Основные приемы работы в Ехсеl

Содержание

1. Основные понятия и определения

2. Табличные процессоры. Общие сведения

3. Пользовательский интерфейс Ехсеl 2000

4. Основные приемы работы в Ехсеl

5. Формулы и функции в Ехсеl

6. Гиперссылки в Ехсеl

7. Диаграммы и графики в Ехсеl

8. Расширение базовых возможностей Ехсеl

Использованная литература

1. Основные понятия и определения

Технические средства компьютера являются универсальным инструментом для решения широкого круга задач. Однако эти задачи решаются лишь в том случае, если компьютеру известен алгоритм их решения.

Алгоритм – точное предписание, определяющее процесс преобразования исходных данных в конечный результат. Общими свойствами любого алгоритма являются определенность, массовость и результативность. Определенность (детерминированность) алгоритма обеспечивает однозначность результата и исключает возможность искажения или двусмысленного толкования предписания. Массовость алгоритма означает, что его можно использовать для решения любой задачи из некоторого класса однотипных задач, отличающихся исходными данными. Результативность алгоритма – это возможность получения результата за конечное число шагов.

Программа – данные, их описание и алгоритм, записанный на языке программирования. Программа описывает операции, которые необходимо выполнить для решения поставленной задачи. Зачастую для достижения результата используется не отдельная программа, а несколько программ, объединенных под общим названием пакет программ. В пособии синонимом терминов "программа" или "пакет программ" является термин приложение.

Действия над данными, предписываемые программой, называются операциями, а элементарное предписание, предусматривающее выполнение определенной операции, - командой.

Программирование — процесс создания программ с использованием различных языков программирования.

Программное обеспечение (ПО) – совокупность программ, позволяющих осуществить на компьютере автоматизированную обработку информации.

Настройка компьютера на решение задачи осуществляется путем загрузки в оперативную память соответствующей программы. Таким образом обеспечивается программная специализация компьютера.

Любая программа в зависимости от назначения и реализуемых функций относится к одному из двух классов: системное (общее) и прикладное (специальное) ПО.

Пакет прикладных программ (ППП) — совокупность программ для решения круга задач по определенной тематике или предмету. Различают следующие типы ППП:

• общего назначения;

• методо-ориентированные;

• проблемно-ориентированные.

ППП общего назначения ориентированы на автоматизацию широкого класса задач пользователя. К этому классу НПП относятся:

• текстовые процессоры (например, Microsoft (MS) Word);

• табличные процессоры (МS Ехсеl);

• системы управления базами данных (МS Ассеss);

• системы динамических презентаций (МS РоwerРоiпt);

• графические процессоры (Соrel Draw);

• издательские системы (РаgeMaker, Quark ХРress);

• интегрированные системы (МS Works);

• системы автоматизации проектирования (САSЕ-технологии);

• оболочки экспертных систем, систем поддержки принятия решений и др.

2. Табличные процессоры. Общие сведения

Программы для обработки табличных данных появились практически одновременно с созданием персонального компьютера. Функциональные возможности этих приложений постоянно растут, увеличивая их популярность.

Табличное представление позволяет быстро осуществлять расчеты над большими объемами данных. Если расчеты выполняются однократно, то оправдано использование калькулятора. Однако многократное выполнение расчетов вызывает утомление и раздражение, что приводит к появлению ошибок и необходимости перерасчета, сопряженного с материальными и временными затратами.

IIоскольку персональные компьютеры служат для выполнения многократно повторяющихся однообразных действий, то естественным стало использование при организации расчетов электронных таблиц. Пользователю предоставляется возможность размещать данные в таблице на экране монитора, являющейся аналогом таблицы на бумаге, и использовать для их обработки встроенные функции. Электронные таблицы или табличные процессоры, являются универсальными средствами для автоматизации расчетов над большими объемами табличных данных.

Электронная таблица создается и хранится в памяти компьютера. В дальнейшем ее возможно изменять, просматривать, сохранять на магнитном носителе а также выводить копию на печать. На экране дисплея электронная таблица отображается виде двухмерной матрицы, состоящей из столбцов и строк, на пересечения которых располагаются ячейки (клетки). В зависимости от используемого табличного процессора размер матрицы различен. Для обращения к содержимому ячейки используется однозначно определяющий ее идентификатор. В качестве такого идентификатора выступает адрес (номер столбца и номер строки, на пересечении которых располагается ячейка). В ячейки электронной таблицы вводятся числа, текст, формулы или гиперссылки. Для задания текущей ячейки таблицы используется специальный указатель ячейки (табличный курсор), который имеет вид рамки. Ввод и редактирование данных осуществляются пользователем в текущую ячейку.

Концепция электронной таблицы, впервые реализованная для компьютера фирмы Apple, оказалась удачной, и в течение нескольких лет был выпущен ряд программных средств этого класса (семейства Visicals, Supercals, Multiplan). Электронные таблицы стали одним из основных компонентов интегрированных пакетов программ Works, Symphony. Большое влияние на развитие программных средств этого класса оказала разработка пакета Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development. Этот пакет благодаря своим функциональным возможностям и скорости обработки долгое время являлся эталоном для аналогичных программных продуктов.

Разработчики табличных процессоров ориентируются на следующие критерии: расширение функциональных возможностей, увеличение скорости обработки, обеспечение простоты изучения и удобства использования. Современные табличные процессоры содержат средства для работы с текстами, таблицами, графикой, гиперсвязями, а также дополнения для моделирования, анализа и прогнозирования.

На практике электронные таблицы получили широкое распространение при экономических расчетах. Это обусловлено тем, что решение большинства экономических задач связано с обработкой табличных документов и результаты решения ряда задач следует представлять в табличной форме.

К основным функциям табличных процессоров относят:

• создание таблиц одноразового и многоразового пользования;

• выполнение специальных расчетов (математических, статистических, бухгалтерских и пр.). При изменении исходных значений расчетные должны автоматически изменяться. Это позволяет осуществлять анализ результатов и получать множество вариантов решения задачи;

• построение по данным таблицы разнообразных графиков и диаграмм;

• взаимодействие с другими офисными продуктами, текстовыми редакторами, системами управления базами данных и пр.

На рынке программных продуктов наиболее популярными представителями этого класса являются табличные процессоры различных версий Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development Inc.‚ Quattro Pro фирмы Novell и Ехсеl корпорации Мiсrosoft. Эти продукты являются компонентами соответствующих офисных пакетов — Lotus SmartSuit, Perfect Office и Miсrosoft Office.

Функциональные возможности табличного процессора обеспечивают его широкое использование для финансовой обработки данных, научных и инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде. К основным функциональным возможностям табличных процессоров относят следующие:

• построение таблиц любой формы и их сохранение на магнитном носителе в виде отдельного файла;

• корректировка структуры созданной таблицы (перемещение, добавление, удаление, мультиплицирование строк, столбцов и диапазонов ячеек);

• выбор цветового оформления таблицы, различных шрифтов и стилей, ввода текста под различными углами, автоформатирование таблицы;

• обработка разнообразных типов данных (чисел, дат, формул, гиперссылок);

• поддержка форматов файлов разнообразных программных продуктов (например, Lotus 1-2-3);

• импорт и экспорт табличных данных из внешних баз данных (с возможностями предварительного отбора);

• импорт графических объектов в таблицу (поддержка ОLЕ-технологии);

• наличие механизма мастеров, которые позволяют автоматизировать выполнение операций (например, мастер диаграмм или мастер функций);

• представление данных таблицы в виде двух- и трехмерных графиков и диаграмм. Содержит разнообразные инструменты для редактирования графиков и диаграмм, включая средства для создания смешанных двухмерных графиков;

• использование библиотеки стандартных функций (математических, тригонометрических, статистических, бухгалтерских и пр.);

• реализацию комплекса матричных и оптимизационных вычислений;

• защиту таблицы от несанкционированного доступа;

• средства формирования профессиональных отчетов, а также возможность использования других компонентов Miсrosoft Office (МS ‚Word, МS Ассеss) для этих целей;

• упорядочивание, удаление, копирование, нахождение по условию данных в таблице;

• открытие и возможность работы одновременно с несколькими таблицами;

• связку таблиц, то есть автоматический перенос информации из одной таблицы в другую;

• анализ влияния изменений одних данных на другие, используемый, например, при прогнозировании динамики различных процессов;

• поддержку работы в сети и организацию коллективной работы при одновременном редактировании таблицы несколькими пользователями. Возможно добавление комментариев с указанием пользователя, отслеживание внесенных изменений, установки персональных опций просмотра, печати и фильтрации, обеспечивается синхронизация таблиц через определенные интервалы времени;

• интеллектуальное реагирование на действия пользователя (реализация технологии IntelliSence) — система предугадывает действия пользователя и помогает ему выполнить их;

• поддержку технологии drag-and-drop;

• автоматическое исправление синтаксических ошибок при задании текста и формул;

• задание ограничения на вводимые данные путем указания списка или диапазонов допустимых значений (нарушающие эти условия данные выделяются специальным образом);

• обработку таблиц с помощью макрокоманд, создание модулей на встроенном языке программирования VВА;

• поддержку гипертекстовых ссылок, обработки встроенных в таблицы запросов по поступившей из сети команде, что позволяет поддерживать Wеb-технологию.