Ознакомление сотрудников

12. Ознакомление сотрудников

Лист ознакомления сотрудников с картой процесса:

Дата ознакомления	Наименование должности	Подпись	Расшифровка, Ф.И.О.	Примечание
1	2	3	4	5
	ГИП
	Начальник КТО
	Начальник ОГиЗ
	Начальник АСО
	Начальник КЭО
	Начальник ЭТО
	Начальник ОИО
	Работники производственных отделов
	Заведующий архивом
	Гл. специалист по архитектурной части проекта
	Гл. специалист по строительной части
	Гл. специалист по энергетической части проекта
	Гл. специалист по электротехнической части проекта
1	2	3	4	5
	Гл. специалист по технологической части проекта
	Работники органов контроля
	Работники отдела издания проектов

Справка о ходе процесса

В соответствии с результатами функционирования процесса «Разработка проекта здания» для вышестоящего руководства готовится справка о ходе этого процесса, которая представлена ниже.

Наименование показателя	Данные для расчета показателей		Оптимальное значение	Фактическое значение
	Наименование	Значение

Анализ данных о ходе процесса отражен в отчете о выполнении решений предыдущего «дня качества», состоявшегося ___________________

Ответственный за разработку:

____________/________________________

^{(подпись) (расшифровка подписи)}

Наименование выявленных несоответствий	Анализ возможных причин	Предлагаемые меры по устранению	Ответственный за устранение	Результаты по развертыванию мер

Наименование показателя	Фактическое значение каждого показателя за месяц	Интегральная оценка процесса за месяц	Вывод о результативности процесса

Предлагаются следующие мероприятия по улучшению процесса:

Мероприятия по улучшению	Содержание	Ответственный за исполнение	Срок исполнения	Дополнительные ресурсы

Анализ процесса

В ходе процесса разработки проектов зданий может возникнуть ряд проблем, оказывающих негативное воздействие на качество работы всей организации и, соответственно, на качество выполняемых проектов.

Анализ этих проблем наглядно представлен в табл.1

После исследования приведенных проблем можно сделать вывод, что наиболее существенными и часто возникающими из них являются:

разногласия с заказчиком по поводу оплаты;

разногласия в сроках выполнения;

нехватка компьютерной техники;

разный взгляд отделов-смежников на выполнение проекта.

Именно на эти проблемы следует обратить первоочередное внимание и разработать мероприятия по их устранению.

Мероприятия по улучшению процесса «Разработка проекта зданий»

По результатам анализа процесса разработки проекта здания могут быть предложены следующие меры для его улучшения:

1.  Помимо национальных стандартов рекомендуется применение стандартов предприятия, учитывающих его особенности. Для этого рекомендуется обратиться в ВУЗы области.

2.  Для устранения неточностей в выполнении работы и установления большего взаимопонимания в коллективе необходимо направлять некоторых сотрудников на курсы повышения квалификации. Для обучения персонала нужно разработать соответствующую программу, при этом обучение руководителей верхнего уровня, специалистов и простых исполнителей проводят по разной тематике в рамках необходимых знаний на данном уровне.

3.  Поощрять стремление сотрудников к самообразованию, что поможет развитию нестандартного мышления сотрудников и, следовательно, неординарному подходу к работе.

4.  Необходимо ввести журнал учета прихода и ухода сотрудников, что в значительной мере повлияет на скорость выполнения работы.

5.  Необходимо ввести систему денежных взысканий за нарушения дисциплины и грубые промахи при выполнении работы.

6.  Необходимо ввести систему вознаграждений за образцовое и скоростное выполнение работы.

7.  Для повышения мотивации и создания стимула необходимо повысить заработную платы сотрудников.

8.  Необходимо организовывать льготный отдых сотрудникам, имеющим проблемы со здоровьем и работающим плодотворнее и эффективнее остальных.

9.  Для поддержания психологической стабильности в коллективе можно нанять психолога, который поможет решить не только внутриколлективные, но и личные проблемы, что также положительно скажется на результатах работы.

10.      Для создания дружественной и доброжелательной обстановке в коллективе необходимо проводить корпоративные встречи.

11.      Для создания благоприятной внутренней атмосферы в организации необходимо осуществлять оперативное информирование персонала, т.е. проводить обсуждение на совещаниях, размещать статьи в корпоративной прессе, информацию на стендах, проводить семинары и оформлять регулярные отчеты, распространяемые во все отделы.

12.      Для избегания разногласий с заказчиками и пустых затрат времени нужно создать прайс-лист с перечнем оказываемых услуг, примерной стоимостью и сроками выполнения.

13.      Необходимо постоянно и тщательно следить за обновляющимися НТД, ГОСТами и СНиПами для своевременного обеспечения этой документацией работников производственных отделов и, соответственно, для избегания ошибок при разработке проектов.

14.       Необходимо повысить комфортность рабочих мест, а также создать специализированные рабочие места с целью обеспечения удобства работы сотрудников и снижения числа ошибок.

15.       Для ускорения работы нужно четко определить границы ответственности различных исполнителей.

16.       Необходимо заменить устаревшую технику новой, что позволит снизить затраты на периодический ремонт, увеличить скорость работы, а также исключить незапланированные простои в связи с ее поломкой.

17.       Необходимо закупать для работы только лицензионные программы, что сократит число поломок и ошибок при работе на компьютерах.

18.       Необходимо выделить больше времени и средств на проверку и диагностику компьютерной и копировальной техники во избежании частых сбоев в ее работе.

19.       С целью непрерывного улучшения процесса работы необходимо выполнять все решения, принимаемые по вопросам повышения качества.

Заключение

В курсовой работе был рассмотрен процесс разработки проекта здания. Все задачи, поставленные в начале выполнения работы, были выполнены, а именно:

было проведено интервью с одним из работников интересующей меня организации;

была составлена модель процесса, рассмотрены входящие в него подпроцессы, определены входы, выходы, ресурсы и управляющие воздействия;

был проведен анализ распределения ответственности и на его основе составлена матрица ответственности;

была разработана карта процесса, основой для которой послужила информация о структуре организации, ответственности, входных и выходных потоках, ресурсах и управляющих воздействиях:

для принятия обоснованного мотивированного решения о ходе процесса была создана справка о ходе процесса;

для выявления проблем, возникающих при функционировании процесса, проведен анализ процесса и подпроцессов, а также выяснены возможные причины их появления и варианты решения;

были разработаны мероприятия по улучшению рассматриваемого процесса.

Важно отметить, что улучшения, проводимые по одному или нескольким показателям, не принесут ожидаемого и желаемого эффекта. Для достижения поставленной цели нужно рассматривать данный процесс в комплексе с другими процессами, для чего необходимо более тщательное и глубокое изучение функционирования всей организации.

Приложение 1. Блок-схема процесса разработки проекта