Навигация
Функції управлінських документів та схема документообороту організації
28192
знака
3
таблицы
1
изображение
1. Документ та його основні функції. Управлінські документи та їх класифікація
Одним з найважливіших проявів людської поведінки є комунікація, тобто спілкування з іншими людьми за допомогою певних знаків або символів. Спочатку інформацію про навколишній світ чоловік передавав за допомогою жестів, міміки, крику, дотиків і тому подібне простих засобів зорової, слухової, дотикової комунікації. Виникнення осмисленої мови і мови ознаменувало, на думку ряду учених, поява першої інформаційної технології в історії людського суспільства. Тим часом у міру розвитку людини зростала потреба в передачі інформації не лише в просторі, але також і в часі, тобто в зберіганні інформації. Проте прості засоби комунікації, передачі інформації були недосконалі. Та ж людська мова чутна лише на невеликій відстані і лише у момент її вимовляння. Важко було зберігати потрібну інформацію, оскільки знання на перших порах ще не були відокремлені від суб'єкта, який володів ними. Не випадково в той період роль своєрідних банків знань і каналів їх передачі грали люди похилого віку, тобто самі дослідні члени суспільства.
Поява писемності ознаменувала перехід людства до нової інформаційної технології. За допомогою графічних знакових систем стало можливим відокремити інформацію від суб'єкта і зафіксувати її на якому-небудь матеріалі з метою подальшої передачі в часі і просторі. В результаті з'явилася документована інформація, тобто документ. Інформація, зафіксована на матеріальному носієві, виконувала в давнину роль свідоцтва, докази. Саме на цю найважливішу функцію документа спочатку зверталася основна увага. Латинське слово “documentum” сталося від “doceo” – “учу” або “сповіщаю” і означало якраз “свідоцтво”, “доказ”. Поважно відмітити, що термін “документ” старіший, ніж термін “інформація”. До того ж до початку 20 століть поняття інформації було пов'язане перш за все з повідомленням, інформуванням, з передачею повідомлень, їх інтерпретацією.
Документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі.
У вузькому сенсі документ — акт, що вдягнувся в письмову форму, засвідчує наявність фактів певного значення. У широкому сенсі і книга, і скульптура - документи.
Документи можуть виконувати наступні функції:
o функції, що забезпечують процес управління;
o функції, що носять культурно-історичний характер.
Загальні функції документа:
o інформаційна — визначається потребою документування, зберігання і надання інформації;
o комунікативна — документи є засобом обміну інформації;
o соціальна — полягає в збереженні, і передачі соціальної інформації.
Документ є не лише продуктом певних соціальних стосунків, але і сам може впливати на ці стосунки; соціальна функція визначається роллю і місцем документа в даному суспільстві і житті держави.
Спеціальні функції документа:
o управлінська — в ній документ виступає як засіб управління діяльністю;
o організаційна — документ встановлює або упорядковує дії учасників правових стосунків;
o правова — документ може бути письмовим доказом і бути джерелом права;
o загальнокультурна — здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві;
o історична — документ є історичним джерелом.
Документ - це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (паперу) результатів діяльності підприємства або установи. За походженням документи діляться на службових і особистих.
а) до особистих документів відносяться: автобіографія, заява, доручення, розписка, листи;
б) до особистих відносяться документи, створені від імені організації, установи або підприємства.
У управлінській (службовою) діяльності організацій і підприємств особливе місце займає організаційно-розпорядлива документація (ОРД), яка підрозділяється на 5 груп:
1) організаційна - положення, правила, статути, інструкції;
2) розпорядлива - розпорядження, постанови, накази;
3) довідково-інформаційна - листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти і т.д.;
4) про особовий склад - накази про особовий склад, особисті справи, характеристики і др.;
5) пропозиції, заяви і скарги громадян.
Документи розрізняють по видах діяльності:
1) по місцю складання:
а) внутрішні - документи, які створює установа в процесі своєї діяльності;
б) зовнішні - документи, які приходять з інших організацій або від окремих громадян;
2) формою:
а) індивідуальні - складені за довільною ознакою;
б) типові - які є текстом-зразком;
в) трафаретні - коли одна частина тексту віддрукована заздалегідь (друкарським способом), а інша заповнюється при оформленні документа;
3) за призначенням:
а) оригінал - документ, створений перший раз автором;
б) копія - відтворення (повторне) всіх реквізитів документа, завіреного в установленому порядку;
в) дублікат - в разі втрати оригіналу видається документ з позначкою “дублікат”, має однакову юридичну силу з оригіналом.
Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, об'ємом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується вживанням Державної системи документаційного забезпечення управлінням (ГСДОУ) і уніфікованих систем документації (УСД). Уніфіковані системи документації – це комплекс документів, створених по єдиних правилах і вимогах, таких, що містять інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності. УСД призначені для використання як за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки інформації. Управлінські документи по найменуванню, формі і складу реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ГСДОУ, положенням (статутам) про організацію, іншим нормативним документам, що містять правила документування. Відповідно до чинного законодавства і компетенції органи управління видають наступні розпорядливі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, доручення, інструкції.
Рішення, постанови і накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт по основних питаннях компетенції організації.
Розпорядження і вказівки видаються по оперативних питаннях і для організації виконання постанов, рішень і наказів. Спільні розпорядливі документи організацій, що видають однакові формою документи (накази, постанови і ін.), оформляються як спільне рішення, яке має правову силу розпорядливого документа в кожній організації, що приймала цей документ. Проекти документів, що зачіпають інтереси інших організацій, повинні заздалегідь узгоджуватися з цими організаціями. В разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або формулювання суті розбіжностей.
Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів доповідей; виступів, довідок, проектів постанови або рішень, порядку денного, списків запрошених і ін.). Якщо хід засідання стенографується, текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом.
В межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть надсилати листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими і іншими організаціями і окремими громадянами. Листи, як правило, повинні складатися у тому випадку, коли неможливий або утруднений бездокументний обмін інформацією: усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктаж і так далі.
При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв'язок, факсом або телефону.
Організації на підставі положень про них і інших актів, що визначають їх компетенцію, видають і інші документи: плани робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила і ін. Проект управлінського документа має бути погоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій. Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або що заміщає його посадовим обличчям відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами: статутом або положенням про організацію, структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов'язків і тому подібне. Дві або більш за підпис ставляться в тому випадку, якщо за вміст документа відповідальні декілька посадових осіб. Документи грошового, матеріального і кредитного характеру, службовці підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних і інших цінностей, а також змінюючі кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписують керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер). Спільні документи декількох організацій підписують керівники всіх організацій. Документи, складені комісією, підписують всі члени комісії. Вирішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу мають один підпис. Право підпису розпорядливих документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступникові керівника, головному інженерові, керівникам структурних підрозділів. Ухвалюванні документи (інструкції, положення, статути і ін.) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку. Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу (ради, колегії, зборів, наради) і секретар. Доповіді, доповідні записки, довідки і інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішувані в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.
Існують також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів:
o стверджуванні або такі, що вводяться в дію відповідним розпорядливим документом (додатки до правових актів, що мають самостійне значення);
o що пояснюють або доповнюють вміст іншого документа;
o що направляються з листом в інші організації.
В цілях скорочення кількості вживаних форм документів міністерства і відомства розробляють галузеві табелі документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань організацій. У табель включаються документи як традиційні, так і створювані засобами обчислювальної техніки. Табель підписується відповідальним за його складання і затверджується керівником відомства. Ведення табеля, внесення до нього змін здійснюється службою документаційного забезпечення. Складання документів, не вказаних в табелі, забороняється.
Загалом всі документи по відбиваних в них видах діяльності діляться на дві великі групи.
Перша – це документи по загальних і адміністративних питаннях, тобто по питаннях загального керівництва підприємством (організацією) і його виробничою діяльністю. Ці документи можуть складати працівники всіх підрозділів підприємств.
Друга група – документи по функціях управління. Такі документи складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планерування, постачання і збуту, інших функціональних підрозділів.
Документи класифікуються по найменуваннях: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори і так далі.
Оформлення всіх цих документів уніфіковане, але за змістом вони можуть бути абсолютно різними: по місцю складання: внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, що поступають з інших підприємств, організацій і від приватних осіб); за змістом: прості (присвячені одному питанню) і складні (декілька питань, що охоплюють); формою: індивідуальні, коли вміст кожного документа має свої особливості (наприклад, доповідні записки), трафаретні, коли частина документа віддрукована, а частина заповнюється при складанні, і типові, створені для групи однорідних підприємств.
Як правило, всі типові і трафаретні документи друкуються друкарським способом або на розмножувальних апаратах; по термінах виконання: термінові, вимагаючи виконання в певний термін, і нетермінові, для яких термін виконання не встановлений; за походженням: службові, такі, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, такі, що стосуються конкретної особи і що є іменними; по вигляду оформлення: справжні, копії, виписки, дублікати; по засобах фіксації: письмові, графічні, фотокінодокументи і так далі.
Оригінал – це підписаний і належним чином оформлений екземпляр документа, складений вперше. Копія – повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою «копія»), засвідчене в установленому порядку відповідною посадовою особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого посвідчення, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника і друк. Інколи для роботи потрібна не копія із справжнього документа, а виписка з того або іншого його розділу. При оформленні виписки обов'язково треба вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і друком. Підприємствам і організаціям надано право в разі втрати власником справжнього документа видавати йому відповідний дублікат (з позначкою «дублікат»), що має однакову юридичну силу з оригіналом.
документ інформація управлінський документообіг
Похожие работы
... дприємства, але й реалізує заходи з підвищення рівня охорони праці на підприємстві, тому трудові колективи працюють в безпечних, екологічно чистих умовах діяльності. 2.2. Специфіка організації документаційного забезпечення установи на ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» Для ВАТ «АГРЕГАТ» характерним є машинна обробка документів. Машинна інформаційна база охоплює всі види спеціально організованої і ...
... строки зберігання документів. У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років. 2.4 Перспективи вдосконалення організації роботи та документного забезпечення Корецької міської ради Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функці ...
... ів: вихідні дані, реферат, вступ, аналітична частина, висновки, рекомендації, додатки, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики, зміст [18, с. 323]. Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень. Прогнозний огляд містить аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об’єкта (його структури, ...
... аналізі взагалі виявляються непотрібними. У роботі з документами не повинно бути дублювання, тобто кожна операція з документом має виконуватись тільки один раз, — це одна з найголовніших вимог до організації документообігу. [21] Практика діловодства сформувала такі основні принципи раціональної організації документообігу: 1. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за ...
0 комментариев