Функциональная модель предлагаемого процесса

5.2 Функциональная модель предлагаемого процесса

На входе к моделям идет заявление на принятие. Оно поступает на вход заполнения обходного листа. Управлением в автоматизированном процессе является АИС ДОУ, поступающий на все этапы проектирования. На выходе утверждения– утвержденный обходной лист.

Функциональная модель предлагаемого процесса:

6. Обоснование выбора программного продукта для реализации предлагаемой системы

«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота в любой компании, независимо от численности и формы собственности, и рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, секретариата или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Разработчиком системы является российская компания Cognitive Technologies.

«ЕВФРАТ-Документооборот» — система электронного документооборота корпоративного уровня, совмещающая в себе отлаженность и готовность к работе коробочного продукта и гибкость проектного решения. Благодаря этому система, с одной стороны, готова к быстрому вводу в эксплуатацию, что обеспечивает быструю отдачу от инвестиций во внедрение СЭД, а с другой содержит инструменты адаптации, которые позволяют учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем в рамках «мини-проектов». В настоящее время система установлена более чем в 3000 организаций.

Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):

автоматизировать регистрацию документов и заданий;

обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

осуществлять мгновенный поиск информации;

контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

организовать долговременное хранение документов организации;

обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.

Новые возможности системы ЕВФРАТ-Документооборот, представленные в данной версии продукта:

- почтовый клиент для связи системы ЕВФРАТ-Документооборот с электронной почтой;

- регистрация нового документа на основе ранее зарегистрированного;

- принятие к исполнению или отказ от исполнения поручений с оповещением контролирующего;

- возможность проверки дублирования значений реквизитов в базе (недопущение повторной регистрации одного и того же документа);

- поддержка автоподатчика при сканировании и возможность выбора формата сохранения изображения;

- поддержка иерархических (многоуровневых) словарей;

- возможность настройки состава, расположения и названий столбцов в папках главного окна;

- обновленная отчетная система с возможностью вывода отчетов в форматах doc, rtf, xls, html;

- возможность запуска Сервера Документооборота в качестве службы (сервиса) операционной системы;

- возможность запуска утилиты «Обслуживание Сервера» (например, процесса архивирования данных) из командной строки;

- гибкие настройки путей к базам данных и архивирования (совместный перенос всех частей базы, перенос данных без удаления, настройка размеров архивных томов при создании резервной копии данных);

- возможность удаления регистрационных форм из хранилища;

- обмен документами между Серверами ЕВФРАТ-Документооборот.

7. Описание сквозного примера работы программы, подтвержденное экранными формами

В системе документооборота «Евфрат документооборот» в приложение «Администратор» в разделе «сотрудники предприятия» создаются пользователи системы документооборота, задаются необходимые им права доступа, назначаются логины и т.д.

В системе документооборота «Евфрат документооборот» в приложение «Дизайнер маршрутов» графически создаём объекты:

- вводный инструктаж- ответственный за ТБ РыжовВ.Н;

- подписание- Зав. Кафедрой Куликов Г.Г.

- согласование -нач. отдела по охране труда Загиров Н.А.

-согласование -председатель профкома работников Середа Н.В.

- согласование –нач. отдела мобилизационной подготовки Ухин Г. И.

- утверждение – проректор по режиму и соц. Работе Кочкин А.В.

Далее Стрелками указывается направление движения документа от ответственного за ТБ до проректора. Документ проходит подписание, согласование, а далее приходит на утверждение проректору.

Пользователи могут заходить в систему документооборота «Евфрат» под своим логином, например Рыжов – логин Rijov. Следующие его действия – документ – зарегистрировать новый документ, появляется бланк регистрации нового документа, в нём надо добавить документ обходной лист, и лицо на которое возложен контроль, в нашем случае это Рыжов В.Н. Также устанавливается текущая дата и дата исполнения согласования, регистрационный номер документа. Далее на панели инструментов выбирается маршрут следования документа, который мы уже разработали в «Дизайнере маршрутов» и данный маршрут автоматически регистрируется и заполняется данными с объектов системы.

Далее в системе «Евфрат документооборот» каждый пользователь должен принять документ на рассмотрение и решить принять его или нет. Например, пользователь КуликовГ.Г. когда заходит в систему под своим логинов может видеть входящее сообщение, содержащее присланный на согласование документ, ознакомившись с ним, он принимает решение, и закрепляет его нажатием кнопки на панели инструментов – «Принять», либо «Отказать».

Система не закончит свою работу, и документ не будет считаться выходным, пока его не утвердят все члены цепочки маршрута.

Документ подписан и одобрен всеми пользователями. Проректор утвердил обходной лист. Система закончила свою работу.

Заключение

Данная работа показывает возможности системы документооборота «Евфрат» по автоматизации процесса документооборота в оформлении обходного листа. Существовавший процесс оформления обходного листа не имел автоматизированного механизма. Весь процесс проходил вручную, что требует затрат времени и предоставляло прочие неудобства.

Мы благополучно ликвидировали эту проблему, путем внедрения автоматизированной системы документооборота «Евфрат». Он позволил:

- повысить эффективность работы с документами;

- по сравнению с бумажным документооборотом существенно сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников;

- улучшить исполнительскую дисциплину за счет контроля исполнения поручений, эффективной системы уведомлений и напоминаний, формирования сводных отчетов и журналов;

- организовать единое информационное пространство компании с разграничением прав доступа пользователей.

Евфрат-Документооборот неприхотлив в использовании аппаратных и программных средств. Он является масштабируемой и гибкой в настройке системой, легко адаптируемой к особенностям документооборота в компании любого уровня.

Список литературы

1)     web сайт УГАТУ – http://asu.ugatu.ac.ru

2)     Лабораторный практикум по ИСУД «Евфрат - документооборот»

3)     Лабораторный практикум по CASE-технологиям, BP-Win

4)     Конспект по дисциплине «Проектирование информационных систем»

5) Положение о курсовом проектировании. – Уфа: УГАТУ, 2006. – 14 с.