Навигация
Електронний документообіг
45913
знаков
1
таблица
4
изображения
МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ УКРАЇНИ
КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ
ІНСТИТУТ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ ТА ПРАВА
Кафедра ДокументознавстваЕлектронний документообіг
Курсова робота студентки 4 курсу групи ДМ-012
Печерської К.О.
Науковий керівник: канд. техн. наук, професор
Бородкіна І.Л.
КИЇВ - 2005
ЗМІСТ
| Вступ Розділ 1. Основні поняття про систему електронного документообігу (СЕД) §1 Призначення СЕД §2 Особливості СЕД 2.1 Особливості збереження документів 2.2 Особливості маршрутизації документів 2.3 Розмежування доступу 2.4 Відстеження версій і підверсій документів 2.5 Анотування документів §3 Переваги використання СЕД §4 Очікувальні результати впровадження Розділ 2. Особливості загальної організації діловодства в установі §1 Реєстрація вхідних та внутрішніх документів §2 Розроблення та надсилання вихідної кореспонденції Розділ 3. Практична реалізація електронного документообігу на прикладі БДД «Документ» Броварської міської адміністрації §1 Автоматизація діловодних процесів §2 Приймання та електронна реєстрація документів §3 Реєстраційно-контрольні картки §4 Організація контролю за виконанням документів §5 Програмне забезпечення електронного документообігу в установі Висновки Список використаних матеріалів Додаток 1 Додаток 2 | 3 6 6 7 7 9 9 10 10 11 12 14 15 16 18 18 18 20 21 23 28 30 31 32 |
Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.
Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.
Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.
Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.
Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу (CЕД), яким і присвячена дана робота.
Основним завданням курсової роботи є, перш за все, дослідження системи електронного документообігу та програмного забезпечення, за допомогою якого він здійснюється. Визначення доцільності впровадження СЕД для підвищення ефективності документообігу в установі, створення ефективного середовища керування і функціонування організації, класифікувавши та визначивши основні властивості СЕД. Дослідження буде проводиться на базі існуючої системи електронного документообігу (БДД «Документ») Броварської місцевої адміністрації, де мені довелося проходити виробничу практику.
Об’єктом курсової роботи являється розгляд звичайного та електронного документообігу: циркуляція документів в установі та передача документів з допомогою автоматизованих інформаційних систем, прийом та обробка за допомогою АІС вхідної документації тощо.
Предметом курсової роботи являється поєднання існуючої системи документообігу в установі та впровадження електронного документообігу на базі першої за допомогою програмного забезпечення.
РОЗДІЛ 1. Основні поняття про системи електронного документообігу
§1 Призначення СЕД
На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.
ІDC у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи у вигляді EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних".
Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.
Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.
§2 Особливості СЕД
Похожие работы
... для автоматизації процесів роботи зі звітною документацією встановленого зразка. Він забезпечує організацію електронного документообігу у всіх без винятку суб'єктів господарювання будь-якої форми власності та джерел фінансування або між ними та державними контролюючими органами, подача звітності яким передбачена чинним законодавством. Це можливість інтеграції даних з будь-якої бухгалтерської ...
... ефективності впровадженої або пропонованої СЕД. 2. Постановка задачі Нижче наведено приклад розрахунку ефективності СЕД на основі експериментально отриманих статистичних даних. В Додатку наведено фактичні дані, що було отримано в результаті збору даних функціонування системи електронного документообігу в великій український страховій компанії. Дані збирались протягом дванадцяти календарних ...
... 28.10.2004 р. №1451 «Про затвердження Положення про Центральний засвідчувальний орган». 9) Постанова Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 р. №1452 «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності». 10) Постанова Кабінету Міні ...
... ї правової та практичної розбудови системи електронного документування, також буде характеризуватися неабиякими здобутками у цій сфері. Розділ 3. Електронний цифровий підпис в цивільному обігу 3.1 Використання електронного цифрового підпису при здійсненні електронних правочинів Не зважаючи на те, що чинне українське законодавство не містить такого окремого поняття як «електронний правочин ...
0 комментариев