Проектирование форм входных документов

2.2 Проектирование форм входных документов

Входной документ – это документ, содержащий исходные данные. В него могут входить первичные и накапливаемые данные учёта, данные предшествующих отчётных периодов из смежных систем автоматизированной обработки информации, поступающих извне в предприятие. Это так же документ, являющийся результатом обработки исходных данных и содержащий результативную информацию.

Входные и выходные формы документов, зафиксированные на машинных носителях, образуют информационную базу.

К входным документам относятся: документы внесения удобрения на посевы ячменя, внесения удобрения на посевы пшеницы, внесения удобрения на посевы овса, за 1 месяц. Периодичность составления входных документов- 3 раза в год: по трем месяцам – май, июнь, июль.

Документ «Внесения удобрений на посевы ячменя» за май месяц.

Ячмень за май
Общий код	Удобрение	Кг на 1 га по плану	Кг на 1 га по факту
13	молотый мел	0,34	0,35
22	кальциевая селитра	0,09	0,1
23	мочевина	0,01	0,1
32	красный фосфор	0,13	0,15
кодификатор	кодификатор	вручную	вручную

2.3 Проектирование форм выходных документов

Документ, который является результатом обработки исходных данных и содержит результативную информацию, называется выходным. Данные в выходные документы вводятся автоматически. Они заполняются на основании данных входных документов, рассмотренных ранее. Вручную вводится только код услуг и код затрат[2].

Выходными документами в данной курсовой работе являются: расчет стоимости удобрений внесённых на определённые посевы в каждом месяце

 

Расчет стоимости удобрений вносимых в мае

Код	Наименование удобрения	Сумма вносимых удобрений по овсу	Сумма вносимых удобрений по ячменю	Сумма вносимых удобрений по пшену
кодификатор	кодификатор	формула = кол-во вносимых в данном месяце удобрений по факту * цену	формула = кол-во вносимых в данном месяце удобрений по факту * цену	формула = кол-во вносимых в данном месяце удобрений по факту * цену

 

Реквизит	Тип данных	Объём, байт
Код	Числовой	2
Наименование удобрения	Текстовый	17
Сумма вносимых удобрений по овсу.	Числовой	16
Сумма вносимых удобрений по ячменю	Числовой	16
Сумма вносимых удобрений по пшену	Числовой	16
Всего		67
Количество строк в документе		500
Объём документа, Кбайт		32,71

3. Алгоритм и программное обеспечение. Контрольный пример

 

3.1 Алгоритм решения задачи

 

Начало

1. Присвоение индексу i значение первого месяца

2. Присвоение первоначальной сумме 0-го значения

3. Ввод N=3 месяца – периодичность решения задачи

4. i<=3. Начало цикла 1

5. Присвоение индексу j значение первой культуры

6. Присвоение первоначальной суммы j‑ой культуры 0-го значения

7. Ввод n=3 – количество культур

8. j<=3. Начало цикла 2

9. Ввод значений цены и количества удобрений j-ой культуры за i-месяц

10. Расчет суммы j‑ой культуры за i-й месяц

11. Накопление суммы S’ j‑ой культуры за i‑месяц

12. Присвоение индексу j следующего шага в цикле 2. Конец цикла 2

13. Вывод суммы S’

14. Накопление суммы S за i‑месяц

15. Присвоение индексу i следующего шага в цикле. Конец цикла 1

16. Вывод суммы S

17. Запись результат на диск

18. Распечатка результата

Конец

3.2 Контрольный пример

Решение задачи производиться посредством Microsoft Access. Все документы представлены в виде таблиц баз данных. В таблицах производятся все расчеты. Для составления контрольного примера использовались условные данные: данные о количество вносимого удобрения кг. на 1 га по плану по плану, количество вносимого удобрения кг. на 1 га по плану по факту во входном документе заполняются вручную.

В выходной документ все данные заносятся автоматически из входного документа.

Если в входном документе «Пшеница за июнь» поменять данные по графе – «количество удобрений в кг на 1 га по факту», то данные выходного документа «выходной за июнь по факту» по графе «сумма по пшенице» поменяются, согласно новым введённым данным.

ПО тестировалось на разных данных с целью определения возможных сбоев в программе.

 

3.3 Кнопочная форма

Для обработки данных в ПО создана кнопочная форма, которая включает в себя: 1. кнопка для открытия выходных документов 2. кнопка для открытия накопительной ведомости. 3. Кнопка для открытия классификатора.

Для создания кнопочной формы необходимо:

1 открыть объект «Формы» – Создать – режим Конструктора – ОК

2 на панели элементов нажать по элементу Кнопка и поместить ее на свободное место в области данных

3 щелкнуть правой кнопкой мыши по элементу Кнопка и выбрать режим Свойства

4 на вкладке Макет в строке Подпись набрать открытие накопительной ведомости, а на вкладке События в строке Нажатие кнопки с помощью кнопки (…) выбрать Макросы и ОК

5 в окне Макрос1 набрать ввести имя Макроса и ОК

6 в окне открытие накопительной ведомости: макрос в столбце Макрокоманда в первом поле выбрать Открыть отчет, а в зоне Аргументы макрокоманды в строке Имя отчета выбрать – накопительная посевы, а в строке Режим – Просмотр. Сохранить макрос

7 подключить области заголовка и примечания и с помощью элемента (Аа) ввести текст заголовка. Сохранить

8 Сервис – Параметры запуска – в окне параметры запуска в поле Вывод формы / страницы выбрать необходимую форму – ОК.

9 Сохранить изменения

Аналогично в эту форму добавляются остальные кнопки (пункт 2–6).

4. Инструкция по использованию ПО

Главной задачей данного программного обеспечения является расчет по определению потребности и обеспеченности сельскохозяйственного предприятия в удобрениях. Программное обеспечение разработано в виде баз данных MS Access и размещается в отдельном файле. Требованиями к аппаратному и программному обеспечению: ПК с операционной системой Windows. Наличие стандартного пакета программ (наличие Microsoft Word, Excel и Access). Для работы с этим программным обеспечением необходимо запустить программу MS Access, а затем открыть файл удобрения содержащий ПО.

В документе содержатся несколько баз данных: кодификаторы, классификаторы, входные, выходные документы.

Во всех этих базах данных содержатся документы указанного типа.

Для работы с программным обеспечением, созданным в рамках данной курсовой работы, используется следующая инструкция по его эксплуатации.

1. Открыть объекты таблиц – Кодификатор, занести данные в кодификатор «удобрения», группа удобрений, код, название подгруппы удобрений, код, общий код. Заполнить Классификатор по графам общий код, наименование, единицы измерения, цена за 1 кг, руб.

2. Открыть объекты таблицы – Входные документы и заполнить документы о внесении удобрений на посевы ячменя за май, июнь, июль месяц, а так же заполнить аналогичные входные документы по посевам овса и пшеницы. Открыть объекты таблицы Выходные документы и заполнить документ расчет стоимости удобрений вносимых в мае по ячменю, а так же по остальным месяцам и культурам.

4. Автоматически сформируются документ «Стоимость внесённых удобрений на общую площадь посевов по факту», за 3 месяца, в котором отражается итоговый показатель стоимости.

5. Распечатать необходимые документы.

6. Закрыть программу MS Access.

5. Экономическая эффективность автоматизации

Данная работа поможет специалистам предприятия ускорить процесс обработки данных по стоимости вносимых удобрений по 3 различным культурам.

Экономическая эффективность от внедрения АИТ включает три основные составляющие, которые формируются в сфере производства, подразделениях по обработке информации и в системе управления в целом. В данной курсовой работе мы уделяем особое внимание последней составляющей.

Одним из основных показателей экономической эффективности является экономический эффект, который рассчитывается следующим образом:

, (1)

где: З_тсу – затраты на обработку информации в традиционной системе управления (без АИТ), руб.

З_а – затраты на обработку информации в условиях АИТ, руб.

Затраты на обработку информации в традиционной системе управления З_тсу определяются по следующей формуле:

, (2)

где: О_и – общий годовой объем информации, обрабатываемой в АИТ, Кбайт. Он рассчитывается на этапе обработки информационного обеспечения, как суммы годовых объемов информации, заносимой в классификаторы, входные и выходные документы с учетом их периодичности. Представим расчет в виде таблицы (учитывая, что 1 Кбайт = 1024 байт).

К_инт – интегральный коэффициент обработки информации, который позволяет определить затраты работника аппарата управления на обработку одного Кбайта данных в часах. Он зависит от типа подсистемы, в которую входит АИТ, и равен 2,48.

ЧТС_тсу – часовая тарифная ставка работника аппарата управления в традиционной системе управления (без АИТ), условно примем ее равной 20 руб.

Затраты на обработку информации в условиях АИТ (З_а) определяют по следующей формуле:

, (3)

где: З_тек – годовые текущие затраты на обработку информации в условиях АИТ, руб.

Е_н – нормативный коэффициент экономической эффективности (Е_н=0,5).

З_раз – разовые затраты на обработку АИТ, руб.

Годовые текущие затраты на обработку информации в условиях АИТ рассчитывают по формуле:

, (4)

где: З_оп – годовые текущие затраты на обработку информации в условиях АИТ, руб.

З_тпк – годовые текущие затраты на аренду персонального компьютера для обработки информации в условиях АИТ, руб.

Годовые текущие затраты на обработку информации работником аппарата управления в условиях АИТ (З_оп) рассчитывают по формуле:

, (5)

где: Ч – время, затрачиваемое на обработку информации работником аппарата управления в условиях АИТ, час.

ЧТС_аит – часовая тарифная ставка работника аппарата управления в условиях АИТ, примем ее равной 20 руб.

Время, затрачиваемое на обработку информации работником аппарата управления, рассчитывается по следующей формуле:

, (6)

где: V_иоб – сумма годовых объемов информации, заносимой в классификаторы и входные документы с учетом их периодичности, Кбайт (выбирается из «Расчет объема документов»).

Н_выр – норма выработки работника аппарата управления по перенесению данных на машинные носители, байт/час. Условно примем ее равной 500 байт/час.

Годовые текущие затраты на аренду ПК для обработки информации в условиях АИТ рассчитывают по формуле:

, (7)

где: Ч_пк – машинное время, затрачиваемое на обработку информации работником аппарата управления на ПК в условиях АИТ, час. Условно примем ее равным 4 часа в месяц на разовое решение задачи.

Ц_пк – цена 1 часа машинного времени, условно примем ее равной 35 руб./час.

Разовые затраты на обработку АИТ определяются по формуле:

, (8)

где, З_пр – разовые затраты на проектирование АИТ работником аппарата управления, руб.

З_рпк – затраты на аренду ПК для проектирования АИТ, руб.

Разовые затраты на проектирование АИТ работником аппарата управления рассчитываются по формуле:

, (9)

где, Ч – время, затраченное на проектирование АИТ работником аппарата управления в условиях АИТ, час. Примем его равным 350 час.

ЧТС_аит – часовая тарифная ставка работника аппарата управления в условиях АИТ, равно 20 руб.

Затраты на аренду ПК для проектирования АИТ рассчитываются по формуле:

, (10)

где, Ч_пк – машинное время ПК, затрачиваемое на проектирование АИТ, час. Условно примем его равным 50 часам.

Ц_пк – цена 1 часа машинного времени, условно равна 35 руб./час.

Расчёт объёма документов

Наименование документа	Объём одного документа, байт	Периодичность выхода документов	Общий объём за год, Кбайт
	Количество строк	Количество символов в строке	Объём документа
Классификатор «удобрения»	1000	29	29000	1	28,32
Кодификатор	1000	32	32000	1	31,25
Входной документ по ячменю	500	27	13500	3	39,55
Входной документ по овсу	500	27	13500	3	39,55
Входной документ по пшеница	500	27	13500	3	39,55
Выходной документ по ячменю	500	67	33500	3	98,14
Выходной документ по овсу	500	67	33500	3	98,14
Выходной документ по пшеница	500	67	33500	3	98,14
Общая стоимость вносимых удобрений	500	47	23500	1	22,95
Итого					495,59

 

1.         Затраты на аренду ПК для проектирования:

Зрпк = 50 * 35 = 1750 руб.

2.         Разовые затраты на проектирование:

Зпр = 350 *20 = 7000 руб.

3.         Разовые затраты на разработку:

Зраз = 7000 + 1750 = 8750 руб.

4.         Годовые текущие затраты на аренду ПК:

Зтпк = 4 * 35*12 = 1680 руб.

5.         Время, затрачиваемое на обработку информации:

Ч = 178,22/ 500 = 0,36 час.

6. Годовые текущие затраты на обработку информации работником аппарата управления в условиях АИТ, руб.:

Зоп =0,36* 20 = 7,2 руб.

7. Годовые текущие затраты на обработку данных в условиях АИТ:

Зтек = 7,2 + 1680 = 1687,2 руб.

8. Приведенные затраты на автоматизацию:

За = 1687,2 + 0,5*8750 = 6062,2 руб.

9. Затраты в традиционной системе:

Зтсу = 495,59*2,48*20 = 24581,26 руб.

10. Экономический эффект от внедрения автоматизации:

Э = 24581,26 – 6062,2 = 18519,06 руб.

Внедрение данного программного обеспечения является экономически обоснованным, так как эффективность от внедрения составляет 18519,06 руб.

Таким образом, разработанное программное обеспечение позволяет предприятию обрабатывать полученную информацию с большей скоростью и наименьшими затратами труда.

Заключение

Главной целью автоматизации является снижение временных, трудовых, материальных, финансовых затрат на калькуляцию стоимости, расчёта нормы внесения удобрений, повышение оперативности и достоверности обработки информации. Система показателей и методов их расчёта включает формулы для определения стоимости и количества необходимых удобрений по месяцам и по различным зерновым культурам.

В информационное обеспечение данной задачи автоматизации входят классификаторы, входные и выходные документы по каждой зерновой культуре и по месяцам.

Алгоритм показывает логическую последовательность разработки ПО и его работу «изнутри». Программа спроектирована в MS Access. Для проверки правильности алгоритма и ПО составлен контрольный пример.

В инструкции по использованию ПО описано, как с ним работать любому пользователю, понимающего экономическую часть курсового исследования и умеющего работать за компьютером.

Результат решения задачи следующий: сэкономлено 18519,06 руб. от автоматизации Данная оценка считается достаточно высокой для разработанного ПО. Кроме выбранного способа, можно предложить ручной способ решения задачи на бумажном носителе, что является менее эффективным методом, так как он требует больше времени.

Таким образом, автоматизированное решение задачи позволяет снизить вероятность ошибок в расчете показателей, обрабатывать полученную информацию с большей скоростью и наименьшими затратами труда.

Список литературы

1.         Автоматизированные информационные технологии в экономике /Под общ. ред. И.Т. Трубилина. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 416 с.

2.         Безручко В.Т. Практикум по курсу «Информатика». Работа в Windows, Word, Access. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 264 с.

3.         Бережная Е.В. Математические методы моделирования экономических систем. – М.: Финансы и статистика, 2002.-368 с.

4.         Вендров А.М. Практику по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 192 с.

5.         Землянский А.А. Информационные технологии в экономике. – М. – Колос. – 2004. – 435 с.

6.         Мишенин А.И. Теории экономических информационных систем.: М. – Финансы и статистика. – 2005 г. – 387 с.

7.         Смирнова В.Н., Проектирование экономических информационных систем./ В.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ф.Ю. Тельнов. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 512 с.

[1] Безручко В.Т. Практикум по курсу «Информатика». Работа в Windows, Word, Access. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 264 с.

[2] Вендров А.М. Практику по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 192с.