Основные направления использования документов

2. Основные направления использования документов

Дела кадровой службы подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками отдела кадров.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса, и заголовка дела, даты дела и др.)[2].

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. п.).

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Использование архивных документов

1. Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

2. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

3. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

5. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Порядок использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

6. Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.

7. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.

8. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Список литературы

1.         ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 04.12.2006) "ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) // Российская газета. - 08.12.2006.

2.         Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, 2000.

3.         Замыцкова О. И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д: Феникс, 2001. — 416 с.

4.         Справочник кадровика: делопроизводство. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 527 с.

[1] ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 04.12.2006) "ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) // Российская газета. - 08.12.2006.

Глава 1. Общие положения

Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона
Статья 2. Законодательство об архивном деле в Российской Федерации
Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе
Статья 4. Полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в области архивного дела

Глава 2. Архивный фонд Российской Федерации

Статья 5. Состав Архивного фонда Российской Федерации
Статья 6. Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации
Статья 7. Архивные документы, относящиеся к государственной собственности
Статья 8. Архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности
Статья 9. Архивные документы, относящиеся к частной собственности
Статья 10. Особенности правового положения архивных документов, находящихся в собственности Российской Федерации, субъектов Российской Федерации или муниципальных образований
Статья 11. Особенности гражданского оборота документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности
Статья 12. Защита права собственности на архивные документы

Глава 3. Управление архивным делом в Российской Федерации

Статья 13. Создание архивов
Статья 14. Организация управления архивным делом в Российской Федерации
Статья 15. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела
Статья 16. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации

Глава 4. Хранение и учет архивных документов

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов
Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
Статья 19. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

Глава 5. Комплектование архивов архивными документами

Статья 20. Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами
Статья 21. Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение
Статья 22. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение
Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

Глава 6. Доступ к архивным документам и их использование

Статья 24. Доступ к архивным документам
Статья 25. Ограничение на доступ к архивным документам
Статья 26. Использование архивных документов

Глава 7. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации

Статья 27. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации

Глава 8. Международное сотрудничество

Статья 28. Международное сотрудничество Российской Федерации в области архивного дела
Статья 29. Вывоз и ввоз архивных документов
Статья 30. Вывоз и ввоз копий архивных документов

Глава 9. Заключительные положения

Статья 31. Вступление в силу настоящего Федерального закона
Статья 32. Признание утратившими силу законодательных актов в связи с принятием настоящего Федерального закона

var activeObj = document.all['fr_tb0'];

[2] Замыцкова О. И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д: Феникс, 2001. – С. 227.