Июня 2009 г

 18 июня 2009 г.

 И.И. Иванов

ПРОГРАММА

18.06.2009 № 1

г. Минск

пребывания иностранной делегации из Великобритании

Данная программа разработана в связи с пребыванием иностранной делегации в количестве 4 человек (представители компании «Пофигруп лимитед») в г. Минске.

Цель приезда делегации: проведение переговоров _____________________________________. Срок пребывания - 3 дня, с 22 по 24 июня 2009 г. включительно.

Ответственный за прием иностранной делегации - Петров П.П. Лица, сопровождающие делегацию:

Петров П.П., Славиков С.С. и Эшмакунова О.О.

Программа пребывания представителей компании «Пофигруп лимитед» в Республике Беларусь в период с 22 по 24 июня 2009 г. состоит из следующих мероприятий:

Дата, день недели	Время	Мероприятие	Ответственные лица
22 июня, понедельник	12.00	Встреча в аэропорту	Петров П.П. Славиков С.С. Эшмакунова О.О.
	13.30	Размещение в гостинице «Европа»
	15.00	Обед в ресторане гостиницы «Европа»
	16.30	Экскурсия по г. Минску	Эшмакунова О.О.
	19.00	Официальный ужин с руководством ООО «Лютик»	Петров П.П.
23 июня, вторник	9.00	Завтрак в ресторане гостиницы «Европа»	Славиков С.С.
	10.00	Посещение производственных подразделений ООО «Лютик»	Славиков С.С.
	12.00	Переговоры	Петров П.П.
	14.00	Обед в ресторане «Журавинка»	Эшмакунова О.О.
	16.00	Продолжение переговоров	Петров П.П
	19.00	Концерт во Дворце Республики	Эшмакунова О.О.
24 июня, среда	9.00	Завтрак в ресторане гостиницы «Европа»	Славиков С.С.
	10.00	Завершение переговоров. Подписание итоговых документов	Петров П.П
	12.00	Фуршет в офисе ООО «Лютик»	Эшмакунова О.О.
	14.00	Свободное время
	17.00	Официальный обед с руководством ООО «Лютик»	Петров П.П
	19.00	Проводы в аэропорту	Петров П.П. Славиков С.С. Эшмакунова О.О.

Ответственный за организацию приема

иностранной делегации Петров П.П. Петров

Смета расходов на прием и обслуживание иностранной делегации

Понятно, что такое мероприятие, как прием иностранной делегации, обойдется принимающей стороне «в копеечку». Для того чтобы заранее спланировать денежные затраты, необходимо составить смету расходов на прием и обслуживание иностранной делегации (далее - смета).

Смета с указанием конкретных статей расходов разрабатывается на основе утвержденной руководителем программы пребывания иностранной делегации. И хотя поручают ее составление чаще всего главному бухгалтеру или экономисту, значительную часть информации (в том числе стоимость проживания и питания в гостинице, тарифы на транспортные услуги и работу переводчика, расходы на культурное и бытовой обслуживание) чаще всего «добывает» секретарь.

Утвержденная руководителем смета является основанием для оплаты заключенных со сторонними организациями и индивидуальными предпринимателями договоров на обслуживание иностранной делегации, выставленных ими счетов, а также для выдачи наличных денежных средств под отчет работникам организации для оплаты товаров и услуг, оказываемых за наличный расчет.

При этом следует помнить, что в соответствии с порядком расчетов между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь расчеты наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования в нашей стране допускаются в размере не более 50 базовых величин в месяц. На сегодняшний день эта величина составляет 1 750 000 руб. (чуть больше 600 долларов США), что не так и много для оплаты расходов на прием зарубежных гостей, особенно если число членов делегации и сроки ее пребывания достаточно велики. Кроме того, для их осуществления придется еще и брать разрешение у руководителя обслуживающего банка.

Таким образом, расчеты наличными во время приема иностранной делегации должны производиться в исключительных случаях, что является дополнительным поводом для того, чтобы подготовку к данному событию начинать заблаговременно, по возможности заключая договоры, в которых предусмотрена безналичная форма оплаты.

Если же от расчетов наличными «не уйти», то нужно производить их, не забывая о действующих ограничениях в данной сфере. Согласно п. 27 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4 (далее - Инструкция о кассовых операциях), подтверждением приема наличных денег являются следующие первичные учетные документы, утвержденные приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29.10.1999 № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»:

   - квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1 (далее - кассовый ордер формы КО-1);

   - второй экземпляр квитанции формы КВ-1 (далее - квитанция формы КВ-1);

   - квитанция к талону формы 20-фс (далее - квитанция формы 20-фс);

   - другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

А знание п. 37 Инструкции о кассовых операциях позволит вам избежать многих поводов для конфликтных ситуаций с бухгалтерией. В соответствии с ним документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

   - кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ1, квитанция формы 20-фс и другие разрешенные приходные документы, в которых заполнены все необходимые (вспомним ст. 9 Закона о бухучете!) реквизиты;

   - кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

Получив у продавца кассовый чек, внимательно изучите его. Если какой­то из перечисленных реквизитов в нем отсутствует, то смело требуйте в дополнение к нему выписку еще одного документа - так называемого товарного чека, в котором должен содержаться номер, наименование юридического лица (инициалы и фамилия индивидуального предпринимателя), дата продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цена товара (выполнения работы, оказания услуги) и оплаченная сумма. Товарный чек должен быть подписан лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

Есть свои особенности при покупке товаров, выполнении работ и оказании услуг в случае, когда работники получают денежные средства под отчет посредством зачисления на свой картсчет или расходуют их с использованием корпоративных банковских пластиковых карточек. Однако о них мы расскажем в другой раз.

Приведем пример предварительной сметы расходов на прием и обслуживание иностранной делегации.

СМЕТА

расходов на прием и обслуживание делегации из Великобритании

Основание: приказ о приеме иностранной делегации от 01.06.2009 № 50;

Программа пребывания иностранной делегации от 18.06.2009 № 1.

Количество членов иностранной делегации: 4.

Количество сопровождающих иностранную делегацию лиц: 3.

Время пребывания в г. Минске: с 22.06.2009 по 24.06.2009 включительно.

Цель пребывания: проведение переговоров по ___________________________________________________________________________________________________________________________________

№ п/п	Статья расходов	Сумма, руб.	Примечание
1	Оплата 4 одноместных номеров в гостинице «Европа» 22–24 июня (с завтраками)	5 800 000	Безналичная форма оплаты
2	Оплата питания 22–24 июня (4 члена делегации плюс 1–3 сопровождающих лица)	8 500 000	Безналичная форма оплаты
3	Услуги транспортной организации (микроавтобус с водителем) 22–24 июня	750 000	Безналичная форма оплаты
4	Услуги переводчика (по договору подряда) 22–24 июня	1 200 000	Оплата наличными через кассу
5	Культурное обслуживание:
5.1	экскурсия по г. Минску 22 июня	200 000	Наличный расчет
5.2	посещение концерта во Дворце Республики 23 июня	400 000	Безналичная форма оплаты
6	Прочие расходы (фуршет и т.д.)	500 000	Наличный расчет
Итого по предварительной смете		17 350 000
в т.ч. за наличный расчет		700 000

Коммерческий директор Петров П.П. Петров

Главный бухгалтер Ларионова М.И. Ларионова

Что касается отчета о приеме иностранной делегации, то он составляется ответственными за это мероприятие лицами в произвольной форме. Авансовые отчеты о полученных под отчет наличных денежных средствах на представительские расходы необходимо представить не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. При использовании корпоративной карточки работник должен представить отчет об израсходованных суммах с приложением к нему картчеков (слипов) и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств, исключая сам этот день

Акт о списании расходов на прием и обслуживание иностранной делегации составляется бухгалтерией в обычном порядке, а ответственные за прием иностранной делегации лица его только подписывают.

Хранение документов, связанных с приемом и обслуживанием иностранных делегаций

Как и любые другие, документы, связанные с приемом и обслуживанием иностранных делегаций и в особенности - подтверждающие представительские расходы, имеют свои сроки хранения. Но если первичные учетные документы, на основании которых эти расходы были отражены в бухгалтерском учете и налогообложении, чаще всего хранятся в бухгалтерии, то организовывать хранение остальных «представительских» документов, скорее всего, придется секретарю.

В хорошо известном вам Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, есть целый раздел 6 «Внешнеэкономическая деятельность». Приведем некоторые сроки хранения документов, связанных с приемом иностранных делегаций, перечисленные в этом нормативном акте:

Номер статьи	Вид и название документа	Срок хранения документов
		в учреждениях, организациях, на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов	в учреждениях, организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов
924	Правила приема и обслуживания иностранных делегаций и официальных лиц:
924.1	по месту разработки	Пост.	До замены новыми
924.2	в других организациях	До замены новыми	-"-
925	Предложения посольств к визитам	Пост.
926	Протоколы совещаний по подготовке визитов иностранных делегаций и официальных лиц	-"-	3 г.
928	Планы приема иностранных делегаций и официальных лиц	5 л. ЭПК	-"-
930	Отчеты о результатах визитов иностранных делегаций и официальных лиц	Пост.	-"-
932	Списки членов иностранных делегаций	-"-
933	Письма с сообщениями о предстоящих визитах иностранных делегаций и официальных лиц	Пост.	3 г.
934	Переписка о подготовке и проведении встреч с иностранными партнерами	5 л. ЭПК	-"-
935	Переписка по организации приема и согласованию программ пребывания иностранных делегаций	-"-	-"-
936	Журналы учета встреч с представителями иностранных государств и юридических лиц	Пост.	5 л.
952	Стенограммы и протоколы переговоров по вопросам внешнеэкономического сотрудничества	Пост.	10 л.
954	Справки и сведения о подготовленных к подписанию внешнеэкономических соглашениях, программах, договорах	-"-	3 г.
956	Перечни вопросов, выносимых для обсуждения на официальных встречах (переговорах)	-"-	-"-
957	Программы переговоров	-"-	-"-
958	Списки полномочных представителей и экспертов на переговорах	-"-
960	Переписка о ходе и результатах переговоров с иностранными внешнеэкономическими организациями и юридическими лицами	-"-	-"-

Конечно, в одной статье просто невозможно подробно рассказать обо всех сложностях и «подводных камнях», которые подстерегают вас при организации приема и пребывания иностранной делегации. Обещаем, что еще ни раз вернемся к поднятым в данном материале вопросам.

Однако один из них - употребление алкоголя в любых его видах во время проведения приема иностранной делегации - обойти нельзя. Вынуждены с определенным сожалением заметить, что действующее законодательство в данном вопросе не идет ни на какие компромиссы. Всем работникам организаций любых форм собственности (ну, кажется, какое вам дело, чем мы на частной фирме занимаемся?) запрещается употреблять алкогольные и спиртные напитки в рабочее время или по месту работы, в том числе и в случаях сопровождения иностранных делегаций, организации и проведения приемов и деловых встреч.

Если же этот запрет будет нарушен (даже по прямому указанию непосредственного руководителя), то действия работников должны трактоваться как грубое нарушение трудовой дисциплины, за которым должно последовать немедленное (!) отстранение их от работы, а также расторжение заключенных с ними контрактов. Не поздоровится и руководителю: за сокрытие подобных фактов нарушения подчиненными трудовой дисциплины контракт должны расторгнуть уже с ним самим.

Запрещено также возмещать расходы на алкогольные и спиртные напитки, потребленные в ходе деловых встреч. Выйти из положения можно только путем «правильного» оформления указанных операций, о котором мы расскажем как­нибудь в другой раз.

Список использованныых источников

1. Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. Минск « Беларусь » 1997.

2. Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь от 11 января 1999г. Минск Амалфея, 2000.

3. Жилищный Кодекс Республики Беларусь от 22 марта 1999г. № 248-З. Принят Палатой представителей 18 декабря 1998 года. Одобрен Советом Республики 8 февраля 1999 года. Юридическая база «ЮСИАС».

4. Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года – Мн.: Амалфея 1999. – 240с.

5. В.Ф. Гапоненко, Ф.Н. Михайлов. Трудовое право, – М.: ЮНИТИ, 2002. – 463с.

6. Гражданский процесс. Общая часть: Учебник / Под общ. ред. Т. А. Беловой, И.Н. Колядко, Н.Г. Юркевича - Мн.: Амалфея, 2000. - 592с.

7. Седугин П. И. Жилищное право. Учебник для вузов. – М.: Издательская группа ИНФРА М – НОРМА, 1999 г.

8. Трудовое право / Под ред. О.В. Смирнова, учебник, изд. 3-е, перераб. и дополненное – М.: Издательская группа «Проспект», 2000. – 447с.