Характеристика структурного подразделения

6. Характеристика структурного подразделения

Для характеристики структурного подразделения выделим отдел финансово-экономического директора.

Основная цель деятельности - финансово-экономическая деятельность предприятия, которая включает также работу бухгалтерии по различным отраслям деятельности.

Финансово-экономический отдел непосредственно в лице финансово-экономического директора подчиняется напрямую генеральному директору.

Финансово-экономическому директору подчиняется: архивариус, начальник отдела экономики, главный бухгалтер. В свою очередь начальнику отдела экономики подчиняется: экономист по производству и ценным бумагам, экономист по труду; главному бухгалтеру: аудитор-методист, финансист, бухгалтер по банковским операциям, бухгалтер по расчетам и зарплате, бухгалтер материального стола, бухгалтер розничной торговли, бухгалтер по реализации, бухгалтер по производству, бухгалтер-кассир. Численный состав подразделения составляет 15 человек.

7. Анализ функций управления структурного подразделения

Таблица

Классификатор основных функций управления

Код	Функции управления	Комплексы задач
01	Управления стратегией развития	1. Прогнозирование 2. Определение целей 3. Выбор стратегии 4. Разработка программы 5. Составление бюджета 6. Разработка политики и процедур
02	Организация системы и процессов управления	1. Разработка организационной структуры 2. Передача полномочий 3. Определение и создание благоприятных отношений
03	Управление персоналом	1. Разработка процесса предприятия решений 2. Определение коммуникаций 3. Подбор кадров 4. Обучение персонала

Основными вопросами, решаемыми финансово-экономическим отделом являются:

-    о получении кредита под строительство (1);

-    об инвестировании средств в реконструкцию предприятия (2);

-    о вложении денег в ценные бумаги (3);

-    о расчете с банком за полученный кредит (4).

Представим в виде схемы распределение функциональных обязанностей:

Рис. 7. Распределение функциональных обязанностей

На примере финансово-экономического директора построим рациональную схему выполнения функциональных обязанностей с учетом перераспределения функций внутри структурного подразделения:

Условные обозначения:

+,- вычислительные и расчетные операции;

Д – подготовка документации;

С – участие в совещаниях с совещательных голосом;

П – подписание документов;

ٱ -непосредственное исполнение операции;

И – инструктаж, консультации, помощь в исполнении операций.

Таблица 8

Анализ распределения функций

Функции управления	Подфункции управления	Финансово-экономический директор
1. Планирование	-    прогнозирование -    определение целей -    выбор стратегии -    разработка программы -    составление бюджета -    разработка политики и процедур	+,- Д ٱ С С +,- СП +,- СДП СП
2. Организация	-    разработка организационной структуры -    передача полномочий -    определение и создание благоприятных отношений	ДС - Сٱ
3. Управление	-    разработка принятия решений -    определение коммуникаций -    подбор кадров -    обучение персонала	С С С И

Оценка уровня организации системы управления структурным подразделением:

1. Коэффициент качества выполнения управленческих функций

1.

2. Коэффициент использования технических средств управления при выполнении функции

К 1 = Тф / Тр = 723 / 744 = 0,97

3. Коэффициент организации рабочих мест исполнителей функции

К 2 = Км.п. / Ко = 1,6

4. Коэффициент регламентации функций управления

К 3 = Кр / Ко = 0,26

5. . Коэффициент дублирования функций управления

К 4 = Кд / Ко = 0,4

6. Коэффициент ритмичности аппарата управления

Кр.у. = 1 – П1 / П2 = 1 – 6 / 9 = 0,4

7. Коэффициент охвата функций управления автоматизацией

Кфа = Nза / Nа = 2,3

8. Коэффициент, характеризующий степень полноты реализации принимаемых решений

К с.р.= К1 / К2 = 1

Показатели выполнения должностных обязанностей.

9. Коэффициент выполнения должностных обязанностей

К в.д.о. = Qф / Qз = 1

10. Коэффициенты оперативности работы

Ко.р. = Qс / Qф = 0,7

11. Коэффициент качества выполнения должностных обязанностей

Кк =1 – Р / Qф = 1 – 1 / 7 = 0,9

12. Общий коэффициент трудовой дисциплинированности

К т. д. =

Таблица 9

Показатели уровня организации

Показатели	Значения
1	2
1. Тф – суммарное фактическое время использования технических средств управления в год, час	2ч5м * 248 = 43400 мин
2. Тр – суммарное расчетное время использования технических средств в год, час	2ч * 248 = 44640 мин
3. Км.п. – количество рабочих мест, отвечающих современным требованиям	9
4. Ко – общее количество рабочих мест	15
5. Кр – количество функций (процедур), обеспеченных регламентирующей документацией	4
6. Ко – общее количество функций (процедур)	5
7. Кд – количество функций (процедур), дублируемых подразделениями аппарата управления, излишних функций	2
8. П1 – количество зафиксированных задержек выполнения управленческих функций (процедур) за анализируемый период	6
9. П2 – количество своевременно выполненных функций (процедур)	9
10. Nа – количество задач управления, которые могут быть автоматизированы	4
11. Nза – количество задач управления решаемых автоматизированным способом фактически	9
12. К1 – количество решений своевременно реализованных на предприятии за определенный период	5
13. К2 – общее количество решений, намеченных для реализации за тот же период	5
14. Qф – число фактически выполненных работ	7
15. Qз – число запланированных работ	7
16. Qс – число выполненных в срок	5
17. Qф - // -	7
18. Р – число рекламаций (жалоб), неверные работы	1

 

8. Схема функциональных взаимосвязей подразделения

Таблица 10

Наименование функций подразделения	Функциональные подразделения и должностные лица
	Ген. директор	Директор по строительству	Экономический отдел	Бухгалтерия
Решения по экономическим вопросам: -                      финансирование строительства	Р	П	О	С
-                      инвестиции в ценные бумаги	С	-	Р	П
-                      расчеты с кредиторами	С	-	Р	Р

О – отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение и подготавливает окончательный документ;

П – представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции;

Р – принимает решения, утверждает, подписывает документ;

С – согласовывает подготовительный документ или отдельные вопросы в процессе выполнения функций.

9.Информационная система структурного подразделения

Таблица 11

Документооборот руководителя структурного подразделения

Функции руководителя	Получает документацию	Разрабатывает документацию	Представляет документацию	Примечания
1. Разработка плановых заданий		Х
2. Контроль финансово-экономической отчетности	Х
3. Документация по вложению и привлечению инвестиций		Х
4. Документация о прибылях и убытках	Х		Х
5. документация по налоговым отчислениям			Х
6. Прочие документы	Х	Х	Х	По необхо-димос-ти

Уровень делопроизводства определяется по формуле:

К о.д.= (К1 + К2 + К3) / 3=(0,85 + 0,85 + 1) / 3 = 0,9

Уровень оперативности работы с документами:

К1 = Д1 / Д2 = 12 / 14 = 0,85

Д1 – количество входящих документов и других источников информации, своевременно и правильно переданных для исполнения;

Д2 – общее количество входящих документов и других источников информации.

Уровень оперативности размножения документов

К2 = Д3 / Д4 = 17 / 20 = 0,85

Д3 - количество документов и других источников информации, своевременно размноженных;

Д4 - общее количество документов и других источников информации, представленных для размножения;

Уровень оперативности работы с письмами:

К3 = Д5 / Д6 = 21 / 21 = 1

Д5 – количество писем, своевременно дошедших до адресата;

Д6 – общее количество оперативных писем.

На основании анализа документооборота, можно сделать вывод о высоком уровне делопроизводства в структурном подразделении.

Основными дублирующимися функциями по разработке типовых документов, касающихся руководителя структурного подразделения сравнительно немного. Однако во избежания рутинной работы, есть необходимость по внедрению типовых бланков основных распоряжений, приказов и запросов.

Также возможно оформление прочих, проходящих документов минуя руководителя, не касающихся его компетенции.

 

10. Регламенты управления

Таблица 12

№ п/п	Наименование раздела	Содержание раздела
1	2	3
1.	Общая часть	1. Финансово-экономическая деятельность, деятельность бухгалтерии.
		2. Финансовому экономическому директору подчиняется: архивариус; начальник отдела экономики; главный бухгалтер. Начальнику отдела экономики подчиняется: экономист по производству и ценным бумагам, экономист по труду. Главному бухгалтеру подчиняется: аудитор-методист, финансист, бухгалтер по банковским операциям, бухгалтер по расчетам зарплаты, бухгалтер материального стола, бухгалтер розничной торговли, бухгалтер по реализации, бухгалтер по производству, бухгалтер-кассир. Архивариус - организует хранение и обеспечивает сохранности документальных материалов поступивших в архив. Экономист - выполняет научно-воспитательную работу при проведении исследований или разработок в соответствии с методическими нормами и программами. Бухгалтер-экономист – осуществляет учет денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств и своевременное отражение на соответствующих бухгалтерских счетах розничных операций.
		3. Порядок создания, реорганизации подразделения и ликвидации, устанавливается в соответствии с Уставом ОАО «Амур-Пиво».
		4. Численно-профессиональный состав подразделения составляет 15 человек, в свою очередь соответствует штатному расписанию.
		5. Финансово-экономический директор напрямую подчиняется генеральному директору. Должностные обязанности – выполняет работу по осуществлению финансовой деятельности предприятия.
		6. Определяется положениями должностной инструкции, распоряжениями утвержденными генеральным директором.
2.	Функции и задачи	1. Разработка краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной стратегии финансового развития
		2. Исследование финансового потенциала предприятия и перспективных резервов
		3. Организация финансового обслуживания предприятия
		4. Своевременная подготовка и заключение финансовой отчетности
3.	Права	1. Требовать от подразделений предприятия представления материалов (планов, отчетов, справок), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела
		2. Приостанавливать действия распоряжений и указаний руководителей цехов, отделов и служб, противоречащих законодательствам, инструкциям и положениям по финансовым вопросам
		3. Проводить обследование подразделений предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела
		4. Прочие вопросы, входящие в компетенцию отдела, определяемых Положением об отделе
4.	Ответствен-ность	Все работники подразделения несут дифференцированную ответственность - основной вид ответственности (административный) в соответствии с Гражданским кодексом РФ (включая уголовную ответственность), КЗоТ РФ, Устав предприятия (статьи «Ответственность»)
5.	Поощрения	1. Экономически обоснованное увеличение и разумное применение прибыли. Оформление отчетности без задержки, в установленные сроки и ранее.
		2. Премии (100% и более) от заработной платы. Торжественные награждения грамотами, занесение благодарности в трудовую книжку

Таблица 13

Элементы должностной инструкции

№	Элементы должностной инструкции	Содержание
1	2	3
1	Заголовок	Финансово-экономический директор финансово-экономического отдела

Продолжение таблицы 13

1	2	3
2	Основные положения	Выполняет работу по осуществлению финансовой деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий производственного плана, формирование и распределение доходов и накоплений и т. д. Законодательные и нормативные правовые акты, руководящие и методические материалы по организации финансовой работы и т. д. Высшее профессиональное образование (экономическое) образование и стаж работы в должности экономиста по финансовой работе не менее трех лет Порядок занятия, освобождения и замещения должности оговаривается Положением о предприятии и его отделах Режимы труда и отдыха, 8-часовой рабочий день, 1 час перерыв на обед, отпуск и дополнительный отпуск в соответствии с коллективным договором Форма оплаты труда: оклад + премия, (формы индивидуального поощрения)
3	Должностные обязанности	1.        Определяет размеры доходов и расходов 2.        Участвует в подготовке планов производства 3.        Составляет проекты планов по прибыли от реализации выпускаемой продукции. 4.        Анализирует исполнение смет, оперативную и бухгалтерскую отчетность по финансовой деятельности. 5.        Осуществляет контроль за выполнением финансовых показателей, кассовая дисциплина, расчеты с поставщиками (заказчиками), отчисления в бюджет, соблюдение режима экономии.
4.	Права	Оформляет проводку извещений банка; утверждение нормативов оборотных средств; взыскание просрочки оплаты счетов – платежных требований. Контролирует финансово-экономические вопросы, дает распоряжения экономисту и главному бухгалтеру.
5.	Ответственность	Положение ответственности состоит в должностной инструкции (административная и далее в установленном законом порядке). Формируется об ответственности составления финансовых отчетов, а также решений в рамках своей компетенции
6	Основные взаимосвязи	Сверху – генеральный директор, снизу – начальник отдела экономики, главный бухгалтер
7	Дополнения и изменения	- / -