Основные формы и направления использования архивных документов

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………3-8

1.Направления использования архивных документов……………………...9-10

2. Цели использования архивных документов……………………………..10-11

3. Формы использования архивных документов………………………………11

3.1. Информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании……………………………………………..…11-13

3.2. Исполнение запросов социально-правового характера……………….13-19

3.3. Использование документов в средствах массовой информации……..19-21

3.4. Организация информационных мероприятий…………………………….21

3.4.1. Организация выставок документов……………………………..……21-22

3.4.2. Организация встреч с общественностью…………………………..……22

3.4.3. «Дни открытых дверей»………………………………………………22-23

3.4.4. Экскурсии в архивы………………………………………………………23

3.4.5. Устные журналы…………………………………………………………..23

3.4.6. Лекции, доклады…………………………………………………………..23

3.5. Предоставление документов пользователям в читальный зал……….24-26

3.6. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование…..26-27

3.7. Публикация документов………………………………………………...27-29

Заключение…………………………………………………………………...30-31

Список использованных источников и литературы…………………….....32-33

Введение

Цель работы – объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов.

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач:

1. Определение направлений использования архивных документов;

2. Постановка целей использования архивных документов;

3. Характеристика форм использования документов.

При написании работы использовались различные источники и литература.

Источники можно разделить на несколько групп:

1)         нормативно-правовые акты (Федеральные законы, Постановления Правительства РФ);

2)         нормативно-методические документы (Правила);

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", который в статье 26 указывает, что «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом» [1].

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" обеспечивает право на доступ к информации. «Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы».[2]

Постановление Правительства РФ «О федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» среди других не менее значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.[3]

В подпрограмму выделена программа «Архивы России», которая помимо всего прочего подразумевает обеспечение государства и граждан архивной информацией в объемах, необходимых для их успешного функционирования и жизнедеятельности; расширение доступа граждан к архивным документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, получение, использование и распространение имеющейся в них информации.

Предполагались следующие виды работ:

1)Осуществление комплекса работ по совершенствованию и модернизации системы использования государственными архивами документированной информации;

2) Создание и поддержание в работоспособном состоянии механизма преимущественно планового рассекречивания документов государственных архивов с прогнозируемым объемом в 2,5 млн. дел;

3) Информационное обеспечение подготовки поименных книг памяти российских (советских) воинов, погибших и пропавших без вести в период советско-финляндской войны 1939-1940 годов и других военных конфликтов;

4) Организация и проведение документальных выставок, в том числе международных, посвященных юбилейным датам, памятным событиям государственного и международного значения;

5) Оснащение выставочного зала федеральных государственных архивов современными техническими средствами;

6) Подготовка каталогов, путеводителей, сборников архивных документов (в том числе в электронной форме);

7) Совершенствование технологий, связанных с организацией процессов и работы читальных залов государственных архивов.

 Также в работе широко использовались такие нормативно-методические документы, как Основные правила работы архивов организаций, Основные правила работы государственных архивов, Основные правила работы ведомственных архивов, Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ, Правила публикации исторических документов в СССР.

Правила работы ведомственных архивов (стоит заметить, что они утратили силу) основными формами использования документов ведомственного архива указывают: информирование руководства и структурных подразделений организации, в структуре которой функционирует архив, других организаций и исполнение их запросов; культурно - просветительная и агитационно - пропагандистская работа архива, исполнение  запросов социально - правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива.[4]

Основные правила работы государственных архивов РФ предусматривают то, что основными формами использования документов в архиве являются:

- информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- представление документов пользователям для исследований в читальном зале;

- экспонирование документов на выставках;

- использование документов в средствах массовой информации;

- проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, "дней открытых дверей", лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

- выдача документов во временное пользование;

- публикация документов в различных формах.[5]

Основные правила работы архивов организаций определяют то, что «использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан…Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа».[6]

Правила содержат достаточно полную характеристику форм использования архивных документов.

Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ и Правила публикации исторических документов в СССР содержат сведения о порядке и правилах работы в читальных залах и особенностях и процедуре публикаций документов соответственно.

Использованная литература может быть разделена на две группы:

1)         пособия, среди которых можно выделить пособие для архивистов «Организация использования документов ГАФ СССР» и учебное пособие коллектива авторов «Архивоведение» под редакцией В.П. Козлова.

2)         Периодические издания, прежде всего журналы «Отечественные архивы» и «Вестник архивиста».

В «Организации использования документов ГАФ СССР» довольно полно дана характеристика форм использования документов. Авторы подробно останавливаются на разборе инициативного информирования потребителей, организации использования документов через СМИ и встреч с общественностью, исполнения социально-правовых и тематических запросов. Отдельное внимание уделено вопросам организации комплексного использования архивной информации.

«Архивоведение» - пособие, в котором в комплексе рассматриваются проблемы направлений использования документов, вопросы анализа целей использования архивных документов и связанных с ними форм использования.

Статьи «Отечественных архивов» рассматривают различные формы использования документов на примерах архивов и архивных органов.

Например, Н.И. Капустина считает, что «одним из напряженных участков остается исполнение социально-правовых запросов граждан…возрос поток личных обращений граждан по вопросам местонахождения документов ликвидированных предприятий и организаций».[7]

В статье Н.Е. Елисеевой и И.М. Нагаева сообщается, что «…основными формами использования документов ЦГАСА… в последние годы [1990-годы] являлись исполнение тематических запросов и использование документов архива исследователями через читальные залы».[8]

«Вестник архивиста» дает оценку современного состояния архивов посредством определения процедуры доступа к документам государственных архивов, их соответствия демократическим принципам и зарубежным аналогам.

Структура работы следующая: введение, три главы, которые включают разделы, заключение, список использованных источников и литературы.

Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается структура доклада.

Первая глава освещает направления использования архивных документов для того, чтобы дать общее представление о вопросе.

Вторая глава содержит характеристику целей использования документов Архивного фонда РФ.

В третьей главе дан подробный анализ форм использования документов: информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании, исполнение запросов социально-правового характера, использование документов в СМИ, предоставление документов в читальный зал, организация информационных мероприятий, выдача подлинников документов и дел во временное пользование, организация публикаций документов.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам по теме.

1.         Направления использования архивных документов

Использование документов архива – это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются;

1. Укрепление российской государственности;

2. Удовлетворение информационных потребностей общества;

3. Обеспечение законных прав и интересов граждан.

В процессе использования документов архива участвуют две стороны – архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.

Использование документов в России – сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.

Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов. [9]