Структура управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области

2.2.2 Структура управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области

Для распределения деятельности по этапам работы с документами УДО поделено на отделы: приёма и отправки корреспонденции, учёта и контроля исполнения документов, копировально–множительное бюро, архив (Приложение № 2).

Между отделами УДО функции распределены следующим образом:

Отдел приёма и отправки корреспонденции

-     Приём поступающих документов, их сортирование и распределение по структурным подразделениям администрации;

-     Регистрация входящих и исходящих документов;

-     Доставка документов в структурные подразделения администрации;

-     Контроль за оформлением исходящих документов в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям оформления;

-          Обработка (конвертование, взвешивание, штемпелевание) и отправка исходящих документов;

-     Заполнение реестров отправляемой корреспонденции;

-     Количественный учёт документооборота [23].

Отдел учёта и контроля исполнения документов

-     Формирование и ведение справочно–информационного массива;

-     Учёт документов с грифом «коммерческая тайна», «конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях администрации;

-     Оформление и рассылка распорядительных документов по указанию начальника УДО;

-     Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка дел к сдаче в архив АГИО, а также к сдаче в Государственный архив;

-     Контроль за своевременным исполнением документов; информирование руководства о ходе исполнения документов;

-     Контроль за сроками исполнения подразделениями администрации поручений Губернатора, руководителя АГИО, их заместителей;

-     Анализ контроля исполнения документов, подготовка аналитических справок [22].

Копировально–множительное бюро

-          Копирование и тиражирование документов;

-          Подготовка и брошюрование издаваемой продукции [20].

Архив

-          Приём, учёт, хранение и использование дел;

-     Оказание методической помощи в оформлении дел;

-     Контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях организации;

-     Контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях администрации;

-     Подготовка дел к передаче на хранение в государственный архив [21].

2.2.3 Документирование управленческой деятельности

При возникновении управленческой проблемы или задачи процесс решения данного вопроса строго фиксируют на материальном носителе.

Губернатор, руководитель АГИО, их заместители, начальники структурных подразделений для решения управленческих проблем и задач дают указания исполнителям, письменно оформленные в виде распоряжений, приказов, служебных записок. Исполнители занимаются сбором и изучением информации по данному управленческому вопросу, в ходе решения которого готовят проект документа — так начинается процесс документирования. После проверки правильности оформления реквизитов и написания текста проект документа утверждает начальник структурного подразделения (Губернатор, руководитель АГИО, их заместители — это зависит от степени важности вопроса, уровня властных полномочий, на котором его решают). До этого этапа документ существует в черновом варианте, и в процессе работы его размножают в необходимом количестве. После утверждения проект документа становится оригиналом и существует в единственном экземпляре (Рис. 2.2.1).

			утверждение

изучение

задачи / проблемы

							устранение фактических неточностей; грамматических, пунктуационных ошибок; оформление

сбор

информации

составление текста,

оформление

Рис. 2.2.1 Процесс документирования