Навигация
Формування бюджету проекту
67062
знака
0
таблиц
3
изображения
1.6 Формування бюджету проекту
Від сучасного менеджера потрібні разносторонние знання й навички, наявність яких дозволяє збалансувати досягнення фінансових і нефінансових цілей компанії. Практично кожному менеджерові доводиться мати справа з фінансовою інформацією, оскільки йому доводиться працювати з бюджетами, розраховувати витрати, управляти вартістю проектів і т.д. Проектним менеджерам доводиться також займатися узгодженням фінансової звітності по проекту зі звітністю організації, їм часто делегується фінансова відповідальність за прибуток. Тому кожний менеджер повинен володіти мовою керування фінансами хоча б на рівні розуміння інформації, використовуваної для прийняття рішень.
Насамперед, уведемо деякі поняття, використовувані в планування витрат проекту.
1) Оцінка (трудо) витрат – це заснований на об'єктивній інформації прогнозний розрахунок (трудо) витрат по роботах, що характеризуються якомусь ступенем невизначеності.
«Об'єктивна інформація» у данім визначенні означає, що для цього розрахунку є якісь підстави, а невизначеність означає, що ті або інші характеристики можуть, в остаточному підсумку, прийняти різні значення в деякому діапазоні.
2) Працезатрати – це фізичні або розумові зусилля з боку члена проектної команди. (працезатрати завжди виміряються в человеко – годиннику). У багатьох прикладних областях більшість проектних кошторисів будуть кошторисами працезатрат. Якщо ми купуємо ресурси ззовні, то ми не бачимо кошторисів працезатрат, але вони однаково існують.
3) Витрати (вартість) – це захід виміру використання ресурсів: адже необхідно платити співробітникам і підрядникам, купувати або брати під оренду встаткування. (вартість завжди виражається в грошових одиницях) але також її можна виразити й у людино – годиннику. Одне з переваг використання грошових одиниць замість людино – годин це те, що даний метод дозволяє порівнювати проекти або роботи в тому самому проекті.
4) Бюджет є засобом контролю або виміру при керуванні. Бюджет – це свого роду план, відносно грошових заходів вирахування, хоча можна скласти й бюджет працезатрат або часу.
Проектні бюджети – це не абсолютні цифри, принаймні вони не повинні бути тактовими. Припусти що бюджет проекту становить 1млрд дол., усі учасники проекту повинні розуміти що ця цифра є метою. Це те що менеджер проекту розраховує витратити на підставі наявних у нього даних. Якщо їсти спосіб витратити менше й, проте, виконати завдання по проекту, то слід це зробити. Але якщо виявляється, що потрібно витратити більшу суму чому необхідно те потрібно й необхідно це обговорити, чи коштує витрачати більше, або ж звузити зміст продукту, або почати інша дія.
Проектні бюджети повинні ґрунтуватися на оцінках витрат, але оцінки й бюджет це різні речі. У проекті може бути кілька бюджетів: це бюджет вартості, бюджет часу, бюджет ресурсів, бюджет устаткування і т.д. проектний менеджер, що вимірює продуктивність винятково по виконанню бюджетів вартості й витрат, чи навряд буде постійно домагатися успіхів.
5) Ціна – це ті гроші, які вимагають виплатити від кого-небудь за що – або. Ціни завжди виражаються в грошових одиницях і можуть відбивати ставки (наприклад100 дол. У годину) або загальні суми (500тым. дол. за весь проект). Формування ціни – це комерційне рішення, яке звичайно засноване на оцінці витрат, але оцінка це не ціна; якщо ми продаємо кому-небудь продукти або послуги те ми можемо призначити ціну вище або нижче нашого кошторису витрат.
6) Базис, або базовий бюджет – це майже синонім бюджету. Але існують дві тонкі відмінності: у перших базис проекту звичайно розділений на тимчасові етапи; у других, термін базис має на увазі певний рівень офіційного твердження. Ми можемо підготувати бюджет для проекту, але він не стане базисом, поки відповідні учасники проекту не затвердять його. Необхідно пам'ятати, що проектні базиси включають затверджені зміни. Тому, якщо потрібно обговорити вихідний базис, слід виключити з розгляду прийняті пізніше зміни.
7) Точність оцінок у цьому випадку не означає математичну точність, погрішність в 20-30 годин найчастіше цілком прийнятна для роботи, яку потрібно зробити протягом найближчих декількох тижнів.
При виконанні робіт, пов'язаних з визначенням вартості проекту, ми орієнтуємося трьома основними поняттями: витрати, ціна, прибуток. Ці поняття, безумовно, відомі всім, оскільки вони широко використовуються в побуті.
Витрати – витрати на певні види діяльності, витрати.
Ціна – грошове вираження вартості товарів і послуг, плата.
Прибуток – сума, що представляє різницю, на яку дохід перевершує витрати.
Основні співвідношення між ціною, витратами й прибутком можуть бути виражені в такий спосіб:
витрати + прибуток = ціна;
ціна – прибуток = витрати;
ціна – витрати = прибуток:
Ці, видалося б, примітивні міркування все-таки необхідні для того, щоб зрозуміти сутність різних способів, за допомогою яких формується бюджет проекту.
Вибір вихідного рівняння, виходячи з якого відбувається бюджет проекту, залежить від того, яка величина – ціна, витрати або прибуток – установлюється першої. Ці відмінності можна пояснити в такий спосіб:
у першому випадку ціна встановлюється, приміром, законодавчо або ж шляхом визначення так званої цільової ціни – на основі аналізу ринку;
у другому випадку витрати є фіксованими – за рахунок закупівель за контрактом, що гарантує постановку товарів по заздалегідь застереженій ціні й дозволяють чітко визначити витрати, але в теж час вільно варіювати значення ціни й прибутки;
третій випадок стосується деяких угод, у яких фіксованим є розмір прибутку, припустимої для компанії, - цей результат звичайно досягається при використанні системи ціноутворення «контракт із націнкою» або ціноутворення на основі відшкодування витрат.
Цільове ціноутворення широке використовується в багатьох галузях, у тому числі в автомобілебудуванні. Ціна готового автомобіля встановлюється таким чином, щоб виріб був конкурентоспроможним на ринку (занадто дорогі машини чи навряд будуть активно здобуватися споживачами) і в теж час забезпечувалася необхідна компанії різниця між ціною продажу й собівартістю. Такий підхід припускає визначення планової собівартості (так називають витрати на виробництво товару).
Проектувальникам товару в такій ситуації доводитися, відштовхуючись від цієї цифри, визначати вартість окремих його деталей і робіт. Найбільш важливі наслідки застосування цього підходу має для постачальників комплектуючих, які, у совою черга, установлюють значення планової собівартості для своєї продукції.
Сучасний менеджмент оперує в основному двома підходами при оцінці вартості витрат на реалізацію проекту.
Перші підхід - так званий підхід визначення вартості знизу нагору: витрати на кожному рівні реалізації проекту по конкретних видах робіт ураховується й підсумується, утворюючи єдину вартість усіх витрат по проекту. Цей підхід застосовується найчастіше при використанні контрактів, що передбачають відшкодування витрат.
При другому підході відбувається визначення вартості проекту зверху в низ: на весь проект визначається фіксована сума грошей, і розподіл засобів відбувається між різними етапами проектних робіт або на основі оцінок керівників проекту, або виходячи із принципів цільового ціноутворення.
Обоє підходу мають свої сильні й слабкі сторони. Переваги визначення вартості проекту методом знизу нагору в тому, що при його використанні оцінки витрат робляться людьми, що виконують конкретні роботи. Але це добре лише в тому випадку, коли протягом усього часу виконання проекту ціни стабільні. Якщо ж у керівника їсти тенденції урізати витрати, то виконавці, щоб зберегти свої позиції, можуть навмисно завищувати свої витрати, щоб потім, після скорочення, вийти на прийнятні цифри. У підсумку виходить, що весь процес будувався на взаємній недовірі, а це явно не поліпшує, обший атмосфери в групі. Крім того, сам цей метод значною мірою суб'єктивний і тому не відрізняється великою точністю.
Визначення витрат методом зверху в низ має на увазі розподіл бюджету між окремими виконавцями робіт у рамках проекту. Це завжди породжує певну конкуренцію між менеджерами різних напрямків за одержання ресурсів. Така конкуренція може мати як сприятливі наслідки це підвищення ефективності і якості так і не сприятлива наслідки це конфлікти між підрозділами.
Визначивши специфіку процесу оцінки витрат, необхідно зрозуміти, із чого ж в основному полягають витрати по реалізації проектів.
Основними елементами витрат є:
Заробітна плата – кількість оплачуваних годин, необхідне для виконання робіт;
Матеріали, використовувані в процесі;
Устаткування (покупка, експлуатація, обслуговування й амортизація засобів виробництва);
Непрямі витрати (транспортування, навчання персоналу, відрядні витрати);
Накладні витрати (оренда офісу, фінансове і юридичне забезпечення, оплата праці менеджерів і допоміжного персоналу).
Розглянемо на конкретному прикладі спосіб визначення загальної суми витрат, необхідних для реалізації проекту.
У школі прийняли рішення реалізувати новий освітній проект: увести нову додаткову платну послугу – уроки з комп'ютерною підтримкою, у проведенні яких будуть брати участь два вчителі – учитель інформатики й учитель – предметник, наприклад по іноземній мові. Скільки буде коштувати курс навчання й виходячи із чого розраховувати плату за навчання на один учня?
Оцінки часу робляться виходячи із тривалості курсу тобто з обсягу програми. Це по суті оцінка витрат праці, необхідна для визначення прямих витрат заняття ведуться двома вчителями одночасно, кожний з яких прагне одержувати Х рублів у годину. Отже, прямі постійні витрати, що не залежать від учнів у групі, складуть 2Х помножене на кількість годин Z, необхідне по програмі.
Оскільки курс є авторським і учнів для нього не існує, учням видаються роздавальні матеріали на друкованій основі й дискети для самостійної роботи. Це змінні витрати ( чим більше учнів, тем вище витрати). Їхня вартість становить Y рублів на людину. Якщо припустити, що загальне число учнів складе 15 людей, то до оцінки витрат треба буде додати ще 15Y.
Загальна сума цих витрат (2ХZ+ Y) буде визначати величину основних витрат. Однак було б помилкою зупинятися на цьому, оскільки є ще й непрямі витрати. До яких ставитися засобу на амортизацію комп'ютерів і множної техніки, комунальні платежі (світло, тепло), витрати на організацію системи додаткових платних послуг у школі (збір засобів батьківської плати, додаткова робота бухгалтерів і завуча, що становить розклад занять у рамках платних освітніх послуг), а також на доплати технікам за збільшення робочого часу (адже ці заняття проводяться в послеурочное час).
До цих засобів необхідно додати фіксовані суми нарахувань на заробітну плату.
Оскільки в системі утвору діяльність по організації додаткових платних освітніх послуг не припускає одержання прибутку, то вона тут і не враховується.
Досвід показує, що непрямі витрати приблизно на 70% збільшують суму основних витрат. Сума основних і непрямих витрат і покаже сукупні витрати на організацію витрат за новим курсом. Ці сукупні витрати, розділені на кількість людей у навчальній групі, і становить суму витрат на один, що навчається.
Взагалі ж при вирахуванні бюджету проекту отримані оцінки витрат можуть використовуватися різними способами. На початку роботи над проектом вони забезпечують приблизну виставу про його життя здатності – тобто про те, чи перевищать доходи необхідні інвестиції. Коли робота над проектом переходить у стадію детального планування, ці оцінки повинні переглядатися й відбивати нов рівень, що зріс, розуміння ситуації. Нові оцінки у випадку їх твердження кладуть в основу бюджету проекту, хоча нерідко й не без деякого уточнення. Саме такий бюджет закладають основу для здійснення контролю – особливо з погляду створюваних цінностей.
Похожие работы
... Асоціація Управління Проектами УКРНЕТ є національним відділенням International Project Management Association (IPMA) - світового лідера в області управління проектами. Асоціація сконцентрувала в собі потенціал ведучих учених і практиків України й відіграє ключову роль у Єдиній системі підготовки фахівців у цій професійній області. Десятилітній досвід роботи Асоціації дає підставу стверджувати, ...
... стандарті [7]. Стандарт пропонує структурований підхід для оптимального менеджменту усіх процесів, з яких складається проект. Неможливо досягти мети проекту без чітко організованої системи управління ресурсами. Для такого специфічного проекту, як впровадження системи якості ВНЗ, на перше місце виходить управління людськими ресурсами і, зокрема, управління командою проекту – групою співробітників ...
... ійних кредитів, оскільки невиконання позичальником своїх зобов’язань може серйозно вплинути на фінансовий стан банку. 3 Становлення управління проектами фінансування 3.1 Передумови розвитку проектного фінансування в Україні Проектне фінансування як різновид фінансування реальних інвестицій зарекомендувало себе як досить успішний спосіб залучення коштів для фінансування інвестиційних ...
... Метод є об'єктивним за своєю природою та ґрунтується на аналізі даних. Дана методика враховує міжособистісні аспекти та особливості управління проектами при реалізації цього підходу у реальних умовах. 3.2. Розробка критеріїв оцінки якості обслуговування абонентів мобільного зв’язку «Київстар» «Київстар» постійно працює над удосконалюванням якості своїх послуг, а для цього компанії важливо ...
0 комментариев