Принцы архивного хранения электронных документов

2.3 Принцы архивного хранения электронных документов

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях.

Прежде всего на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

-           устойчивого электропитания;

-           резервного копирования;

-           антивирусной защиты;

-           профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования – бумажной или электронной – и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделябтся по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерском учете” – пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

В нашей стране нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов оставляет желать лучшего. «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно они отражены в «Основных правилах работы организаций» (2007г. и о проекте «Основных правил работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации» (2003г.). Но несмотря на то, что в этих Правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами в организациях, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые могут проявиться при организации долговременного хранения электронных документов в государственном архиве (обеспечении сохранности, учете, описании). В частности в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время как вся система учета и описание должны быть ориентированы на решение этих задач.

В России государственные архивы (федеральные и субъектов федерации) только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опыт здесь практически нулевой.

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использовать стример, требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.

После накопления на жестком диске документов за определенный период производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» – пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. (Например, если документы копируются на дискеты, сменный жесткий диск – эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия). Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.

Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.

Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описина дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Широкое использование электронных описей в дальнейшем может поставить проблему внесения в них текущих изменений в соответствии с учетными документами, иначе с течением времени электронная версия описи не будет соответствовать оригиналу. И вообще, остается неясным статус электронной описи: является ли она равноправным экземпляром описи или только вспомогательной версией для пользователя.

Но все же имеющийся электронный ресурс описей облегчает всю дальнейшую работу с описями, если необходимо усовершенствование, редактирование, а также дает возможность повысить информативность (раскрыть содержание) дел без вмешательства в уже сложившиеся заголовки. Это становится особенно актуальным в настоящее время, когда заголовки дел в описях современных учреждений зачастую настолько унифицированы, что не имеют перечня хотя бы некоторых вопросов, и тематический поиск по ним практически невозможен.

Построение электронного архива любого предприятия сугубо индивидуально. Каждая организация уникальна и требует учета специфики работы, степени ее автоматизации, имеющегося парка технических средств, квалификации специалистов и, наконец, платежеспособности.

Инженерно-технические трудности внедрения технологии электронного архивирования заключаются в решении двух крупных задач: наполнение электронного архива (в настоящее время это, как правило, перевод скопившейся за предшествующие десятилетия «бумажной» документации) и обеспечение эффективного поиска.

Первая захватывает ряд инженерно-технических проблем, решение которых может потребовать существенных временных затрат. Этим обусловлена важность эффективной организации процесса разработки, включающей оптимальное планирование процессов, анализ и синтез наработанных технологий, создание системы управления качеством и др. Негибкость экономической деятельности в большинстве госструктур определяет ограничения на поэтапность и наращиваемость государственных электронных архивов. Это повышает требования к системному и детальному проектированию, созданию опытного образца, организации испытаний и тестирования. При этом систему нельзя считать законченной, пока не будет введен основной накопленный объем документов.

Несмотря на то, что массовый ввод - важнейшая и наиболее трудоемкая задача в создании электронного архива, - он не является самоцелью. Целевая задача - обеспечение эффективного доступа к имеющимся данным с применением интеллектуальных средств. На этом этапе наиболее актуальными являются вопросы оптимизации запросов по критерию скорости выполнения. Здесь все зависит от технических параметров системы и, как следствие, от финансовых возможностей предприятия, для которого архив создается.

Учитывая определенные затраты на создание системы, можно выделить основные достоинства электронного архива.

Во-первых, повышение полноты и оперативности отработки запросов к архиву. Особенно это эффективно при выполнении нестандартного нерегламентированного запроса. Ответ, которого раньше ждали месяцами, причем без всякой уверенности, что он окажется положительным, теперь можно получить за секунды и в совершенно ином качестве.

Во-вторых, компактность и надежность хранения. Можно отказаться от дорогостоящих хранилищ документов, сокращать издержки и занимаемые площади. Сужение круга допущенных лиц, контроль и учет доступа к системе позволит повысить не только сохранность, но и безопасность конфиденциальной информации. Хранение документов в электронном виде приводит к тому, что ряд архивных функций, таких как ксерокопирование, микрофильмирование, ведение автоматизированных картотек, будут сокращены за ненадобностью.

В-третьих, создается возможность проведения оперативного анализа имеющейся информации, что, повысит обоснованность решений, принимаемых высшим и средним звеньями руководителей, которые полагаются пока только на свой опыт и интуицию.

К сожалению, весьма затруднительно провести подробный и объективный анализ внедрения электронных архивов в России в частности и в мире вообще, поскольку информация такого рода предприятиями-владельцами архивов публикуется крайне скупо, тогда как компании, разрабатывающие и внедряющие электронные архивы, по вполне понятным причинам избегают просачивания в прессу негативных отзывов о своей продукции.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники опубликованные

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г.

2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». №1-ФЗ от 10 января 2002г.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2005.

4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

Литература

1. Афанасьева Л.П.Проблема экспертизы ценности Интернет-ресурсов на примере сайтов//Вестник архивиста. М. 2005. №4 (88) С. 119.

2. Баласанян В. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему //Рынок ценных бумаг. 1998. № 16. С.80 – 81.

3. Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения эффективности управления //Делопроизводство. 2002. № 2. С.27 – 29.

4. Баласанян В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 2004. № 1. С. 18 –

5. Бачило И.Л. О проблемах информационного права в области документирования и документооборота //Делопроизводство. 2002. № 2. С. 5-8.

6. Бобылёва М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Издательство МЭИ, 2004. – 172 с.

7. Бобылева М.П.Вопросы использования электронного документооборота внутри организации //Делопроизводство. 2000. № 2. С.14-17.

8. Бобылева М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния // Делопроизводство. 2001. № 2. С.40-46.

9. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода //Делопроизводство. 2002. № 2 . С. 21-22.

10. Бобылева М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления – особенности нового этапа //Делопроизводство. 2002. № 4. С. 9-11.

11.Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.

12. Грум-Гржимайлов Ю.В., Харитонов А.Г., Чернин Э.А. Цифровое восстановление угасающего текста//Вестник архивиста. М. 2005. №3 (87). С. 149-150.

13. Грум-Гржимайлов Ю.В., Сабенникова И.В. Некоторые проблемы публикации архивных документов в электронных изданиях//Вестник архивиста. М. 2006. №2-6 (92-93). С. 307.

14. Демушкин А.С. Новая терминология в информационных технологиях //Делопроизводство. 2001. № 2. С.29.

15. Дроков С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов в организациях//Отечественные архивы. М. 2003. №5. С. 27-28.

16. Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. Издание второе, дополненное – М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2002. – 304 с.

17. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. – М.: РАГС, 2000.

18. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. 1996. № 4.

19. Кузнецов С.Л. Хранение документов в электронной форме //Секретарское дело. 1997. № 2.

20. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело.2000. № 3.

21. Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. 2005. № 3. С. 47 – 52.

22. Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. 2005. № 4. С. 56 – 59.

23. Кузнецов С.Л. Новое в законодательстве по автоматизации делопроизводства в 2006 г.// Делопроизводство. 2007. № 1. С. 46 – 49.

24. Кузнецов С.Л. Системы автоматизации делопроизводства и электронный документооборот в бизнесе//Секретарское дело. 2003. №4. С.15.

25. Кузнецов С.Л. Системы автоматизации делопроизводства и электронный документооборот в бизнесе//Секретарское дело. 2003. №4. С.15.

26. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.:ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002.

27. Кузнецова Т.В. Техническое, кино-, фото-, фонодокументирование // Секретарское дело. 2004. № 11. С. 12 – 15.

28. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

29. Кукарина Ю.М. Электронный документ и электронная цифровая подпись в законодательстве США //Делопроизводство. 2002. № 2. С.30- 33.

30. Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно – методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. 2003. № 1. С. 43 –52.

31. Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. – 2003. - № 1. – С. 43-52.

32. Куняев Н.Н. Опыт внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в МНС России //Делопроизводство. 2003. № 4.

33. .Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. - М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. – 256 с.

34. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 4-е изд., испр. – К.: О-во «Знання», КОО, 2003. – 459 с.

35. Ларин М.В. Актуальные проблемы обмена документированной информацией в государственном управлении. //Делопроизводство. 2003. № 2. С. 7- 10.

36. Ларин М.В. О государственной политике в сфере документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 2005. № 1. С.3 – 7.

37. Максимович Г.Ю., Берестова В.И. От текста на бумаге до электронной копии всего один шаг // Секретарское дело, 1999, № 2.

38. Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Применение технологии баз данных в работе секретаря //Секретарское дело. 1997. № 1.

39. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. 1999. № 4.

40. Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Как создать документальную информационную систему //Секретарское дело. 2000. № 1.

41. Пашков Д. Внедрение системы электронного документооборота в ОАО « Роснефть – Сахалинморнефтегаз» //Делопроизводство. 2002. № 3. С50-51.

42. Петрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводство и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. – М.: ВНИИДАД, 1998.

43. Савельев А.М. Практические вопросы автоматизации документооборота в органах власти и других государственных структурах Российской Федерации // Делопроизводство. 2003. № 2. С. 55 – 58.

44. Сысоева Л.А. Системы электронного управления документами // Секретарское дело. 2003. № 1. С. 29 – 33.

45. Тихонов В.И. Нормативно-правовая база электронного документооборота в России: законодательные инициативы и задачи на перспективу //Делопроизводство. 2002. № 3. С43 – 49.

46. Тихонов В.И. принципы архивного хранения электронных документов//Вестник архивиста. М. 2004., №3-4 (81-82). С. 216-217.

47. Чернов В.Н. Проблема перевода на новые информационные технологии автоматизированной системы документационного обеспечения управления аппарата Правительства Российской Федерации // Делопроизводство. 2002. № 2. С.16 –19.

48. Рысков О.И. О некоторых проблемах использования электронных документов в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти // Делопроизводство. 2004. № 1. С.11 – 17.

[1] Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ст. 3.

[2] ГОСТ Р 51141-98

[3] Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ст. 3.

[4] Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации//Делопроизводство. 2003. №2. С. 15.

[5] Котлова Т.Н. Электронные описи ГА РФ. Опыт создания, новые возможности использования и совершенствования//Вестник архивиста. М. 2006. №1 (91). С. 133.

[6] Там же С. 134.

[7] Методические рекомендации ВНИИДАД. Составление архивных описей. М., 2003 г.