Создание информационно-справочной системы "Методический кабинет"

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

Рост сектора информации является лишь одной причиной, по которой управление процессом связи приобретает для производительности все более важный характер. Технический прогресс в обработке информации – компьютеры, спутники связи, всемирная телекоммуникационная сеть – радикальнейшим образом увеличили объемы обращающейся информации и сократили время на ее передачу.

Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно называть “бумажной информатикой”.

Воздействие роста объема информации и сокращение времени ее передачи не совсем однозначно. Понятно, что улучшение качества информации, имеющейся в момент принятия решения, позволяет руководству принять обоснованное, своевременное решение. Однако огромный объем циркулирующей в настоящее время информации все больше затрудняет нахождение и выделение нужных и относящихся к делу сведений. Информация является одним из основных ресурсов роста производительности. Более эффективное использование информации необходимо для обеспечения производительности организации в целом.

Одним из первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой практике были так называемые административные системы обработки данных: автоматизация банковских операций, бухгалтерского учета, резервирования и оформления билетов и т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.

Внедрение техники и технологии в область обработки информации привело к повышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизации и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции. Точно также, как не выдержали конкуренции те организации, которые продолжали использовать старую технологию производства, в информационном обществе не смогут конкурировать организации, не использующие информационные технологии.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

•обработка текста,

•электронные таблицы,

•деловая и презентационная графика,

•планирование работ и совещаний,

•генерация отчетов из базы данных, •мультимедиа.

Известно, что в офисе низкая эффективность работы служащих значительно замедляет производительность труда в целом по предприятию. Становится необходимым увеличивать оперативность обработки информации, а также следить за эффективностью организации деятельности современного офиса с точки зрения принятия обоснованных и своевременных управленческих решений.

Но если учесть, что во все области деятельности человека, в том числе и в сферу управления, стремительно входят компьютерные технологии, обеспечение необходимой эффективности труда офисных служащих в современных условиях становится реально выполнимой задачей. Особое значение приобретают компьютерные технологии в тех структурах, где основная деятельность связана с приемом, обработкой и передачей информации. В первую очередь к таким структурам относятся все подразделения, обеспечивающие систему управления организации любого уровня: фирмы, банка, государственного учреждения, высшего учебного заведения, школы, предприятий социально-культурного назначения и т.д.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Методический кабинет - это отдел, отвечающий за организацию учебной работы. Это центр обработки всей методической документации в котором: накапливаются все методические документы, статистическая обработка, и получение отчета. Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:

•функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;

•системы для организации групповой работы;

•системы управления электронными документами;

•средства управления документооборотом.

 

Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

-       в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;

-       во времени: от места создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Развитие техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовать процесс управления. Современная работа с документами характеризуется внедрением в процесс работы компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий.

Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач на современном этапе.

-         Для создания документов используются текстовые редакторы. Специальные программные переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык. Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.

-         Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена.

-         Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы ставить их на контроль, вести ежедневники.

-         Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых.

Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.

Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

-         оперативность в составлении и прохождении документа;

-         высокое качество документов;

-         оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.);

-         безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.

1.    ОБЩАЯ ЧАСТЬ 1.1     Цель разработки

Цель разработки этой программы: систематизация, автоматизация поиска и повышение скорости ввода данных по всем видам пособий; автоматизация создания печатных документов, сокращение бумажного документооборота, автоматизация архивирования документов. В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для учебной части и рационализации труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на работу с пособиями. Достижение этих целей при проектировании значительно упростит процесс обработки документации, хранение архивных данных.

1.2     Анализ использования разработки

Данный продукт разработан под конкретные требования, предъявляемые к работе современного учреждения. Его применение возможно в условиях деятельности любого образовательного учреждения, что позволяет привести работу с документацией на более высокий уровень, поднять на более высокий уровень обмен информацией между всеми методическими комиссиями.

1.3     Анализ методов решения проблемы

 

Организация хранения и поиска документов

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения. Решение задач поиска, систематизации и обработки информации выполняется различными способами в зависимости от рода данных, способа их хранения, специфики производства и других факторов.

Активное использование компьютера для создания документов может породить проблему организации хранения и последующего поиска нужного документа.

Далее рассмотрим некоторые общие подходы к решению этой проблемы.

В настоящее время многие крупные компьютерные фирмы занимаются разработкой и внедрением комплексных систем управления документацией. Эти системы, как правило, ориентированы на использование в крупных компаниях, в которых придают большое значение управлению ресурсами, в том числе трудовыми, как одной из важнейших управленческих задач. К, системам такого типа можно отнести:

q   БОСС-Референт (компания АйТи, Москва);

q   Ефрат-документооборот (компания Cognitive Technologies);

q   Золушка (фирма НТЦ ИРМ, Москва);

q   Дело (компания «Электронные офисные системы»);

Каждая из этих систем имеет свои функциональные особенности, разный инструментарий и поддержку разных серверов баз данных (МS SQL Server, ORACLE, Lotus Domino et..), но все обеспечивают выполнение комплекса функций кадровой службы. Но для решения конкретно поставленной задачи не нашлось готового программного продукта.

Значительно меньше программных продуктов, рассчитанных на малые предприятия/организации.

При использовании только стандартных программ для создания и работы с документами организация хранения электронного вида документа - файла - полностью лежит на пользователе. Рациональная организация хранения особенно важна при большом количестве документов и необходимости поиска нужного в опре­деленный момент документа. Опираясь только на базовые возможности WINDOWS 9Х и MS Office, можно достаточно эффективно управлять файловой системой. Все эти базовые возможности можно разделить:

-          на средства и методы организации хранения;

-          средства организации поиска.

Применение приложения MS Office в данном проекте решает вопрос автоматизации таких процессов, как хранение, поиск информации, ее тиражирование. Максимально упрощено получение нужной информации, что облегчает условия труда пользователя.

1.4     Анализ средств программирования 1.4.1 Описание языка

БД MS Access – это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

Главное окно MS Access

 

В MS Access существуют режимы работы:

1.       режим запуска,

2.       режим конструктора

3.       оперативный режим.

Элементы БД Access:

Таблица – это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства). Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы (при наличии достаточного количества системных ресурсов). Можно импортировать таблицы и связывать с таблицами из приложений и БД.

Запрос – позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Выборка может происходить одновременно из 16 таблиц, в запрос можно включать до 255 полей одновременно Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Форма – это объект, предназначенный для ввода и отображения данных в более удобном виде. Форма может содержать элементы управления и внедрённые объекты – рисунки, графики.

Отчёт – это объект, предназначенный для печати данных. В Access можно не только красиво оформить отчёт, но и обработать данные с помощью языка программирования Access VBA.

Макрос – это набор из одной или нескольких макрокоманд (иногда говорят просто – команд), выполняющих определённые операции (открытие форм, печать отчётов…). Позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. Microsoft рекомендует для процедур автоматизации или обработки событий использовать программный код Access VBA, так как в будущем макросы использоваться не будут.

Модули – прописаны на VBA, используются для описания процедур обработки событий: нажатие кнопки, настройка меню, панелей инструментов и т.д.

Таблица является основным структурным элементом БД. В ней хранятся все необходимые сведения. Таблицу можно создавать различными способами: в режиме конструктора, в режиме таблицы, с помощью мастера таблиц, с помощью импорта таблиц, а также можно использовать связь таблиц из другой базы данных или электронной таблицы Excel.

В режиме конструктора в бланке таблицы можно установить свойства полей, главные из которых Имя поля (не более 64 символа), Тип данных, Размер поля.

Для вывода данных удобно использовать такое свойство, как формат поля, а при вводе данных можно вводить маску ввода.

Очень важно при разработке базы данных правильно определить тип данных. В MS Access различают следующие типы данных: Текстовый, МЕМО, Счётчик, Числовой, Логический, Денежный, Дата/Время, Поле объекта OLE.

MS Access предоставляет простые и удобные средства сортировки и фильтрации данных в таблице. Эти средства позволяют изменить представление данных в соответствии с некоторыми критериями. В состав MS Access входят также средства поиска и замены, которые позволяют найти данные по определённому значению поля.

Важную роль в базах данных играют запросы. Они являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Запросы используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы.

Запрос по образцу (Query by Examply) изначально предназначался для пользователей БД, чтобы они могли осуществлять поиск данных без знания языков программирования по определённым условиям.

Для создания запросов необходимо выполнения следующих условий:

-      необходимо указать таблицу или таблицы, из которых нужно получить данные;

-      необходимо указать поля таблиц;

-      необходимо указать условие отбора или составить выражение для вычислений или изменения данных таблиц.

При составлении выражений используют операторы, константы, идентификаторы и функции.

С помощью запросов можно получить любые интересующие вас ответы, изменить данные в таблицах, а также удалить ненужные записи, обновить, добавить в таблицу нужные записи.

В Access существуют четыре типа запросов для различных целей:

-   Запросы на выборку (Select queries) отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.

-   Запросы с параметром (Parameter queries) – это такие запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске.

-   Перекрёстные запросы (Crosstab queries) собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы.

-   Запросы с группировкой данных

-   При обобщении данных используются команда å - групповые операции и в строке групповые операции указываются статистические функции: Count, Max, Sum, Avg.

-   Запросы на изменение (Action queries) используются для создания новых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или изменять записи согласно выражениям, указываемых в режиме конструктора запроса.

Для работы в базе данных обычно создают формы для ввода просмотра данных. Формы могут содержать элементы управления.

Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения ввода и редактирования данных можно использовать таблицы, формы предоставляют преимущества для предоставления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

В формах можно осуществлять проверку корректности данных, содержащих в таблице.

Форма позволяет осуществлять вычисления и выводить результат на экран.

Форма предоставляет возможность управления работы базы данных.

Содержание и вид формы зависит от того, для какого вида работ она предназначена. Формы можно разделить на три основных категории:

1.         Управления транзакциями

Такие формы выполняют функции добавления новых записей в таблицы или изменения существующих записей, работают непосредственно с таблицами.

2.         Доступ к данным

Фомы этой категории предназначены для представления такой информации, как диаграммы, отчёты, таблицы, но не позволяют пользователю добавлять или редактировать данные. Формы, предназначенные только для доступа к данным, в качества источника данных часто используют запросы, которые суммируют данные, находят средние значения.