Навигация
Зміст
Вступ
1. Журнальна форма реєстрації документів
2. Карткова система реєстрації документів
3. Індексація
4. Систематизація реєстраційно-контрольних карток (РКК)
5. Контроль виконання документів
Список використаних джерел інформації
Вступ
Управлінська діяльність (управління) заснована на наступних процесах:
отримання інформації і її обробка; аналіз, підготовка і ухвалення рішень;
виконання рішень; облік і контроль ухвалених рішень.
Документаційне забезпечення - найважливіша сторона діяльності будь-якої установи, організації, підприємства.
Документаційне забезпечення управління (діловодство) - «галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документамі». Організація роботи з документами базується на сукупності принципів і правил, що встановлюють єдині вимоги до документування управлінської діяльності. Основними функціями служб документаційного забезпечення управління (ДОУ) є: організаційне і документаційне забезпечення діяльності організації; організація єдиного порядку роботи з документами в структурних підрозділах; координація діяльності структурних підрозділів при складанні документів; передача документів усередині і між структурними підрозділами; створення уніфікованих технологічних процедур проходження і обробки документів в структурних підрозділах організації; розробка і використання уніфікованих форм документів; організація документообігу, тобто рухи вхідних, витікаючих і внутрішніх документів; реєстрація документів; організація зберігання і використання документів; організація контролю виконання документів; проведення довідково-інформаційної і аналітичної роботи, зокрема по питаннях документаційного забезпечення управління.
Окремі напрями управлінській діяльності називаються функціями управління. Функції управління постійні в будь-якій керованій структурі.
Основні (адміністративні) функції управління - планування, організація, координація, контроль.
Спеціальні функції управління - фінансування, облік, постачання і так далі.
Функції управління обслуговуються системами документації. Основні (адміністративні) функції управління обслуговує система організаційно-розпорядливої документації (ОРД).
Система ОРД включає три документаційні масиви:
Документи організаційні (статути, положення, інструкції, правила і так далі).
Документи розпорядливі (накази, розпорядження, вказівки, рішення і так далі).
Документи довідково-інформаційні (листи, акти, протоколи, доповідні і пояснювальні записки, довідки, зведення, заяви, плани, звіти і так далі).
У навчальному посібнику розглядаються питання складання, оформлення, реєстрації, організації документообігу, контролю виконання, систематизації, зберігання організаційно-розпорядливих документів.
1. Журнальна форма реєстрації документів
Реєстрація - фіксація факту отримання або створення документа шляхом привласнення йому порядкового номера (індексу), дати і запису необхідних і достатніх відомостей в спеціальних реєстраційних формах.
Реєстрація документа - «запис облікових даних про документ по встановленій формі, що фіксує факт його створення, відправлення або получення»
Реєстрація - основа інформаційно-пошукової системи (ІПС) організації.
Основними цілями реєстрації є довідково-інформаційна робота і сроковий контроль виконання документів.
Документи реєструються одноразово, тобто один раз в одному місці. Якщо документ зареєстрований службою ДОУУ, в структурному підрозділі він реєструватися не повинен. Якщо документ буде зареєстрований в структурному підрозділі (наприклад, фінансові документи), служба ДОУУ його реєструвати не повинна.
Окремі реєстраційні масиви утворюють (тобто реєструються зі своїми порядковими номерами) вхідні документи, витікаючі документи і кожен вид (різновид) внутрішніх документів.
Порядкові реєстраційні номери оновлюються на початку кожного року.
Вхідні документи реєструються в день надходження, витікаючі і внутрішні - в день підписання.
Додатки до документів окремо не реєструються.
Існує три види реєстраційних форм: журнал реєстрації, реєстраційно-контрольна картка і комп'ютерні системи реєстрації і контролю виконання документів («системи електронного документообігу»).
Журнал реєстрації вхідної кореспонденції
| Дата поступлення і реєстраційний номер | Корреспондент, дата і номер документа | Короткий зміст | Розпроділення і перерозпроділення | Хід виконання, відмітка про зберігання |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізиту 28 документа, що поступив.
Відомості в графу 2 переносяться з бланка (06, 09,10 реквізитів кореспондента).
У графу 3 переноситься заголовок (17) документа, що поступив. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).
У графу 4 послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99 директорові) і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). Записи графи 4 датуються.
У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.
Журнал реєстрації витікаючої кореспонденції
| Дата і реєстраційний номер | Кореспондент | Короткий зміст | Відмітка про зберігання |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.
Відомості в графу 2 переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації.
У графу 3 переноситься заголовок (17) відправленого документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).
У графі 4 указується номер справи, куди поміщається копія відправленого документа і, якщо необхідно, робиться відмітка про відповідь кореспондента. Записи графи 4 датуються.
Журнал реєстрації внутрішніх документів (зразкова форма)
| Дата і реєстраційний номер | Короткий зміст | Виконавці | Термін виконання | Хід виконання, відмітка про зберігання |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.
У графу 2 переноситься заголовок (17) документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).
У графі 3 указують прізвища тих посадових осіб, кому дани доручення. (Інформація з тексту документа).
У графу 4 вноситься термін (терміни) виконання. (Інформація з тексту документа).
У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.
Заголовки граф інакше називаються реквізитами реєстраційної форми або пошуковими ознаками. При журнальній формі реєстрації активними пошуковими ознаками є тільки порядковий реєстраційний номер і дата (відомості графи 1), що серйозно утрудняє довідково-інформаційну роботу. Журнали доцільно використовувати, якщо протягом року в кожному з них робиться не більше двохсот записів.
Зручнішою є карткова система реєстрації, оскільки вона дозволяє подолати два принципові недоліки журнальної форми. Реєстраційно-контрольна картка дозволяє детальніше фіксувати етапи перерозподілу і ходу виконання документа і оптимізувати оперативний пошук документа або інформації про нього.
Похожие работы
... документів (доручень); - повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів; - зняття документів з контролю; - формування картотеки виконаних документів. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп „ ...
... ів: вихідні дані, реферат, вступ, аналітична частина, висновки, рекомендації, додатки, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики, зміст [18, с. 323]. Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень. Прогнозний огляд містить аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об’єкта (його структури, ...
... ів. Це досить велика цифра для України. Сучасні інформаційні Інтернет-технології розвиваються за двома напрямками: - надання доступу до корпоративних каталогів організацій; - створення інформаційних Web-сайтів. Ці напрямки автоматизації процесів каталогізації спираються на два варіанти рішень: - автоматизація внутрішніх процесів документообігу, пов'язаних із технологічним циклом традиційної ...
... , завіреного в установленому порядку; в) дублікат - в разі втрати оригіналу видається документ з позначкою “дублікат”, має однакову юридичну силу з оригіналом. Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, об'ємом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування ...
0 комментариев