Структура социального управления

2. Структура социального управления

Процесс управления носит циклический, относительно замкнутый характер. Взятый в единичном виде, он начинается с постановки целей и заканчивается достижением этих целей. Единичных циклов управления в общественной практике бесчисленной множество. Они различаются пространственными рамками, продолжительностью во времени и другими параметрами. Однако в процессе осуществления каждого отдельного цикла субъект управления совершает ряд определенных операций; его деятельность расчленяется на определенные этапы (стадии). Эти операции, действия субъекта управления на каждом этапе (стадии) называется функциями управления, а их совокупность – содержанием управленческого цикла.

Основой конкретного управленческого процесса является решение субъекта управления. Поэтому выработка и принятие управленческого решения представляет собой исходную, начальную функцию управления, когда формулируются цели и ставятся задачи перед объектом управления, прогнозируются результаты, которых он должен достичь в процессе своей исполнительской деятельности. Управленческое решение – не единовременный акт, совершаемый субъектом управления. Принятие решения – это процесс, и достаточно сложный. Выработка и принятие управленческого решения может происходить различными способами. Прежде всего решение может быть инициативным или предписано вышестоящей инстанцией. Инициативные решения принимаются субъектом самостоятельно, их выполнение направлено на осуществление задач, стоящих перед предприятием (фирмой). В настоящее время такие решения превалируют в производственной практике. Частные и акционерные предприятия в своей внутренней деятельности независимы от государственных органов управления, они являются самостоятельными хозяйствующими субъектами. В системе государственной собственности решение руководителя предприятия чаще всего предопределяется свыше – приказом, постановлением, указанием вышестоящего органа управления (министерства, руководства федеральной службы или агентства). В этом случае содержание решения вышестоящего органа применительно к масштабу и специфике своего предприятия. Инициативная сторона решения будет незначительной или отсутствовать вовсе. Соответственно, каких-либо новаций в ходе этого решения ожидать вряд ли следует.

Решения могут быть единоличными или коллегиальными. Единоличное решение принимается руководителем единолично. Он несет за его содержание и выполнение полную ответственность. Положительной стороной такого способа принятия решения является его оперативность, персональная ответственность, безоговорочность выполнения. Единоличное решение, как правило, оформляется письменно в виде приказа министра, директора предприятия, ректора вуза. А приказ, как известно, не обсуждается, он строго и точно выполняется. Недостатком единоличного решения является незадействованность творческой инициативы работников, неучет их предложений по совершенствованию производства.

Коллегиальное решение избегает этих недостатков единоличного решения. Оно принимается в результате всестороннего обсуждения возможных путей и методов реализации возникшей производственной или иной проблемы, как в узком кругу управленческого персонала предприятия, так и вынесением вопроса на собрание трудового коллектива. Аккумулирование конструктивных предложений работников усиливает принимаемое управленческое решение, оно выглядит более профессиональным, учитывает детали производственного процесса, которые могли быть упущены руководителем предприятия. Кроме того, участие в выработке и принятии решения накладывает на рядовых сотрудников определенную ответственность за ход его выполнения, достижения поставленных целей. Это повышает качество их труда, их трудовую активность. Использование принципа коллегиальности в принятии управленческих решений характерно для современных акционерных предприятий. Владельцы акций имеют право и должны принимать участие в принятии важных решений, оказывающих существенное влияние на состояние предприятия, его финансовое положение, размер получаемой прибыли. Рядовым сотрудникам должна быть делегирована часть прав и обязанностей по управлению производством. Вместе с тем коллегиальность в принятии управленческих решений не должна исключать и персональную ответственность работников за порученные участки работы, а также личную ответственность руководителя предприятия. Коллективное обсуждение принимаемого решения возможно только при наличии времени, необходимого на этот процесс. При недостатке или полном отсутствии такого времени решения принимаются единолично руководителем. Иначе решение окажется запоздалым, время будет упущено, выполнять решение будет некогда.

Всякое управленческое решение должно отвечать некоторым требованиям:

1. Оно должно быть обоснованным, реальным, то есть приниматься на основе достоверной информации о состоянии управляемой системы, вызываться назревшими потребностями ее развития.

2. Решение должно быть конкретным, не допускать расплывчатости формулировок при постановке задач; сами задачи должны быть конкретными, а не общими.

3. Важное значение имеет полномочность решения. Оно может приниматься только органом, имеющим право на принятие такого решения.

4. Решение должно быть компетентным – приниматься со знанием дела и содержать в себе указания по его выполнению в реальных условиях.

5. Своевременность решения – одно из важных требований и условий, обеспечивающих его выполнение. Оно принимается только тогда, когда созреют условия для его реализации, не быть запоздалым.

6. Управленческое решение должно быть непротиворечивым: приниматься или в развитие задач по старому решению, или после его отмены. Нельзя допускать, чтобы новое решение противоречило прежнему.

Но само по себе решение, естественно, не может привести к достижению поставленной цели. Необходимо организовать работу по его выполнению. Поэтому второй функцией управления является функция организации. Её сущность заключается в том, чтобы выполнить решение организационно, создать сеть организационных отношений, обеспечивающих целостность управляемой системы, наиболее эффективное взаимоотношение её компонентов. Функция организации предполагает упорядочение и управляющей системы, чтобы использовать наиболее результативные методы и средства управления.

Организационная сторона управления после целеполагания и принятия решения становится главной стороной. И чем масштабнее объект управления, тем выше её роль. Идеи по организации процесса достижения поставленных целей вызревают уже на стадии принятия управленческого решения. В замысле предстоящих действий субъект управления определяет характер связей между структурными подразделениями управляемой системы, предусматривает их взаимодействия в ходе реализации принятого решения, определяет объём материальных, людских и финансовых ресурсов, а также время достижения прогнозируемого результата и содержание самого конечного результата трудового процесса. Без такой проработки этих вопросов и их внедрения в практику управленческой деятельности достижение поставленной цели невозможно.

Особое значение в ходе выполнения организационной функции придаётся налаживанию и поддержанию постоянных связей между субъектом и объектом управления. Здесь заранее предусматривается порядок прохождения указаний, дополнительных требований и рекомендаций сверху вниз, а также своевременность поступления информации, официальных докладов о ходе выполнения решения снизу вверх. Знание истинного положения дел в управляемой системе даст возможность субъекту управления соответственно реагировать и влиять на её деятельность.

Повышение уровня организации – огромный резерв роста материального и духовного производства. Сегодня у нас на государственных предприятиях часто не хватает хорошей организации дела, поэтому принимаемые решения нередко остаются на бумаге, из-за плохой организаторской работы руководящих кадров они не выполняются до конца. Всё больше внимания организационной стороне трудовых процессов уделяют в настоящее время руководители акционерных предприятий и частных фирм, понимая, что в хорошей организации – залог успеха их деятельности. Нередко, улучшая организацию производственных процессов, владельцы предприятий сокращают штаты управленцев и рабочего персонала, создавая тем самым безработицу в данном городе или регионе. Конечно, это отрицательная сторона совершенствования организации производства, но само это совершенствование в целом обуславливает положительный результат в трудовом процессе; оно объективно и прогрессивно. В настоящее время осознание важности организационных начал в производстве отражается в понятии «организационная культура», которая интегрирует в себе особенности данного предприятия, возможности его трудового коллектива, потенциал человеческого фактора, как в управляемой, так и в управляющей системе.

Особого внимания заслуживает организация умственного труда. Важно, чтобы учёный, крупный инженер, конструктор занимался исключительно генерацией идей, производством духовных ценностей, не отвлекаясь на выполнение второстепенных обязанностей, связанных с письменным оформлением его идей и открытий. Это могут делать технические работники, необходимое количество которых должно состоять в штате научного учреждения, конструкторского бюро, высшего учебного заведения. У нас же нередко бывает так, что при сокращении штатов этих заведений уменьшают главным образом число технических, обслуживающих работников, и их обязанности приходится выполнять, высокооплачиваем научным сотрудникам: подбор литературы по темам исследований, вычитка и правка текстов, перепечатка материалов, проверка фактических данных. Отвлечение учёных на выполнение этих несвойственных им видов работы уменьшает выход научной продукции. В условиях возрастания роли современного наукоёмкого производства плохая организация умственного труда недопустима.

Следующая функция субъекта управления в процессе его управленческой деятельности – функция регулирования. Известно, что в развитии всякой системы социального порядка действует две противоположные тенденции: тенденция к организации, упорядоченности системы, обеспечиваемая деятельности субъекта управления, и тенденция к дезорганизации, вызываемая изменениями элементов системы, выхода их строя людей (болезнь, отпуска), поломка техники, влияние неблагоприятных погодных условий. Все это нарушает внутренние и внешние связи социальной системы, ее организацию. Перед субъектом управления встает задача регулирования управляемой системы с тем, чтобы нейтрализовать или ослабить воздействие на нее «возмущающих» факторов, скорректировать порядок выполнение принятого решения в соответствии с изменившимися условиями и добиться реализации поставленных целей.

Жизнь постоянно вносит коррективы в наши планы, как бы хорошо они придуманы и составлены ни были. Поэтому принимая управленческое решение, его субъект должен предвидеть возможные «сбои» в процессе исполнительской деятельности управляемой системы, вызываемые как объективными, так и субъективными факторами, различными непредвиденными обстоятельствами. На стадии выработки решение и особенно организуя его выполнение, необходимо создать систему взаимозаменяемую непосредственных исполнителей на случай невозможности одного из них осуществлять свои обязанности. Взаимозаменяемость в трудовом процессе – один из важнейших факторов стабильности и эффективного функционирования любой социальной системы. Ее нельзя организовать как единовременный акт, только для данного управленческого цикла. Руководство предприятия должно готовить систему взаимозаменяемости постоянно. Два работника могут при необходимости заменить друг друга, если каждый из них заранее освоил смежную специальность. Для этого на предприятиях организуются различные кратковременные курсы по подготовке специалистов широкого профиля, ориентированных на выполнение в случае необходимости обязанности на другом рабочем месте. Здесь важна и социальная, личностная сторона этого дела. Работник должен быть в моральном отношении готов заменить соседа, без выдвижения каких – либо условий материального или иного характера.

Подготовка взаимозаменяемых работников происходит сложнее на том предприятии, где высока текучесть кадров, приходит много молодых специалистов, обладающих необходимыми теоретическими знаниями, но не имеющих практических навыков в своей профессии, тем более в профессиях смежных. Поэтому проблема взаимозаменяемости на предприятии – это и проблема борьбы с текучестью кадров, укрепления стабильности трудового коллектива.

Функция регулирования производственного процесса имеет не только социальную, человеческую сторону, но и сторону техническую. Выходить из строя в процессе выполнения управленческого решения могут не только люди, но и техника, средства труда. Они нередко ломаются, требуют срочного ремонта, замены как раз в тот момент, когда они должны исправно работать, когда без них нельзя обойтись. Поэтому на стадии организации деятельности объекта управления должны быть предусмотрены меры по созданию резерва техники, запасных частей, подготовки ремонтной базы и специалистов-ремонтников.

Действующая на предприятии система подготовки взаимозаменяемых инженерно-технических и рабочих кадров, резерв техники являются основой функции регулирования производственного процесса со стороны субъекта управления в любых неблагоприятных условиях. Руководитель при необходимости всегда будет иметь возможность перегруппировать силы и средства, укрепить отстающий участок, сохранить равновесие управляемой системы, придать ей новый импульс для выполнения поставленных задач.

Заключительная стадия управленческого цикла – подведение итогов выполнения объектом управления поставленной задачи. На этой стадии субъект управления осуществляет функцию контроля, содержанием которой является получение информации о том, как выполнено управленческое решение, каковы были сильные и слабые стороны в деятельности субъекта и объекта управления. На данном этапе делаются обобщения, выводы, извлекаются уроки из проделанной работы.

Вместе с тем, контроль – не разовый акт, осуществляемый при подведении итогов управленческой деятельности по выполнению определенной задачи. Он действует на протяжении всего управленческого цикла, особенно при организации и регулирования деятельности управляемой системы. На этих стадиях осуществляется промежуточный, текущий контроль, без которого субъект управления не будет располагать информацией о ходе выполнения его организационных указаний, мероприятий по взаимозаменяемости и сохранению работоспособности трудового коллектива. Данные текущего контроля позволяют руководству вносить коррективы в процесс деятельности предприятия, принимать дополнительные меры по преодолению негативных факторов, возникающих в ходе работы. Главным образом содержанием функции контроля является итоговый контроль, осуществляемый субъектом управления на заключительной стадии управленческого цикла. Получив итоговую информацию о достижении цели и полноте выполнения поставленных задач, руководство предприятия намечает ориентиры на последующий управленческий цикл, очерчивает круг проблем для предприятия последующего решения.

Таким образам, контроль как функция субъекта управления представляет собой установление и действие обратной связи к нему от управляемой системы, без которой он не будет знать ход выполнения поставленной задачи, вследствие чего руководитель не сможет оперативно влиять на рабочий процесс. В ходе контроля могут видоизменяться, уточняться первоначальные задачи с учетом получаемой информации. Достоверность информации о состоянии объекта управления, системная периодичность ее поступления – важнейшая сторона организации контроля. Без такой информации контроль станет не действительным.

После подведения итогов крупномасштабного управленческого цикла руководство предприятия или региона может пригласить группу социологов для проведения социологического исследования с целью выявления положительных и негативных сторон деятельности субъекта управления по решению стоявшей задачи. Исследовательская группа сделает выводы и выдаст рекомендации руководству по дальнейшему совершенствованию управленческой деятельности.

Перечисленные функции, составляющие содержание управленческого цикла, выполняются субъектом управления не порознь, а в совокупности, в их взаимосвязи. Так, выработка решения осуществляется не только на начальной стадии управленческого цикла, но и на последующих стадиях, где закладываются основы будущего решения. Функции организации и регулирования выполняются уже на этапе принятия решения, в котором предусматриваются меры по организации и регулированию социальной системы в ходе выполнения данного решения. Только в единстве и взаимосвязи функций субъекта управления образуют целостный управленческий цикл.