3.2 Составление схемы баз данных

Выделенные объект и его атрибуты необходимо описать в терминах СУБД Access. В Access данным соответствует определённый тип:

·          числовой;

·          логический;

·          текстовый;

·          поле дата/время;

·          денежный;

·          поле MEMO и другие.

Приведём сортировку полей 11 таблиц по типу данных (табл. 3.2).


Таблица 3.2

Сортировка полей таблиц по типу данных

Текстовые поля Числовые поля Логические поля/поле дата/время Текстовые поля Числовые поля Логические поля/поле дата/время

Таблица «Персоналии»

Таблица «Образование»

ФИО; месяц рождения; место рождения; национальность; семейное положение Личный номер; личное дело №; год рождения; день рождения Владеет ин. языками, языками народностей РФ; участвовал в боевых действиях; был в плену; имеет награды; имеет детей; дело находится в архиве Образование; специальность по образованию; учебное заведение Личное дело №; год окончания нет

Таблица «Иностранные языки, языки народностей РФ»

Таблица «Боевые действия»

Владеет хорошо; владеет плохо Личный номер нет Когда; где; ранения и контузии Личный номер; сколько времени находился нет

Таблица «Награды»

Таблица «Плен»

Наименование ордена, медали Личное дело № Дата награждения При каких обстоятельствах; где? Личный номер; сколько? нет

Таблицы «Семья», «Дети»

Таблица «Служба»

ФИО жены, мужа; адрес местожительства семьи; ФИО детей Личный номер; год рождения жены, мужа; № дома; № квартиры; годы рождения детей нет Должность с указанием органа, части; местонахождение; наименование органа, издавшего приказа № трудовой книжки; личный номер; № приказа Дата вступления в должность; дата ухода; дата приказа

Таблица «Трудовая деятельность»

Таблица «Звание»

Наименование учреждения; адрес; должность № трудовой книжки Дата поступления; дата ухода Звание; кем издан приказ Личный номер; номер приказа Дата приказа

Поля таблиц также различаются по типу элемента управления: «поле», «список», «поле со списком». Для удобства работы с таблицами служебной карточки для некоторых полей целесообразно ввести список или поле со списком (табл. 3.3).

Таблица 3.3

Списки и поля со списком служебной карточки

Список Поле со списком Значения Примечание
- Звание Младший лейтенант, лейтенант, старший лейтенант, капитан, майор, подполковник, полковник -
- Владеет иностранным языком хорошо/владеет плохо Английский, немецкий, французский, китайский, бурятский Список постоянно можно обновлять наиболее часто используемыми значениями
- Образование Высшее, н/высшее, общее, среднее специальное, н/среднее, военное, высшее с аспирантурой, школы и курсы МВД -
Специальность по образованию Педагог, менеджер, юрист, экономист, бухгалтер, инженер, медик, журналист Список постоянно можно обновлять наиболее часто используемыми значениями
Месяц рождения - 12 месяцев. -
Национальность Русский, бурят, украинец, азербайджанец, белорус Список постоянно можно обновлять наиболее часто используемыми значениями
Семейное положение - Замужем, не замужем, женат, не женат, разведён, разведена -

Построение всех 11 таблиц необходимо осуществлять в режиме Конструктора. В приложении 2 представлена схема данных служебной карточки формы № 2.

СУБД Access позволяет устанавливать связи между таблицами. После этого можно создавать запросы, формы и отчёты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для связывания таблицы «Персоналии» и таблицы «Награды», следует создать связь между полями «Личное дело №». Поле «Личное дело №» отображается в двух таблицах – как поле первичного ключа и как внешний ключ.

Существует три способа определения связываемых полей:

·          Отношение «один-ко-многим» создаётся в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса (наиболее часто используемый тип отношений).

·          Отношение «один-к-одному», когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

·          Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц.

В базе данных служебной карточки все связанные поля (кроме отношения таблиц «Семья» и «Персоналии») имеют тип отношения «один-ко-многим». Также для связанных полей в MS Access установлены следующие параметры: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. В связанных полях базы данных «Служебная карточка» использованы все три параметра.

Интерфейс - это взаимодействие между системой и средой между двумя системами или двумя компонентами системы. MS Access имеет достаточно удобный интерфейс, справочную систему. Пользователям, освоившим работу с MS Word, Excel, не составит особого труда освоить и данный продукт.

Для того чтобы пользователям базы данных «Служебная карточка» было удобно вводить данные в таблицы необходимо создать форму (приложение 3). Для этого нужно создать формы всех 11 таблиц базы данных. Это делается очень просто с помощью Мастера. Затем в режиме Конструктора необходимо открыть форму «Персоналии» и с помощью элементов управления поместить туда две подчинённые формы «Звание» и «Служба», т.к. они наиболее часто используются. Для остальных форм необходимо создать кнопки с названиями таблиц. При нажатии на кнопку будет открываться определённая форма. Это достигается с помощью макросов (макрокоманда «открытие формы»), которые необходимо создать для 8 форм. С помощью кнопки будет открываться формы «Трудовая деятельность» и «Образование». Остальные будут открываться, если на соответствующем логическом элементе щелкнуть мышкой. Например, если на поле «Был в плену?» щелкнуть мышкой откроется соответствующая форма «Плен».

Приведённые в пункте 2.4. технические средства достаточны для комфортной работы с базой данных. Жёсткого диска, оперативной памяти для работы с БД вполне достаточно, принтер позволит распечатывать отчёты, необходимые выборки сведений, имеется CD RW, который позволит записывать архивные части БД на диск и переносить информацию с одного ПК на другой, источник бесперебойного питания позволит вовремя завершить работу с БД, не потеряв введённых сведений.

Затратив один раз время на создание базы данных, достигается значительная экономия времени в процессе дальнейшей работы. А именно: при ручном поиске карточки в среднем уходит 7 минут. Автоматизированная картотека не только позволит быстрее проводить поиск карточки, но и позволит одновременно искать несколько карточек, выдавать оперативно сводки данных по нескольким карточкам и т.п. На создание макета базы данных уйдёт приблизительно 1-1,5 часа. Количество служебных карточек в картотеке 5300, скорость заполнения автоматизированной картотеки 10-12 карточек/день. Так как количество рабочих дней инспектора хранилища  251 день, на заполнение БД уйдёт


Информация о работе «Совершенствование информационной системы управления кадров и работы с личным составом Главного управления Федеральной службы исполнения наказания по Иркутской области»
Раздел: Менеджмент
Количество знаков с пробелами: 50218
Количество таблиц: 8
Количество изображений: 7

Похожие работы

Скачать
200776
10
1

... , как относительно конформного и неконформного (т. е. как относительно самостоятельного и относительно несамостоятельного).   2.2 Проектирование системы непрерывного профессионального образования осужденных в пенитенциарном учреждении На непрерывное и стабильное развитие образования в пенитенциарной системе немаловажное влияние оказывает внешняя среда, т.е. сфера, в которой образовательное ...

Скачать
116506
2
10

... занятий разрабатывается управлением (отделом) по конвоированию территориального органа УИС на квартал. Глава III. Проблемы и пути совершенствования обеспечения конвоирования осужденных к лишению свободы   3.1 Проблемы кадрового обеспечения подразделений охраны и конвоирования исправительных учреждений В настоящее время проблема кадрового обеспечения системы исполнения наказаний вообще и ...

Скачать
292966
0
0

... кадровая политика и организуется управление персоналом внутри государственных и муниципальных структур, зависят авторитет государства, государственных и муниципальных служащих, эффективность затрат на государственное и муниципальное управление. Персонал – это весь личный состав работающих, постоянные и временные специалисты и обслуживающие их деятельность рабочие и служащие, или совокупность ...

Скачать
704084
13
17

... к информации с грифом "особой важности" и "совершенно секретно" данные лица не допускаются. Руководители федеральных органов государственной власти, наделенные полномочиями по отнесению документов к государственной тайне, и руководители органов государственной власти субъектов Российской Федерации, заинтересованные в допуске лиц без гражданства к государственной гине, вносят в Правительство РФ ...

0 комментариев


Наверх