Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

1.3.2   Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

Из анализа деятельности предприятия выявляется очень много недостатков построения существующей системы организации риэлтерской работы в компании . Прежде всего это касается того, что хранилища данных представляют собой бумажные хранилища или простые текстовые документы, поиск информации в которых может быть проведен только вручную, что является очень неудобным и затруднительным процессом. Также неудобно то, что при изменении какой-либо информации об объекте недвижимости необходимо переделывать весь каталог недвижимости, при изменении цены переделывать прайс-лист, а при изменении данных контрагента переделывать картотеку клиентов. Все это малоэффективно, требует больших затрат времени и ресурсов. Хранение документов в архивах также не способствует убыстрению поиска документов и увеличению удобства работы с ними.

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов невозможно. Следовательно, стратегия решения задачи – это автоматизация всех процессов, относящихся к риэлтерской деятельности на предприятии.

Поставленная задача будет автоматизирована путем разработки приложения, реализующего «автоматизированную систему агентства недвижимости»(сокр. АСАН). Разработанная система должна удовлетворять всем требованиям, которые предъявлены к ней при постановке задачи.

1.3.3               Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

Для разработки приложения, реализующего учета понадобятся следующие ИС:

·          Операционная система Windows предназначенная для функционирования на клиентской машине;

·          Операционная система Windows серверного типа или при наличии менее 10 сотрудников работающих с «Автоматизированной системой агентства недвижимости» - операционная система Windows клиентского типа, предназначенная для функционирования на сервере и обеспечивающая многопользовательское подключение к базе данных

·          СУБД MS Access для обеспечения локального функционирования системы учета на каждой машине;

·          Для разработки приложения наиболее целесообразно применить СУБД MS Access в связи с небольшим размером ИС.

Все указанные ИС должны быть приобретены для разработки и дальнейшего использования «Автоматизированной системы агентства недвижимости» на предприятии.

1.4      Постановка цели и подзадач автоматизации. Критерии достижения цели 1.4.1               Экономическая сущность задачи

Экономической сущностью задачи автоматизации риэлтерской деятельности агентства недвижимости «Елена» является повышение результативности труда посредством автоматизации рутинной деятельности, а также деятельности которую можно ускорить путем перехода на другую систему.

Вследствие ускорения процесса делопроизводства возможно будет или увеличить количество производимых сделок и тем самым повысить обороты компании а в конечном и итоге и прибыль.

Или если размера рынка(из-за кризиса например) не будет достаточно для того что бы увеличить количество производимых сделок, возможно будет провести сокращение штата для сокращения издержек, что в конечном итоге опять ведет к повышению прибыли.

В случае если сокращение сотрудников не будет одним из вариантов по какой-либо причине то возможно увеличение присутствия агентства недвижимости на рынке прямо не связанном с торговлей недвижимостью, таким как консультационные услуги, помощь в оформлении документов связанных с недвижимостью , ведение ипотечных дел, посредничество при торговле землей и другие услуги хотя бы косвенно связанные и недвижимостью.

Итак в конечном итоге цель данной автоматизации является сокращение издержек на делопроизводство, сокращение затрат и увеличение прибыли. А также по возможность расширение сферы деятельности агентства недвижимости «Елена» в других областях.

1.4.2               Цели и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Целью дипломного проекта является разработка «Автоматизированной системы агентства недвижимости» и создание приложения, реализующего эту систему. Разрабатываемая система должна решать задачу автоматизации работы агентства недвижимости и выполнять следующие функции:

·          Ведение таблицы продажи недвижимости с указанием их основных и дополнительных характеристик. К основным характеристикам изделия относятся следующие: тип недвижимости, количество комнат/этажей, владелец и его контакты, подробное описание, стоимость, тип дома, тип квартиры. К дополнительным характеристикам относятся любые задаваемые пользователем свойства (см. ниже).

·          Для любого объекта недвижимости из справочника недвижимости могут быть заданы дополнительные свойства которые хранятся в связанной таблице. Состав видов свойств и их значений определяются исключительно пользователем программы, что позволяет создать набор свойств для объектов неограниченного объема и любого содержания

·          Ведение справочника обмена квартир, домов с указанием основных характеристик.

·          Справочник обмена квартир, домов должен быть связан со справочником свойств. Должен быть предоставлен интерфейс отбора вариантов по свойствам.

·          Программа должна позволять вести справочник клиентов агентства недвижимости. Справочник клиентов должен содержать все необходимые поля для того, чтобы охарактеризовать клиента: наименование, полное наименование, адрес, телефон, подробное описание.

·          Программа должна предоставлять возможность отбора (фильтрации) клиентов по различным комбинациям параметров: по характеристикам клиентов, их дополнительным свойствам, по менеджерам, которые ведут клиента. Фильтр должен иметь гибкую настройку и возможность «интеллектуального» отбора записей.

·          Программа должна предоставлять возможность формировать отчеты по продаже/обмену квартир с различными комбинируемыми фильтрами.

Программа должна работать без прерываний при возникновении критических ошибок, даже тех, которые возникают по вине пользователя или из-за ошибок во входных данных. Соответственно, секции программы, в которых возможно возникновение таких ошибок должны обрабатываться в программе особым образом. В случае возникновения ошибки после выдачи соответствующего предупреждения программа должна продолжить свою работу.

Программа должна обеспечить физическую и логическую целостность базы данных. При изменении или удалении данных программа должна поддерживать ссылочную целостность информации в базе данных.

1.4.3               Общая характеристика организации решения подзадач на ЭВМ.

Задача автоматизации работы агентства состоит из нескольких основных подзадач это:

·          Создание базы данных с удобным методом хранения.

·          База данных АС должна соответствовать следующим требованиям:

-    Доступность – база данных должна быть легко доступна по сети для многопользовательской работы.

-    Отсутствие необходимости обслуживания со стороны специально обученного персонала – что увеличивает расходы на содержание АС и увеличивает время простоя в случае сбоев.

-    Легкая возможность резервного копирования и восстановления – отсутствие требований по организации сложной процедуры резервного копирования и восстановления связано с отсутствием квалифицированных специалистов и не желанием нести дополнительные расходы на них.

-    Легкая возможность модернизации – простота и открытость АС является одним из основных требований для страховки компании от невозможности разработчика данной АС далее работать и обслуживать её.

-    Отсутствие высоких требований к аппаратным компонентам – для отсутствия высоких дополнительных затрат на модернизацию парка ЭВМ компании.

·          Создание подсистем автоматизированной системы для различных нужд.

·          Создание путей ввода информации в базу данных.

-    Ввод информации в базу данных должен быть разделен для всех таблиц или логических сущностей базы.

-    Ввод информации в базу должен иметь удобный интерфейс

-    Ввод информации по мере возможности должен использовать справочники и классификаторы составленные ранее.

·          Создание путей получения информации из базы данных.

-    Основным путем получения данных из базы данных должны являться предварительно сформированные формы и отчеты.

·          Организация законченной структуры ведения клиентов.

-    АС должна предоставлять полные возможности ведения базы клиентов.

1.4.4               Формализация расчетов подзадач

Задача автоматизации работы агентства недвижимости в данном проекте делится на несколько подзадач, успешное решение которых приводит к успешному решению задачи автоматизации агентства недвижимости в целом. Можно выделить следующие подсистемы:

·          подсистема ведения квартир и домов на продажу;

·          подсистема ведения клиентов на покупку квартир и домов;

·          подсистема ведения клиентов на найм квартир и домов;

·          подсистема ведения клиентов на сдачу в аренду квартир и домов

·          подсистема ведения клиентов на другие услуги;

·          подсистема аналитической информации.

Подсистема ведения квартир и домов на продажу предназначена для того, чтобы хранить все необходимые данные об объектах недвижимости. Такими данными могут быть сами объекты недвижимости и их характеристики, владельцы и их характеристики, дополнительные сведения о недвижимости и другие статические данные.

Подсистема ведения квартир и домов на продажу должна позволять вести учет следующих объектов:

·          Квартиры. Таблица «продать данные 1» предназначена для хранения основной информации о квартирах такой как:

-    «Количество комнат» - характеризующей количество жилого помещения, данное поле может частично предопределенным при вводе данных.

-    «Адрес» - адрес жилого помещения предназначенного на продажу или сдачу в аренду.

-    «Тип дома» - описания типа конструкции дома, например – «кирпичный», «монолит» данное поле может частично предопределенным при вводе данных,

-    «Этаж» - Этаж расположения жилого помещения.,

-    «Этажность» - Количество этажей в доме,

-    «Размер помещения» - площадь помещения в квадратных метрах,

-    «Цена» - Полная стоимость помещения.

·          Квартиры расширенная информация. Таблица «Продать Данные 2» служит для хранения вторичной по важности на момент подбора вариантов информации о квартирах, содержит информацию о владельце, типе квартире, владельце или контактном лице и прочие сведение которые могут быть необходимы.

·          Покупка квартир. Этот справочник предназначен для хранения информации о клиентах желающих купить квартиру.

В данный справочник заносится информация том что собирается купить клиент, примерный этаж, этажность, количество комнат, контактная информация .

·          Обмен квартир. Таблица предназначена для информации о предложениях по обмену квартир. Судя входит информация о клиенте, о том какую недвижимость он собирается менять, есть признак доплаты или нет, и прочая информация аналогичная информации из таблицы «Продать данные 2» и «продать данные 1».

·          Дом. Таблица представляет собой справочник по домам выставленным на продажу включает в себя все основные характеристики как то: материал из которого сделан дом, тип покрытия крыши, контакты владельца а также иную гибко задаваемую информацию.

·          Малосемейка. Таблица предназначена для хранения информации об отдельном виде квартир типа «малосемейка», вынос данного типа квартир обусловлен наличием большого количества квартир такого типа в преимущественном районе деятельности агентства.

И их некоторой обособленности от остального жилого фонда.

Соответственно в данной таблице представлены все характеристики имеющиеся в таблицах продажи квартир, а также несколько дополнительных свойственных только для данного типа квартир признаков, например таких как «Тип малосемейки», характеризуемый двумя возможными признаками – коридорный и квартирный.

·          Клиенты. Данный справочник предназначен для хранения списка клиентов агентства недвижимости. Для каждого клиента (элемента справочника клиентов) должна быть предусмотрена возможность задания всех необходимых свойств, характеризующих клиента.

Подсистема ведения справочников должна предоставлять возможность удобного и быстрого ввода данных в справочники, задания связей между связанными справочниками, дополнительных свойств там, где это необходимо. Но кроме возможности введения данных во всех справочниках должна предоставляться возможность быстрого поиска, расширенного поиска и отбора данных по любому критерию или сочетанию критериев, характерных для данного справочника. Особо необходимо отметить организацию отбора записей в справочнике квартир. Так как справочник квартир является центральным элементом структуры данных и связан со многими другими справочниками, должна обеспечиваться возможность гибкого отбора записей в этом справочнике. Так должна обеспечиваться возможность отбора элементов справочника квартир не только по основным свойствам квартир, но и по всем связанным: по значениям дополнительных свойств, по площади.

Таким образом можно, например, отобрать квартиру с количество комнат равным двум, на втором этаже, на не последнем этаже и ниже определенной цены. Возможность такого гибкого отбора данных делает разрабатываемую программу очень удобной для использования. Возможность поиска и отбора записей должна быть предусмотрена не только в справочнике товаров, но и во всех остальных справочниках.

Подсистема аналитической отчетности предназначена для построения отчетов по результатам деятельности агентства недвижимости. Прежде всего, это отчет об типах оказанных услуг. Отчет строится по таблице клиентов . Для отчета могут быть заданы условия: отбор по конкретной услугу, по дате или по клиенту. Данный отчет должен стать основным рабочим отчетом для руководителя агентства недвижимости, можно сказать, что для этого программа и была написана. Вторым аналитическим отчетом является отчет о количестве недвижимости на продажу и её цене, который позволяет проанализировать колебания рынка.

1.5      Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

На данный момент в компании практически не существует хоть какой-нибудь автоматизированной системы, единственное, что применяется из программных средств это входящий в состав офисного пакета Microsoft Office – Microsoft Word. Который используется для хранения всех данных, например таких как сведения о клиентах и сведения о недвижимости с которой идет работа.

Кроме того в работе бухгалтерии используется система 1C Бухгалтерия, но аспект автоматизации бухгалтерского учета не рассматривается в задаче которую решает данный дипломный проект.

Как было замечено раньше для такой задачи как автоматизация деятельности агентства недвижимости существует в принципе не так много разработок.

Из них можно по количеству функций выделить «Идеальный вариант: Недвижимость» имеющий следующие функции и возможности:

·          Ведение операций "Продажа", "Покупка", "Аренда" и т.д.

·          Учет заявок для продажи и аренды объектов недвижимости любого типа (свыше 100 реквизитов для описания объекта недвижимости)

·          Учет заявок на покупку и съем объектов недвижимости

·          Перекрестный поиск между заявками и описанием объектов недвижимости

·          Учет совершённых и отложенных сделок

·          Создание произвольных форм отчетов

·          Произвольные запросы по любым параметрам

·          Экспорт данных в форматы Excel, txt, csv и xml

·          Обмен данными между удалёнными офисами используя e-mail, ftp или дискету

·          Предоставление клиенту информации в "безопасном" виде (возможность скрывать коммерческую информацию)

·          Слайд-шоу фотографий объектов недвижимости, чертежей и планов в любых форматах (bmp, jpeg, rle, wmf)

·          Управление доступом пользователей к различным режимам и функциям программы

·          Просмотр данных на Вашем вэб-сайте в интернете

·          Поддержка одновременной работы неограниченного числа пользователей

·          Мощная и быстрая база данных

·          Удобный и простой интерфейс

·          Подробная документация, встроенная в программу

·          Доступная консультационно-справочная служба

И систему «АГЕНТСТВО НЕДВИЖИМОСТИ» со следующими возможностями

-    Операции: «продам», «куплю», «сдам», «сниму», «меняю».

-    Объекты недвижимости : квартира, комната, дом, участок, нежилое помещение, нежилое строение и их многочисленные варианты.

-    Любое число городов. Гибкая географическая иерархия внутри города: муниципальные округа, микрорайоны, улицы. Импорт географических объектов из специально подготовленных справочников для всех регионов РФ; общий объём данных - свыше полмиллиона улиц и микрорайонов

-    Мощные фильтры поиска вариантов по всем параметрам, в том числе - по фрагментам телефонных номеров

-    Наглядная система сортировки заявок по всем параметрам

-    Подбор и ступенчатая оптимизация вариантов обмена, в т.ч. междугородних

-    Активная и архивная области хранения заявок

-    Поиск географических дубликатов

-    Различные варианты прайсов, визуальный конструктор прайсов

-    Управление арендой

-    Управление сделками

-    Организация бизнес–процессов посредством постановки, уведомлений и контроля выполнения задач

-    Развитая поддержка создания и редактирования документов различных форматов в привязке к заявкам, сделкам, задачам

-    Отчеты о результатах деятельности

-    Автоматизированный обмен данными по e-mail и посредством файлов между различными фирмами и филиалами внутри одной фирмы. Ведение справочника адресатов, возможность точной настройки состава отправляемых данных по каждому из адресатов.

-    Публикация заявок в интернете. Организация статических и поддержка динамических web-сайтов. Возможность организации мультилистинговой системы.

-    Многопользовательский и однопользовательский варианты

-    Двухступенчатая система безопасности - на уровне сервера баз данных и на уровне клиента

-    Точная настройка прав пользователей – около 200 видов защищаемых действий

-    Мониторинг действий каждого пользователя по всем операциям со всеми заявками

-    Статистика движения заявок

-    Простая программа установки и обновления

-    Готовая демонстрационная база данных с несколькими тысячами заявок для быстрого знакомства с возможностями программы и освоения работы с ней

-    Архитектура клиент-сервер: высокая надежность хранения данных и максимальная скорость их обработки

Но как уже было замечено выше, в главе 1.3. данные системы слишком сложны и требуют больше затрат чем нужно для небольшого агентства недвижимости в маленьком городе.

1.6      Обоснование проектных решений 1.6.1               Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Автоматизированная система агентства недвижимости предназначена для функционирования в операционной системе Windows, поэтому для эффективной работы разрабатываемой системы необходимо обеспечить такие требования к архитектуре и параметрам технических средств, которые позволили бы эффективно функционировать самой операционной системе.

Автоматизированная система агентства недвижимости предназначена для функционирования на компьютере типа IBM PC с техническими характеристиками не менее:

·                 процессор – Intel Celeron 2000;

·                 оперативная память: 256 Mb;

·                 SVGA 8 Mb;

·                 жесткий диск, обеспечивающий размещение операционной системы и приложения Microsoft Access 2007. Для размещения разрабатываемой системы требуется 20 Mb свободного места на жестком диске;

·                 сетевая карта для подключения к сети.

Для печати отчетов и выходных документов необходим принтер, совместимый с компьютером вышеперечисленной комплектации.

В случае варианта многопользовательской работы с системой понадобится использование одного ПК в качестве файлового сервера для доступа к базе. Целесообразно разместить эту базу данных на сервере, а с клиентских компьютеров осуществлять подключение к ней через протокол smb или через ODBC поверх smb. В качестве сервера может использоваться компьютер типа IBM PC c характеристиками не менее:

·                 процессор – Intel Celeron 2000;

·                 оперативная память: 256 Mb;

·                 SVGA 8 Mb;

·                 жесткий диск, обеспечивающий размещение операционной системы и приложения Microsoft Access 2007.

В качестве операционной системы на сервере не совсем целесообразно использовать операционную сиcтему семейства Unix, такую как например, Linux из-за недостаточно хорошей поддержки smb и ODBC.

Так как клиентские компьютеры будут подключаться к серверной базе данных, и сервер и клиентские машины должны функционировать в локальной сети. Это может быть как одно-ранговая сеть, так и сеть с доменной организацией.

Отметим, что функционирование системы возможно не только в клиент-сервером варианте, но и в локальном варианте, как с использованием локальной базы данных которая способна функционировать на клиентском компьютере с указанными характеристиками под управлением локальной операционной системы семейства Windows, такой как Windows XP. При такой организации работы не нужны сервер, локальная сеть и серверная операционная система.