Організація і методика проведення аудиторської перевірки касових операцій у комерційних банках

2.1. Організація і методика проведення аудиторської перевірки касових операцій у комерційних банках.

Основні завдання аудиторської перевірки касових операцій та підготовка до її проведення

Особливо чіткій перевірці повинні підлягати робота з грошовою готів­кою та цінностями, питання забезпечення їх збереження, а також законності здійснення розрахунково-грошових операцій за рахунками клієнтів.

Виходячи з цього, основними завданнями перевірок касових операцій є:

* перевірка збереження та обліку грошей, цінностей та документів у грошовому сховищі, дотримання порядку роботи з ними і закон­ності здійснення операцій;

* перевірка стану охорони, оснащення будівель установ банків тех­нічними засобами захисту, забезпечення збереження грошей та цінностей;

* перевірка фактичної наявності грошей та відповідність їх залишку записам у книзі обліку готівки оборотної (операційної) каси й ін­ших цінностей банку та даним бухгалтерського обліку по рахун­ку 1001;

* перевірка фактичної наявності бланків суворої звітності та інших цінностей (бланки цінних паперів, ювілейні монети, інші цінності та документи і відповідність їх залишку записам у книзі обліку бланків суворої звітності та книзі обліку готівки оборотної (операційної) каси й інших цінностей банку і даним оборотно-сальдової відомості по забалансових рахунках;

* перевірка фактичної наявності іноземної валюти та платіжних до­кументів в іноземній валюті та відповідність їх залишку записам у книзі обліку наявності іноземної валюти та платіжних документів в іноземній валюті, що знаходяться в сховищі, а також даним бух­галтерського обліку;

* перевірка роботи операційних кас, а також правильності організа­ції та оформлення касових операцій;

* оцінка стану контролю за касовими операціями в установі банку та запобігання випадкам незаконного витрачення та незабезпечен­ня збереження грошей та цінностей;

* перевірка розрахунків з використанням дорожніх чеків;

* перевірка банківського контролю за дотриманням касової

дисципліни клієнтами.

Перевірка готівки, цінностей та бланків суворої звітності (включаючи інва­люту і інвалютні цінності), а також перевірка порядку їх зберігання в грошових сховищах і касах банку проводиться у відповідності з гл. 4 (розділ 2) Інструкції № 1 з організації емісійно-касової роботи в установах банків України, затвердженої постановою Правління НБУ від 07.07.94 за № 129, у редакції постанови Правління НБУ від 30.12.96 за № 347. При цьому перевірка проводиться у такому порядку і послідовності, які повинні за­безпечити повноту охоплення наявних до початку перевірки гро­шей і цінностей, їх збереження в процесі перерахунку та виключали б мож­ливість приховування розкрадання і нестач.

У період підготовки до проведення перевірки мають бути про­аналізовані висновки попередніх перевірок і дані фінансової та статистичної звітності за такими формами:

* 1-КБ — Баланс комерційного банку;

* 412-К — Дані про касове виконання Державного бюджету;

* 748 — Звіт про касові обороти банку;

* Символ 89 форми 748 — Сума торговельної виручки попередньо­го місяця, що проведена за балансом банку першого робочого дня поточного місяця;

* 721 — Розрахунок прогнозу касових оборотів з надходження тор­говельної виручки;

* 728 — Розрахунок прогнозу касових оборотів з операцій підпри­ємств зв'язку;

* 740 —Інформація про результати перевірок дотримання касової дисципліни.

Програма проведення аудиторської перевірки:

І. Перевірка готівки в національній та іноземній валюті (Інструкція № 1 з організації емісійно-касової роботи в установах банків України, затверджена постановою Правління НБУ від 07.07.94 за №129, у редакції постанови Правління НБУ від 30.12.96 за №347).

II. Перевірка бланків цінних паперів, суворої звітності та інших цін­ностей і документів (Інструкція №1 та Інструкція № 4 “Про орга­нізацію роботи з готівкового обігу установами банків України”, затверджена постановою Правління НБУ від 13.10.97 за№ 335).

III. Перевірка роботи операційних кас (Інструкція № 4 НБУ).

IV. Перевірка касових документів та касової роботи в установах ко­мерційних банків (Інструкція № 1 НБУ).

V. Перевірка розрахунків з використанням дорожніх чеків.

VI.Перевірка банківського контролю за дотриманням касової дис­ципліни клієнтами (Інструкція № 4 НБУ; Порядок ведення касо­вих операцій у національній валюті від 02.02.95 за № 21, у реда­кції постанови Правління НБУ від 13.10.97 за № 334).

Методика проведення аудиторської перевірки касових опера­цій в КБ “ Весна”.

Джерелом ін­формації перш за все виступають первинні документи, а саме:

* об'яви на внесення готівки;

* повідомлення;

* прибуткові та видаткові касові ордери;

* чеки;

* прибуткові та видаткові валютні ордери;

* прибуткові та видаткові позабалансові ордери;

* прибуткові та видаткові ордери.

Крім перелічених первинних документів, аудитори обов'язково повинні звірити обороти та залишки в книзі обліку готівки оборотної (операційної) ка­си та інших цінностей каси, перевірці повинні підлягати також довідки каси­рів прибуткових та видаткових кас, довідки про прийняті вечірньою касою сумки з готівкою та порожні сумки, зведені довідки про касові обороти, довід­ки про загальну суму проінкасованої виручки, супровідні відомості до сумок з грошовою виручкою та до сумок з валютними та іншими цінностями, контро­льні листи касирів-рахівників, контрольні відомості перерахування виручки, контрольні листи прийнятих і виданих цінностей.

Джерелом інформації для аудиторів є також виписки з балансових рахун­ків 1001, 1002, 1003, 1004, 1005 та 1007, касові журнали (вони ведуться бухгалтером-контролером), договори на касове обслуговування клієнтів, дані щоденного балансу, книга обліку бланків суворої звітності та книга обліку наявності іноземної валюти та платіжних документів в іноземній валюті, що знаходиться у сховищі, а також типові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, форми статистичної звітності про касові обо­роти 747-Д і 748 (файл № 12 і № 13) та інші документи, журнали та книги, які є в касі та в бухгалтерії установи банку.

Здійснюючи контроль за дотриманням касової дисципліни клієнтами банку, слід перевірити первинні документи підприємства:

* прибуткові та видаткові касові ордери;

* платіжні відомості;

* податкові накладні;

* рахунки-фактури;

* товарні та касові чеки;

* акти виконаних робіт, наданих послуг;

* інші документи.

Обов'язковій перевірці повинна підлягати касова книга .

Приступивши до перевірки, її керівник повинен:

* опечатати сургучевою печаткою всі грошові сховища, які знахо­дяться в касовому приміщенні (незалежно від наявності в них цінностей на момент початку перевірки);

* взяти під свій контроль усю готівку оборотної (операційної) каси;

* з'ясувати, чи немає грошей і сумок з готівкою у вечірній касі та касі перерахування, а також під відповідальністю інкасаторів (при їх наявності вони ревізуються разом з іншими цінностями).

До закінчення повної перевірки каси доступ службових осіб, відпо­відальних за схоронність цінностей, у грошові сховища дозволяється лише в присутності керівника перевірки, причому вкладення або вилучення грошей і цінностей у цей період проводиться під його контролем. У тих випадках, коли одночасно за один прийом не можна здійснити перевірку всіх зазначе­них цінностей, керівник після закінчення робочого дня разом із службовими особами, відповідальними за збереження цінностей, проводить опечатування грошових сховищ і здає їх під охорону в установленому по­рядку. Печатка керівника накладається на дощечці вище печаток службових осіб .

Відбиток сургучевої печатки керівника, завірений його підписом, є зразком для звірки підпису в книзі здачі під охорону й оформляється на цупкому картоні таким текстом: “Зразок відбитку сургучевої печатки керів­ника відділу внутрішнього аудиту банку “ Весна” з проставленням дати. Цей зразок здається начальнику охорони під розписку, а по закінченні перевірки ке­рівник відділу внутрішнього аудиту одержує розписку та знищує зразок сургучевої печатки.

Перевірка касових операцій повинна починатися з перевірки забезпеченості збереження грошей та цінностей у робочий і неробочий час, дотримання правил відкриття, закриття, опечатування, передачі та прийому від охорони грошових сховищ та сейфів зі зброєю, їх стан у відповідності з технічними вимогами на проектування та обладнання касового вузла.

Проводиться огляд приміщення грошового сховища, перевіряється міц­ність та справність броньованих дверей, наявність належно обладнаних сте­лажів, в тому числі щільність закриття дверей у них та справність замків. Необхідно перевірити також забезпеченість касирів та інкасаторів необхід­ними грошовими сховищами та відповідність їх вищезгаданим вимогам.

Порядок здавання робітникам охорони та прийому від них грошових сховищ перевіряється як шляхом спостереження, так і шляхом перевірки записів у постових журналах по кожному сховищу. При цьому встанов­люється, чи перевіряються особами, відповідальними за збереження цінностей, при прийомі грошових сховищ справність дверей, замків, цілісність шнура та відбитків печаток.

В обов'язковому порядку підлягають перевірці:

* стан засобів сигналізації;

* наявність кнопочних датчиків поблизу робочих місць завідуючого касою перерахунку, касирів оборотної, вечірньої, приходної, ви­даткової та інших операційних кас, а також у керівника установи банку, головного бухгалтера, завідуючого касою, на постах та в інших приміщеннях, де зберігаються цінності та зброя;

* обладнання касового вузла засобами охоронно-пожежної сиг­налізації;

* організація охорони об'єктів;

* стан пропускного режиму;

* фактичне укомплектування штату вільнонайманої охорони об'єк­тів банку, а також використання його за цільовим призначенням;

* інші питання.

Після цього повинна здійснюватись перевірка збереження й обліку цінностей та документів у грошовому сховищі. Так, у ньому повинні зберігатися грошові білети та монета в національній та іноземній валюті, платіжні документи в іноземній валюті, бланки цінних паперів та бланки суворої звітності, а також інші цінності та документи. Не повинні зберіга­тись у сховищі гроші та цінності, що належать самим працівникам банку. Для кожного виду цінностей повинні бути відведені окремі шафи, стелажі та полиці, при цьому кожна шафа (стелаж) повинна бути закрита на ключ завідуючим касою. Ключі повинні знаходитись у грошовому сховищі в шафі завідуючого касою.

Грошові білети одних купюр повинні бути сформовані в пачки по корін­цях, мати надписи на накладках і зберігатися на різних полицях або в різних стелажах. Придатні до обігу грошові білети повинні зберігатися окремо від зношених грошових білетів. Монета повинна бути розфасована по мішках (окремо кожного номіналу) і до них повинні бути прикріплені ярлики зі вказанням номіналу монети та суми вкладення, а також дата формування.

Іноземна валюта повинна зберігатись у пачках або пакетах, а монета — в мішечках окремо за видами валюти, а всередині кожної валюти — за її но­міналом. Прийом та видача готівки та цінностей зі сховища може здійсню­ватись тільки на основі відповідних розпоряджень, які оформляються при­ходними та видатковими документами.

Для обліку цінностей, що зберігаються в грошовому сховищі, завіду­ючий касою веде книгу обліку готівки оборотної (операційної) каси й інших

цінностей банку, а також книгу обліку наявності іноземної валюти та пла­тіжних документів в іноземній валюті, що знаходяться в касі. У цих книгах щоденно вказуються загальні суми залишку окремих видів цінностей на кінець кожного дня, а в книзі обліку готівки оборотної (операційної) каси та інших цінностей банку, крім того, відображаються ще й обороти по над­ходженнях та видатках готівки в національній валюті за день.

Перевірка грошових білетів та монети повинна проводитись таким чином:

1. Грошові білети оборотної (операційної) каси спочатку перевіряються за пачками і корінцями, монета — за надписами на ярликах, прикріплених до мішків, а заздалегідь підготовлені для видачі і запаковані гроші — за надписами на ярликах, прикріплених до мішків. Загальна сума грошей звіряється з даними книги обліку готівки оборотної (операційної) каси й інших цінностей. Після зазначеної перевірки грошові білети й монета обо­ротної (операційної) каси підлягають суцільному поаркушному перераху­ванню і перерахуванню за кружками.

Аудитор, передаючи касирові грошові білети для поаркушного перераху­вання, попередньо знімає з корінця бандероль і залишає її в себе разом з ча­сткою грошових білетів для контролю. Аудитор, перерахувавши гроші, пови­нен повідомити їх суму або кількість білетів, до яких аудитор додає суму грошей або кількість білетів, залишених для контролю, і, одержавши ре­зультат, порівнює з даними бандеролі. При співпаданні загальної суми (кі­лькості білетів) залишені на контролі грошові білети передаються касиру для перерахування і формування корінця в установленому порядку. При не­відповідності гроші повинні бути перераховані аудитором, після чого знову перераховані і обандеролені в установленому порядку касиром, який прово­див їх первісне перерахування. Бандеролі, верхня накладка і обв'язка з не­розрізаною пломбою від розкритої пачки повинні залишатися у аудитора до повного перерахування всіх грошей, що знаходяться в пачці.

Грошові білети і монети, які знаходяться у вечірній касі, перевіряють­ся за пачками, корінцями і надписами на ярликах, прикріплених до мішків, а гроші, запаковані в сумки для видачі заробітної плати, — за надписами на ярликах. Загальна сума грошей порівнюється з даними касового журналу вечірньої каси або контрольної стрічки контрольного касового апарату, а також контрольної відомості щодо перерахування виручки. Сума приход­них касових документів звіряється з підсумком касового журналу або кон­трольної стрічки і контрольною відомістю. Після такої звірки грошові білети і монета перераховуються повністю поаркушно і за кружками.

 Грошові білети і монета, які знаходяться в касі перерахування, переві­ряються поаркушно і за кружками в розмірі, що визначається керівником відділу внутрішнього аудиту або керівником установи банку, за розпорядженням якого прово­диться перевірка;

 Нерозкриті сумки з проінкасованою виручкою підприємств і ор­ганізацій, готівкою кас банку при підприємствах, які знаходяться в касі пе­рерахування, у вечірній касі та під відповідальністю інкасаторів, звіряються з даними накладних (супровідних відомостей), журналів обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок, реєстрів, путьових відомостей і довідок про порожні сумки, видані інкасаторам при виїзді їх на маршрути.

При виявленні сумок, які мають пошкодження, з порушеними пломбами і печатками чи з пломбами і печатками, що не відповідають зразкам, гроші, що в них знаходяться, перераховуються поаркушно. У разі необхідності до участі в перерахуванні грошей можуть бути залучені представники відпо­відних підприємств і організацій, а також правоохоронних органів;

Нерозібрані посилки з грошима розкриваються і перевіряються за пачками і корінцями, а в несправній упаковці — поаркушно;

Іноземна валюта та дорожні чеки в іноземній валюті перевіряються за пачками, корінцями і надписами на ярликах, прикріплених до мішків, і, крім того, поаркушним перерахуванням і перерахуванням за кружками в розмірі, який визначає керівник перевірки. Перерахована іноземна валюта повинна бути також перевірена на достовірність.

У разі виявлення недостачі або надлишку грошових білетів усі пачки, сформовані касиром, у якого вони виявлені, підлягають суцільному поар­кушному перерахуванню. На розсуд керівника ревізії такій перевірці підля­гає і монета при виявленні її недостачі або надлишку в мішку.

Суми розписок та інших документів, не проведених через бухгалтерсь­кий облік, у виправдання залишку каси не приймаються і вважаються не­стачею касира. При цьому ці недостачі грошей незалежно від суми (навіть якщо вони погашені при виявленні) списуються у видатки по касі і запису­ються на рахунок № 3552 за особистим рахунком працівника, в якого вияв­лена нестача, та обліковуються на цьому рахунку до повного їх погашення.

Тобто при виявленні нестачі робиться проводка:

Дт — 3552 “Нестачі та інші нарахування на працівників банку”

 Кт — 1001 “Банкноти та монета в касі банку”.

А при погашенні касиром нестачі здійснюється проводка такого виду:

 Дт — 1001 “Банкноти та монета в касі банку”

Кт — 3552 “Нестачі та інші нарахування на працівників банку”.

Якщо нестача грошей є результатом розтрати, недбалості або розкра­дання, керівник установи банку повинен негайно повідомити про це право­охоронним органам і до їх рішення усунути від роботи з цінностями працівника банку, в якого виявлена нестача.

До акта про виявлені нестачі (надлишки) при перерахуванні грошей, що надсилається до вищої установи відповідного банку, додається спеціальне повідомлення за підписами керівника і головного бухгалтера установи бан­ку із зазначенням в ньому місця і дати події; дати виявлення нестачі або надлишку; характеру події (розтрата, розкрадання, пограбування, підробка); суми завданого збитку; посади, прізвища, імені та по батькові винної особи; часу його роботи в банку і заходів щодо забезпечення інтересів банку і над­ходження коштів на відшкодування збитку.

Виявлені надлишки каси повинні бути оприбутковані і поверненню не підлягають. В окремих випадках повернення цих сум може проводитись за клопотанням підприємств, об'єднань, організацій і установ шляхом зараху­вання на їх рахунки, а також окремих осіб з дозволу керівника установи банку після розгляду обставин, які підтверджують належність їм надлишків, що утворилися.

Тобто при виявленні надлишку в касі банку бухгалтерія повинна здійснити таку проводку:

Дт — 1001 “Банкноти та монета в касі банку”

Кт — 6399 “Інші банківські операційні доходи”.

У тому разі, якщо з'ясується, що виявлений надлишок належить клієнту банка, цей факт слід детально перевірити і зробити проводку типу:

Дт — 1001 “Банкноти та монета в касі банку”

 Кт — 2600 “Поточні рахунки суб'єктів господарської діяльності”.

Якщо ж після розгляду обставин, що призвели до утворення надлишку, буде доведено належність його окремій особі (наприклад, касиру банку), керівник установи банку може прийняти рішення щодо повернення суми надлишку. У цьому випадку проводка матиме вигляд:

Дт — 3659 “Інші нарахування працівникам банку”

Кт — 1001 “Банкнота та монета в касі банку”.

Усе листування, що стосується розкрадань, розтрат та інших зловжи­вань, а також нестач здається в архів лише після повного погашення забор­гованості або списання цього боргу з балансу банку .

Перевірка бланків цінних паперів, суворої звіт­ності та інших цінностей і документів у банку “Весна”.

 

У грошовому сховищі банку, крім готівкових грошей у національній та іноземній валюті, зберігаються бланки цінних паперів і суворої звітності, а також інші цінності та документи.

До бланків цінних паперів відносяться:

* акції;

* облігації внутрішніх республіканських та місцевих позик;

* казначейські зобов'язання;

* ощадні сертифікати;

* прості та переказні векселі;

* приватизаційні папери;

* інші бланки, передбачені чинним законодавством. До бланків суворої звітності відносяться:

* грошові та розрахункові чекові книжки;

* лімітовані чекові книжки;

* дозвіл на вивіз іноземної валюти (форма 01);

* довідки форми 377 та 377А;

* доручення на видачу коштів (форма М-2);

* вкладні книжки;

* ощадні книжки;

* депозитні книжки;

* трудові книжки та вкладиші до них;

* платіжні картки;

* квитанції;

* конверти з ПІН-кодами;

* інші бланки суворої звітності.

До інших цінностей і документів, що зберігаються в грошових сховищах установ банків, належать:

* цінності та документи, які не враховуються на інших позабалансових рахунках (наприклад дорожні чеки, отримані від емітентів на консигнацію);

* цінності та документи, які на час надходження не можуть бути зараховані на відповідні балансові та позабалансові рахунки;

* цінності та документи, списані з інших рахунків, але не видані за призначенням.

У плані рахунків позабалансові операції обліковуються у 9 класі. Зокрема, для обліку бланків цінних паперів призначений позабалансовий рахунок № 9820, для обліку бланків суворої звітності—рахунок № 9821, а інші цінно­сті та документи обліковуються на рахунку № 9819. Обороти по надходжен­нях та видатках цих позабалансових рахунків також відображаються у книзі обліку готівки оборотної (операційної) каси й інших цінностей банку, книзі обліку бланків суворої звітності або в іншому аналогічному документі.

Крім того, для обліку бланків цінних паперів і бланків суворої звітності, а також інших цінностей і документів використовуються позабалансові рахунки групи 989 “Бланки та цінності в підзвіті та в дорозі”:

* 9890 (А) “Бланки цінних паперів в підзвіті”;

* 9891 (А) “Бланки цінних паперів в дорозі”;

* 9892 (А) “Бланки суворої звітності в підзвіті”;

* 9893 (А) “Бланки суворої звітності в дорозі”;

* 9898 (А) “Інші цінності в підзвіті”;

* 9899 (А) “Інші цінності в дорозі”.

Усі ці бланки, цінності та документи обліковуються за номінальною вартістю або в умовній оцінці — 1 гривня. Перед початком перевірки особа, що здійснює перевірку, повинна отримати оборотно-сальдову відомість за всіма переліченими вище позабалансовими рахунками на дату перевірки.

Після цього аудитор перевіряє фактичну наявність у грошовому сховищі банку бланків цінних паперів та бланків суворої звітності за надписами на верхніх накладках пачок і, крім того, поштучним поаркушним перерахуванням у розмірі, який визначає керівник відділу внутрішнього аудиту .

Потім загальна сума наявних бланків зіставляється з даними книги обліку готівки оборотної (операційної) каси й інших цінностей банку та книги обліку бланків суворої звітності, а також з даними оборотно-сальдової відомості по позабалансових рахунках № 9820 і № 9821 на дату перевірки.

Цінності та документи, які обліковуються на позабалансовому рахунку № 9819, підлягають суцільному перерахуванню, причому цінності, прийняті в опечатаному вигляді, перевіряються за надписами на упаковці, а при на­явності описів — шляхом зіставлення сум, вказаних на упаковці, з сумами, що зазначені в описах.

Прийняті на збереження цінності, які мають пошкоджену упаковку або печатку, перевіряються в присутності представника організації, яка здала ці цінності.

Після перерахунку цінностей проводиться їх звірка з даними книги облі­ку готівки оборотної (операційної) каси й інших цінностей банку та даними оборотно-сальдової відомості за позабалансовим рахунком № 9819 на дату перевірки, а також з даними аналітичного обліку.

Крім того, по позабалансовому рахунку № 9819 перевіряється обґрунтованість здійснення прибуткових та видаткових операцій на основі позабалансо­вих ордерів, описів цінностей, доручень, письмових вимог відповідних орга­нізацій, поштових квитанцій на відправку цінностей та інших документів.

У випадку відправки цінностей, що обліковуються на позабалансових рахунках, в інші установи банків або організації перевіряється повнота за­рахування їх на рахунки 9891, 9893 та 9899, а також обґрунтованість спи­сання у видаток за отриманими підтвердженнями. При недоодержанні на початок перевірки підтверджень особа, що здійснює перевірку, по­винна вимагати їх отримання. У залишку цих рахунків слід встановити на­явність сум, які довгий час на них враховуються, і повноту прийняття захо­дів для вимагання підтверджень про отримання цінностей.

Аудитор повинен перевірити повноту та своєчасність оприбуткування на позабалансові рахунки 9890, 9892 та 9898 сум бланків та цінностей, отри­маних під звіт (при одночасному списанні їх відповідно з рахунків 9820, 9821 та 9819), а також повноту та своєчасність списання бланків та цінно­стей на основі звітів.

Про проведену перевірку цінностей складається акт за підписами всіх працівників, які брали участь у перевірці, і службових осіб, відповідальних за схоронність цінностей. При виявленні нестачі або надлишку цінностей, розбіжностей в обліку або недоліків у забезпеченні схоронності цінностей, копія акта надсилається вищій установі банку.

Керівники установ банків зобов'язані у п'ятиденний строк розглянути результати проведеної перевірки і терміново усунути виявлені недоліки, а також вжити заходів щодо організації роботи у суворій відповідності з Інструкцією № 1.

Перевірка роботи операційних кас в банку “ Весна”

 

Наступним об'єктом щорічної перевірки у банку “ Весна” є робота операційних кас. У цьому комерційно­му банку, є шість приходних та видаткових операційних кас. Аудитор повинен перевірити ці приміщення та їх оснащеність. Вони повинні бути ізольовані. Наявні гроші та грошові документи слід зберігати в сей­фах. Поруч із касою повинно бути обладнане ізольоване від інших відділів байку приміщення для перерахунку грошей клієнтами.

Аудитор, що здійснює перевірку, повинен з'ясувати такі питання:

* чи сполучають касири банку свою роботу з іншими обов'язками;

* чи є наявні типові договори касирів про індивідуальну матеріаль­ну відповідальність;

• чи ознайомлені касири з правилами ведення касових операцій;

• чи є в кожній операційній касі зразки підписів обліково-операцій­них робітників, які мають право оформляти касові документи.

Перед початком операційного дня особа, що здійснює перевірку, повин­на пересвідчитись, чи не знаходяться в приміщенні каси сторонні цінності та речі, одяг касирів (він повинен знаходитись за межами каси), продукти харчування, гроші, що належать особисто касирам. Крім того, на столі ка­сира на початку операційного дня не повинно бути ніяких грошей та блан­ків суворої звітності.

Наступним етапом є перевірка правильності організації та оформ­лення касових операцій.

Перевірку правильності здійснення приходних касових операцій слід про­водити як візуально, так і шляхом аналізу первинних касових документів (об'яв на внесення готівки, повідомлень, приходних касових та валютних ор­дерів, приходних ордерів), які повинні зберігатися у підшитому вигляді в приміщенні операційних кас, приходних касових журналів, касових книг, довідок касирів приходних кас, виписок з особових рахунків клієнтів.

При перевірці приходних касових документів, особа, що здійснює пере­вірку, повинна звернути увагу на дотримання встановлених правил запов­нення касових документів, наявність усіх необхідних реквізитів та підписів.

Згідно з порядком здійснення касових операцій у приходних касах, вик­ладеному в Інструкції НБУ № 1, касири повинні вести щоденні записи прийнятих і зданих сум у книзі обліку прийнятих і виданих цінностей. Тому особам, що здійснюють перевірку, обов'язково слід інспектувати правиль­ність здійснення цих записів, відповідність сум цифрами та прописом, а також наявність розписок в одержанні зазначених сум.

Наприкінці операційного дня на підставі прийнятих документів касир повинен скласти довідку про суму прийнятих грошей та кількість докумен­тів, що надійшли до каси і звірити суму за довідкою з сумою прийнятих ним грошей. Довідка повинна бути підписана касиром, а вказані в ній обо­роти повинні звірятися з записами в касових журналах операційних праців­ників. Таку звірку слід оформляти підписами касира в касових журналах і операційних працівників на довідці касира.

Виходячи з цього, особа, що здійснює перевірку, повинна пересвідчи­тись, що:

* суми в довідках приходних касирів відповідають підсумкам при­ходних касових журналів та записам у книзі обліку прийнятих і виданих грошей;

* у довідках приходних касирів є підписи відповідальних виконав­ців, а в приходних касових журналах — розписки касирів;

* загальна сума прийнятих протягом операційного дня грошей та документів відповідає даним зведеної довідки про касові обороти, яку повинен складати завідуючий касою, записам у книзі обліку готівки оборотної (операційної) каси та інших цінностей банку, а також даним бухгалтерського обліку (зведеній картці балансового рахунку 1001 і даним щоденного балансу).

При перевірці правильності організації та оформлення касових операцій по видатках грошей слід звернути увагу на такі моменти:

* касири видаткових кас отримують необхідну для здійснення ви­даткових операцій суму грошей із грошового сховища під звіт. Тому ревізор повинен перевірити правильність відображення цих сум у книгах обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), відповідність сум прописом сумам цифрами, наявність підписів касирів та завідуючого касою;

* дотримання правил збереження печаток, пломбірів, іменних шта­мпів та ключів;

Наступним етапом перевірки касових операцій є перевірка розрахунків з використанням дорожніх чеків.

Перевірка розрахунків з використанням дорожніх чеків.

Розрахунки з використанням дорожніх чеків є прийнятим у всьому світі способом розрахунку.

Дорожні чеки приймаються як засіб розрахунку у багатьох країнах Єв­ропи.

Дорожні чеки фірми “Тоmаs Сооk” визнаються і приймаються магазина­ми, готелями, ресторанами та авіакомпаніями як засіб платежу.

За необхідності їх можна обміняти на грошові знаки в багатьох банках та фінансових інститутах будь-якої країни. Якщо взяти приклад США, то там це не потрібно, бо майже всюди дорожні чеки можна використовувати як гроші.

Фірма “Тоmаs Сооk” має велику маркетингову мережу дорожніх чеків. Вона включає допомогу у здійсненні розрахунків як на місцевому рівні, так і в світовому масштабі та призначена для розвитку бізнесу по продажу до­рожніх чеків.

У будь-якій країні можна придбати дорожні чеки фірми “Тоmas Сооk” у валюті, яка є національною валютою цієї країни. Чеки також можуть бути різні за своїм номіналом.

Перевірка дорожніх чеків здійснюється відповідно до положень, які ви­значені чинним законодавством України, Правил оформлення і продажу дорожніх чеків, визначених компанією “Тоmas Сооk”.

При отриманні дорожніх чеків, банки повинні звіряти їх кількість та ін­формацію про них з інформацією, що викладена у розписці про отримання відшкодування (у перекладі компанії “Тоmas Соок” Refund Receipt). Якщо є будь-які невідповідності, про це слід повідомити компанію “Тоmas Сооk”.

Після перевірки інформації, уповноважена особа повинна підписати роз­писку про отримання відшкодування, завірити її штампом та повернути компанії “Тоmas Сооk”. Тим самим банк підтверджує отримання дорожніх чеків і прийняття Правил та умов з продажу.

У разі неповернення вищезазначеної розписки в певний момент дорожні чеки будуть анульовані і клієнти не зможуть їх використовувати.

Дорожні чеки перевіряються за пачками, корінцями і написами на ярли­ках, що прикріплені до мішків (сумок) і, крім того, поаркушним перерахуванням у розмірі, що визначає керівник перевірки, або керівник уповнова­женого байку, або уповноваженої фінансової установи, за розпорядженням якого проводиться перевірка.

Для оформлення операції продажу дорожніх чеків необхідно з'ясувати вид, номінал і суму валюти, потрібної клієнту. При оформленні операції з продажу дорожніх чеків необхідно звернути особливу увагу на наявність всіх необхідних реквізитів: підписів і сум, які необхідно проставити у кви­танціях та інш.

Якщо клієнт не впевнений в тому, яка валюта йому потрібна, необхідно з'ясувати, до яких саме країн він має їхати і запропонувати йому ті види валют, які найбільш поширені в цих країнах.

Особа, що здійснює перевірку, має перевірити факт того, що лише один вид валюти може бути зазначений на кожному екземплярі квитанції про продаж. Якщо клієнту необхідні дорожні чеки у кількох видах валют, на­приклад, в доларах і в марках, то він повинен заповнити дві різні квитанції.

Особа, що здійснює перевірку, повинна перевірити наявність реквізитів, необхідних для заповнення квитанції при оформленні продажу дорожнього чека, а саме:

* наявність прізвища, ім'я, по батькові та адреси, які мають бути зроблені чітко і розбірливо, та підпису клієнта;

* тотожність інформації в журналах та реєстрах про дорожні чеки, в тому числі номери, кількість та номінал дорожніх чеків до зага­льної суми дорожніх чеків, що є в наявності, і загальної суми на яку продано ці дорожні чеки;

* наявність відмітки про комісійний збір;

* наявність загальної суми, включаючи комісійні;

* відмітку про курс валюти, якщо він був необхідним у тому випадку;

* наявність відмітки про дату здійснення продажу.

Після оформлення квитанції, дорожній чек закріплюється в обкладинці і після отримання оплати, перевіряється наявність підпису клієнта на кожно­му чеку, у місці, яке помічено написом “підпис власника” у лівому нижнь­ому куті чека.

До дорожніх чеків додається квитанція у чотирьох екземплярах різних кольорів: білий, синій, зелений і жовтий. Жовтий екземпляр — екземпляр покупця, і повинен надаватися клієнту. Квитанція — це важливий документ, що є доказом придбання дорожніх чеків як при купівлі, так і при обміні на гроші або при втраті чека.

Синій та зелений екземпляри квитанції про продаж мають зберігатися у банку, який продає дорожні чеки, і їх наявність та правильність заповнення підлягає перевірці.

Верхній (білий) екземпляр квитанції відсилається фірмі “Тоmas Сооk”.

На дорожніх чеках, які зіпсовані в процесі оформлення продажу, простав­ляється штамп або від руки здійснюється напис “анульовано” вздовж місця для контрольних підписів. Після цього оформляються нові чеки та запов­нюється нова квитанція про продаж, при цьому перша квитанція (зіпсована) знищується. Анульовані чеки повертаються до компанії “Тоmas Сооk”.

Усі квитанції про продаж повинні бути розсортовані відповідно до кож­ного з видів валют. Окремий розрахунковий документ заповнюється на ко­жну продану валюту таким чином:

* відмітка про вибраний вид методів розрахунку;

* загальна сума, на яку купуються дорожні чеки;

* повернені комісійні (якщо вони є);

* загальна сума, включаючи повернені комісійні;

* загальна сума квитанцій на продаж, що внесені в даний розрахунок;

* дата розрахунку;

* наявність підпису особи, уповноваженої підписувати документ.

Після виконання і заповнення розрахункового документа, відокремлю­ють сторінки саме розрахункового документа, сині і зе­лені екземпляри зберігають у банку. Верхній екземпляр необхідно прикрі­пити до квитанції про продаж та відправити у відповідний чековий центр або центр оформлення продажів фірми “Тоmas Сооk”.

Таким чином, завданням особи, що здійснює перевірку, є перевірка наяв­ності відповідних квитанцій (синьої та зеленої) і належного виконання всіх операцій при оформленні дорожнього чека та здійсненні розрахунків за ним.

Дорожні чеки фірми “Тоmas Сооk” приймають магазини, банки, готелі, ресторани, вокзали, аеропорти, морські порти у більшості країн світу.

Дорожні чеки мають свої особливості та захисні ознаки:

* основний текст та краї чека мають випуклу форму;

* при перегляді чека проти світла видно символ фірми — обличчя богині у білому крузі на звороті чека;

* малюнок, який проходить через середину чека, віддрукований особливою фарбою, яка флуоресціює при ультра-фіолетовому освітленні. Перевірка надійності та достовірності дорожніх чеків:

* перевірка на наявність спроб щось змінити або стерти на чеку, при цьому особливу увагу слід звернути на підпис власника;

* особливу увагу слід приділити тому, що підпис клієнта на першій лінії знизу чека повинен бути ідентичним підпису на верхній лінії кожного чека;

* наявність штампу компанії незмиваним чорнилом на лицьовій та зворотній сторонах чека, яка не повинна зачіпати або затіняти підписи. Після цього чеки відправляються, у разі потреби оплати, звичайними банківськими каналами для оплати.

Під час здійснення відшкодування за дорожніми чеками, якщо другий підпис клієнта викликає сумнів, необхідно запропонувати йому розписатися ще раз на звороті чека для порівняння. Можливою є перевірка паспорту або іншого документа, який може підтвердити підпис клієнта. Після такої пе­ревірки та підтвердження, що підписи відповідають першому підпису на чеку, на звороті чека записують дані про перевірений документ. Прово­диться обов'язкова авторизація чеків. Номер цієї авторизації зазначається на чеку. Якщо сумніви щодо достовірності чека залишилися, то необхідно зв'язатися з найближчим відділенням компанії “Tomas Cook”.

Бланки дорожніх чеків в іноземній валюті, що обліковуються на позаба­лансових рахунках, приймаються за відповідними позабалансовими орде­рами. При здійсненні перевірки необхідно встановити відповідність позаба­лансових ордерів та кількості вказаних у них дорожніх чеків з дорожніми чеками, що наявні у банку.

При видачі дорожніх чеків працівник банку повинен проконтролювати, щоб клієнт в його присутності розписався на кожному чеку, в кожному міс­ці, відведеному для підпису.

Перевірці підлягають всі операції з дорожніми чеками, а саме:

* купівля дорожніх чеків на продаж;

* передача дорожніх чеків в обмінні пункти;

* продаж дорожніх чеків відповідно до правил, встановлених Ком-

панією-емітентом та законодавства України.

Останнім етапом ревізії є перевірка правильності відображення операцій з дорожніми чеками на рахунках бухгалтерського обліку. Для обліку доро­жніх чеків у Плані рахунків бухгалтерського обліку передбачено такі раху­нки:

* 1011 А — дорожні чеки в касі банку;

* 1012 А — дорожні чеки в безбалансових установах банку;

* 1013 А — дорожні чеки в обмінних пунктах;

* 1017 А — дорожні чеки в дорозі;

* відповідні позабалансові рахунки.

Необхідно перевірити правильність віднесення сум за цими рахунками відповідно до первинних документів, документів з оформлення операцій з дорожніми чеками.