Основные требования к оформлению управленческих документов

2. Основные требования к оформлению управленческих документов.

Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, рас­положенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного множе­ства документов, называется типовым формуляром, например, для всех управленческих документов типовой формуляр уста­новлен ГОСТом 6.10.5-87.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы до­кументирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Наиболее полно требования к составу и оформлению рекви­зитов изложены в двух нормативных актах — Государственной системе документационного обеспечения управления и ГОСТе Российской Федерации 6.30-97 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Они устанавливают почти макси­мальный набор реквизитов для любого из управленческих доку­ментов и их расположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но, поскольку конкретный состав реквизитов зависит от вида документа, а часть из них — взаимоисключающие, постольку на конкретном документе рек­визитов будет, безусловно, меньше.

Состав реквизитов следующим:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организации;

29 — отметка для автоматического поиска документа.

Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на доку­ментах министерств, ведомств, а также органов суда, прокурату­ры, арбитража, органов народовластия, высших органов управле­ния и др.

Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на блан­ках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской федерации. В этом случае целесообразно указывать на планке документа также наименование государства — Российская Федерация.

Эмблема организаций (03) — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск докумен­та, не допускается заменять эмблемой наименование предприя­тия или учреждения. Эмблему размещают, как правило, на левом поле на уровне названия организации или на верхнем поле документа; возможны и другие варианты, вплоть до фонового изображения на «фирменной» бумаге. Размеры эмблемы опреде­ляются руководством организации. Эмблема должна быть заре­гистрирована в установленном порядке и не изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разре­шение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гер­бов на бланках организации.

Код организации (04) по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКНО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации. Этот код может быть помещен на бланках организации заранее — типографским способом.

Код формы документа (05) по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответство­вать коду, содержащемуся в классификаторах управленческой до­кументации. Этот реквизит вносится при составлении конкретно­го документа.

Наименование организации (06), являющейся автором доку­мента, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, союза, ассоциации (при их наличии). Все эти наи­менования даются в именительном падеже.

Справочные данные об организации (07) указываются только в служебных письмах. К ним относятся: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа, телефона, факса, телекса, электронной почты, счетов в банке и др. Точного состава этих сведений и правил их оформления не установлено.

Наименование вида документа (08) является одним из важ­нейших реквизитов, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав его реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа должно соответствовать компетен­ции его автора, содержанию документа. Оно регламентируется Положением об организации (уставом), проставляется на всех до­кументах, за исключением писем и факсов, должно соответство­вать ГСДОУ, ОКУД.

Дата документа (09) является одним из основных реквизи­тов, который обеспечивает его юридическую силу. Датой доку­мента является дата его подписания или утверждения, для прото­кола — дата проведения заседания. Если авторами документа яв­ляются несколько организаций, то датой документа является наи­более поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа (10) — это условное обозна­чение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, при­казов) он обычно является порядковым номером дела с начала года. Для исходящих документов складывается из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядкового номера докумен­та. Порядок регистрации и конкретная структура индексов докумен­та регламентируются внутренними инструкциями.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) про­ставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма.

Место составления или издания документа (12) обязательно ука­зываются в том случае, если затруднено его определение по рекви­зитам «наименование организации» и «справочные данные об орга­низации». Целесообразно проставление этого реквизита на всех до­кументах. Место составления или издания указываются с учетом принятого административно-территориального деления.

Гриф ограничения доступа к документу (13) проставляется, если документ содержит сведения ограниченного распростране­ния, т. е. секретную или конфиденциальную информацию.

Адресат (14) указывается в основном на исходящих докумен­тах, что входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. Наличие этого рек­визита необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, доку­мент возвращается отправителю.

Гриф утверждения (15) указывается на изданных распоряди­тельных документах и на документах, которые утверждаются ком­петентными органами или должностными лицами.

В резолюции (16) фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и пос­ледующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Заголовок к тексту (17) является обязательным реквизитом для всех документов. Он должен быть максимально коротким и точным и отражать содержание документа. Заголовок необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предва­рительного прочтения всего текста. В одной строке заголовка дол­жно быть не более 28 знаков, точка в конце не ставится. Заголо­вок должен грамматически согласовываться с названием вида до­кумента, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».

Отметка о контроле (18) проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поруче­нию руководителя. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) каранда­шом фломастером или специальным штампом «Контроль». Место расположения определено на левом поле документа на уровне заголовка.

Текст документа (19) составляется на русском или националь­ном языке в соответствии с законодательством Российском Федера­ции и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Отметка о наличии приложений (20) помещается перед под­писью, содержит список приложений или указание на их количество.

Подпись (21) — это один из основных способов удостовере­ния документов. Она является обязательным реквизитом. Подпись на документе ставит лицо, которое несет ответственность за со­держание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр до­кумента В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.

Гриф согласования (22), т. е. предварительного рассмотрения вопросов, содержащихся в проекте документа, располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Визы (23) — реквизит неформализованный, проставляются в соответствии с порядком, принятым в организации.

Печати (24), подтверждая подлинность подписей, ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Такого рода документы удостоверяют пра­ва лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средства­ми и т. п. Печать должна быть хорошо читаема, по возможности захватывать часть наименования должности или располагаться на свободном месте документа.

Отметка о заверении копии документа (25) для придания ей юридической силы состоит из заверительной надписи «Верно», наи­менования должности сотрудника, заверившего копию, его лич­ной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Отметка об исполнителе (26) необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточне­ния затронутых в документе вопросов. Данный реквизит включа­ет фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя доку­мента и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27) проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Она проставляется на первой странице документа.

Отметка о поступлении документа в организацию (28) по воз­можности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя наименование получающей организации, дату поступления доку­мента, его входящий регистрационный номер.

Отметка для автоматического поиска документа (29) может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, и другие поисковые данные.