Экологическая проверка

6. Экологическая проверка.

Вам необходимо знать, существуют ли другие части, которые могли бы возражать против ваших новых выборов. Спросите «Есть ли такие части, которые возражают против какого-нибудь из моих новых выборов?» Будьте внимательны к любому сигналу. Тщательно разберитесь с каждым из них. Когда появимся какой-то сигнал, попросите эту часть усилить свой сигнал, если она на самом деле возражает. Убедитесь в том, что новые выборы встретили одобрение всех заинтересованных частей, в противном случае они будут заниматься саботажем.

Если возникло возражение, вы можете сделать одно из двух. Либо вернуться к шагу 2 и рефреймировать возражающую часть, либо попросить творческую часть, проконсультировавшие с возражающей частью, выработать дополнительный набор новых выборов. Убедитесь, что эти новые выборы также прошли проверку на любое возражение.

Шестишаговый рефрейминг представляет собой технику терапии и личностного развития. Он имеет непосредственное отношение к нескольким психологическим явлениям.

Первое – это вторичная выгода: идея о том, что, каким бы странные и причудливым ни казалось поведение, оно всегда служит цели, полезной на некотором уровне, и эта цель, как правило, неосознаваемая. Нет никакого смысла делать то, что полностью противоречит нашим интересам. Всегда существует некая выгода, и смесь наших мотивов и эмоций редко оказывается гармоничной.

Второе – это транс. Человек, осуществляющий шести шаговый рефрейминг, будет находиться в легком трансе, когда внимание направлено внутрь себя.

Третье, шести шаговый и рефрейминг использует умение проводить переговоры между частями одной личности. В следующей главе мы рассмотрим умение вести переговоры между людьми в контексте бизнеса.

 

2. Понятие делового письма и его особенности

Деловые письма обладают правовой значимостью, поэтому их стиль должен удовлетворять определенным требованиям.

Текст письма не должен допускать нескольких толкований. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы. Отсюда общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

По сути, язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма. Так, например, для деловых писем типичны следующие начала предложений:

Ввиду срочности заказа…

В связи с уточнением плана прибыли…

Согласно вашей просьбе…

Согласно распоряжению начальника управления….

В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дело, соблюдая нейтральность тона.

Деловые письма юридических лиц (предприятия, фирмы, кооператива, общественной организации…) излагаются:

от третьего лица единственного числа (фирма «уведомляет», «сообщает», «просит», «предупреждает», «примет меры»…)

или

от первого лица множественного числа («сообщаем», «предупреждаем», «направляем», «отказываемся», «просим»…).

Технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно согласно ГОСТУ

Требуется указание на документе его исполнителя.

Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. При составлении письма следует сначала «набросать» логическую схему его содержания. В качестве аналога можно использовать образцы уже имеющейся деловой переписки.

Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей:

в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,

во второй части – предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Пример сопроводительного письма

«Направляем проектную документацию по объекту «Волоконно-оптическая сеть г. Сызрань. II-ой этап строительства».

Получение просим подтвердить.»

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие адресатом. Считается, что средняя длина абзаца должна составлять 4–5 предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей.

Порядок слов при составлении официальных писем зависит от их информационной роли. Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют фиксированного места, как, например, в английском), все же существуют определенные правила расположения слов. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.

Пример

1-й вариант:

«На основании письма заказчика незавершенный объем II-ого этапа строительства на объекте «Волоконно-оптическая сеть г. Сызрань» переносится на 2-й квартал 2000 года.»

Цель высказывания – указание срока, на который переносится выполнение объема строительных работ.

2-й вариант:

«На второй квартал 2000 года незавершенный объем II-ого этапа строительства на объекте «Волоконно-оптическая сеть г. Сызрань» переносится на основании письма заказчика от 20.01.2000 исх. №235.»

Цель высказывания – обоснование причины переноса срока выполнения строительных работ.

Из приведенного примера видно, что продуманное расположение слов позволяет пишущему привлечь внимание адресата к той или иной мысли, оттенить важные моменты высказывания.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Например, приказ – издается,

контроль – возлагается на какое-либо лицо

или осуществляется кем-то,

должностные оклады – устанавливаются,

выговор – объявляется,

дисциплинарное наказание – применяется,

меры – принимаются,

обязанность – возлагается и т.д.

Деловые письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту и имеющих установленный комплекс обязательных элементов – реквизитов. Рекомендуется следующий их состав: наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, номер факса, банковские реквизиты, дата и номер документа, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.

Официальное письмо – единственный документ, на котором не ставится его название (в отличие от других документов: «Приказ», «Распоряжение», «Положение», «Устав» и т.д.)

Ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Украины, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

Как правильно составить деловое письмо именно с психологической точки зрения, чтобы его не выбросили, не прочитав, чтобы оно возымело какое-то действие?

1. Обычных или электронных писем, составленных с целью поиска деловых партнеров, предложения своих товаров или услуг, обычно посылается много. Чаще всего их массово рассылают адресатам, о которых не имеют ни малейшего представления (т.н. СПАМ). Это распространенная ошибка начинающих бизнесменов.

Первым делом разузнайте подробности о компании, куда собираетесь направить письмо. Выясните максимум информации о потенциальном партнере. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес. Опыт показывает, что получателю письма всегда приятнее узнать, что обращаются к нему лично, а не читать какое-то безликое «деловое предложение коммерческому отделу фирмы». Обращение к человеку по имени подчеркивает уважение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие – расположение к источнику положительных эмоций. К тому же, о каких серьезных деловых предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился узнать фамилии, имени и отчества своего потенциального партнера по бизнесу?

Если вы все-таки не сумели уточнить имя адресата, не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вполне справедливо подумает, что вы его на самом деле не очень-то и уважаете.

2. Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В любую более-менее серьезную организацию ежедневно приходит масса различных писем. Поэтому велика вероятность того, что на ваше послание попросту не обратят внимание, даже если оно содержит суперпривлекательные предложения. Ведь читают их живые люди. Если вам не повезет, то ваше деловое письмо окажется где-то в пятом десятке рассматриваемых. К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги отправить в корзину. Поэтому в первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных.

Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо, направленное потенциальному клиенту, не сразу его заинтересует. Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: «Помните, нам присылали интересное предложение в ноябре? Нет, кажется, это было в августе. Не помню откуда. В общем, найдите его». Заголовок вашего письма должен содержать такую информацию, которая могла бы упростить его поиск.

3. Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

4. Напротив, очень плохое впечатление производят деловые письма с «водянистым» текстом. Под «водянистым» понимается такой стиль, который включает в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли?»), излишней вежливости (например, «Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), кратких общих вопросов в конце расчлененного вопроса («Вам это нужно, не так ли?»), бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т.д.), лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»). Письма, составленные в таком стиле, оцениваются как менее убедительные, менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Это происходит потому, что «водянистый текст» всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

5. Не стоит при оставлении деловых писем употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону…» Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Во первых, вы сами наталкиваете получателей письма на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону…». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

6. Ключом к превращению предложений, которые просто описывают деятельность вашей фирмы, в предложения, которые создают впечатление о ее конкретных достижениях, является правильный выбор глаголов. Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. Например, выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п. Это глаголы совершенного вида. Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности. Такие глаголы, как производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Они являются глаголами несовершенного вида. Использование совершенных глаголов создаст иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности, а значит произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

7. Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Напоминаем, что фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы, подпись руководителя и т.п. Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, то не лишним будет указать расчетный счет и название банка, услугами которого вы пользуетесь, а также ссылки на лицензии, сертификаты и иные разрешительные документы (если ваш бизнес предполагает их наличие).

8. Письмо, содержащее серьезное деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. В идеале же почтовый курьер должен вручать его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

Список литературы

 

1.   Баева, О.А. Ораторское искусство и деловое общение [Текст]: учебное пособие / О.А. Баева. – Минск: Новое знание, 2000. – 328 с.

2.   Данюк, В.М. Організація праці менеджера [Текст]: навчальний посібник / В.М. Данюк; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ ім. Вадима Гетьмана. – К.: КНЕУ, 2006. – 276 с.

3.   Діловий етикет. Етика ділового спілкування [Текст]. – Вид. 2-ге, випр. та доп. – К.: Альтерпрес, 2006. – 368 с.

4.   Етика ділового спілкування [Текст]: курс лекцій / Т.К. Чмут [и др.]; МАУП, Чайка Г.Л. – К.: МАУП, 1999. – 208 с.

5.   Замкова, Н.Л. Психологічна природа ділового спілкування [Текст] / Н.Л. Замкова // Проблеми освіти. Вип. 26. – C.53–62

6.   Кубрак, О.В. Етика ділового та повсякденного спілкування [Текст]: навчальний посібник / О.В. Кубрак. – 2-е вид., доп. – Суми: Університетська книга, 2003. – 222 с.

7.   Литвин, А.Н. Деловой этикет [Текст]: самоучитель / А.Н. Литвин. – 2-е изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2003. – 224 с.

8.   Тимошенко, Н.Л. Корпоративна культура: діловий етикет [Текст]: навчальний посібник / Н.Л. Тимошенко. – К.: Знання, 2006. – 391 с.

9.   Цимбалюк, І.М. Психологія спілкування [Текст]: навчальний посібник / І. М. Цимбалюк. – К.: Професіонал, 2004. – 304 с.

10.      Чмут, Т.К. Етика ділового спілкування [Текст]: навчальний посібник / Т.К. Чмут, Г.Л. Чайка. – 6-те вид., виправл. і доп. – К.: Знання, 2007. – 230 с.

11.      Чмут, Т.К. Культура ділового спілкування менеджера [Текст]: навчальний посібник / Т.К. Чмут, Г.Л. Чайка. – К.: Знання, 2005. – 442 с.