Создание и редактирование отчётов

4.8 Создание и редактирование отчётов

Основное назначение отчетов - это вывод данных в виде выходного печатного документа.

Последовательность формирования автоотчетов такая же, как и при формировании форм. Аналогичным образом, как и при создании форм с помощью мастера фомируются и отчеты с помощью «Мастера отчетов».

Автоотчет может создать отчет в столбец или отчет в ленточном формате.

Формируем отчет в ленточной форме с подведением итогов:

1) В окне базы данных щелкнем на значке объекта Отчеты, а затем - на кнопке Создать.

2) В окне Новый отчет выделим Автоотчет: ленточный, выберем в качестве источника данных Таблицу1 и щелкнем на кнопке Ок, после этого у нас отобразится созданный отчет.

 

Перед нами появляется ленточный автоотчет:

 

3)   Сохраняем данный отчет под именем Итоги;

4)   В окне БД выделим имя отчета Итоги и щелкнем на кнопке Конструктор.

 

 

5)   Установим указатель мыши на нижнюю строки Примечание отчета и потащим вниз, тем самым создастся область примечаний.

6)   Щелкнем по кнопке Поле, в результате чего указатель мыши примет форму креста.

7)   Установим указатель мыши в область примечаний и методом протаскивания мыши сформируем поле с присоединенной надписью.

Отобразилось поле в виде рамки со словом Свободный.

8)   Разъединим поле с надписью Поле 17 и вместо Поле 17 запишем Итого:, а вместо слова Свободный введем формулу

=Sum([выручка от продаж по каждой модели]).

9)   Закроем окно структуры отчета и сохраним изменения.

10)      После открытия отчета у нас отобразится строка Итоги:

Для создания отчета с помощью «Мастера отчетов» необходимо:

1)             В окне базы данных дважды щелкнуть на кнопке элемента управления Создание отчетов с помощью мастера.

2) В окне Создание отчетов в качестве источника данных выберем Таблицу 1, после чего на панели Доступные поля отобразятся все поля таблицы.

2)             Переместим все поля таблицы с панели Доступные поля на панель Выбранные поля, выполним щелчок на кнопке с двумя стрелочками, затем по кнопке Далее.

3)             Выделим на левой панели окна поле Сведения о фирме-производителе для задания уровни группировки, щелкнем по кнопке с одной стрелочкой, затем Далее.

4) Щелкнем по кнопке Итоги, установим флажки параметрам Sum для полей выручка от продаж по каждой модели, щелкнем по кнопке Ок, выберем поле Название телефона для задания сортировки по возрастанию, затем щелкнем по кнопке Далее.

4)             Выберем макет отчета (ступенчатый), ориентацию (книжную) и щелкнем Далее.

5)             Выберем стиль отчета (деловой), щелкнем Далее, зададим имя отчета Название телефонов и щелкнем по кнопке Готово.

 
Заключение

БД является важнейшей составной частью информационных систем, которые предназначены для хранения и обработки информации. Изначально такие системы существовали в письменном виде. Для этого использовались различные картотеки, папки, журналы, библиотечные каталоги. Развитие средств вычислительной техники обеспечило возможность для создания и широкого использования автоматизированных информационных систем. Разрабатываются информационные системы для обслуживания различных систем деятельности, системы управления хозяйственными и техническими объектами, модельные комплексы для научных исследований, системы автоматизации проектирования и производства, всевозможные тренажеры и обучающие системы. Современные информационные системы основаны на концепции интеграции данных, характеризующих большими объектами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей. Для управления этими данными и обеспечения эффективности доступа к ним были созданы системы управления данными.

Таким образом, СУБД называют программную систему, предназначенную для создания ЭВМ общей базы данных для множества приложений, поддержания ее в актуальном состоянии и обеспечения эффективности доступа пользователей к содержащимся в ней данным в рамках предоставленных им полномочий.

Приведенная для примера база данных учеников, обучающихся в учебных заведениях, разработана в программе Microsoft Access, которая является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

·          высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструктора в режим их непосредственной эксплуатации;

·          глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программами продуктами, поддерживающими технологию OLE;

·          богатый набор визуальных средств разработки.