Справочная система продавца–консультанта компьютерного салона

Оглавление

Введение

1. Основная часть

1.1 Назначение и область применения

1.2 Технические характеристики

1.2.1 Постановка задачи

1.2.2 Описание и обоснование входных и выходных данных

1.2.3 Информационная модель и ее описание

1.2.4 Описание и обоснование выбора состава технических и программных средств

1.2.5 Описание алгоритма программы

1.2.6 Описание функциональных точек

2. Руководство оператора

2.1 Назначение программы

2.2 Условия выполнения программы

2.3 Выполнение программы

2.4 Сообщения оператору

3. Ожидаемые технико–экономические показатели

Заключение

Источники, использованные при разработке

ВВЕДЕНИЕ

Последнее время всё больше места в нашей жизни занимает компьютер. Современное общество невозможно представить себе без компьютера. Он является частью людской жизни, при помощью которого человек может общаться с другими людьми, узнаёт новости и другую немаловажную информацию различного рода.

Но одной из важных задач компьютера является обработка, управление, хранение информации и выдача её по первому требованию пользователя.

Программное обеспечение разработано на тему: "Информационно справочная система продавца компьютерного салона". Основным назначением программы является автоматизация рабочего места продавца компьютерного салона, с целью увеличения скорости и повышения качества обслуживания клиентов, обратившихся в данный салон. При использовании данного программного продукта исключается необходимость заполнения в ручную большего количества различной бумажной документации, произведения сложных математических действий (об итоговой сумме покупки, скидке предоставляемой клиенту, в процентном представлении, которая может предоставляться как на один или несколько, так и на весь выбранный товар). Также это программное обеспечение позволяет производить поиск товаров на складе по базе данных, заносить данные о привезенном на склад товаре, регулировать количество товара на складе после осуществления продажи. Данное программное обеспечение предоставляет справку по работе с программой, и позволяет осуществлять различного рода манипуляции (добавление, изменение, и удаление) продавцов, и клиентов.

Программа имеет интуитивно понятный и эргономичный интерфейс, несложный при овладении навыками работы с программой, что сокращает времени обучения работы с программой.

При разработке ИС решаются следующие задачи:

-          Исследование предметной области;

-          Выделение сущностей;

-          Установка связей между сущностями;

-          Построение диаграммы потоков данных, концептуальной и датологической модели;

-          Выбор средства реализации клиентской части ИС;

-          Разработка базы данных ИС в Microsoft Office Access;

1. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

1.1 Назначение и область применения

В настоящий момент времени на территории нашей страны существует огромное множество различных фирм, магазинов, оптовых баз, и других организаций, нуждающихся в программном обеспечении, которое будет полностью или частично автоматизировать труд продавца, выполняя за него различной сложности математические расчеты, заполняя бланки первичных документов и многое другое.

Основными целями разработки системы могут служить:

-   сокращение времени обработки входной информации и получения результатных показателей;

-   повышение степени достоверности выходной информации;

-   снижение трудоемкости и количества ошибок при решении задачи.

В программе должны быть реализованы следующие функции:

-     ввод или выбор из имеющихся исходных данных клиента при оформлении покупки;

-     расчет стоимости покупки;

-     принятие на работу новых продавцов;

-     увольнение с работы продавцов;

-     изменение данных продавца;

-     ввод и сохранение данных о купленном товаре;

-     ввод и сохранение данных о гарантийном талоне;

-     вывод гарантийного талона на печать;

-     вывод информации о проданном товаре на печать;

-     вывод информации о заканчивающемся товаре на печать;

-     предоставление справки о работе программы;

-     регистрация поступившего товара на складе;

-     изменение количества товара в базе данных после оформления покупки;

-     удаление из базы данных информации о проданных товарах.

Выполнение перечисленных функций осуществлено следующим образом:

1.         автоматизация ввода данных первичной информации в базу данных с использованием экранных форм:

-окно заполнения формы продажи товара, изменения информации о товаре в базе данных, сохранения (удаления) информации о продавцах и клиентах;

-окно ввода серийного номера на заказанный товар;

2.         выдача справочной информации:

-     справка о работе программы;

3.         отчеты, формируемые в результате выполнения программы:

-          формирование гарантийного талона;

-          формирование списка проданного товара;

-          формирование списка заканчивающегося товара.

Программа разработана на тему: "Информационно-справочная система продавца-консультанта компьютерного салона". Она предназначена для облегчения труда продавца-консультанта компьютерного салона или магазина. То есть данный программный продукт при помощи поиска и быстрого вывода на печать необходимой информации, позволяет увеличить скорость и качество обслуживания клиента (покупателя), что также немаловажно.

При разработке типовой схемы организации был выявлен следующий штат сотрудников, который включает в себя: директора; работника отдела кадров и продавцов-консультантов, входящих в отдел продаж.

В должностные обязанности директора входит:

-      организация текущего и перспективного планирования деятельности салона;

-      проведение рекламных компаний по ознакомлению населения об условиях предоставления услуг салоном;

-      разработку необходимой методической документации;

-      осуществление контроля качества за процессом оказания услуг;

-      обеспечение своевременного составления установленной отчетной документации, и так далее.

Типовая схема компьютерного салона представлена в виде схемы (Рис. 1)

Рисунок 1. Типовая схема организации.

Свои профессиональные обязанности директор компьютерного салона выполняет, взаимодействуя со следующим подразделениями фирмы:

Подразделения компьютерного салона, с которыми взаимодействует директор (Таблица 1)

Таблица 1. Подразделения компьютерного салона, с которыми взаимодействует директор.

Подразделение фирмы	Информационные процессы
Отдел кадров	-                  передача информации о сотрудниках;
Отдел продаж	-                  передача информации о осуществленных продажах;
Бухгалтерия	-                  передача информации о рабочих днях сотрудников -                  начисление заработной платы -                  учет материальных ценностей на складе

Разрабатываемая информационно справочная система предназначена для автоматизации труда продавца компьютерного салона. При организации работы компьютерного салона важным фактором является мобильная, квалифицированная работа сотрудников, способных организовать процесс обслуживания клиентов как можно быстрее и качественней.

В обязанности продавца входят следующие функции:

-      контроль поступивших на склад товаров;

-      подготовка статистической информации о продажах по требованиям директора;

-      регистрация клиентов обратившихся в салон;

-      заполнение гарантийных талонов;

-      создание итоговой документации по продажам.

При обращении клиента в фирму происходит регистрация его личных данных, или же выбор уже имеющихся в базе данных. Обычно в компьютерных салонах используется программное обеспечение Microsoft Office, которое имеет следующие характеристики:

-      вся информация находится и хранится в текстовых файлах формата Word и в электронных таблицах Excel;

-      сбор аналитической информации производится путем анализа информации, хранящейся на бумажных носителях;

-      контроль за поступлением и убытием товара на складе осуществляется путем регистрации информации на бумажных носителях;

Все выше перечисленные недостатки позволяют сделать вывод о необходимости автоматизации труда продавца компьютерного салона. Целью использования вычислительной техники является устранение всех вышеперечисленных недостатков, а так же автоматизация обработки и анализа первичной и промежуточной информации и представление итоговой информации в виде отчетов.

При использовании программы, разработанной на тему "Информационно-справочная система продавца-консультанта компьютерного салона", увеличивается качество и скорость обслуживания клиентов салона. Это обусловлено тем, что данный программный продукт предоставляет возможность быстрого поиска необходимой информации, такой как: товар, хранящийся на складе; продавцах, работающих в салоне; данные о проданном товаре и клиентах, которые приобрели товар. Организация такого поиска во много раз увеличивает скорость работы продавца, ведь при его использовании можно найти нужные данные всего за несколько секунд, а при нахождении такой немаловажной информации на бумажном носителе, может потребоваться длительный промежуток времени. Также программа позволяет быстро изменить любые данные о товаре, клиентах (покупателях), и продавцах, что также приводит к уменьшению потери времени. При осуществлении продажи товара, продавцу обычно приходится оформлять гарантийный талон, заносить в него всю необходимую информацию, а при использовании данного программного продукта гарантийный талон формируется автоматически, что исключает возникновения различного рода ошибок при его составлении и продавцу остаётся только распечатать его.

Работа продавца компьютерного салона – это процесс, происходящий во времени, который можно разделить на последовательные этапы:

-      выбор продавца;

-      поиск нужного товара;

-      формирование списка товаров;

-      оформление документов клиента;

-      оформление продажи;

-      выдача гарантийного талона;

В каждом этапе происходят информационные процессы, которые сведены в таблицу:

Информационные процессы этапов представлены в виде таблицы (Таблица 2).

Таблица 2. Информационные процессы этапов

Этап	Информационные процессы
1.      выбор продавца	-           ввод данных продавца происходит при входе в программу;
2.      поиск нужного товара	-           поиск товара на складе посредством побуквенного ввода названия товара, фирмы изготовителя или цене в поле поиска;
3.      формирование списка товаров	-           вывод выбранных товаров в отдельную таблицу;
4.          оформление документов клиента	-           ввод личных данных клиента, или выбор из уже имеющихся клиентов; -           сохранение информации в базу данных;
5.          оформление продажи	-           выбор количества продаваемого товара; -           ввод серийного номера товара -           изменение количества товара на складе;
6.          выдача гарантийного талона	-           формирование гарантийного талона; -           выдача гарантийного талона;

1.2 Технические характеристики

1.2.1 Постановка задачи

В данном программном продукте автоматизированы следующие математические вычисления:

Расчёт скидки на товар - выполнен по формуле:

D = а*в-( а*в*с / 100)

где:

а – цена товара;

в – количество товара;

с – скидка на товар, в процентах;

D– цена товара со скидкой.

Расчет стоимости товаров одного типа:

S = K*C

где:

S – сумма товара;

K – количество товара;

C – цена 1 единицы товара;

Расчет общей стоимости всех купленных товаров :

S1 = C1 + С2 + Сn

где:

S1 – сумма покупки;

Сn – стоимость товаров одного вида;

В данном программном обеспечении в качестве первичной информации используется данные о:

Продавцах

Товаре

В начале вводится информация о продавцах с помощью формы регистрация. Форма "регистрация" представлена в виде рисунка (Рис.2)

Рисунок 2. Форма "Регистрация"

После поступления на склад нового товара производится его регистрация в базе данных при помощи ввода информации на главной форме программы. Главная форма программы представлена в виде рисунка (Рис. 3).

Рисунок 3. Форма "Главная форма программы"

Первичная информация о продавцах хранится в таблице "Продавец" базы данных. И имеет следующие поля:

-      № продавца

-      Фамилия

-      Имя

-      Отчество

-      Разряд

-      Паспортные данные

-      Адрес

-      Телефон

-      Образование

-      Пароль

Первичная информация о товаре хранится в таблице "Товар" базы данных. И имеет следующие поля:

-      № товара

-      Название

-      ФирмаИзготовитель

-      Модель

-      Характеристики