Создание и обработка базы данных телефонов, произведенных в разных странах

ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

 

Кафедра «Информатика и информационная безопасность»

Курсовая работа на тему:

«Создание и обработка базы данных»

Санкт-Петербург

2008

Содержание

 

Введение. 3

1. Постановка задачи. 5

2. Математическое описание задачи. 7

3. Электронная таблица EXCEL. 8

3.1 Основные положения. 8

3.2 Создание базы данных (БД). 8

3.3 Поиск данных. 11

3.4 Использование функций для получения итоговых значений. 13

3.5 Создание макросов. 16

3.6 Назначение макросов объектами. 19

3.7 Построение диаграмм. 19

4. Система управления базами данных Access. 22

4.1.Общие положения. 22

4.2. Разработка структуры базы данных. 22

4.3 Создание таблиц в режиме Конструктора. 25

4.4 Заполнение таблиц данными. 28

4.5 Запросы на обновление. 28

4.6. Запросы на выборку. Параметрические запросы. 31

4.7 Создание и редактирование форм. 34

Заключение. 43

Введение

Развитие средств вычислительной техники обеспечило беспрецедентные возможности для создания и широкого использования систем обработки данных разнообразного назначения. Разрабатываются информационные системы для обслуживания различных систем деятельности, систем управления хозяйственными и техническими объектами, модельные комплексы для научных исследований, системы автоматизации проектирования и производства, всевозможные тренажеры и обучающие системы. Одной из важных предпосылок создания таких систем стала возможность оснащения их «памятью» для накопления, хранения и систематизация больших объемов данных. Другой существенной предпосылкой нужно признать разработку подходов, а также создание программных и технических средств конструирования систем, предназначенных для коллективного пользования. В этой связи потребовалось разработать специальные методы и механизмы управления такого рода совместно используемыми ресурсами данных, которые стали называться базами данных. Исследования и разработки, связанные с проектированием, созданием и эксплуатации баз данных, а также необходимых для этих целей языковых и программных инструментальных средств, привели к появлению самостоятельной ветви информатики, получившей название системы управления данными (СУБД).

Такие СУБД поддерживают довольно сложный набор функций, связанный с централизованными управлениями, данными в базе данных интерфейсах всей совокупности ее пользователей. По существу, система управления базами данных служит перспективным инструментарием для упрощения разработки БД.

В настоящее время разработаны и используются на персональных компьютерах около двадцати систем управления базами данных. Они предоставляют пользователю удобные средства интерактивного взаимодействия с БД и имеют развитый язык программирования.

Предлагаемая курсовая работа представляет некоторые теоретические аспекты теории БД, основные понятия, функциональные возможности систем управления БД на примере разработки БД телефонов, произведенных в разных странах, а также сравнение реализации базы данных в Excel с реализацией в Access.

Целью курсовой работы является обсуждение особенностей проектирования базы данных в среде Microsoft Excel и в среде Microsoft Access. Обоснована относительная оценка возможностей каждого из Microsoft приложений.

1. Постановка задачи

Создать базу данных, содержащую следующие элементы:

-         название телефона;

-         заводская цена;

-         наценка магазина;

-         количество проданных телефонов;

-         выручка от продаж по каждой модели (вычисляемое поле);

-         сведения о фирме-изготовителе (страна, город).

Входные данные:

-         название телефона;

-         заводская цена;

-         наценка магазина;

-         количество проданных телефонов;

-         сведения о фирме-изготовителе (страна, город).

Выходные данные:

-         название телефона;

-         заводская цена;

-         наценка магазина;

-         количество проданных телефонов;

-         выручка от продаж по каждой модели (вычисляемое поле);

-         сведения о фирме-изготовителе (страна, город).

Функции, выполняемые информационной технологией:

1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.

2. Вычисление стоимости телефона в магазине с учетом наценки и подсчет выручки по каждому наименованию.

3. Вычисление прибыли, полученной магазином от продажи телефонов.

4. Получение данных о телефонах, указанной пользователем страны с указанием города, в котором изготовлен телефон.

5. Формирование отчета, содержащего следующие данные: название телефона, количество проданных телефонов, общую сумму выручки с группировкой по фирмам-изготовителям.

2. Математическое описание задачи

Si=(Zi*Ni*Ki)/100,

где Si-выручка от продаж по каждой модели;

Zi-заводская цена;

Ni-наценка магазина (в процентах);

Ki-количество проданных телeфонов.

So= So-общая выручка от продаж;

n-количество проданных телефонов.

SoNj=, где j=1, k (k-количество наименований телефонов);

SoNj- выручка по каждому наименованию.

 

3. Электронная таблица EXCEL 3.1 Основные положения

Повсеместное использование программ обработки электронных таблиц во многом объясняется универсальными возможностями их применения, поскольку без вычислений, в широком смысле этого слова, не обойтись в самых различных сферах нашей жизни. Однако на практике такое преимущество, по данным разработчиков, нередко приводит к тому, что "средний пользователь" применяет только пять процентов функциональных возможностей, заложенных в Ехсеl, хотя платит за все 100%.

Ехсеl можно использовать как для решения простых задач бухгалтерского учета, так и для составления различных бланков, деловой графики и даже полного баланса фирмы. Например, на предприятии с помощью Ехсеl можно облегчить решение таких задач, как обработка заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и издержек, управление сбытом и имуществом и многих других.

Однако область применения программы не ограничивается только сферой деловой жизни. Благодаря мощным математическим и инженерным функциям с помощью Ехсеl можно решить множество задач в области естественных и технических наук. Возможности использования этой программы, безусловно, далеко выходят за рамки упомянутых, и в данной работе я постараюсь рассмотреть основные из них.

3.2 Создание базы данных (БД)

 

Чтобы создать БД в Excel, необходимо:

1)         Запустить программу Microsoft Excel;

2)         Начать ввод данных в ячейки.

Для того, чтобы ввести названия столбцов, необходимо установить курсор в нужной ячейке, вписать название столбца, нажать клавишу Enter и писать название следующего столбца прямо в следующей ячейке. Затем, при необходимости можно раздвинуть границы ячеек.

Ввод данных в ячейки осуществляется простым нажатием на нее и набором текста, после чего следует нажать клавишу Enter, либо стрелочку «влево –вправо -вниз» на клавиатуре. Копирование текста осуществляется следующий образом: нажимаем правой кнопкой по ячейке, содержимое которой вы хотите скопировать, затем «копировать», щелкаем по ячейке, куда нужно вставить данный текст, правой кнопкой-«вставить». Либо же «Правка - копировать, правка - вставить».

Отображение таблицы

название телефона	заводская цена	наценка магазина	кол-во проданных телефонов	выручка от продаж по каждой модели	сведения о фирме-производителе
Sony Ericsson S500i	6525	20%	15	19 575,00р.	Япония. Токио.
Moto RAZR V3	3780	19%	21	15 082,20р.	Китай. Пекин
Samsung F500	9640	20%	25	48 200,00р.	Япония. Киото.
Sony Ericsson K600i	6700	18%	13	15 678,00р.	Япония.Йокогама
Nokia 6700	1500	20%	31	9 300,00р.	Финляндия. Хельсинки.
LG 3408i	3790	20%	29	21 982,00р.	Япония.Саппоро.
Samsung D500	5400	20%	23	24 840,00р.	Япония. Киото.
Sony Ericsson W710i	4600	24%	41	45 264,00р.	Япония. Фукуока.
Sony Ericsson W300	2680	20%	35	18 760,00р.	Япония. Киото.
Fly 2370e	1300	15%	27	5 265,00р.	Китай.Чанчунь.
Nokia6300	7680	16%	34	41 779,20р.	Финляндия. Хельсинки.
Moto RAZR	2300	20%	20	9 200,00р.	Китай.Уишань.
LG shine	6200	21%	19	24 738,00р.	Япония. Фукуока.
Alcotel U3	900	20%	4	720,00р.	Израиль. Кавим.
			Прибыль:	300 383,40р.

Есть еще возможность заполнения таблицы с помощью формы. Для этого следует сделать следующие действия: Данные - форма.

После введения необходимых данных нужно нажать Добавить.

 

Отображение формул

Для того чтобы нам посчитать сумму от продаж по каждой модели необходимо поставить курсор в ячейку, где будет отображена сумма, затем в строке «вставка функции» записать формулу, необходимую для подсчета суммы. После отображения искомого значения, следует сделать ячейку активной, то есть щелкнуть по ней левой кнопкой, навести курсор на нижний правый уголок и, когда крестик станет черным, протянуть курсор вниз, до тех пор, пока не кончится список телефонов. Сумма у нас посчитается автоматически.

Для того, чтобы отобразить формулы, по которым мы находили искомые значения, необходимо нажать: Сервис – параметры – вид - формулы.

Для того чтобы привести таблицу в исходное состояние, необходимо убрать галочку возле слова «формулы».

3.3 Поиск данных

Поиск необходимых данных в таблице выполняется с помощью команды "Данные" – "Фильтр" – "Автофильтр". При этом в нижнем правом углу ячейки с названием поля появляется значок раскрывающегося списка, из него выбирается нужный критерий отбора, причем такой критерий может быть не один, то есть задать поиск можно по нескольким полям одновременно. Чтобы снять фильтр, нужно снова выполнить команду "Данные" – "Фильтр" – "Автофильтр".

 

Получение данных о телефонах, указанной пользователем страны с указанием города, в котором изготовлен телефон.

1.         Выполняем действия: Данные – фильтр – автофильтр.

2.         Нажимаем на стрелочку раскрывающегося списка в столбце, где указана страна и город производителя. Выбираем Условие.

3. В появившемся окне выбираем страну и город, в которой изготовлен искомый телефон и нажимаем Ок.

4. Появляется список искомых телефонов

  3.4 Использование функций для получения итоговых значений

Добавление в таблицу функции может осуществляться с помощью клавиатуры, но гораздо удобнее использовать кнопку "Вставка функции" на панели инструментов. Аргументы функции и входящие в нее формулы записываются в скобках. Для изменения относительной ссылки на абсолютную надо нажать функциональную клавишу "F4".

Для подсчета общей прибыли следует установить курсор под столбцом, сумму которого мы будем искать, затем нажать на кнопку «Вставка функции», после этого в появившемся окне выбрать «СУММ» и у нас появится окошко, с указанием ячеек, сумму которых необходимо сосчитать.

В таблице отображается общая сумма искомого столбца.

Сами функции можно просмотреть, выполнив следующие действия:

1) сервис - параметры и установить галочку напротив слова «формулы»;

2) либо просто щелкнуть по ячейке с числом = среднему значению или сумме, и в строке «функции» у нас отобразится данная формула.

Для того чтобы вычислить стоимость телефона в магазине с учетом наценки и подсчитать выручку по каждому наименованию необходимо выполнить следующие действия:

1) Выделить одну из ячеек столбца с указанием фирмы-производителя;

2) Нажать кнопку «сортировка по…» на панели инструментов;

3) Выполнить команду Данные – Итоги;

4) В появившемся окне выбрать следующие данные:

5) После нажатия по кнопке Ок, в таблице появится общий итог по каждой стране-производителю:

  3.5 Создание макросов

 

Макрос представляет собой программу, написанную на языке Visual Basic For Application, созданную либо программистом, либо макроредактором, т.е. автоматически.

Макрос позволяет запомнить действия пользователя, в том числе и ошибочные, и свести множество его действий к одному или нескольким.

Выводим курсор за пределы таблицы. Выполняем команду «Сервис – Макрос - Начать запись». После этого на экране появляется диалоговое окно, в котором можно задать имя макросу. Щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке OK диалогового окна Запись макроса. На экране монитора отобразится панель инструментов Остановка записи. Это означает, что Excel готов к записи макроса.

Выполняются действия: табличный курсор устанавливается внутри таблицы, Данные – Фильтр - Автофильтр, щелкаем на кнопке раскрывающегося списка «Китай. Пекин». Щелкаем на кнопке Остановить запись.

Для проверки «правильности» записи макроса необходимо снять команду Данные – Фильтр - Автофильтр, а затем выполнить команду Сервис – Макрос – Макросы и из появившегося списка макросов выбрать требуемый макрос и щелкнуть на кнопке Выполнить.

После того, как макрос создан, мы в программе Visial Basic после слова «Criterial» записываем следующее: «InputBox («введите страну»)».

И при нажатии на значок «plаy» у нас появляется окно:

После ввода страны-производителя и города, у нас отображаются все модели телефонов, изготовленные в указанной стране и в указанном городе.

При последующем нажатии по кнопке «Таблица» наша таблица возвращается в первозданное состояние.

3.6 Назначение макросов объектами

 

Назначить макрос можно следующим способом:

«Вид-Панель инструментов - Формы.» Находим значок с надписью «Кнопка» и создаем кнопку на нашей странице.

При необходимости кнопки можно переименовать.

 

3.7 Построение диаграмм

Диаграмма — это графически представленная зависимость одной величины от другой. С помощью диаграмм взаимосвязь между данными становится более наглядной. Диаграммы облегчают сравнение различных данных. Большинство диаграмм упорядочивают данные по горизонтальной (ось категорий) и вертикальной осям (ось значений). Отдельные элементы данных называются точками. Несколько точек образуют последовательность данных.Для построения диаграммы в Excel надо сначала выделить диапазон ячеек, по данным которых будет строиться диаграмма (если поля находятся не рядом, то выделение производится при нажатой клавише "Ctrl", а потом нажать на панели инструментов кнопку "Мастер диаграмм". Появляется диалоговое окно, предлагающее пользователю выбрать один из возможных типов построения диаграмм.

 
4. Система управления базами данных Access   4.1 Общие положения

Microsoft Access-это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.п. Данные несут в себе информация о событиях, происходящих в материальном мире, и по сути являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы, поэтому можно утверждать, что Microsoft Access-это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных несут содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей БД соответствует структуре ее двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей БД являются поля и записи.

4.2 Разработка структуры базы данных

Перед созданием новой реляционной базы данных с помощью Access, необходимо разработать структуру БД. В первую очередь составить списки полей. В соответствие с типом данных определить тип для каждого поля.

-         название телефона (текстовый);

-         заводская цена (числовой);

-         наценка магазина (числовой);

-         количество проданных телефонов (числовой);

-         выручка от продаж по каждой модели (числовой);

-         сведения о фирме-изготовителе (страна, город) (текстовый).

Структура таблицы определяется не только совокупностью столбцов (полей), типом и размером каждого столбца, но так же ключевым полем.

Закончив этап проектирования, приступить к созданию БД с помощью СУБД Access.

После запуска Microsoft Access одновременно с основным окном Access выводится первое диалоговое окно, позволяющее создать новую БД.

Базу данных мы разбиваем на две таблицы, в каждой из которых свои поля. Первая таблица содержит такие поля, как название телефона, заводская цена, наценка магазина и количество проданных телефонов. Вторая таблица содержит следующие поля: название телефона, выручка от продаж по каждой модели и сведения о фирме-изготовителе.

Для создания новой БД, поставить переключатель в позицию Новая база данных и выполнить щелчок на кнопке ОК, после чего откроется окно Файл новой базы данных.

 

В окне Файл новой базы данных задать имя файла и указать папку, куда он будет помещен, а затем выполнить щелчок на кнопке Создать. В результате откроется основное окно базы данных.

На левой панели этого окна отображены элементы управления для вызова любого из семи объектов БД: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов и модулей. По умолчанию активен элемент Таблицы, поэтому на правой панели представлены элементы управления для создания новой таблицы.

Распределение полей по таблицам:

В режиме «Таблица» записываем названия полей и определяем тип данных для одной и для другой таблицы.

Определяем Ключевые поля. По этим полям будут связываться данные таблицы.

На данном рисунке показана связь между БД по ключевым полям (название телефона).

4.3 Создание таблиц в режиме Конструктора

Создание таблицы, как и других объектов БД, начинается с активизации окна базы данных. В этом окне выбираешь элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путем ввода данных.

Таблицы создаются в два этапа: на первом этапе определить её структуру, т. е. Состав полей, их имена, тип для каждого поля, его размер и другие свойства полей. На втором этапе заполнить таблицу данными, т. е. сформировать записи.

Для создания Таблицы1, необходимо в окне базы данных выполнить щелчок на значке Создание таблицы в режиме конструктора или щелкнуть на кнопке Создать, расположенной на верхней панели окна. В открывшемся окне Новая таблица, выбрать режим создания таблицы – Конструктор, т. к. в этом режиме можно самому устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы.

В колонку под названием «Имя поля» вводим название данных полей, а во вторую колонку-тип данных.

Создаем вторую таблицу с несколько другими данными:

Данные таблицы в режиме «Таблицы»:

4.4 Заполнение таблиц данными

После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу – заполнению таблицы данными. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке Открыть при выделение Таблица1. Новая таблица не имеет никаких записей, кроме наименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор установить в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке выполняется с помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш [Shift+Tab]. Таблица, заполненная данными, приведена на рис.

 

4.5 Запросы на обновление

1)         В окне базы данных щелкните на кнопке объекта Запрос, затем на кнопке Создать; в окне Новый запрос выбираем режим Конструктор и щелкаем на кнопке Ок; в окне Добавление таблицы в качестве источника данных для запроса выбираем Таблицу1, щелкаем по кнопке Добавить и закрываем окно.

2) Из данной таблицы в запрос включаем только поле Выручка от продаж по каждой модели.

2)         Выполняем команду Запрос - Обновление, и вместо строки Сортировка появится строка Обновление.

3)         В ячейку строки Обновление поля Выручка от продаж по каждой модели вводим выражение 1,5*[Выручка от продаж по каждой модели].

4)         Закрываем бланк запроса, сохраняем его под именем Запрос на обновление. Открываем данный запрос, щелкаем по кнопке Да.

5)         Затем открываем Таблицу1, и на экране появится Таблица1 с измененными значениями поля Выручка от продаж по каждой модели.

До обновления:

После обновления:

Таким образом, Запрос на обновление позволяет при изменении, например, выручки от продаж не пересчитывать и переписывать все сначала, а просто обновить данную таблицу и получить обновленные данные.

4.6 Запросы на выборку. Параметрические запросы

 

Запрос на выборку.

Запрос предназначен для пользователя. Пользователь хочет узнать сведения о телефоне, изготовленном в указанной стране. Запрос осуществляет выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями.

1) В окне БД щелкнуть на значке объекта Запросы, а затем на кнопке Создать.

2) В окне Новый запрос выбрать режим Конструктор и щелкнем Ок.

3) В окне Добавление таблицы выбираем поочередно Таблица 1, затем Добавить и Таблица 2 - Добавить.

3)         Щелкнуть по первой пустой ячейке строки Поле, нажать по значку раскрывающегося списка, а затем щелкнуть по имени Название телефона; аналогично формируется поле Заводская цена, Количество проданных телефонов и Сведения о фирме-изготовителе.

4)         Затем, в столбце под названием «Сведения о фирме-изготовителе» и в строке «Условие отбора» пишем страну. Например, Финляндия. Хельсинки.

После нажатия на панели инструментов значка в виде восклицательного знака у нас появится таблица со всеми искомыми телефонами, изготовленными в указанной стране и городе.

Параметрические запросы

Последовательность формирования этих запросов такая же, как и при простых запросах на выборку. Отличие заключается в том, что в строке «Условие отбора» вместо конкретного значения поля, по которому осуществляется выборка, указывается сообщение, приглашающее пользователя ввести конкретное значение в поле. Это сообщение должно быть включено в квадратные скобки. Запрос отличается удобностью использования.

Например, мы вводим страну-изготовителя. И в таблице выводится список телефонов, произведенных в указанном месте.

 

 

При введении нужной страны появляется список телефонов, изготовленных в указанной стране и городе.

4.7 Создание и редактирование форм

 

С помощью форм можно как вводить данные, так и выводить их в удобном для пользователя виде.

Рекомендуется создавать формы либо с помощью мастера форм, либо использовать автоформы, а с помощью «Конструктора» форматировать либо редактировать формы.

Различают три вида автоформ:

-в столбец;

-ленточная;

-табличная.

Для того чтобы создать форму, необходимо выполнить следующие действия:

1)   В окне базы данных щелкнуть на значке объекта Форма, а затем -Создать.

2)   В окне Новая форма выделите Автоформа: ленточная, выберите в качестве источника данных Таблицу1 и щелкнуть по кнопке Ок.

 

Перед нами отображается следующая форма.

Для создания автоформы в столбец нужно выполнить те же действия, только при появлении окна «Новая форма» нужно выбрать Автоформа: столбец.

 

 

При нажатии на кнопку Ок, перед нами появится новая форма.