Ведение общего делопроизводства, государственного и текущего архива документов

26. Ведение общего делопроизводства, государственного и текущего архива документов.

27. Осуществление иных функций, предусмотренные федеральными законами и другими нормативными правовыми актами

Планирование работы Инспекции

Работа Инспекции строится на основе перспективных и текущих планов. Перспективные (годовые) планы работы Инспекции составляются на календарный год, текущие (квартальные) предусматривают проведение основных мероприятий.

Перспективный план работы Инспекции на очередной год составляется на основе предложений отделов Отделом общего обеспечения и вносится на утверждение руководителя Инспекции не позднее 20 декабря текущего года.

Квартальные планы составляются отделами и утверждаются руководителем или курирующими заместителями и представляются в отдел общего обеспечения за десять дней до начала планируемого периода.

Планы работы отделов и Инспекции состоят из следующих основных разделов:

·          организационные мероприятия, направленные на совершенствование работы отдела (Инспекции);

·          мероприятия, направленные на повышение эффективности контрольно-экономической работы. Приложением к данному разделу является график налоговых проверок;

·          мероприятия, направленные на совершенствование отчётно-аналитической работы;

·          учёба кадров;

·          информационно-разъяснительная работа, мероприятия, направленные на повышение налоговой грамотности налогоплательщиков;

·          контроль и проверка исполнения.

Перенос сроков выполнения и исключения из планов работы запланированных мероприятий производится только с разрешения руководителя или заместителя руководителя Инспекции, курирующего данный отдел и только с соответствующим письменным обоснованием.

Контроль за выполнением квартальных планов работы отделов возлагается на заместителей руководителя Инспекции и начальников отделов, общий контроль осуществляет отдел общего обеспечения, который по итогам работы за квартал докладывает на аппаратном совещании об их выполнении.

Для решения перспективных и текущих вопросов руководитель Инспекции, а в его отсутствие один из заместителей, каждую пятницу с 8-30 часов проводит производственные совещания (планёрки) с участием заместителей руководителя и начальников отделов.

Отдел общего обеспечения в ходе совещаний ведёт протокол, а также учёт поручений руководства Инспекции и осуществляет контроль за их исполнением. Заместители руководителя Инспекции и начальники отделов несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение данных поручений.

По итогам контрольно-экономической работы один раз в год в Инспекции проводятся общие собрания трудовых коллективов. Организационную работу по подготовке общего собрания коллектива Инспекции и ведение протокола осуществляет отдел общего обеспечения Инспекции.

Экономическая учёба работников Инспекции проводится один раз в месяц (второй вторник) с 8-30 часов, в отделах – согласно планам работы отделов.

Ответственность за регулярное проведение занятий возлагается на начальников отделов. Общий контроль осуществляет отдел общего обеспечения (специалист по кадрам).

По нарушителям законодательства о применении контрольно-кассовой техники (ККТ) рассматриваются материалы ежедневно и принимаются решения курирующим заместителем или руководителем Инспекции.

По работе с предприятиями недоимщиками по мере необходимости проводится заседание комиссии курирующим заместителем.

Общая характеристика отдела работы с налогоплательщиками

Отдел по работе с налогоплательщиками является структурным подразделением Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

Отдел по работе с налогоплательщиками в структуре Инспекции создан 5 ноября 2001 года. С 1 января 2002 года преобразован в отдел по приему налоговой отчетности и информированию налогоплательщиков, с 1 января 2003 года – в отдел по работе с налогоплательщиками.

2.2 Оперативное хранение документов Инспекции

 В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создает документы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений. Как и любое юридическое лицо, Инспекция обязана хранить свои документы.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Инспекции.

По срокам хранения все документы Инспекции можно условно разделить на два вида:

·          документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;

·          документы, которые должны храниться постоянно.

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007года. Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности.

Текущее хранение дел Инспекции осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

·          хранение документов в процессе их исполнения;

·          хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений Инспекции.

До передачи документов делопроизводителю ответственность за их сохранность несут те работники Инспекции, у которых они находятся или которым они переданы.

Работники Инспекции хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровой службе Инспекции все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

Порядок организации текущего хранения личных дел в Инспекции следующий:

·           личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

·          обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

·          текущему хранению в отделе кадров в Инспекции подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

Все дела Инспекции хранятся в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или выписка из неё), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.

Делопроизводитель Инспекции имеет у себя номенклатуру всех дел, хранящихся в данном структурном подразделении, и описи дел, сданных на хранение в архив Инспекции.

Каждый исполнитель обязан иметь у себя выписку из номенклатуры дел, относящихся к кругу его непосредственной работы.

  2.3 Форма и составление номенклатуры дел Инспекции

Номенклатура дел Инспекции – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Инспекции, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложение И).

Номенклатура дел Инспекции предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основе Положения об Инспекции, его структуры, штатного расписания, перечня типовых документов, перечня документов, образующихся в деятельности налоговых органов, с указанием сроков их хранения, а также анализа видов, состава и содержания документации Инспекции.

Номенклатура дел структурного подразделения Инспекции (Приложение К) составляется делопроизводителем данного подразделения, согласуется с архивом Инспекции или с лицом, ответственным за ведение архива, и подписывается

начальником структурного подразделения.

Номенклатуры дел структурных подразделений Инспекции на следующий год разрабатываются до 15 ноября текущего года.

Вновь созданное структурное подразделение Инспекции обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить её в отдел общего обеспечения. На основе номенклатур дел структурных подразделений отдел общего обеспечения составляет сводную номенклатуру дел Инспекции.

Сводная номенклатура дел Инспекции подписывается начальником отдела общего обеспечения, согласуется с экспертной комиссией (ЭК) Инспекции, с архивным отделом администрации города (района) (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) и утверждается Руководителем. Первый утверждённый экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения ДОУ.

Сводная номенклатура дел согласуется с архивным отделом администрации города не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Инспекции.

После утверждения сводной номенклатуры дел Инспекции структурные подразделения получают от отдела общего обеспечения выписки из соответствующих её разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел Инспекции в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласуется заново в случае изменений структуры Инспекции и функций его структурных подразделений.

Названиями разделов номенклатуры дел Инспекции являются названия структурных подразделений. Разделы сводной номенклатуры дел располагаются в соответствии с утверждённой структурой Инспекции.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые (независимо от вида носителя информации) участки работы и вопросы деятельности Инспекции.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой «Для служебного пользования».

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Графы номенклатуры дел Инспекции и структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Инспекции цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

·          название вида дела (переписка, документы к заседаниям и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

·          название Инспекции и его структурного подразделения;

·          название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

·          краткое содержание документа дела;

·          название территории, с которой связано содержание документов дела;

·          дата (период), к которым относятся документы дела;

·          указание на наличие копий документов в деле.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

«Документы о проведении тематических проверок (планы, отчёты, акты, протоколы, справки и др.)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с УФНС России по Алтайскому краю по вопросам налогообложения».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период (квартал, год), за который составлены планы (отчёты).

Например:

«Годовые отчёты Межрайонной ИФНС России №1 по Алтайскому краю о работе автотранспорта».

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно – распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчётные документы, переписку и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом все уточнения и изменения должны быть доведены до сведения отдела общего обеспечения. При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, т.е. указывается количество дел (единиц хранения).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых документов или по перечню документов, образующихся в деятельности налоговых органов.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2003 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

 По окончании календарного года делопроизводителем структурного подразделения Инспекции производится подсчёт заведённых дел с отметкой в графе 3 номенклатуры и составляется итоговая запись о количестве заведённых дел, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в отдел общего обеспечения, о чём в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.

2.4 Правила формирования дел в Инспекции

Исполненные документы Инспекции формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

Дела Инспекции формируются, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях Инспекции. Формированием дел занимаются делопроизводители структурных подразделений.

Исполненные документы должны формироваться в дела. Номер дело, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

·          помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

·           помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

·          группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

·          в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

·          дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Оформление дел Инспекции

Дела в структурном подразделении Инспекции подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению – включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел производится делопроизводителями соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работника архива (или лица, ответственного за ведение архива) Инспекции.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

·          оформление реквизитов обложки дела по установленной форме

·          нумерацию листов в деле;

·          составление листа – заверителя дела (Приложение Л);

·          составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение М);

·          подшивку и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Инспекции; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

·          наименование Инспекции указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращённого наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

·          наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утверждённой структурой;

·          индекс дела – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Инспекции;

·          заголовок дела – переносится из номенклатуры дел Инспекции, согласованной с архивным отделом администрации города (района);

·          дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включённых в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело, все его листы, кроме листа – заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности налоговых органов.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно», а на делах долговременного срока хранения и по личному составу – «Хранить до 01.01.___».

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов, в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Для документов определённых категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу, составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включённых в неё документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к верхнему краю внутренней стороны лицевой обложки дела.

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. Дела этой категории должны иметь обложки (приложение Н), оформленные по установленной форме. На обложки дел, которые имеют начальные и конечные даты (приказы, протоколы совещаний, акты проверок, письма, жалобы физических и юридических лиц, журналы регистрации документов) выносятся точные крайние даты, оформленные буквенно-цифровым способом, например, 5 января 2006г.

На обложках всех остальных дел (нормативные документы, переписка, отчеты и т.д.) указывается только год заведения дела.

В делах временного (до 10 лет включительно) хранения, которые допускается хранить в скоросшивателях, можно не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи.

2.5 Требования к формированию дел в Инспекции

В Инспекции предъявляются следующие требования к формированию дел:

·          раздельно группировать в дела документы Инспекции постоянного и временных сроков хранения;

·          распорядительные документы Инспекции группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

·          документы совещаний Инспекции группируются в дела: протоколы, решения и документы к совещаниям;

·          уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными документами Инспекции, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;

·          приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (о приёме, переводе, поощрении, премировании, увольнении), приказы оперативного характера (о дежурствах, взысканиях, отпусках, командировках) и приказы по административно-хозяйственным вопросам Инспекции группируются в отдельные дела;

·          утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы Инспекции группируются отдельно от их проектов.

Систематизация документов внутри дела

Документы Инспекции внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

·          Протоколы Инспекции в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

·          Документы в личных делах Инспекции располагаются по мере их поступления. Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609.

·          Лицевые счета рабочих и служащих Инспекции группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

·          Обращения граждан по вопросам деятельности Инспекции и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

·          Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Формирование дел налогоплательщиков

Для формирования дела, в котором должен храниться документ, определяется само дело.

Документы налогоплательщиков формируют в дела для оперативного хранения согласно утвержденной номенклатуре дел, определив места хранения отдельно для документов:

·          по регистрации, определив места хранения отдельно для юридических и физических лиц (регистрационное дело);

·          по учету налогоплательщиков, определив места хранения отдельно для юридических и физических лиц (учетное дело);

·          налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности юридических лиц (налоговое дело);

·          налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности физических лиц (налоговое дело);

·          решений по результатам налоговых проверок, актов выездных налоговых проверок, писем и запросов налогоплательщиков и копий ответов на них, судебных дел («досье налогоплательщика»).

Для документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» обеспечить порядок хранения, регламентированный соответствующей инструкцией.

2.6 Применение современных средств для оперативного хранения документов в Инспекции

В Инспекции для работы с документами на бумажной основе используются следующие средства хранения:

·          Лотки и кассеты, позволяющие работникам Инспекции хранить на поверхности своих рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела).

·          Архивные коробки различной толщины: 75мм, 100мм, 150мм применяют сотрудники Инспекции как для хранения оперативной документации, так и для длительного архивного хранения. Прочная конструкция и стандартизованный размер позволяют хранить документы вертикально и горизонтально на стеллажах или в архивных коробах.

·          Лоток-коробка используется работниками Инспекции как для вертикального, так и для горизонтального хранения документов на стеллажах.

·          Офис сшивка многократного использования тоже приветствуется сотрудниками Инспекции. Работники отмечают ее достоинства: позволяет быстро снять всю пачку документов, значительно экономит время по сравнению с традиционными методами переплетных работ, экономит средства - регистраторы вновь доступны для оперативного накопления документов;

· Папка на резинках охотно используется сотрудниками Инспекции, так как обеспечивает удобное раскрывание и закрывание.

Использование в Инспекции данных средств хранения обеспечивает оперативное хранение документов, долгосрочно (бессрочное) хранение, их максимальную физическую сохранность.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета осуществляется, как правило, в помещении кадровой службы. Для обеспечения их сохранности помещение оборудовано специальными шкафами или сейфами, запирающимися под ключ. Для быстрого поиска документов в шкафах размещают копию номенклатуры дел, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой.

Трудовые книжки работников Инспекции хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для оперативного хранения документов.

Работникам кадровой службы Инспекции запрещено при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны помещают все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, и закрывают его. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись.

Черновики документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого применятся шредер. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети. В целях несанкционированного доступа к информационной базе для каждого подразделения и сотрудника установлен свой пароль.

Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

2.7 Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

Делопроизводство в структурном подразделении Инспекции ведёт один из работников подразделения.

Делопроизводство в Инспекции, независимо от типа носителя документированной информации, ведётся с использованием системы автоматизированного ведения делопроизводства, предназначенной для учёта и сопровождения документов.

В Инспекции назначается работник, отвечающий за организацию и ведение администрирования и справочной работы в системе автоматизированного ведения делопроизводства.

В структурных подразделениях персональная ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел возлагается на:

·          начальников структурных подразделений;

·          делопроизводителей структурных подразделений;

·          непосредственных исполнителей.

 Об утрате служебных документов Инспекции следует немедленно информировать начальника соответствующего структурного подразделения, который докладывает руководителю (заместителю руководителя) о факте утраты служебных документов. Руководитель (заместитель Руководителя) распоряжается о проведении служебной проверки. Результаты проверки сообщаются в отдел общего обеспечения и представляются в подразделение безопасности (или работнику, на которого возложены обязанности безопасности).

Изъятие подлинников документов Инспекции из дел производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением руководителя и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа фиксирующего причину выдачи подлинников.

Передача заверенных копий и копий документов сторонним организациям допускается только после получения положительного решения по официальному письменному запросу, направленному руководителю Инспекции или заместителю руководителя Инспекции.

Документы, поступившие в Инспекцию в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, передаются в сторонние организации в виде заверенных копий, выполненных на бумажном носителе.

Начальники структурных подразделений Инспекции обязаны:

·          Своевременно обеспечить доведение поступивших документов до исполнителей.

·          Организовать оперативное ознакомление работников с документами, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных исполнителей.

·          При длительном отсутствии работников (отпуск, командировка и т.д.) все неисполненные ими документы передаются замещающим их работникам структурного подразделения. Дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.

Завершающий этап работы с документами Инспекции в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования.

В Инспекции строго следуют установленным правилам, в отделах документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период работы к ним еще часто обращаются за справками, выписками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.

По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 2005 год должны обрабатываться в 2006 году.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях Инспекции обусловлено задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

2.8 Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

 

Обеспечение сохранности документов Инспекции возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела Инспекции с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в специально отведенных закрывающихся комнатах, отвечающих требованиям пожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения.

Дела помещаются на архивные полки, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их физическую сохранность.

Документы структурного подразделения могут выдаваться делопроизводителем во временное пользование работникам Инспекции.

Основные правила устанавливают сроки пользования делами, выданными для работников структурных подразделений Инспекции — десять дней. В случае необходимости продления срока пользования делами производится переоформление документов на их выдачу.

Запрещается брать документы из дел структурного подразделения без уведомления начальника структурного подразделения.

Изъятие документов из дел, находящихся в оперативном хранении, производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением руководителя Инспекции и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа фиксирующего причину выдачи подлинников.

На выданное по служебной необходимости дело заполняется карта–заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи дел. За своевременным возвращением дел устанавливается контроль.

Состояние возвращенных после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. Проверяется физическое состояние возвращенных дел (наличие всех листов, целостность листов, обложек, отсутствие помет исследователя на документах и т.д.).

Если судебным или следственным органам необходимо изъять документы, то это должно оформляться по их письму с разрешения руководителя Инспекции и с составлением акта об изъятии. При возможности из дел постоянного хранения выдаются только документы, интересующие органы, при этом вместо изъятых листов оставляются их копии (фотографические, ксерографические или машинописные), заверенные ответственным должностным лицом Инспекции. Акт об изъятии документов хранится в деле.

 При необходимости передачи в сторонние организации документов, полученных по электронной почте и подписанных электронно-цифровой подписью (ЭЦП), необходимо выполнить следующее:

·          уполномоченному работнику представляется распечатанная (бумажная) копия документа и электронный документ (вместе с ЭЦП);

·          уполномоченный работник сверяет текст копии и электронного документа и проверяет подлинность ЭЦП;

·          в случае соответствия текста копии тексту электронного документа и правильности ЭЦП, уполномоченный работник ниже реквизита «Подпись» проставляет заверительную надпись: «Копия верна» или «Верно»; свою должность; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения;

·          копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению руководства Инспекции.

Всем предприятиям и учреждениям Инспекцией выдаются справки только на основании письменного запроса.

  2.9 Основные требования к хранению документов в Инспекции

Архив структурного подразделения – отдела по работе с налогоплательщиками Инспекции находится в здании Инспекции на первом этаже. В комнате отсутствуют магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.).

В целях защиты документов Инспекции от хищения, на окне установлены откидные металлические решетки. Помещение архива оборудовано пожарно-охранной сигнализацией.

В архиве Инспекции проложена скрытая электропроводка. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства используются закрытого исполнения. Распределительные электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники установлены вне хранилища.

В архиве отдела по работе с налогоплательщиками используют лампы накаливания с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники удалены от коробок с документами не менее чем на 50 сантиметров. Розетки снабжены крышками. Шнуры пылеса и переносных светильников заключены в резиновые шланги. Переносные светильники оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.

Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-30 лк.

Архив отдела по работе с налогоплательщиками располагать в комнате с окнами, выходящими на северную сторону.

Основным противопожарным оборудованием архива отдела по работе с налогоплательщиками являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Так как площадь архива отдела по работе с налогоплательщиками составляет 25 кв. метров, то там установлен один углекислотный огнетушитель. Между сотрудниками распределены обязанности на случай пожара, составлен план эвакуации документов. Все электрооборудование архива отдела по работе с налогоплательщиками обеспечено заземлением.

Хранение документов Инспекции ведется в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций».

В архиве отдела по работе с налогоплательщиками поддерживается постоянная температура воздуха в пределах 14-20ºС и относительная влажность воздуха – 45-60%. Для контроля температурно-влажностного режима архива используется психрометр. Прибор состоит из двух термометров - сухого для измерения температуры воздуха и влажного для определения влажности воздуха. Показания заносят в специальный регистрационный журнал.

В архиве отдела по работе с налогоплательщиками используются металлические односторонние стеллажи. Высота стеллажа не превышает 2,2 м. Стеллажи установлены на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами 1-1,2 м, остальных проходов – не более 70-80 см. В помещении архива установлены металлические шкафы.

Принципы хранения отдельных видов документов Инспекции