Модификация подсистемы АИСВУЗ "Основные средства"

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ

РОССИЙСКИЙ ХИМИКО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. Д.И. Менделеева

Новомосковский институт (филиал)

Кафедра «Вычислительная техника и информационные технологии»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

К ДИПЛОМНОЙ РАБОТЕ

НА ТЕМУ

Модификация подсистемы АИСВУЗ ”Основные средства”

 

Руководитель Емельянов В. И.

Студент Береснева Е.Н.

г. Новомосковск 2010 г.

Содержание

Реферат

Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Автоматизированные системы управления предприятием (АСУП)

1.2 Информационные системы

1.3 Краткая характеристика объекта

1.4 Описание производственных и функциональных структур (подразделений)

1.5 Описание системы управления

1.6 Схема документооборота

1.7 Основные средства

1.7.1 Понятие основных средств

1.7.2 Основные задачи бухгалтерского учета

1.7.3 Классификация основных средств

1.7.4 Восстановление основных средств

1.7.5 Учет износа основных средств

1.7.6 Основные принципы формирования и движения документов

1.7.7 Учет поступления основных средств

1.7.8 Учет аренды основных средств

1.7.9 Учет выбытия основных средств

2. Проектная часть

2.1 Цели проектирования и задачи

2.2 Пути решения или реализации проекта

2.2.1 Концептуальное решение проекта

2.2.2 Организация работы в сети

2.2.3 Порядок установки и запуска программы

2.2.4 Системные требования

2.2.5 Разработка алгоритма

2.2.6 Описание СУБД Visual Fox Pro 5.0

2.2.7 Клиент-серверная технология программирования InterBase

2.2.8 Структура основных и справочных БД

2.3 Описание работы программы. Руководство пользователя

3. Экономическая часть

3.1 Трудоемкость разработки АИС

3.2 Расчет затрат на разработку АИС

3.3 Определение возможной (договорной) цены АИС

3.4 Экономическое обоснование выбора комплекса технических и программных средств

3.5 Оценка социально-экономических результатов функционирования АИС

4. Безопасность жизнедеятельности

4.1 Пожароопасные и токсичные свойства веществ и материалов, применяемых при выполнении работы

4.2 Потенциальные опасности и вредности, которые могут возникнуть в процессе труда

4.3 Категорирование помещения

4.4 Санитарно-гигиеническая характеристика помещения

4.5 Условия безопасности при проведении экспериментальной части работы. Электробезопасность

4.5.1 Рекомендации по безопасной работе на компьютере

4.5.2 Режим работы

4.5.3 Электробезопасность

4.6 Пожарная безопасность и средства пожаротушения

4.7 Мероприятия по защите окружающей среды

4.8 Мероприятия по ГО

4.9 Расчетно-аналитическая часть

4.9.1 Категорирование помещения по пожарной нагрузке

4.9.2 Расчет вентиляции по избытку тепла

Заключение

Список используемых источников

Приложения

Реферат

 

Пояснительная записка состоит из 113 с., 11 рис., 15 табл.,

17 библиографических ссылок, 4 приложений.

Объектом исследования является рабочее место бухгалтера по учету основных средств.

Цель дипломного проекта – разработка автоматизированного рабочего места для ведения бухгалтерского учета основных средств в НИ РХТУ.

«АРМ бухгалтера по основным средствам» предназначено для работы на локальном компьютере, а также использования его в сети. Техническая реализация работы основана на применении автоматизированного метода ведения баз данных взамен ручному методу, требующему значительных затрат труда и времени.

Разработка осуществлялась с помощью СУБД Visual FoxPro 5.0 и выполнена в виде процедурного файла, а также включает в себя необходимые файлы баз данных, файл меню, экранные и печатные формы документов. Диалог пользователя с программой осуществляется через строку меню, с помощью которого осуществляется все управление системой: ввод новых данных, просмотр и редактирование существующих, формирование и печать различных отчетов, а также выполнение необходимых бухгалтерских операций.

Внедрение «АРМ бухгалтера по учету основных средств» обеспечит повышенную надежность хранения информации, снижение до минимума ошибок в документах, существенное сокращение времени на подготовку выходных документов (отчетов), повышение достоверности и своевременности обработки информации, обеспечение своевременности ознакомления с документом и сокращение времени для доступа к ним пользователей, обеспечение централизованного ведения необходимых для работы баз данных для получения того или иного документа.

Введение

Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных со всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера.

В последние годы возникает концепция распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ.

Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими:

1)         принцип системности: АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением;

2)         принцип гибкости: означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов;

3)         принцип устойчивости: заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия внешних и внутренних факторов; это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстановима.

4)         эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.

Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

Известно, что наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов (экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной.

Накопленный опыт подсказывает, что АРМ должен отвечать следующим требованиям:

1)         своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;

2)         минимальное время ответа на запросы пользователя;

3)         адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;

4)         простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания;

5)         терпимость по отношению к пользователю;

6)         возможность быстрого обучения пользователя;

7)         возможность работы в составе вычислительной сети.

Анализ диалоговых систем с точки зрения организации этого диалога показал, что их можно разделить (по принципу взаимодействия пользователя и машины) на:

1)         системы с командным языком;

2)         человек в мире объектов";

3)         диалог в форме "меню".

В настоящее время наиболее широкое распространение получил пользовательский интерфейс, сочетающий в себе свойства двух последних. Такая форма организации диалога человека и машины наиболее удобна и все современные программы в той или иной мере используют ее. В любом случае она должна соответствовать стандарту CUA (Common User Access) фирмы IBM.

Как же развивались программные средства, которые теперь являются базовыми при АРМ для различных профессий, связанных с обработкой информации и принятием управленческих решений?

Первыми появились программные средства для автоматизации труда технического персонала, что обусловлено, вероятно, большой формализацией выполняемых ими функций. Наиболее типичным примером являются текстовые редакторы, применение которых позволяют значительно повысить производительность труда операторов.

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем, чтобы найти требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такой работы были созданы системы управления базами данных (СУБД). СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и быстро находить нужные данные.

Так, например, при работе с картотекой постоянно нужно просматривать большие архивы данных для поиска нужной информации, особенно если карточки отсортированы не по нужному признаку. СУБД справится с этой задачей за считанные секунды.

Большое число специалистов связано также с обработкой различных таблиц, так как в большинстве случаев экономическая информация представляется в виде табличных документов. Электронные таблицы позволяют создавать подобные документы. Они очень удобны, так как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении исходных. Поэтому они широко используются, например, при прогнозировании объемов сбыта и доходов.

Достаточно большой популярностью в учреждениях пользуются программные средства АРМ для контроля и координации деятельности организации, где вся управленческая деятельность описывается как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца и ответственных исполнителей. При этом деятельность каждого работника увязывается с остальными. Таким образом, создается план-график работ. Пакет может автоматически при наступлении срока формировать задания исполнителям, напоминать о сроке завершения работы и накапливать данные об исполнительской деятельности сотрудников.

Важную роль в учрежденческой деятельности играет оперативный обмен данными, который занимает до 95% времени руководителя и до 53% времени специалистов. В связи с этим получили распространение программные средства типа "электронная почта". Их использование позволяет осуществлять рассылку документов внутри учреждения, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест и даже проводить совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга. Проблема обмена данными тесно связана с организацией работы АРМ в составе вычислительной сети.

В настоящее время наблюдается тенденция перехода к созданию АРМ профессионального назначения. Оно выражается в следующем:

1)         учет решаемых задач;

2)         взаимодействие с другими сотрудниками;

3)         учет профессиональных привычек и склонностей;

4)         разработка специальных технических средств (мышь, сеть, автоматический набор телефонных номеров и пр.).

Оснащение специалистов такими АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность и при этом повысить скорость и достоверность обработки экономической информации, что необходимо для эффективного планирования и управления.

Заглядывая в будущее, следует отметить, что дальнейшее развитие рыночных отношений, а также повсеместное введение ПЭВМ и АРМ на их основе приведет к значительному развитию отечественного рынка программных средств и соответственно усилению конкуренции, которая и сейчас уже ощущается весьма значительно. А конкуренция, как известно, является важным фактором уменьшения цен на программное обеспечение, снижения себестоимости их создания, а также улучшения их качества.

1.         Теоретическая часть 1.1 Автоматизированные системы управления предприятием (АСУП)

Автоматизация представляет собой совокупность предметных технологий и может относиться к различным объектам или производственным системам. В соответствии с этим можно получить один из признаков классификации производственных систем: например промышленная система, банковская система, муниципальная система, и т.д.

Если рассматривать производственную систему, то простая автоматизация предметных технологий представляет собой АСУП. Если заданная АСУП позволяет проводить финансовый, управленческий анализ и т.д., то такая АСУП называется интегрированной.

АСУП - это взаимосвязь информационных потоков, средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных [4].

При построении АСУП прежде всего необходимо выделить цели. Цель функционирования АСУП - это повышение экономической эффективности предприятия. АСУП, как правило, многоуровневая система. Стандартно выделяют 3 уровня:

1) стратегический (верхний): решаются задачи, связанные с долгосрочными планами, с поддерживанием финансового равновесия предприятия, с решением задач, которые связаны с воздействием окружающей среды;

2) тактический (средний): оперирует с внутренней информацией и частично с внешней, служит для детализации планов и директив, спускаемых с верхнего уровня;

3) оперативный (нижний): служит для учета и контроля решения всех задач по автоматизации.

На каждом уровне выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы называются функциями. Типичными являются следующие функции:

1)         планирование – посредством его реализуется цель управления на всех уровнях;

2)         учет и контроль – направлены на получение информации о ходе работы предприятия;

3)         анализ и регулирование – сопоставление фактических показателей с нормативными, определение и устранение отклонений от плана [5].

1.2 Информационные системы

Информационная система (ИС) - это часть АСУП, объединяющая аппаратные и программные средства сбора, обработки, передачи и хранения информации со своим управленческим персоналом. Современные информационные системы являются интегрированными управляющими системами.

При создании информационных систем необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки информации, так и специфические. К общим принципам построения и функционирования относятся:

1)         принцип первого лица, определяющий право принятия окончательного решения и порядок ответственности на различных уровнях управления;

2)         принцип системного подхода, предполагающий выработку общих целей функционирования объекта в условиях автоматизации;

3)         надежность, т.е. «живучесть» и жизненный цикл программного обеспечения;

4)         принцип непрерывности развития, требующий возможность расширения без существенных организационных изменений;

5)         принцип экономичности, повествующий о том, что выгоды от внедрения системы должны превышать расходы на нее;

6)         принцип совместимости предполагающий, что система органически вписывается в организационную структуру предприятия и учитывает интересы и квалификацию людей, работающих с ней.

Среди специфических черт можно отметить следующую: в ИС осуществляется интеграция различных видов учета: оперативного, бухгалтерского и статистического на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, т.к. каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи. Одним из основных принципов любой системы управления является принцип обратной связи. В настоящее время осуществить обратную связь можно, только решив задачи бухгалтерского учета. Бухгалтерские методики получения информации являются единственными источниками достоверной информации для обратной связи. Эту информацию руководители предприятий используют для принятия решений.

ИС обычно создаются на основе комплекса автоматизированных рабочих мест (АРМ) отдельных работников. Каждый АРМ решает свои задачи, располагает своим набором хозяйственных операций и проводок, имеет свои первичные документы и отчетные формы. Для каждого АРМ разрабатывается самостоятельный программный модуль.

ИС для малых и средних предприятий не имеет резко выраженных уровней, многие АРМ объединены, а некоторые могут отсутствовать. Схема управления малым предприятием в условиях использования бухгалтерской информационной системы приведена ниже [6].

Готовая продукция

Сводные

Рис. 1.1. Структура ИС малого или среднего предприятия

1.3 Краткая характеристика объекта

В качестве объекта рассматривается Новомосковский институт Российского Химико-Технологического Университета имени Д.И. Менделеева. Институт включает в себя четыре учебных корпуса, которые располагаются в разных частях города:

1)         Старый корпус.

2)         Новый корпус.

3)         КЗ - кафедра машин и аппаратов химических производств.

4)         Лабораторный.

Основное количество профессий, представленных для обучения в данном учебном заведении, находит применение на местном градообразующем предприятии - АОЗТ «АЗОТ». Там же студенты могут проходить производственную практику, активно участвуя в модернизации производства сразу по нескольким направлениям. Химический завод ставит перед институтом определенные задачи, а наилучшие решения имеют шанс быть воплощенными в жизнь. Модернизация оборудования, детальная разработка технологий производства, обучение персонала нововведениям - все это производится на базе крупнейшего в нашем городе учебного заведения. Тесное сотрудничество производства и науки позволяет развивать и новые технологии, которые пока реальны только в лабораторных условиях. А в будущем, возможно, будут воплощены реально в общепромышленных масштабах. Лаборатории находятся в постоянном использовании, совершенствовании и обслуживании. Для учета, документирования, возможности наращивания и т.д. необходимо вести строгий учет всех изменений, происходящих с течением времени. Для данных целей, предназначено автоматизированное управление учетом основных средств. В данный момент комплекс оборудования и программного обеспечения находится на стадии разработки.

Бухгалтерия насчитывает 10 человек. Возглавляется главным бухгалтером и заместителем главного бухгалтера. Состав бухгалтерии по штатному расписанию:

1)         главный бухгалтер;

2)         зам. главного бухгалтера;

3)         старший бухгалтер расчетного отдела;

4)         бухгалтер расчетного отдела;

5)         старший бухгалтер материального отдела;

6)         бухгалтер материального отдела;

7)         старший бухгалтер общего отдела;

8)         бухгалтер общего отдела;

9)         старший бухгалтер НИР;

10)      старший кассир.

На данный момент основная масса работ бухгалтерии ведется вручную путем заполнения множества бланков исходных документов, сопоставления натуральных ежемесячных остатков с книжными. После чего составляются и предоставляются на проверку большое количество всевозможных отчетов. Таким образом, производится начисление ежемесячных пособий в связи с аварией на ЧАЭС, а также 20% надбавки к стипендии; ведется аналитический и синтетический учет основных средств (ОС), складской учет. Единственная задача, которая сейчас решается автоматизированным способом, т.е. с помощью PC - составление расчетных ведомостей на выплату стипендий студентам и аспирантам ежемесячно, составление проводок по начислению стипендий, а так же ведение главной книги: составление ежемесячного, квартального и годового балансов. Отдел бухгалтерии института решает вопросы бухгалтерского учета и контроля, а именно:

1)         начисление зарплаты сотрудникам института (по бюджету);

2)         начисление пенсий;

3)         составление ежемесячных, поквартальных и годовых балансов;

4)         контроль за расходованием подотчетных сумм;

5)         начисление стипендий студентам, осуществление контроля за расходами стипендиального фонда и фонда материального поощрения студентов;

6)         учет движения основных средств (ОС);

7)         учет кассовых операций;

8)         учет банковских операций и т.д.