Поняття комунікацій. Види комунікацій

Міністерство освіти і науки України

Західне представництво Відкритого міжнародного університету розвитку людини "Україна"

Рівненська філія

Контрольна робота

з дисципліни: "Основи менеджменту"

Виконала студентка II курсу

Черненко Оксана Михайлівна

спеціальність: "менеджмент організацій"

Заочне відділення

Зміст

1. Поняття комунікацій. Види комунікацій. 3

2. Комунікаційний процес. 5

2.1 Елементи й етапи процесу комунікацій. 6

2.2 Зародження ідеї 7

2.3 Кодування і вибір каналу. 9

2.4 Передача. 10

2.5 Декодування. 11

3. Шляхи подолання комунікаційних проблем. 12

4. Документооборот. 19

4.1 Інформаційні потоки в середині організації 21

5. Системи обробки та зберігання інформації 24

Використана література. 31

1. Поняття комунікацій. Види комунікацій

Майже неможливо переоцінювати важливість комунікацій у керуванні. Навряд чи не усе, що роблять керівники, щоб полегшити організації досягнення її цілей, вимагає ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, ясно, що вони не зуміють працювати разом, формулювати мети і досягати них.

Комунікація – це обмін інформації між людьми.

Однак, комунікації – це складний процес, що складається з взаємозалежних кроків, кожний з цих кроків дуже потрібний для того, щоб зробити наші думки зрозумілими іншій особі.

Кожен крок – це пункт, у якому, якщо ми будемо недбалі і не будемо думати про те, що робимо, - зміст може бути втрачений.

Ціль роботи – ознайомити з природою і складностями комунікацій, з потенційними пастками на шляху до розуміння суті повідомлень, а також з тим, що можна почати, щоб більш ефективно обмінюватися інформацією як серед менеджерів, так і за межами їхнього кола.

Діячеві ринку необхідно розбиратися в тім, як діє комунікація. Процес цей містить у собі дев'ять складових елементів. Два перших елементи - основні учасники комунікації, тобто відправник і одержувач. Два наступних - основні знаряддя комунікації, тобто звертання і засоби поширення інформації. Чотири елементи є основними функціональними складовими: кодування, розшифровка, відповідна реакція і зворотний зв'язок. Останній елемент - випадкові перешкоди в системі.

Розглянемо складові елементи комунікаційної моделі з погляду ланцюжка планування (рухаючи по ній у зворотному напрямку - від цільової аудиторії до коммунікатору) . Коммунікатор сфери маркетингу повинний:

1) виявити свою цільову аудиторію,

2) визначити бажану відповідну реакцію,

3) вибрати звертання,

4) вибрати засобу поширення інформації,

5) вибрати властивості, що характеризують джерело звертання,

6) зібрати інформацію, що надходить по каналах зворотного зв'язку.

Відправники повинні знати, яких аудиторій вони хочуть досягти і які відповідні реакції хочуть одержати. Вони повинні вміти мистецьки кодувати звертання з урахуванням специфіки процесу розшифровки, яким звичайно користується цільова аудиторія. Вони повинні передавати звертання за допомогою ефективних засобів поширення інформації, що досягають цільової аудиторії. Вони повинні створювати канали зворотного зв'язку, щоб знати про відповідні реакції аудиторії на своє звертання.

2. Комунікаційний процес

Обмін інформацією широко охоплює різні частини організації і прямо пропорційно співвідноситься з її ефективністю. Але обмін інформацією не завжди так ефективний як варто було б.. на ділі люди спілкуються між собою менш ефективно, чим їм це здається.

Для приклада візьмемо факт проілюстрований Ренсисом Лайкерто при вивченні роботи майстрів і їхніх підлеглих на одному з підприємств комунального обслуговування.

У той час як 85 % майстрів вважали, що їхні підлеглі почувають себе вільно під час обговорення важливих ділових питань, тільки в 51 % підлеглих у дійсності було присутнє це почуття волі. В іншому дослідженні начальник відділу зареєстрував інструкції або передані підлеглим рішення по 165 спеціальних приводах. Судячи з записів підлеглих, вони були інформовані тільки про 84 такі повідомлення. Один з дослідників проаналізував роботу каліфорнійської компанії в області охорони здоров'я і виявив істотні розходження між керівниками вищого, середнього і низового рівня в тім, як вони оцінюють ефективність комунікацій у їхній організації.

Крім того, у багатьох випадках передане повідомлення виявляється неправильно зрозумілим і, отже, обмін інформацією – неефективним.

Джон Майнер, що видається дослідник в області керування, указує, що, як правило, лише 50 % обміну інформацією приводить до обопільної згоди що спілкуються. Найчастіше причина низької ефективності складається в забутті того факту, що комунікація – це обмін.

У ході обміну обидві сторони грають величезну активну роль. ДО, прикладові, якщо ви як керуючий описуєте одному з підлеглих, як потрібно змінити роботу, цей тільки початок обміну. Щоб обмін інформацією став ефективним, ваш підлеглий повинний повідомити вам, як він розуміє ваші задачу і чекання у відношенні результатів його діяльності. Обмін інформацією відбувається тільки в тому випадку, коли одна сторона пропонує інформацію, а інша сприймає неї. Щоб було саме так, варто приділяти пильну увагу комунікаційному процесові.

Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більш людьми.

Основна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, що є предметом спілкування, тобто повідомлення. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей, що брали участь в обміні. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією й умови його ефективності, варто мати представлення про стадії процесу, у якому беруть участь двоє або більше число людей.

2.1 Елементи й етапи процесу комунікацій

У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи.

1. Відправник , особа, що генерує ідеї або збирає інформація і передавальне неї.

2. Повідомлення, власне інформація, закодована за допомогою символів.

3. Канал, засіб передачі інформації.

4. Одержувач, особа, якій призначена інформація і яке інтерпретує неї.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів. Їхня задача – скласти повідомлення і використовувати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і розділили вихідну ідею. Це важко, тому що кожен етап є одночасно крапкою, у якій зміст може бути перекручений або цілком утрачений. Зазначені взаємозалежні етапи такі:

1. Зародження ідеї.

2. Кодування і вибір каналу.

3. Передача.

4. Декодування.

Ці етапи проілюстровані на малюнку 1 у виді простої моделі процесу комунікацій.

Хоча весь процес комунікацій часто завершується за кілька секунд, що утрудняє виділення його етапів, проаналізуємо ці етапи, щоб показати, які проблеми можуть виникнути в різних крапках.

2.2 Зародження ідеї

Обмін інформацією починається з формування ідеї або добору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею або повідомлення варто зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються на цьому першому етапі, оскільки відправник не затрачає достатнього часу на обмірковування ідеї. Кіт Девіс підкреслює важливість даного етапу : "Невдале повідомлення не стане краще на глянсовому папері або від збільшення потужності гучномовця. Леймотив етапу – не починайте говорити не почавши думати".

Потрібно пам'ятати, що ідея ще не трансформована в слова або не придбала іншої такої форми, у якій вона послужить обмінові інформації. Відправник вирішив тільки, яку саме концепцію він хоче зробити предметом обміну інформацією. Щоб здійснити процес ефективно, він повинний узяти до уваги безліч факторів. Приміром, керівник, що бажає обмінятися інформацією про оцінку результатів роботи, повинний чітко розуміти, що ідея полягає в тому, щоб повідомити підлеглим конкретну інформацію про їхню сильну і слабку сторони і про те, як можна поліпшити результати їхньої роботи. Ідея не може полягати в неясних загальних похвалах або критику поводження підлеглих.

Цей приклад показує також зв'язок між сприйняттям і комунікацією. У керівника, що вважає підлеглих здатними до розвитку й удосконалювання, а виходить, що бідують в інформації з оцінкою результатів їхні роботи, швидше за все найдуться ділові позитивні ідеї обміну інформацією на зазначену тему власне кажучи. Керуючий, що сприймає підлеглих як дітей, що чекають, щоб них поправляли і направляли, швидше за все закладе у свої ідеї критицизм негативної властивості, властивий такому способові мислення.

Ще один приклад потенційних проблем на етапі зародження ідеї дає нам начальник цеху, що тільки що прийняв повідомлення від вищого керівництва про те, що компанії потрібно на 6 % збільшити виробництво відеоігор без збільшення понаднормових виплат. Якщо начальник цеху не зможе зміркувати, яким шляхом найкраще обмінятися цією інформацією з підлеглими і направить їм це повідомлення в точності таким, яким воно було отримано, можливе непорозуміння, оскільки робітники зрозуміють лише сам факт того, що зміни необхідні. Якщо ж керівник справді подумає ті ідеї, що вимагають передачі, він може прийти до наступних висновків: