта. 79

4. Информационная безопасность и защита информации. 81

4.1 Корпоративные компьютерные системы.. 81

4.2 Обеспечение безопасности в корпоративных сетях. 83

4.3 Защита данных в Access. 88

4.4 Защита данных в SQL Server 89

Заключение. 92

Список источников информации. 94

Приложение 1: 96

Приложение 2: 122

Введение

В настоящее время невозможно представить процесс управления производством, выполняемый без участия информационных систем, которые облегчают и улучшают технологические процессы и качество обработки информации.

Информационная система представляет собой систему, реализующую автоматизированный сбор, обработку и манипулирование данными и включающая технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.

Разработка собственной информационной системы - это действительно проблема, которую приходится решать многим современным предприятиям, независимо от рода их бизнеса. Термин «информационная система» относится к классу программных продуктов, облегчающих или «автоматизирующих» ведение бизнеса.

Грамотно обработанная и систематизированная информация является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие оперативных и достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

В данной работе рассматривается деятельность пяти АГЗС и их главного офиса «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства».

Для того чтобы эффективность и производительность работы «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства» были высокими необходима чёткая и отлаженная работа всех подразделений предприятия, в том числе и АГЗС. Но без внедрения информационной системы такую работу обеспечить очень сложно и практически невозможно, поскольку постоянно увеличиваются информационные потоки и повышаются требования к скорости обработки данных, выполнение большого количества операций невозможно осуществить вручную. Для полноценного учета информации без применения ЭВМ необходим достаточно большой штат сотрудников, который должен своевременно отслеживать информационные потоки, изменения данных и остатки и фиксировать их на бумажных носителях, которые также требуют кропотливого труда и внимания. Все это ведет к экономически неоправданному расширению штата кадровых служащих на предприятии и снижению оперативности получения информации. Внедрение ИС значительно облегчает данную работу, поскольку создаются две базы данных, обменивающихся информацией между собой через сеть интернет, что позволяет оперативно отражать информацию. Также значительно облегчается сам процесс изменения и ведения бумажной документации, поскольку основные элементы операций автоматизированы и выполняются по достаточно несложному алгоритму. В результате чего экономится время, человеческие ресурсы, оперативно поступает информация и повышается качество работы в целом.

В качестве объекта управления разрабатываемой ИС является учет товаров на АГЗС.

Разработанная ИС позволила добиться следующих результатов:

·     усовершенствована работа оператора на АГЗС;

·     снижен объем бумажных документов;

·     связаны информационные потоки главного офиса и пяти отдельных АГЗС в единую информационную сеть;

·     создала базы данных с разграничением прав доступа на пяти АГЗС и в главном офисе;

·     автоматизирована система учета товаров;

·     автоматизирован обмен информацией между АГЗС и главного офиса;

·     в главном офисе оперативно отслеживаются должники-контрагенты по оплате за товары.

1. Аналитическая часть   1.1 Описание предметной области   1.1.1 Описание вида деятельности

«Северное объединение по эксплуатации газового хозяйства» находится в городе Старый Оскол и объединяет 5 районов: Красненский, Новооскольский, Чернянский, Губкинский и собственно Старооскольский.

Основными видами деятельности объединения являются:

·     осуществление комплекса мер по контролю за рациональным использованием газообразного топлива на газопотребляющих объектах;

·     осуществление контроля за сохранностью систем газоснабжения, при производстве строительных работ вблизи действующих газопроводов;

·     изготовление запасных частей для газового оборудования, механизмов, приборов;

·     организация пропаганды безопасного пользования газом в быту;

·     обучение населения правилам пользования газовыми приборами;

·     организация работы по противопожарной защите газопроводов от электрохимической коррозии;

·     рассмотрение причин аварий, несчастных случаев и принятие мер по их предотвращению;

·     разработка мероприятий по охране труда и технике безопасности и обеспечение их выполнения так же является задачей «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства»;

·     подготовка кадров, своевременная аттестация, повышение квалификации руководителей, специалистов, рабочих;

·     оказание организационно-технической и методической помощи газовым хозяйствам других министерств и ведомств, находящихся в зоне обслуживания филиала;

·     осуществление коммерческой деятельности и любые другие виды деятельности, не запрещенных законодательством.

В 2000 году начала производиться заправка автомобилей собственного автотранспорта на складе города Старый Оскол, где была установлена колонка для заправки автомобилей.

В 2001 году были построены и пущены в эксплуатацию АГЗС в районах (см. таблица 1.1.):

Таблица 1.1.

Название населенного пункта	Фактическая производительность т/год	Занимаемая площадь
г. Губкин, ул. Белгородская	1500	684
г. Старый Оскол, ул. Ватутина, 209	902	640
г. Новый Оскол, р-н Лесопитомника	246,9	630
с. Красное, р-н Асфальтобетонного завода	223,4	580
п. Чернянка, пер. Литвинова, 3	384	600

1.1.2 Организационная структура и объект управления

Организационная структура - это система целей и их распределение между различными звеньями, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определённых связях и отношениях между собой; распределение ответственности. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации.

Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Организационная структура управления «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства» представлена на рисунке 1.1.

Директор объединения

АХО

ОРГ (служба)

Главный экономист

Главный бухгалтер

ОУП

ОМТС и  комер. деят.

Заместитель директора

Главный инженер

ОК

Абонентский отдел

ПЭО

Бухгалтерия

АГЗС

Главный метролог

ОГМ

ПТО

ОКО

СОРЭГС

ГРЭГС

ЧРЭГС

НОРЭГС

КРЭГС

Инженер технадзора

Начальник службы

Начальник службы

Начальник службы

Начальник службы

Начальник службы

ЦАДС

Группа по ремонту

Группа по ремонту

Группа по ремонту

Группа по ремонту

Группа по ремонту

УВДГО

УВДГО

УВДГО

УВДГО

УВДГО

АДС

АДС

АДС

АДС

АДС

Абонентский отдел (филиал)

Абонентский отдел (филиал)

Абонентский отдел (филиал)

Абонентский отдел (филиал)

Абонентский отдел (филиал)

Рис. 1.1. Организационная структура управления «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства»

Рисунок 1.1

Для бесперебойной работы производства на предприятии работают 250 чел. работающих непосредственно на предприятии, 50 чел. - технологические рабочие в потоках. Все работники работают на постоянной основе.

Во главе предприятия стоит директор объединения, он руководит в соответствии с действующим законодательством хозяйственной и финансово-экономической деятельностью организации, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества организации, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы организации, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности продукции и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции.

Принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условия труда.

Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обслуживании и решении вопросов, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.

Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и хозяйственной деятельности организации, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам – коммерческому директору и др.

Обеспечивает соблюдение законности в деятельности организации и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности организации в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельностью.

Главный инженер отвечает за выполнения плана предприятия и плана производства продукции в соответствии с заказами и техническими условиями. Организовывает подготовку и аттестацию работников в области промышленной безопасности, разработку планов мероприятий по локализации аварий и ликвидации их последствий. Обеспечивает проведение контроля за соблюдением работниками опасных производственных объектов требований промышленной безопасности.

Административно-хозяйственный отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии зданий и помещений предприятия; осуществлять контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции, канализации и др.). Организовывает проведение ремонта помещений, осуществлять контроль за качеством выполнения ремонтных работ.

Заместитель директора осуществляет оперативное руководство работой участка сжиженного газа, отдела главного механика и обеспечивать выполнение работ по капитальному строительству на предприятии.

Отдел материально-технического снабжения выполняет работы по обеспечению оборудованием и комплектующими изделиями капитального строительства и ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия, проверяет правильность определения в заявках подразделений предприятия потребности в оборудовании и комплектующих изделиях, составлять сводные заявки с необходимыми расчетами и обоснованием. Разрабатывает графики поставок оборудования на основе утвержденных сроков завершения строительно-монтажных работ. Обеспечивает транспортировку, приём, хранение и реализацию сжиженных углеводородных газов.

Отдел управления персоналом проводит работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности; формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

Главный бухгалтер отвечает за организацию финансовой деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий финансового плана, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных средств, трудовых и финансовых ресурсов предприятия, своевременности платежей по обязательствам в бюджеты всех уровней, поставщикам и учреждениям банков.

Отвечает за учет основных фондов, материалов, денежных средств, исполнение смет расходов, издержек производства и обращения, производственных запасов. Занимается Расчетами заработной платы.

Главный экономист формирует единую экономическую политику предприятия на основе анализа состояния и тенденций развития отрасли. Формирует экономическое планирование, направленное на эффективное использование всех видов ресурсов в процессе строительства объекта.

Отдел режимов газоснабжения контролирует правильность и своевременность введения льгот, тарифов на газ и проведение расчетов с населением. Осуществляет контроль за своевременной регистрацией пусковых ведомостей, открытием лицевых счетов, списков проживающих в эксплуатируемых и во вновь принятых в эксплуатацию жилых домах и размеров отапливаемой площади. Обеспечивает своевременное поступление платежей за потребленный природный газ населением.

1.2 Описание существующего уровня автоматизации

В настоящее время практически все процессы в «Северном объединении по эксплуатации газового хозяйства» автоматизированы. Для абонентского отдела используется программа «Катюша». Аварийно-диспетчерская служба и производственно-технический отдел используют программу по газопроводам «Сигма».

Неавтоматизированными являются пять АГЗС, на которых имеются кассовые аппараты и пульты, связывающиеся через контроллеры с колонками. Оператору на АГЗС и в главном офисе приходится заполнять большое количество журналов при работе с организациями по безналичному расчету, вести отчеты по учету товаров и других оказываемых услугах. Ежедневно сведения с АГЗС передаются по телефону в главное управление. Это сложный и трудоемкий процесс, при котором на выявление и исправление допущенных ошибок приходится затрачивать много времени.

  1.2.1 Структура сети и ее характеристика

Рис 1.2. Структура сети «Северное объединение по эксплуатации газового хозяйства»

Существующая сеть имеет топологию звезды, реализованную на неэкранированной витой паре категории UTP 5. Прямые соединения двух компьютеров в сети отсутствуют. Благодаря этому, имеется возможность решения проблемы общедоступности данных, а также повышается устойчивость к повреждениям кабельной системы. Однако функциональность сети зависит от состояния сетевого концентратора. Передача данных по сети осуществляется по протоколу TCP/IP. Топология сети показана на рис 1.2.

Концепция топологии сети в виде звезды пришла из области больших ЭВМ, в которой головная машина получает и обрабатывает все данные с периферийных устройств как активный узел обработки данных. Вся информация между двумя периферийными рабочими местами проходит через центральный узел вычислительной сети.

Пропускная способность сети определяется вычислительной мощностью узла и гарантируется для каждой рабочей станции. Столкновений данных не возникает.

Кабельное соединение довольно простое, так как каждая рабочая станция связана с узлом. Затраты на прокладку кабелей высокие, особенно когда центральный узел географически расположен не в центре топологии. Поэтому для соединения удаленных АГЗС будем использовать передачу данных через Internet.

При расширении сети к новому рабочему месту необходимо прокладывать отдельный кабель из центра сети.

Топология в виде звезды является наиболее быстродействующей из всех топологий вычислительных сетей, поскольку передача данных между рабочими станциями проходит через центральный узел (при его хорошей производительности) по отдельным линиям, используемым только этими рабочими станциями.

  1.2.2 Конфигурации рабочих мест

Аппаратная конфигурация рабочих мест в главном управлении представлена в таблице 1.2. Так как компьютеров в объединении много, то и конфигурация не однородна.

Таблица 1.2.

Платформа	AMD Sempron A-XP-2800+ 256кб
ОЗУ	От 256 до 1024 Гб
Жесткий диск	От 20 до 260 Гб
Сетевая карта	NVIDIA nForce MCP Networking Controller
Видео карта	NVIDIA GeForce4 64 Мб

На Рабочих станциях установлена многопользовательская операционная система Windows ХР Professional, обеспечивающая защиту файлов от проникновения извне.

  1.2.3 Описание существующей информационной системы

Все документы, а это значит и информацию, можно разделить на три потока: входящие, внутренние и исходящие.

Входящей является почтовая корреспонденция, информация, поступившая по факсу, электронной почте или на ином электронном носителе.

Внутренними являются документы созданные сотрудниками для необходимой работы предприятия. В организации между сотрудниками установлены определенные информационные потоки, которые показаны на рис 1.3.

Исходящая – это сведения о реализованном товаре за смену, передаваемые с каждой АГЗС в главный офис.

Выделим ряд недостатков, которыми обладает существующая ИС:

·     физическая удаленность АГЗС от главного офиса;

·     не связаны информационные потоки главного офиса и пяти отдельных АГЗС в единую информационную сеть;

·     сложность обработки информации;

·     низкая точность и оперативность поступления информации.

·     большие затраты времени и трудовых ресурсов на обработку информации;

·     не автоматизированная система учета товаров;

·     не оперативно отслеживаются должники-контрагенты по оплате за товары.

 

 

Рис. 1.3. Информационные потоки АГЗС «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства»

1.2.4 Описание работы автогазозаправочной станции

Заправка предоставляет услуги по заправке автомобилей и продаже газовых баллонов, проводит освидетельствование на пригодность газовых баллонов.

АГЗС находится за чертой города на отдельной территории, где закопаны пять резервуаров для хранения сжиженного углеводородного газа (СУГ) объемом в 5 тонн литров.

Автомобили заправляются СУГ из четырех колонок, сотрудником, прошедшим специальную подготовку.

Поставка СУГ и баллонов на АГЗС осуществляется специальными газовозами. Принимает баллоны и СУГ оператор по накладным. Поставщиком газа является ОАО «Белгородоблгаз».

В обязанности оператора входит: вести учет товара, сдавать инкассацию, передавать сведения о реализованном товаре и давать запрос на поставку товара в главный офис, где формируется список контрагентов, ведется оборотно-сальдовая ведомость и устанавливаются единые фиксированные цены.

  1.3 Сущность информационного комплекса и информационных задач

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь существует ряд причин:

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки.

2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов.

3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки.

С этим процессом в нашей стране дела обстоят пока не лучшим образом: пока не сформировалась адекватная юридическая база для информационных систем, систем электронной коммерции, не приняты нормативные акты об электронном документообороте и цифровой подписи.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, информационные технологии как залог дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Главное назначение информационных систем - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, синхронизация данных между приложениями). В информационных системах также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процессы. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию "workflow"- стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа, упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов.

  1.3.1 Постановка задач на проектирование

Основной целью проектирования ИС является автоматизация учета товаров на АГЗС.

При проектировании следует четко представлять себе, какие трудности могут возникнуть в процессе реализации программного обеспечения и его внедрения. Также, необходимо учитывать, что операторам придется работать с данной системой значительное количество времени, и поэтому эффективность их деятельности будет значительно зависеть от простоты в использовании системы и ее интерфейса.

Разработка информационной системы учета товаров на АГЗС должна обеспечить возможность контроля товара на складе и работы с контрагентами. Для этого необходимо получить контроль над реализацией товара на АГЗС и над внесением оплаты контрагентами.

Для осуществления поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

·     связать информационные потоки главного офиса и пяти отдельных АГЗС в единую информационную сеть по технологии «клиент – сервер»;

·     автоматизировать систему учета товаров;

·     создать базы данных с разграничением прав доступа на пяти АГЗС и в главном офисе;

·     автоматически отправлять данные о реализации товара в конце каждой смены в главный офис;

·     в главном офисе оперативно отслеживать должников-контрагентов по оплате за товары.

  1.3.2 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс

Существующий механизм учета на АГЗС сложен и не автоматизирован. В главный офис сведения об остатках на складе СУГ и баллонов поступают не оперативно, что приводит к задержке оформления заказов на поставку товаров. Для того чтобы отследить каждого контрагента и наглядно видеть его дебет и кредит – оператору приходится вручную проводить анализ документов. Эта работа отнимает много времени и отвлекает оператора от основной деятельности, что снижает эффективность данного процесса.

В отдел ОМТС главного офиса каждое утро по телефону с пяти АГЗС передаются данные о реализации товара за прошедшую смену, что приводит к искажению информации. Проектируемая ИС:

·     синхронизирует данные между БД АГЗС и главного офиса по технологии «клиент – сервер»;

·     автоматизирует систему учета товаров;

·     создает базы данных с разграничением прав доступа на пяти АГЗС и в главном офисе;

·     автоматически отправляет данные о реализации товара в конце каждой смены в главный офис;

·     самостоятельно отслеживает должников-контрагентов по оплате за товары.

  1.3.3 Проблемы разработки информационной системы