Расчёт возврата от инвестиций

3.2.1 Расчёт возврата от инвестиций

Для расчёта возврата от инвестиций  требуется вычислить оптимальную численность работников  [30] УДО, так как работа именно этого структурного подразделения АГИО непосредственно сводится к ДОУ и документированию управленческой деятельности организации:

, (1)

где — численность работников;

— время на обработку одного документа до автоматизации процесса, равно 15 минутам;

— время на обработку одного документа после автоматизации процесса, равно 10 минутам.

Нормы времени и приведены в соответствии с результатами исследований ВНИИДАД [52] с учётом Норм времени на работы по ДОУ управленческих структур и Федеральных органов исполнительной власти.

 (чел.)

Оптимальное количество работников равно 7,33, что свидетельствует об избыточности штата и позволяет его сократить примерно на 3,5 единицы. Таким образом, в УДО должно остаться 8 человек, из которых 7 работают на полную ставку, а 1 — на 0,5 ставки. В данном случае метод наблюдения и опроса показывает, что сокращению нужно подвергнуть двух курьеров отдела приёма и отправки корреспонденции, помощника архивиста архива; уменьшить рабочую ставку одному из инспекторов отдела учёта и контроля исполнения документов.

Для расчёта возврата от инвестиций  суммируют годовой фонд заработной платы единиц штата, подвергнутых сокращению [30]. Данные о размере заработной платы работников и её годовом фонде, предоставленные бухгалтерией управления финансового обеспечения аппарата Губернатора, представлены в Таблице 3.2.1.

Таблица 3.2.1

Показатели заработной платы работников

,(2)

где  — годовой фонд заработной платы.

(руб.)

Соответственно, возврат от инвестиций за 1 год составит 546000 рублей.

3.2.2 Расчёт периода возврата инвестиционных вложений

В качестве периода возврата инвестиционных вложений вычисляют частное от деления общей суммы инвестиций на возврат от инвестиций за год [30]:

, (3)

где — общая сумма инвестиций.

(лет)

Таким образом, период возврата инвестиций равен 1 году 4 месяцам.

3.2.3 Расчёт роста производительности труда

Для того чтобы рассчитать рост производительности труда [31], необходимо вычислить производительность труда  «до» и «после» проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации:

(4)

Производительность труда определяют через показатели оценки автоматизации [30] по формуле:

, (5)

где — фондоотдача автоматов (машины, аппараты, программы);

— автоматизированность труда.

, (6)

где — стоимость работы

— стоимость автоматизации.

, (7)

где — объём документооборота;

— стоимость обработки одного документа, равна 50 рублям.

Стоимость обработки одного документа приведена в соответствии с результатами исследований ВНИИДАД [36].

(8)

Произведём расчёт первоначальной производительности труда , имеющейся до проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации:

(руб.)

(ед.)

(руб./чел.)

(ед.)

Таким образом, первоначальная производительность труда составляет 308450,89 единиц, при фондоотдаче автоматов в 4,777 единиц и автоматизированности труда в 64570 рублей на человека.

Для расчёта производительности труда , прогнозируемой после внедрения проекта также воспользуемся формулой (5):

(руб./чел.)

(ед.)

Соответственно, прогнозируемая производительность труда составит 452394,64 единиц.

Расчёта роста производительности труда произведём по формуле (4):

(%)

3.2.4 Вывод

При проведении оценки предложенных мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности АГИО, были достигнуты положительные результаты (Таблица 3.2.2), обусловленные экономическим (Рис. 3.2.1) и производительным эффектом (Рис. 3.2.2).

Таблица 3.2.2

Сводные показатели проекта

Рис. 3.2.1 Финансовый профиль проекта

Реализация проекта позволит устранить выявленные недостатки и оптимизировать их следствия, выражающиеся в нерациональном использовании ресурсов и повышенной трудоёмкости процесса.

Рис. 3.2.2 Трудовой профиль проекта

Полученные показатели позволяют сделать вывод о целесообразности реализации проекта.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На сегодняшний день следование тенденциям оптимизации и рационализации деловых процессов, в том числе документирования управленческой деятельности, свидетельствует о высокой организации системы, её нацеленности на становление, выживание, развитие и процветание.

Проведенный анализ выявленного состояния дел в практике свидетельствует о том, что в настоящий момент мир и Российская Федерация, в частности, дошли до того этапа в развитии, на котором остро встаёт проблема повышения качества управления и всех сопутствующих ему операций.

Сочетание предложенных направлений совершенствования документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области способствует достижению прямых целей организации, описанных в основных положениях дипломной работы. Таким образом, благодаря обеспечению эффективной адаптации выработанного стиля управления процессом к меняющимся условиям внешней среды происходит движение вперед, то есть прогресс.

Администрация Губернатора Иркутской области является организацией, деятельность которой строго регламентирована и заключена в рамки стандартов, инструкций и унифицированных форм, поэтому совершенствование документирования её управления опирается, в основном, на автоматизацию деловых процессов с учётом прогрессивных методов современной науки и техники. Автоматизация работы с документами является важным условием повышения оперативности управленческой деятельности, сокращения трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации, усиления контроля исполнения, рационализации и сокращения количества документов.

При разработке проекта по рационализации документирования управленческой деятельности рассматриваемой организации мы прибегли к внедрению системы автоматизации и электронного документооборота «Дело–Предприятие», разработанной специально для организаций ведомственного типа, крупных субъектов управления. Нами была предложена бумажно–электронная модель документооборота, при которой в ходе документирования любой документ организации проходит путь из кабинета должностного лица, инициировавшего его создание, до списания в дело по исполнении. При этом созданная модель документирования, в отличие от прежней, позволяет экономить временные, трудовые, материальные ресурсы; способствует пропорциональности, непрерывности, параллельности, прямоточности, ритмичности прохождения документов, что соответствует принципам рационализации процессов; в целом способствует успешному управлению организацией.

В дальнейшем, при переходе с бумажно–электронной на электронную модель ведения документооборота и документирования возможно наращивание системы «Дело–Предприятие» функциональной подсистемой «Архивное дело» и дополнительными опциями «Сканирование», «Поточное сканирование» и «Fine Reader». При необходимости взаимодействия с внешними агентами посредством передачи и приёма данных в электронном виде возможно подключение опции «ЭЦП и шифрование». Для удалённых рабочих мест возможна установка опции «Дело–Web». Описанные возможные доработки обусловлены планомерным развитием системы и, соответственно, требуют дополнительных материальных затрат.

Также в ходе исследования, проведённого в рамках настоящей дипломной работы, мы произвели оценку предложенных мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области, выражающуюся в расчетах экономической и производительной эффективности, периода возврата инвестиционных вложений. Результаты этих расчётов явились основанием для подтверждения выдвинутой на начальном этапе гипотезы и соответствии полученных результатов заявленным требованиям, обусловленным темой исследования.

Сделанные в ходе проведения исследования выводы имеют несомненную практическую значимость. Следование выявленным способам решения поставленной проблемы предоставляет возможность дать оценку эффективности документирования управленческой деятельности в сравнении «до» и «после»; выявить функциональные звенья в цепи делового взаимодействия, наиболее нуждающиеся в модернизации; четко определить каналы обработки информационных ресурсов.

С точки зрения теоретической значимости принятие во внимание полученных выводов даёт аппарату управления знание и понимание механизма эффективного ведения работы с документированной информацией и, как следствие, пути снижения инертности организации и возрастания её мощи с учётом передовых технологий.

При проведении дальнейшей научной работы по исследуемой теме возможны перспективы углубления в суть разработки и генерации средств, методов, приёмов совершенствования документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области; выявления путей, условий и форм их реализации.

СПИСОК НОРМАТИВНЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативные источники

1.   Гражданский кодекс Российской Федерации (части I, II, III) [Текст]: [принят Государственной Думой 5 марта 2003 г.: одобрен Советом Федерации 18 марта 2003 г.]: офиц. текст: по сост. на 1 янв. 2003 / М–во юстиции Рос. Федерации. — М.: Юрайт–Издат, 2003.

2.   Трудовой кодекс Российской Федерации [Текст]: [принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]: офиц. текст: по сост. на 1 янв. 2007 / М–во юстиции Рос. Федерации. – М.: Юрайт–Издат, 2007.

3.    ИСО 15489:2001 Информация и документация. Управление документами [Текст]: межгосуд. ст.–т. — Введ. 2001–01–25. — М.: Изд–во стандартов, 2002.

4.    ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. — Введ. 2003–03–03. — М.: Изд–во стандартов, 2003.

5.    ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. — Введ. 1998–02–27. — М.: Изд–во стандартов, 2001.

6.    Унифицированная система организационно–распорядительной документации [Текст]: государственный стандарт. — [принят и введён в действие Постановлением Госстандарта РФ 31 июля 1997 г.]. — М.: ВНИИДАД, 2004.

7.    Электронная Россия (2002–2010 годы) [Текст]: Федеральная целевая программа: [принята Постановлением Правительства Российской Федерации 28 января 2002 г. № 65]. — М: Приор, 2003.

8.   О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Иркутской области [Электронный ресурс]: закон Ирк. обл.: [принят Постановлением Законодательного собрания Иркутской области 9 апреля 2007 г. № 10–ЗС]. — М.: ООО НПП «Гарант–Сервис», 2007. — 1 электрон. опт. диск (CD–ROM).— Загл. с экрана.

9.   Об информации, информационных технологиях и защите информации [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 27 июля 2006 г.]. — М.: Фемида-Плюс, 2007.

10.      О техническом регулировании [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 15 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 18 декабря 2002 г.]. — М.: Приор, 2003.

11.      Об электронно–цифровой подписи [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 13 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]. — М.: Приор, 2003.

12.      Об организации и деятельности администрации Иркутской области [Электронный ресурс]: закон Ирк. обл.: [принят Постановлением Законодательного собрания Иркутской области 16 апреля 1996 г. № 20/8–ЗС]. — [5–е изд.]. — М.: ООО НПП «Гарант–Сервис», 2007. — 1 электрон. опт. диск (CD–ROM). — Загл. с экрана.

13.      О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 8 декабря 1995 г.]. — М.: Приор, 2003.

14.      О стандартизации [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 10 июня 1993 г.]. — М.: Приор, 2003.

15. Унификация текстов управленческих документов [Текст]: методические рекомендации. — [приняты и введён в действие Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела 28 февраля 1998 г.]. — М.: ВНИИДАД, 1998.

16.      Устав Иркутской области [Электронный ресурс]. — [принят Постановлением Законодательного собрания Иркутской области 10 февраля 1995 г. № 55/9–ЗС]. — М.: ООО НПП «Гарант–Сервис», 2007. — 1 электрон. опт. диск (CD–ROM). — Загл. с экрана.

17. Положение об администрации Губернатора Иркутской области [Текст]. — [утверждено постановлением администрации Иркутской области 31 октября 2007 № 239–па]. — Иркутск: администрация Иркутской области, 2007.

18. Положение об управлении документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. — [введено руководителем администрации Губернатора Иркутской области]. — Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

19. Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Иркутской области [Текст]. — [введёна начальником управления документационного обеспечения]. — Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

20. Должностная инструкция копировальщика копировального бюро управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. — [введёна начальником управления документационного обеспечения]. — Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

21. Должностная инструкция архивиста архива управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. — [введёна начальником управления документационного обеспечения].— Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

22. Должностная инструкция инспектора отдела учёта и контроля исполнения документов управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. — [введёна начальником управления документационного обеспечения]. — Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

23. Должностная инструкция инспектора отдела приёма и отправки корреспонденции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. — [введёна начальником управления документационного обеспечения]. — Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

24. Памятка по подготовке и оформлению служебных документов в администрации Губернатора Иркутской области [Текст]. — [введёна начальником управления документационного обеспечения]. — Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

Литература

25. Басаков, М. И. Современное делопроизводство [Текст]: учебное пособие для вузов / М. И. Басаков. — Ростов н/Д : Феникс, 2007. — 480, [3] с.

26. Бондырева, О. И. Документирование управленческой деятельности [Текст]: курс лекций / О. И. Бондырева. — М.: Высшая школа, ИНФРА–М, 2006. — 474, [8] с.

27. Виханский, О. С. Менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / О. С. Виханский, А. И. Наумов. — Изд. 4–е, перераб. и доп. — М.: Наука, 2006. — 670 с.

28. Дёмин, С. Н. Документационный менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / С. Н. Дёмин. — СПб: Проспект, 2005. — 347 с.

29. Долан, Э.Микроэкономика [Текст]: учебное пособие для вузов / Э. Долан, Д. Линдсей; пер. с англ. В. Лукашевича. — СПб: Проспект, 2004. — 448 с.

30. Непомнящий, Е. Г. Финансы и статистика [Текст]: учебное пособие для вузов / Е. Г. Непомнящий. — М.: ИНФРА–М, 2004. — 185 с.

31. Нуреев, Р. М. Управление инвестициями [Текст]: учебное пособие для вузов / Р. М. Нуреев. — М.: Тандем, 2006. — 536 с.

32. Рузавин, Г. И. Экономика предприятий [Текст]: учебное пособие для вузов / Г. И. Рузавин. — М.: ИНФРА–М, 2004. — 355 с.

Периодическая печать

33. Баласанян, В. Э. Серьёзный бизнес там, где СЭД [Текст] / В. Э. Баласанян // Лига: информационно–аналитический журнал. — Иркутск, 2007. — № 12. — С. 15.

34. Гузилова, Г. В. Документирование в историческом аспекте [Текст] / Г. В. Гузилова // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — М., 2008. — № 2. — С. 21–36.

35. Иванова, И.Е. В мире ежегодно создаётся 6 миллиардов документов [Текст] / И.Е. Иванова // Вертикаль: информационно–аналитический журнал. — СПб, 2007. — № 11. — С. 37.

36. Ларин, М. В. О государственной политике в сфере ДОУ [Текст] / М. В. Ларин // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — М., 2005. — № 1. — С. 3–9.

37. Ларин, М. В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире [Текст] / М. В. Ларин // Справочник секретаря офис–менеджера: информационный журнал. — М., 2008. — № 3. — С. 25–31.

38. Рубцов, В. М. Государственное регулирование ДОУ [Текст] / В. М. Рубцов // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — 2008. — № 3. — С. 11–16.

39. Рысков, О. И. Управление документами в европейских странах. Обзор нормативной базы [Текст] / О. И. Рысков // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — М., 2006. — № 4. — С. 8–14.

40. Столяров, Ю. Н. Синтакционная составляющая документа [Текст] / Ю. Н. Столяров // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — М., 2006. — № 4. — С. 20–23.

41. Фионова, Л. Р. Современные технологии ДОУ — путь к повышению эффективности управления [Текст] / Л. Р. Фионова // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — М., 2006. — № 1. — С. 16–20.

Справочные и информационные издания

42. Большая Советская энциклопедия [Текст]: в 30 т. / под ред. А. М. Прохорова. — Изд. 3–е. — М.: Советская энциклопедия, 1970. — 18240 с.

43. Большой экономический словарь [Текст]: словарь для специалистов, предпринимателей, студентов / под ред. А. Н. Азрилияна. — Изд. 4–е, перераб. и доп. — М.: фонд «Правовая культура», 1994. — 528 с.

44. Большой юридический словарь [Текст]: словарь для преподавателей и студентов юридических специальностей / под ред. А. Г. Баглай. — М.: ИНФРА–М, 1997. — 355 с. — (Библиотека словарей ИНФРА–М).

45. Словарь по бизнесу и праву [Текст]: словарь / под ред. Я. М. Маршаков. — Изд. 2–е, перераб. и доп. — СПб.: Снифсъ, 2006. — 575 с.

46. Словарь по экономике и праву [Текст]: словарь / под ред. Л. Ш. Лозовского, Б. А. Райзберга. — Изд. 2–е, перераб. и доп. — М.: Омега, 1999. — 608 с.

47. Стилистика и литературное редактирование [Текст]: справочное пособие / под ред. В. И. Максимова. — Изд. 2–е, перераб. и доп. — СПб: Гардарики, 2005. — 603 с.

48. Толковый словарь русского языка [Текст] / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. — М.: ИНФРА–М, 2007. — 944 с. — (Библиотека словарей ИНФРА–М).

49. Универсальный бизнес–словарь [Текст] / под ред. Л. Ш. Лозовского, Б. А. Райзберга. — Изд. 6–е, перераб. и доп. — М.: ИНФРА–М, 1997. — 640 с. — (Библиотека словарей ИНФРА–М).

Ресурсы удалённого доступа

50. Прейскурант ЗАО «Хронос» [Электронный ресурс] / ЗАО «Хронос». — Электрон. дан. — Иркутск, 2008. — Режим доступа: http://www. chronos.irk.ru. — Загл. с экрана.

51. Продукция и услуги компании «Электронные офисные системы» [Электронный ресурс] / В. Э. Баласанян. — Электрон. дан. — М., 2008. — Режим доступа: http://www.eos.ru. — Загл. с экрана.

52. Стоимость документирования и обработки документов [Электронный ресурс] / Всероссийский научно–исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). — Электрон. дан. — М., 2008. — Режим доступа: http://www.vniidad.ru. — Загл. с экрана.