Навигация
3. От АСКИД по EDMS
Специалисты по вычислительной технике помнят, как в 80-е годы многочисленные группы программистов трудились над созданием систем АСКИД (автоматизированных систем контроля исполнения документов). В советские времена подобные системы вряд ли могли быть востребованы, потому что «натыкались» на стены чиновников. И их можно было понять: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьей значимости и незаменимости. Теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя чиновников. Но самое страшное для чиновника было то, что система оперативно оповещала руководителя о нерасторопности чиновника как исполнителя.
А в это то же время на Западе потребность в эффективном управлении электронными документами привела к созданию систем электронного документооборота, которые называют Electronic Document Management Systems (EDMS). Сегодня эти системы являются частью рынка программного обеспечения для управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого рынка DCT (document and content technologies).
Последние 5-6 лет наблюдается интерес к электронному документообороту и на отечественных предприятиях негосударственной формы собственности. Очень просто электронный документооборот можно определить как рабочий поток документов в электронном виде. Организовать этот поток можно с помощью электронной почты без специальной системы. Это имеет место у большинства организаций, имеющих информационные системы.
Использование же специального программного обеспечения предоставляет механизмы управления, осуществляемые через документы, т. е. электронный документооборот напрямую связан с уровнем развития управления. И в этом случае задача электронного документооборота - не вытеснить бумажный, а создать эффективный механизм управления предприятием. Электронный документооборот обеспечивает реализацию всех бизнес-процессов по документам, и его могут обеспечивать следующие системы:
- электронный архив. Поддерживают средства полнотекстового поиска и хранения данных;
- workflow-системы. Рассчитаны на обеспечение движения документов по заранее заданным маршрутам (жесткая маршрутизация) с учетом иерархического построения организации;
- системы, ориентированные на накопление знаний. Это гибридные системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих;
- системы коллективной работы. Их основная задача - обеспечить совместную работу людей над документами.
4. Особенности EDMS-систем
Как правило, EDMS-системы - это клиент-серверные программы, построенные по модульному принципу и имеющие открытые интерфейсы прикладного программирования, что позволяет добавлять к ним новые функции или расширять уже имеющиеся. Например, функции ввода документов со сканера, электронной почтой, пересылки факсов и др. Важной особенностью EDMS-систем является также высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, MAPI и др.
Как правило, EDMS-системы имеют двух- или трехуровневую архитектуру, а их главное назначение - обеспечить целостность документов и их четкую классификацию, чтобы пользователь мог без труда найти нужный документ. Обычно первый уровень такой системы представляет собой файловый сервер, содержащий документы и классификаторы. Второй уровень состоит из клиентского ПО, обеспечивающего доступ к системе, а третий уровень архитектуры систем управления документами содержит бизнес-логику, определяющую систему формирования документов и маршруты их доставки конкретным сотрудникам для внесения изменений и утверждения.
Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов. Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т.д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено - один и тот же документ может входить в несколько папок и полок за счет применения механизма ссылок. Любой документ в EDMS-системе характеризуется определенным набором атрибутов (например, название, автор, дата и время создания и др.). Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, в которой в графическом виде представлены атрибуты документа. В большинстве случаев серверная часть EDMS-системы состоит из хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов, а также служб полнотекстовой индексации.
Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов документов используются системы управления реляционными базами данных, например Oracle, Sybase, MS SQL Server, обеспечивающие поиск документов по атрибутам, а для хранения непосредственно содержимого документов - файл-серверы Windows, NetWare, UNIX или собственные хранилища.
Полнотекстовая индексация предназначена для индексирования содержимого документов, чтобы при необходимости пользователь мог найти документы с указанными в строке поиска словами.
Кроме механизмов хранения документов, EDMS-системы должны обеспечивать и маршрутизацию документов. В общем случае используется свободная и жесткая маршрутизация документов. При свободной маршрутизации пользователь может по своему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи менять их не могут.
В EDMS-системах реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. Если пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве EDMS-систем аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации.
Достоинством EDMS-систем является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).
В состав большинства EDMS-систем входят утилиты для просмотра документов, понимающие многие десятки форматов файлов.
Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с операционными Windows, Unix и Mac OS. Кроме того, они позволяют работать с документами через стандартные Web-браузеры.
Похожие работы
... все названные критерии. Причем данным набором дело не ограничивается, поскольку наука и практика не стоит на месте, появляются новые реалии и обстоятельства. 2.2.Проблема выбора система электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса Основными российскими тенденциями начала третьего тысячелетия стал безбумажный технологический бум во всех сферах человеческой ...
... и количеством пользователей от 20 до 150.«Гран-Док» - корпоративная версия («Единая система электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») - единая система электронного документооборота и делопроизводства административного округа. Ее можно отнести к специализированным системам автоматизации делопроизводства и ...
... документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой. Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, например, бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и ...
... , а также отсутствие необходимости в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков. Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая коммерческая организация ЗАО «Bona Fide»-Волгоград, которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 ...
0 комментариев