Создание базы данных

2. Создание базы данных

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы

Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:

·           выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор в верхней части окна базы данных;

·           щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор.

После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

·           Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля, Тип данных и Описание. В столбце Имя поля содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.

·           На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие и Подстановка, а также область контекстной справки.

Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши <Таb>, а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши <F6> можно перемещаться между панелями.

 

2.1 Определение ключевых полей

 

Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

1.         Включить в таблицу поле счетчика.

2.         Задать для него автоматическое увеличение на 1.

3.         Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц .

1.         Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки. Да будет создано ключевое поле счетчика с именем Код (ID) и типом данных Счетчик

 

2.2 Связывание таблиц на схеме данных

После создания различных таблиц Books,Janre, Oblojka, Izdatelstvo, содержащих данные, относящиеся к различным аспектам базы данных, следующим шагом будет объединение этих данных при их извлечении из базы данных. Вторым шагом при этом является определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу.

Как работает связь между таблицами?

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для сопоставления сведений о сотрудниках и о принятых ими заказах, следует определить связь по полям «КодКниги» в двух таблицах.

Отношение «один-ко-многим»

В нашей базе данных использовался тип связи «один-ко-многим»

Связь с отношением «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

Определение связей между таблицами

Для того чтобы определить связь между таблицами, следует добавить таблицы в окно Схема данных и перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую таблицу. Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных.

Описание ниже приведенной таблицы.

В эту таблицу занесены все данные по книжному магазину: Автор, название книг, жанр, издательство, кол-во стр., дата издания, обложка, цена, описание, поставщик, дата поставки.

Id_tovar	autor	nazvanie	janr	izdatelstvo	k_vo_str	data_izd	oblogka	cena	postavshic	data_post	prnjal
1	Э.Радзинский	Нерон	Автобиография	«Энергия»Москва	350	03.09.2001	Мягкая	150,00р.	Ростов	25.10.2004	Морозова
2	Мэри Спенсер	«Поверь в любовь»	Роман	«АСТ» Москва	349	01.12.2000	Твердая	90,00р.	Москва	28.04.2001	Морозова
3	Фиби Конн	«Ураган страсти»	Роман	«АСТ» Москва	429	04.07.2001	Твердая	126,55р.	Оренбург	04.08.2002	Морозова
4	Н.Корнилова	Воровки	Детектив	«Экспресс»Москва	508	01.06.2002	Мягкая	120,00р.	Ростов	05.04.2004	Морозова
5	Джейн Фрейзер	Возлюбленный враг	Детектив	«АСТ» Москва	461	20.12.2002	Мягкая	366,00р.	Ростов	07.11.2003	Кравцов
6	Дарья Истомина	«Торговка»	Роман	«Олимп» Москва	300	01.01.2001	Твердая	196,00р.	Воркута	23.06.2002	Морозова
7	Екатерина Маркова	«Блудница»	Роман	«Астрель» Москва	348	20.02.2001	Мягкая	88,00р.	Львов	30.01.2004	Лебедев
8	Аманда Квик	«Искушение»	Роман	«Квест» Москва	316	29.09.2003	Мягкая	129,00р.	Калининград	23.09.2003	Кузьменко
9	Джеки Алессандро	«Свадебный водоворот»	Роман	«Аист» Москва	317	14.03.2002	Мягкая	56,00р.	Москва	27.03.2003	Красников
10	Джудит Ливори	«Право первой ночи»	Роман	«Квест» Москва	316	02.05.2001	Твердая	156,00р.	Москва	24.05.2002	Тевиков
11	Лора Эштон	«Тайна прекрасной Марии «	Роман	«Диалог» Москва	421	09.08.2002	Твердая	55,00р.	Ростов	03.04.2003	Тевиков
12	_лизабет Филлипс	«Блестящая девочка»	Роман	«АСТ» Москва	444	01.02.2000	Твердая	63,00р.	Орёл	02.02.2002	Лебедев
13	М.Серёгин	Разговорчики в строю	Детектив	«ЭКСМО»Москва	347	03.09.2001	Мягкая	57,00р.	Москва	19.01.2003	Кравцов
14	Н.Кровцова	Группа особого назначения	Детектив	«Нева»С.-Петербург	349	12.05.2004	Твердая	88,00р.	Москва	01.02.2004	Сривцунов
15	С.Маршак	Машина для пахана	Детектив	«Олма»Москва	382	30.03.2001	Мягкая	96,00р.	Донецк	23.03.2003	Соколенко
16	А.Каменская	Антикиллер 5	Детектив	«АСТ»Москва	289	12.06.2003	Твердая	153,00р.	Каменск	05.09.2004	Макаренко
17	С.Луганова	Сталин	Автобиография	«Арго»Орёл	293	04.05.2003	Твердая	171,00р.	Москва	30.12.2004	Морозова

Общая таблица книжного магазина

Далее делаем нормализацию таблицы (вторая нормальная форма). Находим те поля, которые будут повторяться, и выносим их в отдельные таблицы:

id_tovar	postavshic	data_post	prnjal
1	Ростов	25.10.2004	Морозова
2	Москва	28.04.2001	Морозова
3	Оренбург	04.08.2002	Морозова
4	Ростов	05.04.2004	Морозова
5	Ростов	07.11.2003	Кравцов
6	Воркута	23.06.2002	Морозова
7	Львов	30.01.2004	Лебедев
8	Калининград	23.09.2003	Кузьменко
9	Москва	27.03.2003	Красников
10	Москва	24.05.2002	Тевиков
11	Ростов	03.04.2003	Тевиков
12	Орёл	02.02.2002	Лебедев
13	Москва	19.01.2003	Кравцов
14	Москва	01.02.2004	Сривцунов
15	Донецк	23.03.2003	Соколенко
16	Каменск	05.09.2004	Макаренко
17	Москва	30.12.2004	Морозова

janr

Автобиография

Детектив

Детская

Журналы

Исторический

Роман

Словари

Справочники

Учебный

Фантастика

Энциклопедии

oblogka

Мягкая

Твердая

Создаем связь между таблицами:

Внутреннее соединение двух таблиц по одному полю в реляционной базе данных строится на основе отношения «один-ко-многим». Примером может служить демонстрационная база данных “books” ,в которой все соединения являются внутренними соединениями по одному полю на основе указанного отношения. Каждая таблица должна иметь первичный ключ с уникальными значениями. Отсутствие повторений значений поля или полей первичного ключа в таблице Access устанавливает автоматически.

И получаем вторую нормальную форму:

 

id_tovar	autor	nazvanie	janr	izdatelstvo	k_vo_str	data_izd	oblogka	opisanie	Cena
1	Э.Радзинский	Нерон	Автобиография	«Энергия»Москва	350	03.09.2001	Мягкая		150,00р.
2	Мэри Спенсер	«Поверь в любовь»	Роман	«АСТ» Москва	349	01.12.2000	Твердая		90,00р.
3	Фиби Конн	«Ураган страсти»	Роман	«АСТ» Москва	429	04.07.2001	Твердая		126,55р.
4	Н.Корнилова	Воровки	Детектив	«Экспресс»Москва	508	01.06.2002	Мягкая		120,00р.
5	Джейн Фрейзер	Возлюбленный враг	Детектив	«АСТ» Москва	461	20.12.2002	Мягкая		366,00р.
6	Дарья Истомина	«Торговка»	Роман	«Олимп» Москва	300	01.01.2001	Твердая		196,00р.
7	Екатерина Маркова	«Блудница»	Роман	«Астрель» Москва	348	20.02.2001	Мягкая		88,00р.
8	Аманда Квик	«Искушение»	Роман	«Квест» Москва	316	29.09.2003	Мягкая		129,00р.
9	Джеки Алессандро	«Свадебный водоворот»	Роман	«Аист» Москва	317	14.03.2002	Мягкая		56,00р.
10	Джудит Ливори	«Право первой ночи»	Роман	«Квест» Москва	316	02.05.2001	Твердая		156,00р.
11	Лора Эштон	Тайна прекрасной Марии	Роман	«Диалог» Москва	421	09.08.2002	Твердая		55,00р.
12	Э_лизабет Филлипс	«Блестящая девочка»	Роман	«АСТ» Москва	444	01.02.2000	Твердая		63,00р.
13	М.Серёгин	Разговорчики в строю	Детектив	«ЭКСМО»Москва	347	03.09.2001	Мягкая		57,00р.
14	Н.Кровцова	Группа особого назначения	Детектив	«Нева»С.-Петербург	349	12.05.2004	Твердая		88,00р.
15	С.Маршак	Машина для пахана	Детектив	«Олма»Москва	382	30.03.2001	Мягкая		96,00р.
16	А.Каменская	Антикиллер 5	Детектив	«АСТ»Москва	289	12.06.2003	Твердая		153,00р.
17	С.Луганова	Сталин	Автобиография	«Арго»Орёл	293	04.05.2003	Твердая		171,00р.

 

Далее мы заносим эти данные в Microsoft Access 2003. Главная таблица

Мы использовали в своей работе следующие типы данных:

·          Текстовый— символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Размер текстового поля задается с помощью свойства Размер поля, в котором указывается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле.

·          Поле MEMO— поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовый тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно.

·          Числовой— числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах.

·          Дата/Время— тип для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год.

·          Денежный— тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков.

·          Счетчик— поле содержит 4-байтный уникальный номер, определяемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1.