Контроль за исполнением плана

2.3. Контроль за исполнением плана

Планирование ничего не стоит, если отсутствует контроль за его выполнением. Оно теряет смысл, если план не выполняется, если работа по составлению плана проделывается впустую или же ведется очень плохо.

Ценность планирования в большей степени зависит от возможности осуществления плана, но возможность осуществления определяется целями и действиями человека.

Такая теория планирования активна, а не статична. Планирование является делом действий в настоящем, чтобы приготовиться для будущего, но не всегда ясно, что настоящее определяет будущее - может быть, наши представления о будущем определяют то, что мы делаем для него. Или, как указали Маджоун и Вилдавский (1978), не всегда ясно, планирование определяет осуществление или осуществление определяет планирование.

Таким образом, важность осуществления запланированной деятельности также важно, как и само планирование, и, соответственно, контроль за выполнением является важной частью планирования.

Глава 3. КОНТРОЛЬ

 

Самоконтроль и контроль итогов.

-     Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Любое планирование будет не столь эффективным если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает две задачи:

Рис. 2

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

Контроль за результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль).

В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

“Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.

3.1.     Информация и коммуникация.

Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.

Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладению информацией.

3.1.1.  Рациональное чтение

Это важно для руководителя, поскольку рационализировать чтение означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств.

Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.

Рис. 3

Рациональное чтение предполагает, прежде всего, определение того надо ли этот материал читать вообще, и, если да, то в каком объёме.

-     при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить;

-     надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение.

-     Выяснить, что бы мы хотели прочитать более интенсивно.

-     Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом

-     Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам.

-     Отыскивать всевозможные выделения и таблицы.

Читать можно также быстрее, если избавляться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения.

Необходимо также привыкнуть и к тому, что важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.

Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца.

Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме.

Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают:

-     Обзор. Надо узнать какую информацию несёт книга в целом.

-     Постановка вопросов. Это критическое чтение.

-     Чтение. Целевое и концентрированное восприятие.

-     Обобщение. Необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен.

-     Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста.

3.1.2.  Рациональное проведение совещаний.

Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и т.д.

Повестку дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечайте время в соответствии с его значимостью. Используйте для этого следующий формуляр: «План обсуждения».

«План обсуждения»

Тема

Дата

Время Место проведения

Документы для обсуждения

Участники

 После совещания

Возвращайтесь, хотя бы время от времени к ходу и результатам состоявшегося совещания, например путём опроса участников:

были ли достаточно ясны тема и цель совещания;

-     получил ли каждый из участников повестку дня

-     началось ли совещание вовремя, соблюдались ли повестка дня и регламент;

-     была ли достигнута цель совещания;

-     сколько времени было использовано неэффективно.

Следует составлять иногда и укороченный протокол с важнейшими данными и результатами, которые раздаются участникам.

Контролируйте, выполняются ли принятые решения всеми кого они касаются.

Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.