Автоматизированная форма учета

3. Автоматизированная форма учета

От значительной части недостатков журнально-ордерного способа учета свободна автоматизированная форма учета, созданная на базе использования ЭВМ. В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки информации: машинный носитель информации - ЭВМ - машинограммы выходной информации[7].

Один из вариантов автоматизированной формы бухгалтерского учета представлен на рис. 3.

В настоящее время организации интенсивно оснащаются многофункциональными проблемно-ориентированными мини-ЭВМ - компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, перфоленте, магнитной ленте и др.).

	Хозяйственные операции
Первичные документы			Устройства регистрации информации
Устройства ручного переноса данных на машинные носители
База постоянных и переменных данных
	Отчетные и справочные машинограммы

Рисунок 3 – Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает: механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации[8].

В настоящее время основная часть коммерческих организаций ведет учет с использованием персональных компьютеров на основе различных пакетов прикладных программ или на основе собственных программ.

В связи с широким применением в бухгалтерской деятельности персональных компьютеров (ПК) разработано много вариантов автоматизации бухгалтерского учета, большинство из которых основано на применении рассмотренных выше ручных форм бухгалтерского учета.

4. Упрощенная форма учета

Предприятиям малого бизнеса разрешено использовать упрощенную форму учета, при которой можно использовать всего два вида учетных регистров - Книгу учета фактов хозяйственной деятельности (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, производственных запасов, готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета[9].

Малые предприятия могут применять любую из двух разновидностей упрощенной формы бухгалтерского учета:

1) простую форму бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия);

2) форму бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Малые предприятия также могут использовать сокращенный (рабочий) план счетов бухгалтерского учета, рекомендованный в приложении к приказу Минфина России от 21 декабря 1998 г. № 64н, которым были утверждены Типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства[10].

Книга учета хозяйственных операций (форма № К-1) является комбинированным учетным регистром, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. Форма должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Книга учета фактов хозяйственной деятельности заполняется либо непосредственно по данным первичных документов, либо по итоговым данным ведомостей (при значительном количестве хозяйственных операций). Данные указанной Книги и ведомостей, если они ведутся, используются для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

При заполнении книги применяется линейно-позиционная запись хозяйственных операций способом двойной записи, т.е. на каждую операцию отводится всего одна строка. Запись в учетные регистры производят на основании должным образом оформленных бухгалтерских документов (в соответствии с положением о документах и документообороте) на второй день после совершения хозяйственных операций. Порядок записи зависит в основном от количества совершаемых ежедневно хозяйственных операций. Если количество хозяйственных операций незначительно, то они вначале записываются в Книгу учета фактов хозяйственной деятельности, а уже затем - в соответствующие ведомости. Например, операция о поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета будет отражена в графе «Сумма» по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 51 «Расчетные счета» Книги, а затем в ведомостях по учету операции по кассе и расчетному счету (форма № В-4). Данные о начальных и конечных сальдо по счетам Книги используются при составлении баланса.

Если в организации совершается значительное количество хозяйственных операций, то они могут записываться вначале по соответствующим ведомостям, а уже итоговые данные ведомостей за месяц записываются в Книгу учета фактов хозяйственной деятельности. Для правильного переноса данных из ведомостей в Книгу в соответствующих графах каждой ведомости в скобках указываются цифры, соответствующие графам Книги, в которых должны отражаться эти данные.

Можно использовать и кредитовый принцип записи по переносу данных ведомостей в Книгу учета фактов хозяйственной деятельности. В этом случае из каждой ведомости в графе «Сумма» Книги учета хозяйственных операций записывается общая сумма по разделу расхода ведомости, и затем она расшифровывается частными суммами по соответствующим счетам Книги.

По окончании месяца в Книге подводятся итоги, подсчитываются обороты по каждому счету и выводится конечное сальдо.

Общий итог дебетовых оборотов всех счетов должен совпадать с общим итогом оборотов по кредиту счетов и с итогом по графе «Сумма». Сумма конечных сальдо по активным и пассивным счетам также должна совпадать. Данные о начальных и конечных остатках по каждому синтетическому счету используются для составления бухгалтерского баланса[11]. Состав регистров и порядок записи в них при упрощенной форме учета представлены на рис. 4.

	Первичные и сводные документы
Книга учета хозяйственных операций			Ведомости (В-1 – В-9)
Бухгалтерский баланс и другие отчетные формы

Рисунок 4 – Упрощенная форма бухгалтерского учета

Для учета финансово-хозяйственных операций при способе ведения бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества применяются следующие регистры бухгалтерского учета:

1) ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа) - форма № В-1;

2) ведомость учета производственных запасов и готовой продукции, а также НДС, уплаченного по ним, - форма № В-2;

3) ведомость учета затрат на производство - форма № В-3;

4) ведомость учета денежных средств и фондов - форма № В-4;

5) ведомость учета расчетов и прочих операций - форма № В-5;

6) ведомость учета реализации - форма № В-6;

7) ведомость учета расчетов с поставщиками - форма № В-7;

8) ведомость учета оплаты труда - форма № В-8;

9) ведомость (шахматная) - форма № В-9,

Список используемой литературы

1.         Бухгалтерский учёт /под ред. д.э.н. проф. А.Д. Ларионова – М.: ГРОСС ГБ БУХ М. – 2000 г. – 654 с.

2.         Воронина Л.И. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособ. – М.: Эксмо, 2007. – 416 с.

3.         Кондраков И.П. Бухгалтерский учет – М.: ИНФРА М, - 2002 – 515 с.

4.         Кондраков И.П. Бухгалтерский учет: учеб. пособие, 5-е изд. – М.: ИНФРА М, - 2005 – 717 с.

5.         Методические указания о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации» (Приказ Министерства финансов РФ № 60н от 28 июня 2000 г.).

6.         Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ Министерства финансов РФ № 34н от 29 июля 1998 г.).

7.         Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации». ПБУ 1/98. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 09.12.1998 №60н.

8.         Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в РФ. Учеб. - М.: Юристъ, 2004. – 255 с.

9.         Щадилова С.Н. Основы бухгалтерского учета. Учеб. пособие. – М.6 ИКЦ «ДИС», 2000. – 528 с.

[1] Кондраков И.П. Бухгалтерский учет: учеб. пособие, 5-е изд. – М.: ИНФРА М, - 2005 – С.95

[2] Кондраков И.П. Бухгалтерский учет: учеб. пособие, 5-е изд. – М.: ИНФРА М, - 2005 – С.95-96

[3] Воронина Л.И. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособ. – М.: Эксмо, 2007. – С. 186-187

[4] Кондраков И.П. Бухгалтерский учет: учеб. пособие, 5-е изд. – М.: ИНФРА М, - 2005 – С.96-97

[5] Кондраков И.П. Бухгалтерский учет: учеб. пособие, 5-е изд. – М.: ИНФРА М, - 2005 – С.98

[6] Кондраков И.П. Бухгалтерский учет: учеб. пособие, 5-е изд. – М.: ИНФРА М, - 2005 – С.99

[7] Кондраков И.П. Бухгалтерский учет: учеб. пособие, 5-е изд. – М.: ИНФРА М, - 2005 – С.100

[8] Кондраков И.П. Бухгалтерский учет: учеб. пособие, 5-е изд. – М.: ИНФРА М, - 2005 – С.100

[9] Кондраков И.П. Бухгалтерский учет: учеб. пособие, 5-е изд. – М.: ИНФРА М, - 2005 – С.100-101

[10] Воронина Л.И. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособ. – М.: Эксмо, 2007. – С. 174-175

[11] Кондраков И.П. Бухгалтерский учет: учеб. пособие, 5-е изд. – М.: ИНФРА М, - 2005 – С.101-102