Система управления базой данных MS Access

2. Система управления базой данных MS Access

 

2.1 Понятие и назначение базы данных и систем управления БД

 

База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). СУБД используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации.

СУБД организует хранение информации таким образом, чтобы ее было удобно:

-просматривать,

-пополнять,

-изменять,

-искать нужные сведения,

-делать любые выборки,

-осуществлять сортировку в любом порядке.

Системы управления базами данных позволяют объединять большие объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определенным критериям и т. п. Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы. Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

2.2 Структурные элементы БД (поле, запись, файл). Логическая структура записи файла БД

 

Понятие базы данных тесно связано с такими понятиями структурных элементов, как поле, запись, файл. Поле, - элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации - реквизиту. Для описания поля используются следующие характеристики:

-Имя, например. Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения;

-Тип, например, символьный, числовой, календарный;

-Длина, например, 15 байт, причем будет определяться максимально возможным количеством символов.

-Точность, для числовых данных, например два десятичных знака для отображения дробной части числа.

Запись - совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи - отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.

Файл (таблица) - совокупность экземпляров записей одной структуры.

Описание логической структуры записи файла содержит последовательность расположения полей записи и их основные характеристики.

 

 

В структуре записи файла указываются поля, значения которых являются ключами: первичными (ПК), которые идентифицируют экземпляр записи, и вторичными (ВК), которые выполняют роль поисковых или группировочных признаков (по значению вторичного ключа можно найти несколько записей).

 

2.3 Запросы. Типы запросов MS Access. Создание простого запроса

 

Как правило, нет необходимости в отображении всей информации, которая хранится в той или иной таблице БД. Существует средство обработки данных в одной или нескольких таблицах, которое позволяет отображать нужную информацию, соответствующую указанным требованиям. Например, в БД Образование необходимо найти всех студентов, которые имеют отличные оценки, или отобразить фамилии всех студентов, которые сдавали физику. Для этих целей в Access используются запросы.

Существует несколько типов запросов:

1 На выборку,

2 На обновление,

3 На добавление,

4 На удаление,

5 Перекрестный,

6 Создание таблицы.

Наиболее распространенным является запрос на выборку. При его выполнении создается множество записей, в которых содержатся указанные данные, например, определенные поля из одной или нескольких таблиц. При этом отображаемую в запросе информацию можно изменять так же, как и при работе с обычной таблицей. Однако следует отметить, что указанный набор записей создается временно, только во время выполнения запроса, и не хранится в БД, в отличие от содержимого таблиц.

Чтобы создать новый запрос, необходимо нажать кнопку Запросы в окне БД Образование и после этого выбрать режим создания запроса: с использованием конструктора или мастера. Также для создания запроса можно воспользоваться кнопкой Создать, после чего выбрать режим создания нового запроса.

 

2.4 Объяснить значение следующих ключевых понятий

 

-Ключ

В структуре записи файла указываются поля, значения которых являются ключами: первичными (ПК), которые идентифицируют экземпляр записи, и вторичными (ВК), которые выполняют роль поисковых или группировочных признаков (по значению вторичного ключа можно найти несколько записей).

-Форма

Работа с данными в БД непосредственно осуществляется в таблицах и запросах. В Access имеются широкие возможности по созданию интерфейса пользователя при помощи форм. Создавая форму в БД, обычно преследуется одна из не скольких целей.

-Отображение и изменение данных;

-Ввод данных;

-Печать;

-Сообщения.

Формы в Access являются главным средством разработки пользовательского интерфейса. В зависимости от того, с какой целью создается форма, разработчик определяет параметры ее внешнего вида. Существует несколько основных видов форм.

-Сетевая модель данных

Сетевой подход к организации данных является расширением иерархического подхода. В иерархических структурах запись-потомок должна иметь в точности одного предка; в сетевой структуре данных у потомка может иметься любое число предков.

Сетевая БД состоит из набора записей и набора связей между этими записями, а точнее, из набора экземпляров каждого типа из заданного в схеме БД набора типов записи и набора экземпляров каждого типа из заданного набора типов связи.

Тип связи определяется для двух типов записи: предка и потомка. Экземпляр типа связи состоит из одного экземпляра типа записи предка и упорядоченного набора экземпляров типа записи потомка. Для данного типа связи L с типом записи предка P и типом записи потомка C должны выполняться следующие два условия:

-каждый экземпляр типа записи P является предком только в одном экземпляре типа связи L;

-каждый экземпляр типа записи C является потомком не более чем в одном экземпляре типа связи L.

На формирование типов связи не накладываются особые ограничения; возможны, например, следующие ситуации:

-тип записи потомка в одном типе связи L1 может быть типом записи предка в другом типе связи L2 (как в иерархии);

-данный тип записи P может быть типом записи предка в любом числе типов связи;

-данный тип записи P может быть типом записи потомка в любом числе типов связи;

-может существовать любое число типов связи с одним и тем же типом записи предка и одним и тем же типом записи потомка; и если L1 и L2 - два типа связи с одним и тем же типом записи предка P и одним и тем же типом записи потомка C, то правила, по которым образуется родство, в разных связях могут различаться;

-типы записи X и Y могут быть предком и потомком в одной связи и потомком и предком – в другой;

-предок и потомок могут быть одного типа записи.