Автоматизация хранения и поиска документов
Анализ схемы документооборота
Ведение отчетности
Проектирование банка данных сотрудников ГУФСИН
Составление схемы баз данных
Год 8 месяцев. Начинать введение данных в ПК необходимо с карточек тех сотрудников ГУФСИН и его подразделений, личные дела которых находятся в архиве
Навигация
Ведение отчетности
Совершенствование информационной системы управления кадров и работы с личным составом Главного управления Федеральной службы исполнения наказания по Иркутской области
50218
знаков
8
таблиц
7
изображений
2.1 Ведение отчетности
Ведение отчётности – оформление и предоставление ежемесячной отчётности в ФСИН России (отчет о составе кадров, отчет о состоянии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров и другие).
Отчетность формируется путем сбора информации из учетных документов, картотек, которые ведутся в отделе, а также справочных данных картотеки служебной карточки формы № 2 Хранилища личных дел. В таблице 2.2 представлена периодичность предоставления некоторых отчетов в Федеральную службу исполнения наказания, расположенную в Москве.
Таблица 2.2
Периодичность предоставления отчетности Отделом кадров Главному управлению кадров ФСИН
| Наименование представляемого документа | Периодичность представления | Сроки представления |
| Алфавитная карточка формы № 1 | постоянно | Одновременно с представлением на присвоение специального первого звания среднего и старшего начальствующего состава, воинского звания офицерского состава или о зачислении в кадры ФСИН России |
| Сведения о движении начальствующего и офицерского состава | постоянно | 10 числа каждого месяца |
| Отчет о составе кадров ГУФСИН и его подразделений | годовой | 5 января |
| Отчет о состоянии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров | годовой | 5 января |
При нарушении служебной дисциплины подчиненным сотрудником начальник учреждения или органа уголовно-исполнительной системы обязан предупредить его о недопустимости таких действий, а при необходимости, в зависимости от тяжести совершенного проступка и степени вины, провести служебную проверку, наложить на виновного дисциплинарное взыскание или передать материалы о проступке на рассмотрение суда чести.
Дисциплинарное взыскание должно соответствовать тяжести совершенного проступка и степени вины. При определении вида и меры взыскания принимаются во внимание: характер проступка, обстоятельства, при которых он был допущен, прежнее поведение сотрудника, допустившего проступок, признание им своей вины, его отношение к службе, знание правил ее несения и другое.
При нарушении дисциплины совместно несколькими лицами дисциплинарные взыскания налагаются на каждого виновного в отдельности и только за совершенное им нарушение (с учетом степени вины сотрудника в совершенном проступке).
Увольнение из уголовно-исполнительной системы является крайней мерой дисциплинарного взыскания.
Для снятия дисциплинарного взыскания, наложенного старшим начальником, непосредственный начальник возбуждает соответствующее ходатайство по инстанции.
Все поощрения и дисциплинарные взыскания, за исключением объявленных устно, подлежат учету. Учет поощрений, дисциплинарных взысканий, решений судов чести ведется сотрудниками кадровых подразделений в журналах по учету взысканий и поощрений.
Формирование приказов о поощрениях и наказаниях включает в себя:
1. Оформление приказа на основании данных рапортов начальников отделов, материалов выездной комиссии.
2. Передача копии приказа в заинтересованные подразделения: бухгалтерию, отделы кадров подразделений ГУФСИН, Хранилище.
Подготовка материалов служебных расследований по травмам, увечьям и гибели сотрудников на основании отчётов о дисциплинарной практики, поступающих из отделов кадров подразделений ГУФСИН.
Рис. 2.2 Декомпозиция второго уровня «Воспитательный отдел»
Сводный график отпусков подписывается ответственным инспектором Отдела прохождения службы и наград и утверждается руководителем ГУФСИН.
Форма графика отпусков унифицирована и включает реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования.
Содержательная часть графика отпусков (реквизит «Текст») представляет собой таблицу с графами: табельный номер работника; фамилия, имя, отчество; должность; даты отпуска (его продолжительность); изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу (по месяцам и числам); основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу.
При необходимости переноса срока отпуска на другое время инспектором ОПСиН с согласия работника и руководителя отдела, где он работает, вносятся изменения в график отпусков.
В цёлях сокращения количества внутренних документов уточнение времени отпуска рекомендуется проводить в оперативном порядке, без составления заявления. В течение года в график вносятся фактические сроки пребывания каждого работника в очередном отпуске и причины, вызвавшие изменение ранее установленных сроков отпусков.
Также ОПСиН занимается формирование кадрового резерва. Кадровый резерв – группа специалистов, обладающих способность к управленческой деятельности, отвечающих требованиям, предъявляемым должностью, подвергшихся отбору и прошедших подготовку.
Начальник отдела подает рапорт на рассмотрение кандидатуры для занесения ее в кадровый резерв (резерв функционирования – на руководящую должность). На аттестационной комиссии проводится аттестация сотрудника, по решению которой его зачисляют или не зачисляют в кадровый резерв. Оригинал бланка аттестации и рапорт приобщаются к личному делу сотрудника.
Деятельность Инспекции по личному составу заключается в Проведении служебных расследований и Формировании отчетности для ФСИН России (рис. 2.2).
По рапорту сотрудника проводится служебное расследование. Оно заключается в сборе объяснительных со свидетелей факта нарушения, формирования заключения служебного расследования и вынесения решения по жалобе: либо снятие взыскания с сотрудника или отказ в этом.
Сотрудники, признанные в установленном порядке незаконно или необоснованно перемещенными по службе, отстраненными от замещаемой должности либо пониженными в должности, сниженными в специальном звании, а также незаконно уволенными со службы из уголовно-исполнительной системы, подлежат восстановлению соответственно в должности, специальном звании, на службе.
Восстановление в прежнем специальном звании сотрудников, состоящих в должностях рядового и младшего начальствующего состава, производится приказами начальников, принявших ранее решение о снижении их в звании, либо вышестоящих начальников.
Рис. 2.3 Декомпозиция второго уровня «Инспекция по личному составу»
Сотрудники, признанные незаконно уволенными, восстанавливаются на службе приказами начальников, которым предоставлено право назначения на должность, либо вышестоящих начальников. Основанием для издания приказов о восстановлении на службе являются утвержденные указанными начальниками заключения служебных проверок, а также вступившие в силу решения суда о признании увольнения незаконным.
В заключениях о восстановлении сотрудников на службе и специальном звании указываются периоды, засчитываемые в выслугу лет, дающую право на пенсию, а также на получение процентной надбавки за выслугу лет, в выслугу в специальном звании. Засчитываемые в службу периоды указываются в приказе о восстановлении сотрудника на службе и специальном звании.
Заключения по материалам служебных проверок, а также копии приказов о восстановлении в должности, специальном звании, на службе приобщаются к личным делам сотрудников.
Представления к восстановлению сотрудников в прежних специальных званиях направляются: для лиц младшего начальствующего состава - в кадровые подразделения, начальники которых приняли решение о снижении в специальном звании; для лиц среднего и старшего начальствующего состава - в управление кадров ГУФСИН России.
Сотрудникам, незаконно или необоснованно перемещенным по службе, пониженным в должности и т. п. выплачивается денежное довольствие по должности, с которой они были уволены, и по специальному званию, в котором они состояли, за период до их восстановления в должности, специальном звании или на службе.
В приказах о восстановлении сотрудников в должности, специальном звании, на службе, указываются их должности, должностные оклады и установленные надбавки и периоды, за которые им выплачивается денежное довольствие.
Также Инспекция формирует отчеты о дисциплинарной практике: о взысканиях сотрудников.
В таблице 2.3 приведен небольшой перечень документов, оформляемых Управлением кадров при осуществлении своей деятельности (с разбивкой на процессы), и технические средства, используемые при этом. Знак «Б» означает использование бланка документа, напечатанного в типографии.
Таблица 2.3
Технические средства, используемые в делопроизводстве Управления кадров
| Документы | Технические средства |
| 1 | 2 |
| Прием на работу нового сотрудника | |
| 1. Заявление кандидата | Ручка |
| 2. Анкета кандидата | РучкаБ |
| 3. Автобиография | РучкаБ + ПК |
| 4. Обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайну | РучкаБ |
| 5. Копия свидетельства о браке | Ксерокс |
| 6. Копия документа об окончании образовательного учреждения | Ксерокс |
| 7. Справка о здоровье (заключение врачебной комиссии) | ПК |
| 8. Заключение о приеме на работу | РучкаБ |
| 9. Контракт (в 2-х экземплярах) | ПК |
| 10. Бланк присяги | РучкаБ |
| 11. Приказ о назначении на должность | ПК |
| 12. Служебная карточка формы № 2 | РучкаБ |
| Присвоение первоочередного звания | |
| 1. Представление к присвоению специального звания | ПК |
| 2. Запись в служебной карточке формы № 2 | РучкаБ |
| Присвоение очередных специальных званий | |
| 1. Представление | ПК |
| 2. Приказ | ПК |
| 3. Копии приказа (для Хранилища, Бухгалтерии, Отдела прохождения службы и наград) | Ксерокс |
| 4. Запись в служебной карточке формы № 2 | РучкаБ |
| Аттестация | |
| 1. Характеристика аттестуемого сотрудника | ПК |
| 2. Бланк аттестации | РучкаБ |
| Перемещение сотрудников | |
| 1. Рапорт (заявление) сотрудника или представление к перемещению | РучкаБ |
| 2. Приказ о перемещении | ПК |
| 3. Копии приказа о перемещении (Бухгалтерия) | Ксерокс |
| 4. Запись в служебной карточке формы № 2 | РучкаБ |
| Увольнение | |
| 1. Рапорт (заявление) сотрудника | Ручка |
| 2. Лист собеседования | РучкаБ |
| 3. Представление на увольнение | ПК |
| 4. Приказ об увольнении | ПК |
| 5. Запись в служебной карточке формы № 2 | РучкаБ |
| 6. Копии приказа об увольнении | Ксерокс |
| 7. Обходной лист | РучкаБ |
| 8. Выписка об увольнении предоставляемая сотруднику | ПК |
| Формирование ежемесячной отчетности для Минюста РФ | |
| 1. Отчеты (о составе кадров, о состоянии профессиональной подготовки кадров и др.) | ПК |
| Предоставление отпуска | |
| 1. График отпусков | ПК |
| 2. Отпускное удостоверение | ПК |
Данные таблицы 2.3 показывают, что с помощью персонального компьютера оформляются в основном приказы, отчеты, графики отпусков и др. Но все еще имеются документы, оформляемые на бумаге: очень часто происходит внесение новых сведений в карточку № 2, оформленную на бумажном бланке с помощью ручки. Оформление карточки на ПК позволило бы инспекторам Хранилища личных дел оптимизировать свою работу.
Существенным ограничением введения автоматизированного документооборота является существующее законодательство, которое требует обязательного ведения документации (личных дел, приказов, отчётов и т.п.) в бумажном виде. Но использование автоматизированной БД карточек для справочно-поисковой работы, компьютерных форм документов не запрещается. Поэтому проектными предложениями являются:
1) проектирование необходимой для работы базы данных сотрудников ГУФСИН (на основе данных служебной карточки формы №2) на компьютере;
2) организация локальной сети Управления кадров, с выделенным сервером;
3) покупка необходимых для работы факсов (табл. 2.6).
Таблица 2.6 Перечень проектных мероприятий
| Недостатки действующей информационной технологии | Проектные предложения | Описание действий/документов |
| Отсутствие базы данных сотрудников на ПК | Проектирование базы данных под управлением СУБД MS Access | Проектирование структуры данных, интерфейса служебной карточки формы № 2 |
| Отсутствие локальной сети: а) отсутствие необходимых технических средств; б) отсутствие необходимых программных средств для организации локальной сети | 1. Использование существующих технических средств путём добавления необходимых, но отсутствующих в конфигурации элементов. 2. Установка необходимых программных средств с учётом их последующего востребования на каждом конкретном рабочем месте | Выбор топологии сети, перечень необходимых деталей с указанием цен Перечень необходимых программных средств с указанием цен |
| Отсутствие двух необходимых в работе факсов | Покупка 2 факсов | Выбор оптимальной цены |
Таким образом, изменение существующей информационной технологии будет происходить по вышеуказанному перечню мероприятий.
РАЗДЕЛ 3. ПРОЕКТ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАДРОВ ГУФСИН
Похожие работы
... , как относительно конформного и неконформного (т. е. как относительно самостоятельного и относительно несамостоятельного). 2.2 Проектирование системы непрерывного профессионального образования осужденных в пенитенциарном учреждении На непрерывное и стабильное развитие образования в пенитенциарной системе немаловажное влияние оказывает внешняя среда, т.е. сфера, в которой образовательное ...
... занятий разрабатывается управлением (отделом) по конвоированию территориального органа УИС на квартал. Глава III. Проблемы и пути совершенствования обеспечения конвоирования осужденных к лишению свободы 3.1 Проблемы кадрового обеспечения подразделений охраны и конвоирования исправительных учреждений В настоящее время проблема кадрового обеспечения системы исполнения наказаний вообще и ...
... кадровая политика и организуется управление персоналом внутри государственных и муниципальных структур, зависят авторитет государства, государственных и муниципальных служащих, эффективность затрат на государственное и муниципальное управление. Персонал – это весь личный состав работающих, постоянные и временные специалисты и обслуживающие их деятельность рабочие и служащие, или совокупность ...
... к информации с грифом "особой важности" и "совершенно секретно" данные лица не допускаются. Руководители федеральных органов государственной власти, наделенные полномочиями по отнесению документов к государственной тайне, и руководители органов государственной власти субъектов Российской Федерации, заинтересованные в допуске лиц без гражданства к государственной гине, вносят в Правительство РФ ...
0 комментариев