Оргтехніка

10.4 Оргтехніка

Оргтехніка – це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції і дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт.

Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттєвого підвищення ефективності особистої роботи при мінімальних витрат праці. Для більшості менеджерів корисним і використання засобів малої оргтехніки, що не потребує великих витрат.

Конкретний перелік оргтехніки менеджер встановлює, виходячи із специфіки своєї роботи та індивідуальних особливостей.

При цьому треба мати на увазі, що найбільшу ефективність дає комплексне її використання. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10-15%, то при комплексному використанні витрати часу скорочуються у 2-3 рази.

10.5 Реквізити документів і правила їх розташування

Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.

Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.

Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.

Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа - розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

Назва структурного підрозділу - розташовується у верхньому лівому кутку.

Дозволяється друкувати машинописним способом.

Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку - розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку.

Назва виду документа - розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.

Дата - документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.

Індекс - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку.

Посилання на індекс та дату вхідного документа - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ.

Місце укладання чи видання - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.

Гриф обмеження доступу до документа - розташовується з правого боку під кодом - форми. Записується з середини рядка "для службового користування", "секретно", "цілком секретно".

Адресат - розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем.

Гриф затвердження - розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:

— слово ЗАТВЕРДЖУЮ;

— назва посади;

— особистий підпис;

— ініціали та прізвище особи, що затвердила документ,

— дата затвердження.

Резолюція - розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; — вказівка про порядок у характері виконання документа; — термін виконання документа; — особистий підпис керівника; — дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні, підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою.

Заголовок до тексту - друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника "про", має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.

Відмітка про контроль - розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою "К" або "Контроль".

Текст - складається з таких логічних елементів: — вступу; — доказу; — закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).

Відмітка про наявність додатка - розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків: 1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 2 стор. у 3 прим.:

2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількість їх примірників:

Додаток: "Проект реконструкції ділянки" на 5 стор. у 2 прим.

Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:

Додаток: на 2 стор. лише адресатові.

При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до списку на 7 стор.

Підпис - Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:

— зазначення посади (з лівого боку);

— підпис (з правого боку);

— ініціали й прізвище особи, що

підписала документ (праворуч).

Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні. Розшифрування підпису в дужки не береться.

Гриф узгодження - Розрізняють дві форми узгодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Гриф узгодження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається із:

— слова "УЗГОДЖЕНО";

— назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ;

— особистого підпису;

— його розшифрування;

— дати.

Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту "ПІДПИС" або на окремій сторінці.

Віза - Внутрішнє узгодження проекту документа — це його візування. Віза складається з:

— особистого підпису особи, що візує,

— дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище).

Невеликі зауваження (1 — 2 рядки) розташовуються перед візою. При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі.

Печатка - печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т.д.

Відмітка про засвідчення копій - у правому верхньому кутку пишеться слово "копія"; під реквізитом "підпис" слово "правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис завіряється печаткою.

Прізвище виконавця та номер його телефону - цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: — прізвища виконавця; — номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа.

Відмітка про виконання документа й направлення його до справи - цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить у собі такі дані: — стислу довідку про виконання; — слова "ДО СПРАВИ" та номер справи, до якої має бути підшитий документ, — дату скерування документа до справи; — підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Відмітка про перенесення даних на машинний носій - розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:

— запис "Інформація перенесена на машинний носій";

— підпис особи, відповідальної за перенесення даних;

— дату перенесення.

Відмітка про надходження - містить:

— скорочену назву організації, що отримала документ,

— дату його надходження.

Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

— назву організації;

— дату надходження;

— індекс документа.

Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа.

10.6 Документування організаційно-розпорядницької діяльності

Організаційні документи. Згідно ДСТУ 6.39-72, 6.38-72 в підгрупу організаційних документів включаються: положення, статути, інструкції, правила. Положення - правовий акт, що визначає порядок утворення, права та обов'язки, організацію праці як на підприємстві в цілому, так і в його структурних підрозділах (або нижчестоящих організацій та філіалів). В положенні відбиваються права і обов'язки окремих посадових осіб. Положення бувають типові та індивідуальні . Наприклад: типове положення про централізовані бухгалтерії. Положення про установу або про структурний підрозділ затверджується розпоряджуючим документом вищестоящої організації або директором установи. Положення оформлюють на бланку. Формуляр положення має такі реквізити:

1. Назва відомства та організації.

2. Гриф затвердження.

3. Назва «Положення».

4. Місце «видання», дата.

5. Індекс.

6. Заголовок.

7. Відмітки про погодження.

8. Візи.

9. Текст.

10. Підписи.

Текст положення розбивається структурно на розділи:- загальні положення (цілі та задачі структурного підрозділу); - організаційний зв'язок; - регламентація діяльності (форми управління, права та обов'язки посадових осіб); - фінансово-матеріальна база (ОФ та обігові кошти, порядок розпорядження ними);- звітність та ревізійна діяльність; - порядок ліквідації та відповідальність. Порядок з вище перерахованими видами положення можуть застосовуватись положення про конкретну систему в діяльності підприємства. Наприклад: положення про конкретну систему найму організації та оплати праці робітників, положення про порядок виплати дивідендів за результатами праці.

Інструкція - це документ в якому викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності організацій, їх структурних підрозділів, посадових осіб та громадян. Наприклад; Інструкція про впровадження...- Інструкція про порядок - посадова інструкція інспектору відділу кадрів Особливість інструкцій - їх обов'язкове затвердження спеціальним наказом або підписом керівника в грифі затвердження. Встановлюється строк дії інструкції. Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути розбиті на підпункти, викладається в третій особі або в безособовій формі. Використовують формуліровки: «повинен», «необхідно», «слід», «не дозволено». Оформлюють на бланку. Формуляр інструкції має реквізити:

1. Найменування установи.

2. Найменування структурного підрозділу.

3. Назва інструкції (заголовок).

4. Гриф затвердження.

5. Дата

6. Індекс.

7. Місце віщання.

8. Підпис.

9. Погодження.

Окрема група інструкцій - посадові інструкції. Посадова інструкція - це документ, що визначає організаційно-правові положення робітника в структурному підрозділі. Посадова інструкція складається з таких розділів: загальні положення, функції, обов'язки, права, організаційні зв'язки, відповідальність робітника, професійні вимоги, підлеглість, основні документи, що регламентують дії.

Статути - це, юридичні акти, якими оформлюють створення організацій та підприємств, та визначається їх структура, функції та правовий статус, основні задачі, напрямок діяльності, що передбачається. Статути можуть бути індивідуальні та типові. Статут є основою для розробки положень. Статут є основним документом для підприємства та повинен містити слідуючі відомості: - вид підприємства (організаційно-правова форма); - найменування підприємства; - місцезнаходження підприємства; - предмет та цілі діяльності (якщо передбачаються різноманітні види діяльності, необхідно їх повністю перерахувати, т. я. дальність, не зареєстрована в Статуті, буде незаконною);- органи управління та контролю, їх компетенція; - порядок утворення та використання майна підприємства; - розподіл прибутку; - умови реорганізації та ліквідації. Ці відомості є необхідними і достатніми дня того, щоб Статут був признаний за об'ємом в якості установчого документу. Можуть включатися й інші відомості за розсудом установителів. Відомості, які включаються в Статут - сформувати в розділі. Приблизну структуру можна представити так: Загальні положення. Предмет, цілі та задачі діяльності.

1. Майно підприємства.

2. Органи управління.

3. Виробничо-господарська діяльність. Зовнішньо-економічна діяльність.

4. Регулювання праці та соціальних питань.

5. Облік, звітність та контроль.

6. Реорганізація та ліквідація.

Ці розділи повинні міститися в Статутах усіх видів підприємств, незалежно від їх організаційних формі форм власності. Статут колективного підприємства повинен містити ті ж дані, що й Статут державного підприємства, але з урахуванням особливостей, що є декілька власників майна цього підприємства, які мають право сумісно визначати умови створення діяльності реорганізації та ліквідації підприємства.

До розпорядчих документів відносяться накази, рішення, постанови, розпорядження. Юридичною основою розробки документів можуть бути видання документа органами влади та управління. Наказ - правовий акт, що видається керівником органу державного управління, директором фірми з цілях вирішення задач стратегічного та оперативного управління. Накази розподіляються на:1) по основній діяльності; 2) по особовому складу. По основній діяльності - оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства. Можуть бути нормативними (про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку) та індивідуальними. Вступає в силу з моменту його підписання, якщо строк не окреслений в тексті. Реквізити наказу:

• Герб, емблема, нагороди.

• Міністерство.

• Установа. Підрозділ. Код підприємства. Код документа. Назва. Дата, номер. Місце видання. Заголовок до тексту. Текст. Підпис. Візи. Гриф погодження. Відмітка про виконання документа. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.