Информационные технологии решения функциональных задач в муниципальном управлении на примере Серовского городского округа

2. Информационные технологии решения функциональных задач в муниципальном управлении на примере Серовского городского округа

 

Переход на массовую компьютеризацию задач, решаемых в муниципальном управлении, обусловлен следующими причинами:

ü   высокой динамичностью изменения обстановки в новых экономических условиях;

ü   необходимостью учета значительного числа факторов и ограничений при решении вопросов обеспечения жизнедеятельности города Серова;

ü   необходимостью обработки больших объемов информации в процессе изучения и оценки обстановки, подготовки и принятия управленческих решений.

Информатизация управленческой деятельности в Серовском городском округе реализуется в соответствии с разработанной концепцией создания автоматизированных информационных систем, в которой определены цели и основные положения построения системы, ее организация, приоритетность и поэтапность выполнения работ.

Особое внимание уделяется обеспечению информационной и интеллектуальной поддержки управленческой деятельности административных органов (начиная от мэрии до низовых звеньев управления) и оказанию информационных услуг предприятиям, организациям и населению города. Этому способствует тщательное изучение организационных структур и основных этапов процесса управления, включающих планирование деятельности, контроль за складывающимися ситуациями, формирование по результатам их анализа управляющих воздействий. Управленческие функции реализуются специалистами и руководителями структурных подразделений постоянно, протекают в жестком временном ритме оперативного реагирования на меняющуюся обстановку, а потому требуют информационного сопровождения и выработки сценариев поведения специалистов на каждом АРМ как звене городской сетевой информационной среды.

Информационная структура Серовского городского округа строится с учетом структуры и процессов функционирования его органов управления, потребностей в информационном обеспечении населения и различных организаций.

Безусловно, важнейшей целью создания и функционирования информационной системы управленческой деятельности административных структур является автоматизированная обработка всей поступающей информации для принятия главой Серовского городского округа и администрацией Серова своевременных, взвешенных и наиболее обоснованных решений по управлению социально-хозяйственным комплексом города.

В соответствии с рисунком 1 обобщенная структура мэрии города показывает составляющие систему городского управления подразделения, должностные лица которых являются пользователями информации.

Структурная схема административных органов в основном соответствует составу функциональных подсистем муниципальной информационной системы, которая решает такие комплексы функциональных задач, как:

ü   законодательное и нормативное обеспечение;

ü   экономика, финансы и налогообложение;

ü   управление муниципальным имуществом;

ü   социальная защита и помощь населению;

ü   здравоохранение;

ü   землеустройство, строительство, архитектура и экология;

ü   жилищное и коммунальное хозяйство;

ü   дороги и транспорт;

ü   образование;

ü   культура и спорт;

ü   торговля, общественное питание и бытовое обслуживание населения.

Рисунок 1 – Структура администрации Серовского городского округа

Функциональные подсистемы отражают вертикальную структуру органов управления на всех уровнях власти – администрация Серовского городского округа, городские комитеты и отделы, органы управления муниципальных учреждений (образования, здравоохранения, культуры).

Ведомственные организации представляют собой взаимодействующие подсистемы, с которыми организуется и осуществляется обмен информацией по интересующим вопросам.

Распределение по функциональным подсистемам определяет основу структуры информационной системы Серовского городского округа, т.к. информация в них легко структурируется по предметному признаку, обеспечивая необходимую унификацию для автоматизации процессов сбора, обработки, хранения, накопления в банках данных и использования информации в пределах подсистемы. В интересах совместно решаемых задач между подсистемами осуществляется автоматизированный обмен информацией, что обеспечивает функционирование системы в целом.

Информационная система Серовского городского округа включает в себя справочно-аналитическую и управленческую часть. Функционирование системы управления городом невозможно без справочно-аналитической системы, в которой сосредоточиваются большие общегородские массивы данных. В частности, функционируют базы данных по территориальному кадастру (Землепользование, Застройка, Транспортно-улично-дорожная сеть, Инженерное обеспечение и др.), база данных по предприятиям и организациям, базы данных по зданиям жилого и нежилого фонда, адресов строений и т.п.

Управленческая часть системы развивается по мере автоматизации рутинных процедур реализации функциональных задач и принятия решений, составной частью которых являются расчеты. В отличие от задач справочно-аналитического характера управленческие задачи обычно имеют четкую периодичность и жесткие сроки исполнения.

Примерами автоматизированного решения наиболее крупных задач являются расчет и выдача пенсий или расчет и распечатка платежных документов по сбору квартирной платы с использованием новых информационных технологий.

Функциональные задачи, решаемые в условиях информационной системы Серовского городского округа, связаны со стратегическим, перспективным и текущим планированием развития, учетом и контролем, регулированием муниципальной собственности. Для этого в структурных подразделениях органов управления создаются АРМ специалистов и базы данных, обеспечивающие решение задач по управлению средствами местного бюджета, имуществом органов самоуправления, а также землей и другими природными ресурсами, находящимися в муниципальной собственности, унитарными предприятиями, учреждениями, организациями, муниципальным жилым фондом, нежилыми помещениями и т.п.

Рассмотрим важнейшие направления информатизации работ, которые реализуют административный аппарат Главы Серовского городского округа и сотрудники подчиненных ему комитетов и отделов городского самоуправления.

Административное управление Серовского городского округа основывается на широком использовании распространенных общепользовательских и специализированных программных продуктов. Информатизация этого вида деятельности должна обеспечивать:

ü   работу должностных лиц с нормативно-справочной информацией;

ü   ведение учета и отчетности технических, материальных, финансовых и других ресурсов;

ü   осуществление планирования и контроля выполнения планов;

ü   применение в процессе деятельности должностных лиц расчетных задач и моделирования ситуаций;

ü   осуществление проектирования и макетирования документации;

ü   статистическую обработку данных;

ü   ведение служебной переписки, оформление нормативно-распорядительной и финансовой документации.

Для реализации административных функций аппарат управления оснащается специализированными рабочими местами, его сотрудникам обеспечен доступ к постоянно актуализируемым базам данных, охватывающим практически все направления решаемых функциональных задач. Это позволяет осуществлять информационное обеспечение деятельности администрации Серовского городского округа, вести подготовку законопроектов для внесения их главой Серовского городского округа в органы государственной власти Свердловской области, готовить проекты решений законодательной власти города.

Информатизация административной деятельности руководящих работников администрации Серова предусматривает внедрение и использование справочно-правовых систем, безбумажных технологий делопроизводства, электронного документооборота, а также ряда других реализованных фирмами-разработчиками офисных и административных программных средств и имеющегося на рынке программного обеспечения.

В их числе широко применяемые программные средства общепользовательских приложений, систем обработки документов, электронной почты. В качестве примеров можно привести программные средства для ведения делопроизводства, позволяющие осуществлять регистрацию и контроль исполнения выпускаемых администрацией города нормативно-распорядительных документов, проверку исполнения постановлений и распоряжений как главы Серовского городского округа, так и нормативно-правовых актов вышестоящих органов власти; осуществлять информационно-аналитическое и программное сопровождение деятельности главы Серовского городского округа, главы администрации Серовского городского округа; обеспечивать информационное взаимодействие со структурными органами администрации города, аппаратами органов государственной власти Свердловской области, общественными объединениями, действующими на территории города; вести сбор и обработку информации о социально-экономических, политических и правовых процессах, происходящих в городе и области.

Автоматизированные рабочие места юристов, экономистов, бухгалтеров, руководителей и специалистов органов власти и управления оснащаются справочной правовой системой «Консультант плюс», которая содержит документы органов государственной власти и включает документы региональных органов власти. Система позволяет оперативно осуществлять поиск необходимых документов по разным критериям: тематике, виду документа, принявшему его органу, названию документа, его номеру, дате принятия, тексту и ключевым словам.

В структурных подразделениях администрации Серовского городского округа используется сетевая версия «Консультант Плюс». В целях создания действенной системы правовой информированности предприятий города, обеспечения открытости и общедоступности нормативных актов местного самоуправления между администрацией Серовского городского округа и редакцией электронного средства массовой информации, каким является региональное представительство системы «Консультант Плюс», заключен договор о систематическом пополнении системы новыми сведениями.

В администрации для организации электронного документооборота, ведения электронных копий журналов регистрации, передачи документов по сети, контроля за выполнением распоряжений и постановлений создается подсистема «Документооборот», а для регистрации входящих писем, контроля за их прохождением, учета и контроля исходящей корреспонденции создаются автоматизированные подсистемы «Входящие письма» и «Исходящие письма». Создаются локальные базы данных с полными текстами распоряжений и постановлений главы администрации. Для записи населения на прием к руководству администрации АРМ инспектора общественной приемной оснащается не только подсистемами для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, но и базой данных «Прием» и т.п.

Комитет по управлению муниципальным имуществом является одним из важнейших структурных подразделений администрации Серовского городского округа. Информатизация деятельности этого комитета должна охватывать функции управления, пользования, распоряжения муниципальной собственностью, а также отражать в базе данных факты государственной регистрации юридических лиц и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Для специалистов департамента создаются АРМ, где с использованием ПК формируется реестр муниципальной собственности, автоматизируются процедуры регистрации с занесением в базы данных, осуществляется учет арендной платы. Все АРМ оснащаются справочно-поисковыми системами. В частности, пакет прикладных программ (ППК) «Имущество» осуществляет поиск и выборку информации в различных разрезах, позволяет производить учет муниципального имущества, муниципальных предприятий, учреждений, организаций. Обеспечивается автоматизация таких наиболее трудоемких процедур, как ввод и корректировка информации по муниципальным зданиям и помещениям, муниципальным предприятиям, учреждениям и административным органам, поиск зданий по адресу, а также формирование и печать различных отчетов и выборок. Значительное удобство пользователю создает наличие в ППП специальной программы по приему информации на магнитных носителях из муниципального учреждения технической инвентаризации и учета операций с недвижимостью о муниципальных зданиях. Эта информация используется для внесения изменений в базу данных и выполнения контрольных операций.

Специалисту, ведущему учет арендной платы за имущество, программно-технологическое обеспечение АРМ автоматизирует такие функции, как формирование договоров на аренду помещений и создание необходимых баз данных, отражающих содержание договорных документов, списки арендаторов и поступающих платежей. Создаваемые базы данных позволяют осуществлять необходимые корректировки, поиск договоров по их номеру и арендатору, выдавать всю необходимую информацию по запросам, а также использовать ее для составления отчетности о состоянии договоров аренды и поступивших платежах. Программное и информационное обеспечение АРМ позволяет автоматизировать составление оборотно-сальдовых ведомостей, квитанций по оплате, ведомостей должников с различными сроками задолженности, списки заканчивающихся договоров и т.п.

Необходимая для работы специалиста информация может поступать на обработку не только на бумажных носителях, но и по каналам связи с отражением на мониторе, что особенно удобно специалисту-пользователю при непосредственной работе с арендаторами.

На рабочих местах специалистов, занимающихся регистрацией юридических лиц или предпринимателей, устанавливается информационно-справочная программная система, которая позволяет не только вводить и корректировать данные, вести поиск нужной записи по ключевому выражению, формировать выборки по различным признакам, осуществлять печать нужных отчетов, но и пополнять локальную базу данных информацией, хранящейся на файл-сервере в качестве общесистемных сведений для всех программных разработок. Такими сведениями могут быть справочник улиц города, сведения о юридических лицах, их ИНН, коды ОКНО, ОКОНХ и другая информация.

Комитет по энергетике, транспорту, связи и ЖКХ, являясь структурным органом управления, несет полную ответственность за состояние дел в отрасли. Поэтому информатизация управленческих процессов имеет целью реализовать информационное обеспечение решения функциональных задач в областях энергетического, дорожно-транспортного, жилищно-коммунального хозяйства, средств связи и бытового обслуживания населения для нормальной жизнедеятельности горожан, содержания объектов внешнего благоустройства и надлежащего санитарного состояния Серовского городского округа. Применительно к каждому из перечисленных направлений органами управления соответствующих организаций создаются на базе локальных, открытых вычислительных сетей, информационные технологии, которые позволяют специалистам этих организаций, используя АРМ и информационное взаимодействие с общесистемными базами данных муниципальной информационной системы, решать все необходимые функциональные задачи.

Одним из таких наиболее трудоемких комплексов задач является организация учета расчетов с квартиросъемщиками. Охарактеризуем кратко возможности ППП «Учет расчетов с квартиросъемщиками».

Пакет предназначен для выполнения начислений, учета поступлений сумм и вывода рабочих итоговых документов по расчетам с населением за жилье и коммунальные услуги. Он позволяет выполнять весь перечень работ – от корректировки данных по каждому лицевому счету квартиросъемщика и благоустройству каждого жилого дома до закрытия отчетного периода и распечатки всех необходимых документов. Пакет позволяет хранить и изменять все параметры лицевого счета квартиросъемщика, включая льготы и субсидии, необходимые для производства начислений, выяснять текущий долг, текущее начисление, начисление за любой предыдущий период с учетом действующих в тот период тарифов и выполнять прочие расчеты, ускоряющие обслуживание квартиросъемщика.

При вводе данных о поступлениях денежных средств автоматически производятся контроль за правильностью ввода сумм по квитанции, подсчет количества документов и сумм по пачкам квитанций, а также проверяется номер вводимого лицевого счета. Пакет позволяет распечатывать ведомости поступлений, оборотные ведомости за отчетный период, своды и описи бандеролей для сберегательного и других банков, осуществляющих прием платежей, сводные отчетные документы, информационные квитанции для квартиросъемщиков и многие другие необходимые в работе документы.

Управления образования, здравоохранения, культуры и социальной защиты являются структурными органами администрации Серовского городского округа и в процессе своей деятельности имеют информационные связи с другими структурными подразделениями администрации города, областной администрации, а также с коммерческими и некоммерческими организациями, общественными объединениями и гражданами.

Наиболее важным аспектом деятельности специалистов этих управлений является слежение совместно с комитетом по экономике и финансам за движением финансовых потоков и, в частности, потоками бюджетных средств. Поэтому для автоматизации работ бухгалтера и экономистов в учреждениях, занимающихся распределением финансовых средств, кредитованием подотчетных учреждений и составлением сводной отчетности создаются АРМ со специализированным программным обеспечением, позволяющим генерировать платежные поручения после ввода сумм финансирования по учреждениям, формировать уведомления для учреждений после ввода векселей, взаимозачетов и выделенных кредитов. Эксплуатация АРМ основывается на постоянном обновлении баз данных, содержащих списки банков и учреждений, реквизиты плательщика, что позволяет формировать с использованием ПК все основные отчеты, связанные с отражением финансирования, кредитования, формирования остатков с нарастающими поквартальными итогами, расшифровкой финансирования по датам, по параграфам и т.п.

Основной задачей информатизации в деятельности управления здравоохранения и управления социальной защиты является организация информационного сопровождения движения бюджетных и других финансовых средств, которые предназначены для охраны здоровья и гарантированной доступной медицинской помощи населению города, выделяются бюджетом на гарантированную поддержку семьи, пожилых граждан, инвалидов, а также на развитие системы социальных служб, пенсионного обеспечения.

В формировании информационного обеспечения решения функциональных задач в области здравоохранения и пенсионного обеспечения большое значение отводится созданию и актуализации общесистемных и локальных баз данных. Они содержат справочные и статистические данные о проживающем в городе населении, состоянии эпидемиологической обстановки, проводимых медицинских осмотрах, прививках, а также позволяют выявлять финансовые затраты, которые связаны с проведением профилактических мер и лечением заболеваний. Большое значение уделяется анализу прохождения денежных средств между городским управлением здравоохранения и медицинскими страховыми компаниями.

Подсистема «Социальная защита» кроме общесистемных баз данных предусматривает использование большого разнообразия специализированных баз данных, необходимых для ведения в электронном виде документации по денежному содержанию пенсионеров различных групп. Так, создаются базы данных «Ветераны», «Инвалиды», «Слепые», «Многодетные», «Матери-одиночки», «Блокадники», «Репрессированные», «Военные узники», «Военные пенсионеры» и др. Создаются АРМ, которые оснащаются программным обеспечением для комплексного решения задач по начислению и выплате пенсий.

Программный комплекс «Расчет пенсий» позволяет производить начисление пенсий, просчитывать более выгодный вариант расчета, оперативно формировать выплатные документы для почтовых отделений связи или банков, создавать сводные и статистические отчеты для Пенсионного фонда. Информация из баз данных этого комплекса предоставляется в городскую налоговую инспекцию, используется при корректировке данных медицинских страховых компаний. Пополнение баз данных производится ежедневно в территориальных отделах социальной защиты населения города.

Для начисления и выплаты социальных пособий для различных категорий граждан используются специальное программное обеспечение и информация базы данных справочного характера, содержащие как нормативную, так и общую информацию по конкретному получателю пособия. В управлении здравоохранения и управлении социальной защиты населения Серовского городского округа АРМ оснащаются одинаковыми программными комплексами. Ежемесячно формируются статистические отчеты и своды о выплаченных суммах социальных пособий.

Таким образом, рассмотренные методические и практические стороны информатизации управленческой деятельности по ряду управлений и комитетов Серовского городского округа позволяют сделать некоторые обобщения по применению информационных технологий для автоматизации решения функциональных задач.

1.         Информационно-технологическую основу информационной системы Серовского городского округа составляют АРМ специалистов, решающих задачи по конкретным направлениям деятельности отдельных управлений и комитетов, реализующих узкоориентированные оперативно-тактические цели функционирования.

2.         Центральным звеном функционирующей информационной системы, объединяющей основные сегменты муниципальных информационных ресурсов, на основе которой построен информационный взаимообмен, является локальная вычислительная сеть администрации города, образованная из локальных сетей отдельных подразделений мэрии.

3.         Объединенные каналами связи многоуровневые открытые инфopмaциoннo-вычиcлитeльныe сети не только обеспечивают необходимое информационное взаимодействие между уровнями управления, но и позволяют организовать для каждого пользователя удобный интерфейс как со справочно-аналитический частью информационной системы Серовского городского округа, так и с корпоративной сетью, составляющей программно-технологическую базу решения функциональных задач.