Навигация
АНАЛИЗ, ОЦЕНКА И ВЫБОР ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ ПАКЕТОВ ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ СВОЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
30470
знаков
0
таблиц
0
изображений
2. АНАЛИЗ, ОЦЕНКА И ВЫБОР ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ ПАКЕТОВ ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ СВОЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Во время работы с документом или электронной таблицей вы обычно полностью свободны в определении содержимого документа или каждой ячейки таблицы. В текстовом редакторе такая гибкость необходима для того, чтобы поместить ту или иную информацию в нужное место на странице, а в электронной таблице вы должны иметь возможность хранить исходные данные, производить необходимые вычисления и представлять результаты в нужном виде. Эта гибкость обеспечивает успешное решение относительно небольших, хорошо сформулированных задач. Но когда электронная таблица содержит несколько сотен строк, а документы состоят из многих страниц, то работать с ними становится довольно трудно. С ростом объема данных вы можете обнаружить, что превышены установленные электронной таблицей или текстовым редактором ограничения на память или же вообще исчерпаны возможности компьютерной системы. Если вы разрабатываете документ или электронную таблицу, которые предназначены для других пользователей, то становится трудно (или даже невозможно) проконтролировать ввод новых и использование уже имеющихся данных. Например, когда в электронной таблице в одной ячейке должна храниться дата, а в другой - денежное поступление, пользователь чисто случайно может их перепутать. Кроме того, если вам понадобится работать не только с цифровой или текстовой информацией, вы можете обнаружить, что ваша электронная таблица не может работать с информацией, представленной в виде рисунка или звука.
СУБД позволяет задать типы данных и способы их хранения. Вы также можете задать критерии (условия), которые СУБД будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных. В самом простом случае условие на значение должно гарантировать, что вы не введете случайно в числовое поле буквенный символ. Другие условия могут определять область или диапазоны допустимых значений ваших данных. В наиболее совершенных системах вы можете задать отношения между совокупностями данных (обычно называемыми таблицами или файлами) и возложить на СУБД обеспечение совместимости или целостности данных. Например, можно заставить систему автоматически проверять отношение введенных заказов к конкретным клиентам.
Microsoft Access предоставляет вам максимальную свободу в задании типа ваших данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы). Вы можете задать также форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и предоставления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в базе данных хранятся только корректные значения, можно задатьусловия на значения различной степени сложности.
Так как Microsoft Access является современным приложением Windows, вы можете использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange, динамический обмен данными) и ОLЕ (Оbject. Linking and Embedding, связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложениями. В Access вы можете при помощи макросов или Access Basic осуществлять динамический обмен данными с другими приложениями. OLE является более изощренным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access . Такими объектами могут быть картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других поддерживающих ОLЕ приложений Windows. Microsoft Access может работать с большим числом самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Вы можете осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов или электронных таблиц. С помощью Access вы можете непосредственно - обрабатывать файлы Рагаdох, dВАSE III, dВАSЕ IV, FохРго и др. Можно также импортировать данные из этих файлов в таблицу Access .
Работа с данными в текстовом редакторе или электронной таблице значительно отличается от работы с данными в СУБД. В документ, подготовленный с помощью текстового процессора, вы можете включить табличные данные и использовать для их обработки ограниченный набор функций. Можно выполнить поиск строки символов в исходном документе, с помощью ОLЕ включить в него таблицы, диаграммы или картинки из других приложений. В электронной таблице некоторые ячейки содержат обеспечивающие нужные вычисления или преобразования формулы, а данные, которые являются для них исходной информацией, вы можете ввести в другие ячейки. Данные из электронной таблицы, созданной для какой-то конкретной цели, очень трудно потом использовать в решении других задач. Чтобы выполнить новую задачу, вы можете организовать связь с данными другой электронной таблицы или использовать ограниченные возможности поиска для копирования выбранного подмножества данных одной из электронных таблиц в другую, которая потребуется вам для решения новой задачи. СУБД позволяет работать с данными, применяя различные способы. Например, вы можете выполнить поиск информации в отдельной таблице или создать запрос со сложным поиском по нескольким связанным между собой таблицам или файлам. С помощью одной единственной команды можно обновить содержание отдельного поля или нескольких записей. Для чтения и корректировки данных вы можете создать процедуры, использующие функции СУБД. У многих систем имеются развитые возможности для ввода данных и генерации отчетов. В Microsoft Access для обработки данных ваших таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language - Структурированный язык запросов). Используя, вы можете выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Чтобы заставить Microsoft Access решать ваши задачи, вам совершенно не требуется знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц использует однажды заданные вами связи между таблицами. Вы можете сконцентрировать свои усилия на решении информационных проблем, не затрачивая сил на построение сложной системы, которая отслеживает в вашей базе все связи между структурами данных. В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса - так называемый "запрос по образцу" (QBE, query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, вы можете буквально за секунды построить довольно сложный запрос.
Электронные таблицы и текстовые документы являются прекрасными средствами для решения так называемых "однопользовательских" задач, но они плохо приспособлены для работы в режиме коллективного пользования. Электронные таблицы также полезны в качестве шаблонов для простых форм ввода информации, но если вам нужно произвести комплексную проверку данных, то здесь их функций явно недостаточно.
Электронная таблица хороша в качестве шаблона для счета-фактуры в небольшой фирме. Но если с расширением бизнеса начинает возрастать число сотрудников, вводящих в компьютер заказы, то без базы данных вам не обойтись. Точно так же электронная таблица может использоваться на крупных предприятиях для подготовки сотрудниками отчетов о своих затратах, но для составления общей бухгалтерской отчетности эти сведения все равно должны собираться в базе данных. В тех случаях, когда возникает необходимость коллективного пользования информацией, настоящая система управления базами данных позволяет защищать информацию от несанкционированного доступа так, что право знакомиться с данными или корректировать их получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного пользования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким пользователям одновременно корректировать одни и те же данные. Поскольку в Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства зашиты и обеспечения целостности данных. Вы можете заранее указать, какие пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам (таблицам, формам, запросам) вашей базы данных. Microsoft Access автоматически обеспечивает защиту данных от одновременной их корректировки разными пользователями. Microsoft Access также опознает и учитывает защитные средства других подсоединенных к вашей базе структур (таких, как базы данных РаrаDох, dBASE, и SQL).
Ниже приведен перечень основных причин, по которым переход к использованию в работе Access представляется целесообразным.
1. У вас имеется слишком много отдельных файлов или какие-то из файлов содержат большой объем информации, что затрудняет работу с данными. К тому же работать с такими объемами данных могут вам не позволить ограничения по памяти программы или системы.
2. Вы используете данные различными способами: для информации по конкретным сделкам (например, счета-фактуры), для итогового анализа (например, по ежеквартальным объемам продаж), или вы используете эти данные для прогнозирования тех или иных ситуаций. Поэтому вы должны быть в состоянии рассматривать эти данные с разных сторон, что существенно затрудняет создание удовлетворяющейвсе ваши нужды единой структуры представления данных.
3. Имеется необходимость в использовании одних и тех же данных разными специалистами. Например, их вводом, обновлением и анализом занимаются самые разные люди. Если в электронную таблицу или документ вносить изменения может только один человек, то с базой данных могут взаимодействовать в одно и то же время несколько пользователей, модифицируя содержимое одной и той же таблицы. При этом в базах данных гарантируется, что пользователи всегда работают с последними модификациями данных.
4. Вы должны обеспечить защиту данных от несанкционированного доступа, контролировать их значения и поддерживать целостность базы данных - ведь к данным имеют доступ много пользователей, эти данные используются в работе вашей фирмы и взаимосвязаны (например, клиенты и заказы).
Похожие работы
... умножать на основание новой системы счисления до тех пор, пока в новой дроби не будет нужного количества цифр, которое определяется требуемой точностью представления дроби. Правильная дробь в новой системе счисления записывается из целых частей произведений получающихся при последовательном умножении, причем первая целая часть будет старшей цифрой новой дроби. Рассмотрим в качестве примера ...
... техники (высокая тактовая частота) применение программных методов также достаточно эффективно и очень часто применяется в средствах вычислительной техники наряду с другими программными средствами защиты информации. Применение криптографических методов в рамках сетевых протоколов позволяет также решать отдельные задачи других направлений обеспечения безопасности. При этом, эти средства могут не ...
... и дробных разрядов. Так, например, сокращенной записи числа 737.25 соответствует его значение, вычисленное согласно равенству (1. 1): 737.25 =7 · 102 + 3 · 101 + 7 · 100 + 2 · 10-1 + 5 · 10-1. В двоичной системе счисления для представления чисел используются две цифры: 0 и 1. Действуя согласно с (1.1), значение двоичного числа, например, 11110010. 0110 можно представить в следующем виде: ...
... оно осуществляет свою деятельность, чем больше на предприятие осуществляется поставок, тем более стабильно работает данное предприятие. При осуществлении поставок на предприятие производится обработка и хранение большого количества информации, связанной с поставками, которая в себя включает: своевременное и правильное оформление документов и контроль за каждой операцией поступления товаров от ...
0 комментариев