Информационные системы, применяемые в ООО «Уралресурсы»

2. Информационные системы, применяемые в ООО «Уралресурсы»

Рассмотрение данного вопроса начнем с характеристики деятельности общества.

2.1 Характеристика деятельности общества

Предметом исследования деятельности является общество с ограниченной ответственностью «Уралресурсы».

Место нахождения общества: г. Пермь, Гагарина б-р, д. 65. Почтовый адрес: 614077, Пермская область, г. Пермь, Гагарина б-р, д. 65.

Согласно общероссийскому классификатору форм собственности предприятия является частная собственность. Организационно-правовая форма: общество с ограниченной ответственностью.

Коды организации:

·          ОКПО: 46777604

·          ИНН: 5906037841/590601001

Основной вид деятельности организации: оптовая торговля.

Уставный капитал общества – 8 500 рублей и состоит из денежных вкладов его участников. В течение деятельности «Уралресурсы» изменений уставного фонда не происходило.

Доля каждого участника в уставном капитале общества составляет: Шабанов А.Ю.- 60% - 4 800 рублей и Канов К.Н. – 40% - 3 200рублей.

Резервный фонд предприятия составляет 15 % от уставного капитала, размер ежегодных отчислений - 5 % от чистой прибыли.

Целью деятельности ООО «Уралресурсы» является получение прибыли при осуществлении работ, оказании услуг и производстве продукции для удовлетворения общественных потребностей.

Предмет деятельности общества:

·           производство и реализация товаров народного потребления и производственно-технического назначения;

·           оптовая торговля электрооборудованием, кабельной продукцией, газопромысловыми и электрогенераторными установками, нефтепромысловым оборудованием и мн.др.

·           осуществление строительно-монтажных и пусконаладных работ;

·          осуществление оформительских работ;

·          организация сети автозаправок и автостоянок;

·          оказание правовых (юридических) услуг;

·          проведение маркетинговых исследований и менеджмента;

·          осуществление рекламной и издательской деятельности;

·          осуществляет услуги, связанные с организацией автосервиса;

·          торговля компьютерной и бытовой техникой;

·          заготовка и реализация пиломатериалов.

Источники формирования имущества организации:

·          денежные, материальные и иные взносы участников;

·          доходы, полученные от реализации продукции, выполнения работ, оказания услуг, а так же от других видов хозяйственной деятельности;

·          доходы от ценных бумаг;

·          кредиты банков и других кредиторов;

·          безвозмездные или благотворительные взносы;

·          пожертвования организаций, предприятий и граждан.

Источником формирования финансовых ресурсов являются прибыль, амортизационные отчисления, денежные взносы Участников, а также кредиты и другие поступления, не противоречащие закону.

Балансовая прибыль предприятия определяется к концу каждого финансового года, которая формируется из выручки от хозяйственной деятельности после возмещения материальных и приравненных к ним затрат и расходов на оплату труда. Из балансовой прибыли общества уплачиваются проценты по кредитам банков, а также предусмотренные законодательством налоги и другие платежи в бюджет. Оставшаяся после этих расчетов чистая прибыль поступает в полное распоряжение общества.

Чистая прибыль, остающаяся у общества после уплаты налогов и других платежей в бюджет предусмотренных законодательством, поступает в полное его распоряжение и направляется по решению собрания участников общества на формирование фондов и отчислений участникам общества.

Общее собрание участников общества является высшим органом управления общества. Исполнительный единоличный орган – директор – официальный главный представитель интересов фирмы и уполномоченный принимать финансово-хозяйственные решения различной степени сложности. Директор нанимает на работу персонал, заключает договора, несет ответственность за совершенные сделки. Директором организации является – Шабанов Александр Юрьевич.

Перейдем к описанию информационных технологий, используемых в организации.

2.2 Информационные технологии, используемые в ООО «Уралресурсы»

На данный момент в организации активно используются программные продукты: 1:С Предприятие 7.7, информационная система «Консультант Плюс: НалогиБухучет». Дадим характеристику данных продуктов.

1:С Бухгалтерия 7.7 - это универсальная бухгалтерская программа, предназначенная для облегчения, ускорения, усовершенствования работы бухгалтера.

Электронная версия «1:С Бухгалтерия» ориентирована на обычного бухгалтера, обладающего азами компьютерной грамоты. Программа настроена на особенности бухгалтерского учета на предприятии, на изменения в законодательстве и формах отчетности. Подобные изменения могут осуществляться самим пользователем.

Основные особенности электронной бухгалтерии «1:С»:

·     ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;

·     получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;

·     полная настраиваемость с возможностью изменять и дополнять план счетов, систему типовых проводок, систему аналитического учета, формы первичных документов;

·     возможность печати первичных документов при вводе проводок.

Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал операций. При помощи электронной бухгалтерии, вместе с вводом проводок, формируются первичные документы. Программа дает возможность составлять отчетность и различные вспомогательные документы, в частности:

·     оборотно-сальдовые ведомости по счетам и/или субсчетам;

·     анализ счетов, содержащих итоги по корреспонденциям конкретных счетов со всеми счетами;

·     сводные проводки - итоги по всем используемым корреспонденциям;

·     анализы счета по датам - остатки, обороты и корреспонденции с другими счетами за каждую дату отчетного периода;

·     журналы ордера - выборка проводок из журнала операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам; карточки счетов - все проводки с данным счетом;

·     отчеты произвольной формы разработанной пользователем для детального изучения хозяйственных процессов.

Организация аналитического учета позволяет в электронной бухгалтерии «1:С» отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товарно-материальных ценностей, выполнение договоров, расчеты по заработной плате и с подотчетными лицами и многое другое.

Помимо «1С: Бухгалтерия 7.7» в организации используются такие прикладные программы как «1С: Торговля», «1С: Склад». С помощью программы «1С: Торговля» отслеживается движение товаров и продажи.

Информация о каждом имеющемся на складе товаре заносится в базу данных. По запросу компьютер анализирует:

·     количество оставшегося товара;

·     правила его налогообложения;

·     юридические ограничения на его продажу и др.

Одновременно с подачей сведений о проданном товаре компьютер производит соответствующую коррекцию (уточнение) товарной ведомости.

Обычно программное обеспечение устроено так, что сводная информация о наличии товаров выдается к концу рабочего дня. Вместе с тем имеется возможность обновлять данные об изменении цен и поступлении новых партий товаров.

Учет расчетов с поставщиками позиционным методом весьма трудоемок, т.к. требует большего числа записей. Поэтому на этом участке учетной работы используются персональные компьютеры, и пакеты прикладных программ, таких как 1С: Бухгалтерия 7.7, "Галактика", "Excel", которые в автоматическом режиме смогут осуществлять контроль полноты оприходования товаров и своевременности их оплаты, на мониторе показаны те позиции, которые интересуют бухгалтера, а на печать выводятся не только открытые позиции, но и общие суммы всех закрытых позиций по соответствующим графам и строкам.

«1С: Склад» контролирует наличие товаров на складе, формирует заказ на приобретение новых товаров. «1С‑Бухгалтерия» осуществляет все бухгалтерские операции, включая начисление зарплаты и формирование бухгалтерских отчетов. Автоматизация работы средствами 1С позволяет выявить наличие товаров, которые реализуются быстро и медленно и составить рейтинг продажи товаров. Без этого программного средства (1С‑Бухгалтерия) эта задача невыполнима, учитывая большую номенклатуру, с которой работает организация.

На предприятии установлена также справочная компьютерная система «Консультант Плюс: НалогиБухучет». Справочная система «Консультант Плюс» - это мощное и в то же время простое и удобное средство по работе с правовой информацией. Справочная система «Консультант Плюс» представляет собой удобное справочное средство для работы с текстовой информацией. В информационном банке НалогиБухучет представлены все необходимые в практической работе нормативные документы по налогообложению и бухгалтерскому учету.

В информационный банк входят:

·           федеральные законы;

·           указы Президента;

·           постановления и распоряжения Правительства;

·           официальные письма, приказы, телеграммы и разъяснения Минфина, МНС и ГТК;

·           инструкции МНС по уплате налогов;

·           узковедомственные документы, включенные в систему по пожеланиям пользователей;

Информационный банк разработан специально для бухгалтеров предприятий, ведущих учет по Общему плану счетов бухгалтерского учета.

Информационный Банк поддерживается в актуализированном виде, т.е. в нем отражаются все изменения в нормативных актах (как непосредственно текстов, так и реквизитов). Это позволяет бухгалтеру при необходимости работать только с последними редакциями всех документов. Многоуровневый рубрикатор, базирующийся на Общеправовом классификаторе отраслей законодательства, облегчает поиск документов в Информационном Банке. Режим гипертекста или перекрестных ссылок между документами помогут отслеживать их юридическую взаимосвязь. Папки документов позволят длительно хранить сформированные подборки документов по некоторым тематикам.

В современных условиях развитие информационных технологий и систем происходят быстрыми темпами, и чтобы «удержаться на плаву» организация должна следить за новыми направлениями на рынке технологий, дабы оставаться конкурентоспособной. Далее приведем пример новинок в мире технологий, которые способствовали бы успешному функционированию организации.

2.3 «1С – Рарус: CRM Управление продажами»

Предлагается установить новый программный продукт «1С – Рарус: CRM», рассмотрим ключевые моменты данного продукта.

2.3.1 Характеристика программного продукта: 1С – Рарус: CRM

CRM – Customer Relationship Management (Управление Взаимоотношениями с Клиентами) - это интеграция людей, процессов и технологий для извлечения максимальной пользы от взаимоотношений с каждым клиентом.

CRM – система – это программное обеспечение, которое помогает компании поддерживать связь с клиентами.

Внедрение CRM – системы включает:

·           построение процессов работы с клиентами:

-    привлечение клиентов, маркетинговые мероприятия;

-    управление продажами (сделки), повторные продажи;

-    гарантийное обслуживание, сервис, ремонт;

-    претензии, контроль удовлетворенности клиентов.

·           внедрение технологий, поддерживающих процессы работы с клиентами:

-    CRM – система;

-    Call Center и других технологий.

·          обучение сотрудников, создание корпоративной культуры общения с клиентами.

Основная цель внедрения CRM – это повышение объема продаж и прибыли.

CRM позволяет:

Ø   построить систему управления продажами;

Ø   повысить лояльность клиентов;

Ø   увеличить объем продаж.

Кому необходим CRM? Критерии компаний:

1.         Хотят построить эффективную систему управления продажами:

- Клиент – единственный источник дохода компании.

- Эффективная работа отделов по работе с клиентами – залог благосостояния компании.

2. Работают на рынке с высокой конкуренцией:

- Повышение лояльности клиентов – дополнительный рычаг в конкурентной борьбе.

3. Много клиентов, важны долгосрочные отношения.

4. Процесс продажи растянут во времени, включает несколько этапов.

Потенциальные потребители:

Примеры видов деятельности потенциальных потребителей CRM-системы:

o     Компании производитель продукции.

o     Компании оптовой торговли (!).

o     Компании сферы услуг.

o     Потребителем может выступать массовый, большой рынок.

Так как внедрение нового программного продукта в ООО «Уралресурсы» будет производиться на основании программы «1С: Предприятие», рассмотрим CRM решения для 1С: Предприятие 7.7.

Компания 1С-Рарус ведет разработку CRM и Call Center решений на платформе 1С: Предприятие:

·          «1C – Рарус: CRM Управление продажами», в продаже с июля 2003 года, в сентябре 2004 года вышла вторая редакция;

·          «1C – Рарус: CRM Контакты», в продаже с сентября 2004 года, это облегченная версия «1C – Рарус: CRM Управление продажами»;

·          «1C – Рарус: Call Center», для АТС Panasonic и 1C – Рарус: CRM, в продаже с апреля 2004 года;

·          «1C – Рарус: Шаблон отчетов. Инструмент разработчика», универсальный построитель отчетов и фильтров из 1C – Рарус: CRM.

«1C – Рарус: CRM Управление продажами» предназначена для встраивания в любую типовую или оригинальную конфигурацию программы «1С: Предприятие», например, «1С: Торговля и склад».

CRM – система, как встроенный модуль в финансовую систему, позволяет создать единое информационное пространство для работы с клиентами (это физически одна программа, используется один справочник Клиентов, Товаров, общая схема документооборота); позволяет исключить двойной ввод информации; позволяет максимально эффективно использовать всю информацию о клиенте (быстрый доступ к информации о клиенте, информация, зарегистрированная в учетной и CRM системе доступна для совместного анализа в отчетах). Так как в организации ООО «Уралресурсы» уже используется программа «1С: Предприятие», «1C – Рарус: CRM» позволит:

·          расширить функциональность уже работающих в организации программ;

·          снизить затраты и сократить сроки на внедрение CRM системы.

Функции 1C – Рарус: CRM:

Þ        В программе реализованы методики и бизнес логика работы с клиентами: управление клиентской базой, управление контактами с клиентами, планирование и контроль действий, управление продажами, тесная интеграция с финансовой системой «1С: Предприятие 7.7», анализ продаж и состояния работы с клиентами, эффективности рекламы, ABC – анализ.

Þ        Управление маркетингом, включает сегментирование рынка, оценку эффективности рекламных и маркетинговых компаний, анкетирование – сбор информации о клиентах, товарах, конкурентах, регионах. Телемаркетинг – обеспечение массового обзвона клиентов по заданному сценарию разговора, регистрация контактов и анкет.

Þ        Сервисное и гарантийное обслуживание, подразумевает: учет товаров, находящихся на обслуживании: по серийным номерам, срокам и типам обслуживания.

Основные преимущества:

¨         Настройка программы в режиме пользователя под специфику деятельности организации (создание дополнительных свойств и критериев оценки клиентов; создание шаблонов типовых контактов, работ по клиентам; создание шаблонов типовых процессов (событий) выполняемых с клиентами).

¨         Гибкая настройка прав доступа пользователей к информации о клиентах – каждый пользователь имеет доступ только к своим клиентам.

¨         Удобный интерфейс, облегчение выполнения рутинных операций.

¨         Интеграция с Call Center.

¨         Встроенный почтовый клиент.

¨         Работа с распределенными базами. Использование компоненты «1С: Управление распределенными информационными базами» позволяет выполнять синхронизации данных между удаленными, распределенными базами с целью получения единой базы данных.

Таблица 2.3.1 - Сравнение программ 1C – Рарус: CRM

Функциональные возможности 1C – Рарус: CRM	Управление продажами	Контакты
Управление клиентской базой	+	+
Управление контактами	+	+
Координация работы во времени	+	+
Управление событиями	+
Интеграция с учетом системы 1С	+	+
Управление продажами, заказами	+
Подготовка коммерческих предложений	+
Анализ продаж, ABC – анализ продаж	+
Управление маркетингом	+	+
Анкетирование	+	+
Телемаркетинг	+	+
Учет и анализ потребностей клиентов	+
Анализ эффективности рекламы	+
Сервисное и гарантийное обслуживание	+
Управление электронными письмами, встроенный почтовый клиент, рассылки факсов, печать конвертов	+	+
Автоматизированная обработка звонков с использованием «1C – Рарус: Call Center»	+	+

Управление клиентской базой включает в себя: классификацию клиентов по категории и состоянию отношений; использование механизма дополнительных свойств; учет информации по контактному лицу; использование фильтра по выборке клиентов по значению свойства и другим характеристика Контрагента; построение отчетов по структуре клиентской базы; сохранение настроек типовых отчетов; отчет в разрезе: Основной куратор – Регион – Категория контрагента – Состояние отношений – Контрагенты; отчет динамика изменения состояния отношений с клиентами, позволяет контролировать состояние клиентской базы и качество работы менеджеров; быстрый запуск отчетов из карточки Клиента; форму быстрого ввода нового клиента.

Управление контактами включает: учет всех контактов, звонки, встречи, автоматическая регистрация входящей и исходящей электронной почты, рассылка; реализован механизм подстановки макросов при написании шаблонов электронных писем; документ Контакт – передача Контакта другому пользователю (документ закрывается у одного пользователя и открывается у другого); быстрый доступ к истории контактов и информации о клиенте; календарь помогает планировать и своевременно выполнять контакты; отчет анализа контактов позволяет контролировать просроченные контакты по всем сотрудникам, статистику контактов, активность сотрудников и т.д.

Управление продажами включает в себя: «1C – Рарус: CRM Управление продажами» - управление событиями (действиями), создание регламента работы с клиентами и шаблонов типовых действий, управление продажами, создание технологии продажи, управление стадиями и этапами продажи; учет и анализ коммерческих предложений.