Разработка проекта автоматизации риэлтерской деятельности

Содержание

Введение

1. Аналитическая часть

1.1Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

1.1.1 Характеристика предприятия

1.1.2 Организационная структура управления предприятием и её характеристика

1.1.3 Описание информационного и технического обеспечения предприятия, используемых функциональных возможностей

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

1.2.2 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

1.2.3 Описание основных свойств ИС для предприятия и выбранного комплекса задач

1.2.4 Экономическая сущность комплекса задач

1.2.5 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач

1.2.6 Сущность задачи

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации

1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

1.4 Постановка цели и подзадач автоматизации. Критерии достижения цели.

1.4.1 Экономическая сущность задачи

1.4.2 Цели и назначение автоматизированного варианта решения задачи

1.4.3 Общая характеристика организации решения подзадач на ЭВМ

1.4.4 Формализация расчетов подзадач

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования.

1.6 Обоснование проектных решений

1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

1.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

1.6.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение задачи

2.1.1 Информационная модель и ее описание

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

2.1.3 Характеристика первичных документов с нормативно-справочной и входной оперативной информации

2.1.4 Характеристика базы данных.

2.2 Программное обеспечение задачи

2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

2.2.2 Структурная схема проекта

2.2.3 Описание программных модулей

2.3 Технологическое обеспечение задачи

2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

2.3.2 Схемы технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание

Заключение

Список использованных источников

Приложение1

 

Введение

Целью данной работы является обоснование разработки и разработка проекта автоматизации риэлтерской деятельности АН «Елена».

Актуальность работы обусловлена тем, что в современных рыночных условиях эффективная деятельность предприятия предоставляющего услуги возможна лишь при условии автоматизации всего спектра деятельности предприятия. Автоматизация позволяет снизить издержки, повысить эффективность работы, и что самое главное для предприятия работающего в отрасли предоставления услуг – это стать более клиент-ориентированными, перейти к следующей стадии ведения бизнеса – ориентированность на клиента. Польза от автоматизации деятельности ощущается в том случае, если автоматизируется вся деятельность предприятия, весь комплекс его задач.

Среди всего комплекса задач автоматизации деятельности агентства недвижимости особо выделяется задача структуризации, хранения и использования предложений рынка недвижимости, как центральной и наиболее трудоемкой части деятельности предприятия. Успешное решение этой задачи является залогом успешного решения всего комплекса задач автоматизации предприятия.

Цель исследования – обосновать необходимость разработки и разработать систему автоматизированного учета АН «Елена».

Объект исследования – процесс функционирования предприятия, который после исследования формализуется и реализуется в виде автоматизированной информационной системы.

Предмет исследования – предметная область деятельности предприятия, принятый на предприятии стандарт и механизм документооборота, установившаяся система отчетности.

Задачи исследования:

·          Определение комплекса задач автоматизации, выбор места решаемой задачи в этом комплексе.

·          Анализ существующих разработок для решения поставленной задачи.

·          Формализация задачи, выбор стратегии автоматизации, постановка целей и задач автоматизации.

·          Обоснование проектных решений решения задачи.

·          Разработка информационного обеспечения задачи.

·          Разработка программного проекта решения задачи

·          Тестирование полученного проекта, устранение недостатков

Теоретико-методической основной исследования являются современные подходы и разработки в автоматизированных систем в частности и управления предприятием в целом. Эти разработки были взяты за основу данного проекта.

Аналитическая часть

1.1      Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия 1.1.1 Характеристика предприятия

1. Полное название: Агентство по сделкам с недвижимостью «Елена». Сокращенное название: Агентство по недвижимости «Елена».

2. Агентство по недвижимости «Елена» зарегистрировано частным предпринимателем в соответствии с законом Российской Федерации «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

3. Место нахождения Агентства: Российская Федерация, Республика Башкортостан, город Октябрьский, проспект Ленина,67.

4. Задачи:

·          Предоставление услуг населению по купле- продажи, дарению, другими операциями с недвижимостью в соответствии с рыночным спросом.

·          Помощь при оформлении ипотечного кредитования.

·          Создание доступных сервисов по поиску информации о недвижимости.

·          Оказание полного спектра услуг по инвестированию в недвижимость.

·          Обеспечение стабильности в деятельности предприятия.

5. Цели фирмы:

·          Извлечение прибыли.

·          Становление надежным, добросовестным агентством, оказывающим высококачественные услуги.

·          Привлечение новых клиентов.

·          Расширение территориального охвата деятельности.

Агентства по недвижимости «Елена» за 2006, 2007, 2008 годы.

№ п//п	Основные показатели	2006 год	2007 год	Отклонения (%)2007 к 2006	2008 год	Отклонения (%)2007 к 2006
1	2	3	4	5	6	7
1.	Объём предоставленных услуг, тыс.руб;	6500	7100	109	9800	151
2.	Себестоимость предоставленных услуг, тыс.руб;	5200	5400	104	7340	141
3.	Затраты на 1 рубль предоставленных услуг, коп;	1,25	0,76	60	0,75	60
4.	Прибыль, тыс.руб;	1300	1700	131	2460	189
5.	Рентабельность, %	25	34	136	33	132
6.	Численность персонала, чел;	5	6	120	8	160
7.	Производительность труда, тыс.руб/чел;	1300	1183	91	1225	94
8.	Среднемесячная заработная плата, руб;	8000	10000	125	15000	187
9.	Фонд оплаты труда, руб;	40000	60000	150	120000	300

Используя приведенные данные оценим финансовые результаты деятельности агентства «Елена» за период 2006, 2007, 2008 годы.

Из таблицы видно, что объем предоставленных услуг с каждым годом растет: в 2007 году, по отношению к 2006 году- на 9%, в 2008 году – на 51%.

На такое повышение повлияли следующие факторы:

-    в 2008 году было доступно ипотечное кредитование- проценты банка составляли от 11% годовых;

-    рынок оказываемых услуг значительно расширился, захватывая близлежащие города региона;

-    с приходом новых риэлторов в агентство сроки выполнения работ резко сократились;

-    юристом предоставляются бесплатные консультации, после которых клиенты становятся клиентами агентства по оформлению сделок.

Себестоимость предоставленных услуг в 2007 году, по сравнению с 2006 годом, повысилась на 4%, а в 2008 году, соответственно, повысилась на 41 %. На повышение себестоимости повлияло следующее:

-    рост энергозатрат, повышение цен на воду, тепло, телефонную связь, оплату интернета;

-    установка новейшей охранной сигнализации;

-    увеличение расхода топлива для автомобилей;

-    теле- радио- реклама услуг агентства.

Затраты на 1 рубль предоставленных услуг (отношение себестоимости к объему предоставленных услуг) в 2007 и 2008 годах, по отношению к 2006 году, снизились на 40%.

Это снижение связано с тем, что фирма стремится минимизировать затраты за счет:

-    подключения безлимитного интернета;

-    большего использования «сарафанное радио» для привлечения клиентов;

-    ограничения междугородних телефонных разговоров;

Судя по показателям прибыли (разница между объемом услуг и себестоимостью) агентство работает рентабельно, то есть прибыль растет с каждым годом: в 2007 году, относительно 2006 года возросла на 31%, в 2008 году, так же, относительно 2006 года возросла на 89%.

На это повлияло снижение затрат на 1 рубль предоставленных услуг. Динамика роста рентабельности обуславливается теми же причинами.

Численность персонала ежегодно увеличивается, в 2007 году в штате прибавился 1 риэлтор, в 2008 году - еще 3 специалиста. Это связано с увеличением объема предоставленных услуг. При необходимости специалисты подменяют друг друга, повышая, тем самым, уровень своей квалификации, одновременно не допуская уход клиента из фирмы в другое агентство.

В 2007 году производительность труда (отношение объема предоставленных услуг к численности работающих), по отношению к 2006 году, снизилась на 9%, а в 2008 году, сравнивая с 2006 годом- на 6%. На это повлияло расширение штата. Однако для фирмы это нормально, сотрудники быстро входят в рабочий ритм, тем самым есть тенденции повышения и производительности труда коллектива.

Среднемесячная заработная плата сотрудников в 2007 году, по отношению к 2006 году, возросла на 25%, в 2008 году, соответственно на 87%. Следовательно, возрастает фонд оплаты труда( произведение среднемесячной заработной платы на численность персонала). Этот рост связан с увеличением объема предоставляемых услуг, так же, за оперативность и профессионализм директор поощряет премиями, за счет фирмы отправляет на платные семинары в Москву, Уфу, Самару.

В целом, агентство по недвижимости «Елена» работает стабильно, с прибылью, несмотря на общую экономическую нестабильность. Повышение и понижение цен сказывается на рынке недвижимости, однако всегда есть желающий продать и желающий купить недвижимость, необходимо так организовать работу фирмы, чтобы они пришли именно к вам за вашими услугами.

1.1.2               Организационная структура управления предприятием и её характеристика

Структура

В агентстве существует элементарная организационная структура, которая отражает двухуровневое разделение, присущее только в маленьких организациях.

Начальник офиса. Руководитель группы риэлторов

Обязанности:

·          Руководство группой риэлторов.

·          Планирование, контроль и отчетность по работе офиса.

·          Контроль хода всех сделок.

·          Обучение риэлторов.

·          Прием и внесение авансов.

Старший юрисконсульт:

Обязанности:

·          Сопровождение сделки

·          Проверка «чистоты» документации

·          Контроль за соответствием законодательству деятельности агентства.

Бухгалтер

Обязанности:

·          составление и сдача отчетов

Риэлтор

Обязанности:

·          Прием звонков

·          Консультации потенциальных клиентов.

·          Заключение агентских договоров в офисе компании и с выездом к клиенту.

·          Подбор квартир по специализированной риэлтерской базе.

·          Показы квартир.

·          Сбор документов

·          Подготовка сделок.

·          Внесение авансов.

Офис менеджер

Обязанности:

·          Административная поддержка деятельности офиса.

·          Встреча клиентов на. Чай, кофе для клиентов.

·          Отправка/прием факсов. Распечатка документов.

·          Закупка канцтоваров и др. товаров для жизнедеятельности офиса.

·          Ведение статистики посещения офиса сотрудниками.

Курьер

·          Доставка корреспонденции.

·          Доставка документов.

Рисунок 1.1 Организационная диаграмма

Характеристика

Риэлтерская деятельность не предполагает наличия специального образования, т.к. рынок образования не готовит специалистов в данной области.

Все люди, работающие в агентстве, имеют высшее образование, но профессии и сферы деятельности до работы в агентстве «Елена» были довольно разнообразными. Все они имеют «коммерческую жилку», как правило, это бывшие предприниматели или юристы со стажем.

Например, юрисконсульт Гиниятуллин Галимьян Галлимуллинович, закончил Башкирский государственный университет, юридический факультет. Занимается юридической деятельностью более 30 лет, до работы в агентстве работал в Октябрьском отделе Государственной регистрационной палате, в 2008 году получил сертификат повышения квалификации по направлению «Управление риэлтерской фирмой».

Однако нельзя недооценивать молодых работников фирмы, которые может быть и не знают каких-то нюансов, но окружают своего клиента вниманием и заботой, ответственно подходят к делу, чтобы потом о них рассказали своим друзьям.

В фирме имеется высококвалифицированный бухгалтер с большим стажем работы так что фирма ведет свои дела в соответствии с законодательством, знает какие налоги платить.

Специфика потребительского спроса заключается в том, что постоянных клиентов у фирмы нет. Это обусловлено тем, что удовлетворив свои потребности в жилище или же наоборот, продав квартиру, дальнейшая необходимость в услугах пропадает. Однако, профессионально совершив сделку, оформив юридическое сопровождение сделки, работники агентства зарабатывают хорошую репутацию, таким образом, непосредственные клиенты рекомендуют агентство своим близким и знакомым.

Скорее всего такая схема работает и даёт результаты.

Агентство «Елена» увеличилось с двух до восьми человек. Это мобильный слаженный коллектив, постоянно повышающий свою квалификацию. Пять человек имеют высшее образование, двое учатся в ВУЗах, что позволяет оказывать высококачественные профессиональные услуги, привлекая все большее количество клиентов

1.1.3               Описание информационного и технического обеспечения предприятия, используемых функциональных возможностей

В рассматриваемом нами субъекте предпринимательской деятельности используется следующее оборудование.

·          7 персональных компьютеров.

·          7 стационарных телефонных аппарата на одной линии.

·          3 принтера.

·          1 факсимильный аппарат.

·          1 копир.

·          1 маршрутизатор для доступа в Интернет.

И следующее программное обеспечение.

·          7 операционных систем Windows XP

·          7 пакетов MS office 2003

·          1 программа бухгалтерского учета 1С Бухгалтерия 7.7

·          1 программный пакет Гарант.

1.2      Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 1.2.2               Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В настоящее время коммерческим предприятием приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности предприятия на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика.

Автоматизация бизнес процессов современного предприятия является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет — далеко не единственный пример приложения автоматизации на предприятии. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

В данном дипломном проекте рассматривается автоматизация деятельности предприятия оказывающего услуги, что, естественно, накладывает свою специфику на задачу автоматизации. Автоматизация деятельности предприятия оказывающего услуги представляет из себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

·          бухгалтерский учета на предприятии;

·          учета квартир и домом в аренду и продажу;

·          учета клиентов желающих снять или купить квартиру;

·          учета клиентов которым оказываются иные услуги;

Можно привести еще целый ряд подсистем в комплексе задач автоматизации деятельности агентства недвижимости. Следует отметить, что все задачи в комплексе задач связаны между собой, а операции, происходящие на предприятии, не могут относиться к какой-либо одной задаче.

1.2.3               Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов возможно но неэффективно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций при ведении клиента или объекта недвижимости. Для крупного агентства недвижимости количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о недвижимости и её свойствах, клиентах и проведенных операциях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации, например, о квартире в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиска такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой выполненной операции риэлтерской деятельности можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно.

Однако, использование вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает эффективность работы на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитической информации. Ранее, при использовании системы бумажного учета получить информацию о совершенных сделках, проанализировать наиболее востребованные услуги можно было только подняв всю документацию и договора, то теперь это стало гораздо более быстрым и доступным, что позволит лучше оценивать востребованность разных услуг на рынке.

Кроме выше сказанного выделить еще ряд аналитических отчетов, которые можно получить при использовании автоматизированной информационной системы. Ото такие отчеты, анализ состояния рынка недвижимости, анализ предложений рынка недвижимости, колебание стоимости жилья, анализ заключенных услуг.

Еще одним неоспоримым преимуществом использования автоматизированной информационной системы является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы учета:

·          повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;

·          повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций с недвижимостью;

·          обеспечение влияния каждых вновь появившихся предложений на рынке недвижимости на старые заявки клиентов;

·          обеспечение безопасности хранения информации;

·          обеспечение многопользовательской работы.

1.2.4               Описание основных свойств ИС для предприятия и выбранного комплекса задач.

Основными свойства ИС для данного предприятия являются

·          Небольшая и несложная – нет необходимости при текущих задачах в большой и сложной ИС

·          Динамичная и легко изменяемая – построенная на основе Microsoft Access не требует специализированных навыков для изменения ИС

·          Низкая защищенность – на данном этапе у предприятия нет требований к защищенности ИС

·          Человек принимает активное участие в работе ИС – ввод данных, получение данных.

·          Подвержена воздействию случайных факторов таких как – ошибки тех устройств, ошибки персонала.