Навигация
1.2 Области применения ТП
Множество задач фирм и компаний носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, всевозможных финансовых отчетов и т.п. Эти документы можно подготовить в текстовом редакторе, выполнив расчет на калькуляторе, однако использование табличного процессора (ТБП) позволит подготовить отчет гораздо быстрее. При этом полиграфическое качество отчета ничуть не ухудшится. В общем случае электронная таблица представляет собой двумерную матрицу клеток, которые являются контейнерами хранимой в них информации. Для обозначения строк используется цифровая нумерация, столбцов - буквенные и буквенно-цифровые индексы (номера). Это позволяет присвоить каждой клетке уникальный идентификатор (адрес клетки), состоящий из номера столбца и номера строки. Адреса используются в формулах как ссылки на определенные клетки. Таким образом, введенные один раз значения можно многократно и в любом месте таблицы, книги использовать без повторного набора. Соответственно при изменении значения клетки автоматически произойдут изменения в тех формулах, в которых содержатся ссылки на данную клетку.
Технология работы с табличным документом аналогична процедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в виде таблицы выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения (т.е. редактировать содержимое клеток электронной таблицы). Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера.
В клетки электронной таблицы могут быть введены текст, цифры и формулы. Во всех ТБП существуют синтаксические соглашения, позволяющие отличить формульно-цифровую информацию от текстовой, которых должен придерживаться пользователь, если хочет добиться правильных результатов. Обычно синтаксические правила интуитивно понятны и легко запоминаются (например, для задания текстовой информации ей должны предшествовать кавычки и т.п.). В зависимости от вида ТБП пользователю доступны различные функции, которые он может использовать в формулах. Как правило, обязательный набор включает следующие основные типы функций:
• математические и тригонометрические, включающие функцию суммирования, произведения, извлечения квадратного корня, логарифмическую и т.п.;
• логические функции, в том числе функцию типа IF;
• статистические функции типа средней арифметической и определения количества всех значений в заданном диапазоне клеток;
• текстовые функции, позволяющие обработать некоторым образом текстовые значения клеток, например, отразить только первые три символа текстовой строки;
• финансовые функции для выполнения основных финансовых операций, таких, как определение величины амортизации, величины платежей за инвестиции, начисления процентов и т.п.;
• функции даты и времени;
• функции сгруппированных данных, например, сортировку данных по различным критериям.
Пользователь может переносить и копировать содержимое клеток из одного места таблицы в другое, использовать всевозможные шрифты (различного типа, стиля и размера), печатать на принтере необходимое количество экземпляров подготовленного документа (таблицы).
"Полезной функцией ТБП является возможность форматирования числовых данных. Пользователю предоставляются средства, позволяющие в различном виде (денежном формате, с десятичной точкой, с символом процентов и т.п.) отображать содержимое как отдельной ячейки таблицы, так и групп ячеек. Ему доступны также функции размещения данных в ячейках (выравнивание).
На основе табличных данных средствами ТБП можно построить разнообразные графики и диаграммы. Базовыми являются двумерные: столбиковая диаграмма, линейный график, круговая диаграмма. Также имеется возможность указывать наименования переменных, меток, графика и т.п. Дополнительные возможности в части типов диаграмм, манипуляций графиками (поворот, например) и редактирования графиков зависят от реализованных в конкретном ТБП следующих функций:
• представлять большие массивы данных (ограничением является объем оперативной памяти);
• использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других функций;
• связывать различные таблицы между собой;
• выбирать произвольные форматы представления данных;
• создавать иерархические структуры;
• графически представлять данные в виде всевозможных встроенных и созданных пользователем диаграмм;
• использовать помощь "Мастеров" - вспомогательных программ, позволяющих с помощью подсказок и советов осуществлять сложные последовательности операций.
В один из ТБП Excel включен мощный инструмент анализа "Pivot Table" (сводная таблица). С ее помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержащие большое количество несистематизированных данных и лишь несколькими щелчками кнопкой мыши приводить их в удобный и читаемый вид.
В Excel имеется встроенный язык макросов, который позволяет создавать приложения, выполняемые в среде Excel. В качестве языка программирования используется объектно-ориентированный язык программирования Visual Basic for Applications (VBA).
Области применения электронных таблиц весьма велики. Они используются при решении различных финансовых и бухгалтерских задач, например, при составлении оборотных ведомостей или при расчете заработной платы небольшой организации. Достаточно эффективно их применяют при выполнении различных технико-экономических расчетов, например, при разработке всевозможных технико-экономических обоснований. Наконец, электронные таблицы можно использовать в повседневной жизни для учета и анализа расходования средств: ежедневной покупки продуктов и хозяйственных товаров, оплаты счетов и т. п. Их можно использовать как обычный калькулятор. Широкое распространение программ обработки электронных таблиц во многом объясняется универсальными возможностями их применения, поскольку без вычислений, в широком смысле этого слова, не обойтись в самых различных сферах нашей жизни.
Однако применение программ не ограничивается только сферой деловой жизни. Благодаря мощным математическим и инженерным функциям с их помощью можно решить множество задач также и в области естественных и технических наук.
Похожие работы
... 6. Справка. Представление графа сценария задачи представлено на рисунке 1. Рис.1 Граф сценария задачи «Библиотека вуза» 3.2 Разработка контекстной диаграммы Контекстной диаграмма позволяет наглядно представить бизнес-процессы, протекающие в данной информационной системе, документооборот и информационные массивы При построении данной диаграммы используется принцип ...
... в рассмотрении жалоб и заявлений, касающихся расстановки, перемещения и использования специалистов и служащих, анализ причин, вызывающих жалобы и подготовка соответствующих предложений. Информационная система управления персоналом должна обеспечить решение следующих задач: 1. Планирование структурной организации, штатных расписаний и кадровой политики; 2. Оперативный учет ...
... негарантированном, динамичном фонде оплаты труда. В этой связи в следующей главе дипломной работы целесообразным видится анализ методики совершенствования системы оплаты труда ЗАО "Элемтэ". ГЛАВА 3. Совершенствование системы оплаты труда ЗАО ИК "Элемтэ" 3.1 Концепция и методика разработки бестарифной модели оплаты труда В основе предлагаемой бестарифной модели организации заработной платы ...
... и состояния. Кроме того, балансовый прием используется для проверки правильности отражения в учете и отчетности кассовых и фактических расходов, расчетов влияния отдельных факторов на изменение различных показателей, осуществляемых другими приемами анализа. При анализе труда и заработной платы данный метод применяют для изучения рабочего времени. Перечисленные приемы экономического анализа ...
0 комментариев