Основные функции бюджетирования

1.2. Основные функции бюджетирования

Бюджетирование - создание технологии планирования, учета и контроля денег и финансовых результатов. Бюджет - это план деятельности компании за определенный период, выраженный в денежной форме. Он выполняет различные функции внутрифирменного планирования:

·     Бюджет как экономический прогноз. Основные плановые решения принимаются при разработке стратегического планирования, и процесс формулировки бюджета, по существу, является переработкой этих прогнозов.

·     Бюджет как основа для контроля. По мере реализации заложенных в бюджете планов необходимо регистрировать фактические результаты деятельности компании. Сравнивая фактические показатели с запланированными, можно осуществлять так называемый бюджетный контроль.

·     Бюджет как средство координации. Бюджет представляет собой выраженный в стоимостных показателях план в области производства, закупок сырья или товаров, реализации продукции, инвестиционной деятельности и т.д.

·     Бюджет как основа для постановки задачи. Разрабатывая бюджет на следующий период, необходимо принимать решения заблаговременно, до начала деятельности в этот период.

Организация работ по внутрифирменному планированию может быть различна. Обычно различают две схемы составления бюджетов:

·     По методу "сверху вниз" руководство компании определяет цели и задачи, в частности плановые показатели по прибыли. Затем эти показатели детализируются и включаются в планы подразделений.

·     Метод “снизу вверх” подразумевает составление бюджетов на уровне подразделений, вынесение их на рассмотрение руководством, принятие бюджета.

Для того, чтобы составление бюджета принесло реальную помощь компании, необходимо сравнивать прогнозы с результатами исполнения бюджетов, выявлять причины несоответствия и вырабатывать соответствующие решения.

План должен быть основан на целях, которые необходимо достигнуть в планируемом периоде, другими словами тактический план - развернутая система конечных целей деятельности предприятия.

Чтобы тактический план выполнял возложенные на него функции, он должен удовлетворять следующим требованиям:

1.         Гибкость плана (бюджеты, механизм корректировок).

2.         Полнота планирования (сценарии)

3.         Поддержка со стороны высшего руководства

4.         Комплексность планирования (подшивки бюджетов)

5.         Ответственность за разработку и выполнение планов

6.         Приоритет текущих решений перед планом (анализ План-Факт)

7.         Точность, ясность, лаконичность формулировки плана

8.         Участие исполнителей в разработке плана (несколько пользователей, разграничение прав).

1.3. Достоинства и недостатки бюджетирования

Как и любое явление бюджетирование имеет свои положительные и отрицательные стороны.

Достоинства бюджетирования:

·     Оказывает положительное воздействие ан мотивацию и настрой коллектива;

·     Позволяет координировать работу предприятия в целом;

·     Анализ бюджетов позволяет своевременно вносить корректирующие изменения;

·     Позволяет учиться на опыте составления бюджетов прошлых периодов;

·     Позволяет усовершенствовать процесс распределения ресурсов;

·     Способствует процессам коммуникаций;

·     Помогает менеджерам низового звена понять свою роль в организации;

·     Позволяет сотрудникам-новичкам понять "направление движения" предприятия, таким образом помогая им адаптироваться в новом коллективе;

·     Служит инструментом сравнения достигнутых и желаемых результатов.

Недостатки бюджетирования:

·     Различное восприятие бюджетов у разных людей (например, бюджеты не всегда способны помочь в решении повседневных, текущих проблем, не всегда отражают причины событий и отклонений, не всегда учитывают изменения условий; кроме того не все менеджеры обладают достаточной подготовкой для анализа финансовой информации);

·     Сложность и дороговизна системы бюджетирования;

·     Если бюджеты не доведены до сведения каждого сотрудника, то они не оказывают практически никакого влияния на мотивацию и результаты работы, а вместо этого воспринимаются исключительно как средство для оценки деятельности работников и отслеживания ошибок;

·     Бюджеты требуют от сотрудников высокой производительности труда; в свою очередь, сотрудники противодействуют этому, стараясь минимизировать свою нагрузку, что приводит к конфликтам, вызывает состояние подавленности, страха, а следовательно, снижает эффективность работы;

·     Противоречие между достижимостью целей и их стимулирующим эффектом: если достичь поставленных целей слишком легко, то бюджет не имеет стимулирующего эффекта для повышения производительности; если достичь целей слишком сложно, - стимулирующий эффект пропадает, поскольку никто не верит в возможность достижения целей.

Кроме того, в процессе бюджетирования предприятие могут подстерегать “подводные камни”:

·     Политические интриги, которые могут повлиять на распределений ресурсов;

·     Конфликты между менеджерами подразделений и отделом контроллинга;

·     Завышение потребностей в ресурсах;

·     Распространение ложной информации о бюджетах по неформальным каналам.

Недостатки сложившейся системы планирования и необходимость составления планов (бюджетов)

·     Планирование сегодня - процесс очень трудоемкий.

·     Планово-экономические службы продолжают подготавливать огромное количество документов, при этом большинство из них не пригодно для финансового анализа.

·     Процесс планирования затянут по времени, что делает его непригодным для принятия оперативных управленческих решений.

·     Плановые данные значительно отличаются от фактических данных.

·     Процесс планирования по традиции начинается от производства, а не от сбыта продукции.

·     При планировании преобладает затратный механизм ценообразования: цена формируется без учета рыночных цен, исходя из полной себестоимости и норматива рентабельности.

·     Калькуляция себестоимости производится на единицу выпуска продукции, а не на единицу проданной продукции.

·     Отсутствует разделение затрат на переменные и постоянные; при планировании и анализе не используется понятие маржинальной прибыли.

·     Не проводится анализ.

·     Не рассчитывается безубыточности продаж.

·     При планировании не оценивается эффект операционного рычага, коэффициента вклада на покрытие.

·     Невозможно определить запас финансовой прочности.

·     Экономическое планирование традиционно не доводится до планирования финансового и потому не дает возможности определить потребность в финансировании деятельности предприятия.

·     При существующей системе планирования невозможно достоверно проводить сценарный анализ и анализ финансовой устойчивости предприятия к изменяющимся условиям деятельности.

Глава 2. Элементы планирования.

2.1. Виды и формы бюджетов

2.1.1. Виды бюджетов

Прежде всего, надо видеть различия в целях построения каждого из бюджетов. Смешение принципов выбора бюджетных статей для различных видов бюджетов – типовая ошибка при построении бюджетных систем.

Бюджет доходов и расходов (БДР) – определяет экономическую эффективность деятельности предприятия. Данный бюджет формирует основной финансовый результат деятельности предприятия, т.е. его прибыльность.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) носит более очевидный характер, он непосредственно планирует и фиксирует реальные потоки денежных средств и сравнительно прост для составления. БДДС определяет “платежеспособность” предприятия как разницу поступлений и “выбытий” денежных средств за период.

Бюджет по балансовому листу (ББЛ) - определяет экономический потенциал и финансовое состояние предприятия. ББЛ является результирующим бюджетом, при корректной модели финансового учета он формируется на основе БДР и БДДС.