Діяльність канцелярії. Атестація і звільнення кадрів

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Черкаський державний бізнес-коледж

Циклова комісія економіки, комерції та бухгалтерського обліку

КОНТРОЛЬНА РОБОТА

"Діяльність канцелярії. Атестація і звільнення кадрів."

Виконав: студент

заочного відділення

Перевірила викладач

Борисенко О.І.

Черкаси 2006

План:

1. Збереження документів

2. Скласти і оформити діловий лист (№8)

3. Взаємозв’язок атестації та економічного успіху підприємства

4. Опишіть систему заходів щодо роботи зі співробітниками, що звільняються з ініціативи адміністрації та при звільненні співробітника з власної ініціативи

Список літератури

1. Збереження документів

Оперативне зберігання документів. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює канцелярія чи призначена для цього особа.

Документи з часу заведення (надходження) їх у діловодстві і до передачі у відомчий архів зберігають за місцем формування у справи (на великих установах доцільно зберігати справи у канцелярії). Для підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують у відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси за номенклатурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і прав забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальність за документацію.

Справи повинні знаходитися у робочих кімнатах або у спеціально відведених для цього приміщеннях у шафах і столах, що замикаються , чим забезпечується повне збереження документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігають у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органа несе відповідальність за їх зберігання.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігають на загальних підставах.

Стороннім установам справи видаються з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, дату повернення. Передбачають графи для розписок в одержанні та прийманні справи.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. Як виняток вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років включно) можуть передаватися у відомчий архів за погодженням з керівниками установ.

Підготовка справ до наступного зберігання використання. Підготовка справ до наступного зберігання використання передбачає такі види робіт:

• експертиза цінності документів;

• оформлення справ;

• складання справ до відомчого архіву і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності для встановлення строків зберігання та відбору на державне зберігання.

Відбір документів для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Після затвердження актів документи і вправи, відібрані до знищення, працівники служби документації або відомчого архіву організації здають господарчій службі або установам по заготівлі вторинної сировини.

Оформлення обкладинки справи. Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведення і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, розпорядженнями), повинні мати внутрішні описи документів. Опис подається на початку справи і містить індекси документів, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справи.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі необхідності до заголовку справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи; у справі, що містить документи років, що передували рокові утворення справи, під датою робиться запис: (є документи за _____ роки).

На обкладинці проставляють номер справи за описом і (за погодженням з відомчим архівом) номер опису фонду.

Написи на обкладинках справ постійного і тимчасового зберігання виконують чорним світлостійким чорнилом або пастою.

Складання описів справ. За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу (для установ зі складною структурою).

Описи ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

Наприкінці опису роблять підсумковий запис, в якому вказують (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обумовлюють особливості нумерації (літерні і пропущені номери).

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках наприкінці пічних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначають: «Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, №».

Опис справ структурного підрозділу установи складають у двох примірниках. Якщо цей структурний підрозділ має експертну комісію, опис складають у трьох примірниках, оскільки один з них додається як підстава до протоколу експертної комісії.

Опис справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за якими справи передаються на зберігання до державних чи відомчих архівів України.

Зведені описи справ тривалого зберігання складають у двох примірниках і оформляють так само як і описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого зберігання на затвердження архіву не надсилаються.

Зберігання справ у архіві. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з реєстраційними картками на документи передають до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві. Справи тимчасового зберігання передають до архіву на розсуд керівника установи.

Передавання справ до архіву установи здійснюють за графіком, складеним архівом і погодженим з керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності працівника діловодної служби лише після повного впорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відповідальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділові, решта залишається в архіві.

Справи тимчасового зберігання можуть передаватися до архіву установи за номенклатурою.

До відомчого архіву співробітники діловодної служби доставляють справи у в’язках. Схоронність документів в установі забезпечується: наданням приміщення для відомчого архіву; обладнанням приміщення архіву засобами пожежогасіння, охоронної сигналізації,; застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажі, сейфи, картонажі та ін.); створенням оптимального волого-температурного і світлового режиму в приміщеннях архіву, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.