Документальное оформление результатов аналитической работы

2.3 Документальное оформление результатов аналитической работы

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Обычно это аналитический отчет (пояснительная записка), справка, заключение.

Пояснительная записка, как правило, составляется для внешних пользователей анализа. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, то они оформляются в виде справки или заключения.

Содержание пояснительной записки (аналитического отчета) должно быть достаточно полным. Прежде всего она должна заключать в себе общие вопросы, отражающие экономический уровень развития предприятия, условия его хозяйствования, характеристику ассортиментной и ценовой политики, конкурентоспособности продукции, сведения о доле рынков сбыта продукции, и пр. Необходимо также указать положение товаров на рынках сбыта, т.е. на какой стадии жизненного цикла находится каждый товар на рынке (внедрения, роста и развития, зрелости, насыщения и спада). Следует охарактеризовать реальных и потенциальных конкурентов, указать сильные и слабые стороны их бизнеса. После этого необходимо отразить динамику показателей, характеризующих производственные и финансовые результаты.

В ней также дается характеристика как положительных, так и отрицательных сторон деятельности предприятия за отчетный период, раскрываются объективные и субъективные, внешние и внутренние факторы, повлиявшие на производственные и финансовые результаты его работы, а также излагается перечень мероприятий, направленных на устранение имевших место недостатков и повышение эффективности функционирования предприятия в будущем.

Аналитическая часть пояснительной записки должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При ее оформлении особое внимание следует уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они должны обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности.

Что касается справки или заключения по результатам анализа, то их содержание в отличие от пояснительной записки может быть более конкретным, акцентированным на отражение недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь обычно не дается общая характеристика предприятия и условий его деятельности.

Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц и не содержит пояснительного текста. Аналитические таблицы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и представить его в удобной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитического и иллюстративного материала.

Такой порядок оформления результатов анализа в последнее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает его действенность, так как при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов.

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты анализа в динамике.

3 ОРГАНИЗАЦИЯ АНАЛИТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ НА ПРИМЕРЕ ОАО "МИР СЛАДОСТЕЙ"

Анализ организации аналитической работы произведен на примере ОАО "Мир сладостей", занимающегося реализацией кондитерских изделий на территории Дальнего Востока. Организационная структура предприятии представлена в приложении 1.

Отдел маркетинга:

- информирует необходимых сотрудников о маркетинговых планах компании;

- планирует размещение оборудования для мерчандайзинга;

- собирает информацию о деятельности конкурентов и рассылает упреждающую информацию об их возможной активности;

- разрабатывает и осуществляет маркетинговые исследования рынка.

Отдел финансов и анализа анализирует деятельность каждого отдельного дистрибьютора и рекомендует изменения в структуре и уровне отпускных цен, оплате труда персонала, финансовой политике; осуществляет ведение бухгалтерии и финансовое планирование.

Отдел кадров обеспечивает набор кадров, контроль за ротацией кадров.

Производственный отдел обеспечивает функционирование производства кондитерских изделий, их упаковку и контроль качества.

Торговый отдел выполняет функции по сбыту;

- обеспечивает контроль клиентской базы, их учет, поиск новых клиентов;

- обеспечивает работу торговых представителей;

- контролирует работу мерчендайзеров.

Отдел логистики (транспортный отдел):

- производит операции и их контроль по доставке грузов на склады оптовых, розничных потребителей или дистрибьютора;

- производит операции и их контроль по доставке сырья на производство.

Руководство торговым отделом осуществляет менеджер по продажам, в его функции входит формирование отчетов по продажам, контроль ценовой политики, координация работы отдела с другими отделами компании, в частности с отделом маркетинга и отделом логистики.

Супервайзер разрабатывает маршруты и графики посещений клиентов торговым представителем, планирует распределение районов обслуживания между торговыми представителями. Супервайзер так же контролирует работу мерчендайзеров, которые занимаются непосредственно оформлением места продаж в торговых точках, установкой фирменного торгового оборудования.

Маркетолог компании еженедельно получает от торгового представителя компании отчёт по продажам за истёкшую неделю, а так же ежемесячно - отчёт о достигнутой дистрибьюции, количеству метров пространства полок магазинов, занятых нашей продукцией и количеству установленного в эти магазины мерчендайзингового оборудования. Маркетолог компании формирует сводный отчёт, который используется отделом маркетинга для разработки и корректировки маркетинговых планов.

Коммерческая деятельность при закупке материальных ресурсов на предприятии складывается из следующих этапов основанных на принципах маркетинга:

-исследование рынка сырья и материалов и организация хозяйственных связей с поставщиками;

- составление плана закупок материальных ресурсов;

- организация закупок материальных ресурсов;

- ведение расчетов с поставщиками за купленную продукцию;

- стоимостный анализ заготовительной сферы.

Менеджер отдела продаж компании получает копии отчётов, направленных маркетологу. Таким образом, менеджер по продажам контролирует выполнение торговым представителем поставленных задач.

Если возникают какие-либо проблемы с особо сложными клиентами, он должен лично участвовать в переговорах с ними. Кроме того, он может лично воздействовать на директора дистрибьютора в вопросах условий поставок.

Менеджер по финансам (финансовый аналитик) компании на основе предоставляемых торговыми представителями данных может целенаправленно исследовать проблемы в системе продаж и рекомендовать дистрибьютору их решения.

Это косвенно влияет на возможности компании по удовлетворению потребностей клиентов.

Технология работы торгового представителя включает использование маршрутной книги, позволяющей эффективно организовать процедуру продаж. Рассмотрим структуру маршрутной книги.

Маршрутная книга является важнейшим средством, используемым отделом продаж. Она помогает собирать статистику о продажах, принимать заказы, проверять торговые точки клиентов, следить за осуществлением доставки и мерчандайзинга, а также систематизировать всю информацию о продажах и клиенте. Информация из маршрутных книг может служить и основой для создания базы данных о продажах и клиентах либо комбинироваться с использованием компьютерной системы BASIS для разработки стратегических, статистических и информационных моделей.

В связи с постоянным развитием компьютерных технологий предполагается замена компьютерной системы BASIS на программный продукт ARIS Business Process Management Portal.

Process Portal поддерживает публикацию графической и текстовой информации в интранет или Интернет и обладает большим количеством опций и функциональных возможностей по сравнению со стандартным ARIS Web Publisher. Он использует преимущества средств моделирования ARIS и дополняет их мощным web-сайтом с собственными базами данных, работающими в режиме реального времени. В частности, в Process Portal есть развитые средства доступа, навигации, управления изменениями администрирования, такие как:

- расширенное управление доступом;

- персонифицированные панели сообщений;

- архивы версий диаграмм;

- запись предложений по изменениям;

- изменение маршрутизации для проверок и утверждений;

- средства подготовки отчетности.

Process Portal делает карты процессов доступными для всех менеджеров и служащих компании в гибком и дружественном для пользователя интерфейсе. В частности, Process Portal:

- дает интегрированный обзор всех бизнес-процессов компании, сотрудников, программных продуктов и данных;

- обеспечивает легкий доступ к самым последним рабочим процедурам и документам;

- повышает информированность о процессах;

- углубляет культуру управления бизнес-процессами;

- делает прозрачными комплексные структуры;

- упрощает оценку сквозных процессов

- эффективно распределяет работы для создания процессно-ориентированной системы управления качеством.

Для проведения аналитической работы на предприятии используются следующие виды документации.

Источниками данных для анализа состояния и использования основных средств являются следующие формы:

- №1 "Бухгалтерский баланс";

- №2 "Отчет о прибылях и убытках";

- №5 "Приложение к бухгалтерскому балансу".

В случае необходимости и для более качественного анализа организациями могут быть использованы формы статистической отчетности.

Это формы составляемой и представляемой организациями бухгалтерской отчетности на основе Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н.

Согласно п.5 ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность состоит из Бухгалтерского баланса, Отчета о прибылях и убытках, приложений к ним и пояснительной записки, что соответствует Указаниям об объеме форм бухгалтерской отчетности, утвержденным Приказом Минфина России от 13.01.2000 №4н:

- форма №1-П "Отчет предприятия по продукции";

- форма №11 "Отчет о наличии и движении основных фондов и других нематериальных активов";

- форма №11-Ф "Отчет о наличии и движении основных средств (для предприятий всех отраслей народного хозяйства, кроме промышленности и строительства)";

- форма БМ "Бланк производственной мощности";

- форма №7 "Отчет о запасах неустановленного оборудования, находящегося на складах, в капитальном строительстве";

- форма №МО-1 "Бланк переписи неустановленного, излишнего оборудования";

- форма №1 - переоценка;

- форма №2-КС "Отчет о выполнении плана ввода в действие объектов основных фондов и использовании капитальных вложений" и др.

Вышеуказанные статистические формы представляются органам статистики в соответствии с указаниями Госкомстата России.

Источники информации для анализа трудовых ресурсов: План по труду, ф №1-Т “Отчёт по труду”, ф №5-3 "Отчёт о затратах на производство и реализацию продукции (работ, услуг) предприятия (организации), статистическая отчётность отдела кадров по движению рабочих и др."

Для проведения качественного анализа использования материальных ресурсов необходимо использовать все источники информации, к которым, в первую очередь, относятся:

- бизнес-планы;

- данные аналитического и синтетического учета материалов в бухгалтерской службе организации;

- форма №5 "Приложение к бухгалтерскому балансу";

- формы статистической отчетности о затратах на производство и реализацию продукции (работ, услуг) и др.

Анализ объема производства и реализации продукции следует начинать с сопоставления фактической выручки от реализации продукции с плановой. Данные о выручке от реализации продукции содержатся в форме №2 "Отчет о прибылях и убытках" бухгалтерской отчетности организации и соответствующей форме статистической отчетности.

Источники информации для анализа прибыли: накладные на отгрузку продукции, данные аналитического бухгалтерского учета по счету продаж и счетам "Прибыли и убытки", "Нераспределенная прибыль, непокрытый убыток", форма бухгалтерской отчетности №2 "Отчет о прибылях и убытках", данные финансового плана.

В условиях рыночной экономики экономисты, менеджеры, бухгалтеры, аудиторы должны владеть новейшими методами экономического анализа, правильно пользоваться экономической информацией при проведении анализа; более эффективно применять инструменты анализа на практике; постигать саму методику анализа финансово-хозяйственной деятельности; правильно давать оценку финансовой устойчивости и платежной способности организации.

Собственники (учредители) организаций анализируют финансовые отчеты в целях повышения доходности вложенного капитала, а также обеспечения стабильности работы организации, инвесторы и кредиторы - для исключения рисков по предоставленным займам и вкладам.

Хотя для проведения тщательного анализа бывают необходимы и дополнительные показатели, но для большинства субъектов хозяйственной деятельности для этой цели достаточно наличия квартальной или годовой финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Анализ хозяйственной деятельности организации состоит из управленческого анализа и финансового анализа.

К управленческому анализу можно отнести внутрихозяйственный производственный анализ и внутрихозяйственный финансовый анализ, которые заключаются в исследовании следующих аспектов деятельности организаций:

- обоснованность и реализация бизнес-планов;

- маркетинг;

- эффективность деятельности организации;

- условия производства;

- использование производственных ресурсов;

- производство продукции;

- экономическая эффективность производства и реализации прибыли.

К финансовому анализу относятся внутрихозяйственный финансовый анализ и внешний финансовый анализ, которые заключаются в исследовании следующих аспектов деятельности организаций:

- абсолютные показатели по прибыли;

- рентабельность производства и реализации;

- ликвидность, платежеспособность и финансовая устойчивость;

- использование собственного капитала;

- эффективность использования заемных средств.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время значительно возрастает роль анализа финансово-хозяйственной деятельности, основная цель которого – выявление и устранение недостатков в деятельности предприятия, поиск и вовлечение в производство неиспользуемых ресурсов.

Аналитическая работа на предприятии подразумевает изучение и оценку использования всех видов хозяйственных ресурсов и результатов работы предприятия или организации с целью повышения ее эффективности. В процессе аналитической работы раскрываются экономические и социальные факторы, влияющие на эффективность производства, что служит основой для выбора и обоснования управленческих решений

Результативность аналитической работы во многом зависит от ее правильной организации. Она должна носить научный характер, строиться на плановой основе, основываться на новейших методиках, обеспечивать действенность и эффективность аналитического процесса.

Аналитическая работа на предприятии подразделяется на следующие организационные этапы:

1. Определение субъектов и объектов аналитической работы, выбор организационных форм анализа и распределение обязанностей между отдельными службами и подразделениями.

2. Планирование аналитической работы.

3. Информационное и методическое обеспечение аналитической работы.

4. Оформление результатов анализа.

5. Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа.

На крупных предприятиях деятельностью всех экономических служб управляет главный экономист, который является заместителем директора по экономическим вопросам. Он организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе и по аналитической работе. На средних и мелких предприятиях возглавляет аналитическую работу менеджер планового отдела или главный бухгалтер.

Предприятия могут пользоваться также услугами специалистов аудиторских и консультационных фирм для проведения разовых аналитических исследований.

Использование всех возможных форм внутрихозяйственного, ведомственного и вневедомственного анализа создает возможность для всестороннего изучения хозяйственной деятельности предприятия и наиболее полного поиска резервов повышения эффективности его работы.

Современные информационные технологии позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по аналитической работе. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем: повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков, более глубоко и всесторонне исследуются экономические явления и процессы, более полно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства, повышаются оперативность и качество анализа, его общий уровень и действенность.

Таким образом, эффективность деятельности предприятия определяется качеством проведения аналитической работы, от результатов которой в конечном счете зависит финансовый результат деятельности организации (получение прибыли или несение убытка), а качество проведения аналитической работы на предприятии зависит от качества ее организации (кто проводит аналитическую работу, каким образом, в какие сроки и т.д.).

При комплексном всестороннем анализе хозяйственной деятельности предприятия происходит выявление различных резервов, разрабатываются и реализуются мероприятия по их задействованию, что, в свою очередь, приводит к повышению эффективности функционирования предприятия в целом, либо его конкретных подразделений.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.         Абрютина М.С. Экономический анализ торговой деятельности. – М.: Дело и сервис, 2000. – 512 с.

2.         Анализ финансово-экономической деятельности предприятия / Под ред. Н. П. Любушина. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 471 с.

3.         Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 416 с.

4.         Бланк И. Управление торговым предприятием. – М.: ЭКМОС, 1998. – 416 с.

5.         Большой экономический словарь / Под ред. А.Н. Азрилияна. – М.: Институт новой экономики, 1999. – 1248 с.

6.         Греховодова М.Н. Экономика торгового предприятия. Ростов-на-Дону: Феникс, 2001. – 192 с.

7.         Журавлев В.В., Савруков Н.Т. Анализ хозяйственно-финансовой деятельности предприятий. – СПб.: Политехника, 2001. – 127 с.

8.         Иванов Г.Г. Экономика торговли. – М.: Академия, 2004. – 140 с.

9.         Ковалев В.В. Финансовый анализ - М.: Финансы и статистика, 2000. – 511 с.

10.      Кравченки Л.И. Анализ хозяйственной деятельности в торговле. – М.: ООО "Новое знание", 2003. – 526 с.

11.      Лебедева С.Н. Экономика торгового предприятия. – М.: Инфра-М, 2002. – 240 с.

12.      Популярная экономическая энциклопедия / Гл. ред. Некипелов А.Д. – М.: Большая российская энциклопедия, 2001. – 367 с.

13.      Романова Л.Е. Анализ хозяйственной деятельности. – М.: Юрайт-Издат, 2003. – 220 с.

14.      Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 400 с.

15.      Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 256 с.

16.      Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – Мн.: Новое знание, 2002. – 704 с.

17.      Сергеев И.В. Экономика предприятия. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 117 с.

18.      Скамай Л.Г., Трубочкина М.И. Экономика предприятия. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 245 с.

19.      Финансовый менеджмент / Под ред. А.М. Ковалевой. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 284 с.

20.      Шеремет А.Д., Сайфулин Р. С. Методика финансового анализа. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 208 с.

21.      Экономика торгового предприятия. Торговое дело / Под ред. Брагина Л. А. – М.: Инфра-М, 2004. – 314 с.

22.      Экономика предприятия торговли и сферы услуг / Под ред. А.Ю. Аванесова– М.: МИИП ТОО "Люкс-арт", 1999. – 296 с.

23.      Экономика предприятия / Под ред. А.С. Пелиха. – Ростов н/Д.: МарТ. 2002. – 352 с.

24.      Экономика / Под ред. д.э.н., проф. А.С. Булатова. – М.: Юрист,2000. – 896 с.

25.      Экономика предприятий торговли и общественного питания / По ред. Николаевой Т.И., Егоровой Н.Р. – Екатеринбург: Урал. Гос. экон., 2001. – 498 с.

26.      Экономика и организация деятельности торгового предприятия / Под ред. Соломатина А. Н. – М.: ИНФРА-М , 2000. – 295 с.

27.      Экономика предприятия / Под ред. В.Я. Хрипача. – М.: Экономпресс, 2000. – 270 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Схема организационной структуры ОАО "Мир сладостей"

[1] Большой экономический словарь / Под ред. А. Н. Азрилияна. – М.: Институт новой экономики, 1999. – с. 38

[2] Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – М.: ИНФРА-М,
2003. – с. 89