Организация контроля и проверки исполнения служебных документов

2.4 Организация контроля и проверки исполнения служебных документов

Организация контроля и проверки исполнения служебных документов в администрации Родинского района осуществляется согласно инструкции по делопроизводству. Прежде всего, нужно отметить, что ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на руководителей органов местного самоуправления. Контроль над соблюдением сроков исполнения документов поручается конкретному лицу, ведущему делопроизводство. Контролю подлежат законы, указы, постановления, распоряжения органов государственной власти, постановления представительных органов, постановления и распоряжения администраций, требующие исполнения, письма депутатов, а также обращения граждан. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены и другие документы. На контролируемых документах на левом поле первого листа на уровне заголовка проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль», после чего документ направляется исполнителю. Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в учреждение, исходящих - со дня отправки, внутренних - с момента подписания (выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются). В случае, когда срок исполнения документов не указан, он должен быть исполнен в срок не более 10 рабочих дней. Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило.

Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, просьбой с указанием причин и сроков, когда будет исполнено, но не позднее, чем за 2-3 дня до истечения срока документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним после исполнения хранятся в специальной контрольной папке. При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в журнале делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.

Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, исполнитель делает отметку об исполнении на самом документе.

После исполнения документы снимаются с контроля. При этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля.

2.5 Оформление и отправка исходящей корреспонденции

Переписка администрации Родинского района с другими учреждениями осуществляется посредством переписки, то есть с использованием исходящей корреспонденции. Отправку исходящей корреспонденции ведут лица, назначенные руководителем. Все исходящие документы необходимо регистрировать в журнале исходящей документации. Исходящие телефонограммы регистрируются в общем порядке.

При отправке исходящей корреспонденции ответственный за делопроизводство обязан проверить наличие указанных в письме приложений, правильность указанного адреса, а также заверена ли копия отправляемого документа или приложения. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы документа ставится штамп или отметка «Подлежит возврату». Отправляемые одновременно одному адресату документы должны быть вложены в один конверт. Документы местным адресатам раскладываются по папкам или вручаются секретарем приемной лично. Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день её подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция – немедленно.

2.6 Работа с обращениями граждан

Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в администрации района ведется отдельно от других видов делопроизводства. Делопроизводство по обращениям граждан возлагается на секретаря приемной администрации. Все без исключения поступающие обращения граждан должны быть приняты, зарегистрированы в РКК и журнале регистрации входящей документации. Конверты обращениям оставляют только в тех случаях, когда по ним нужно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени их отправления или получения, а также в других необходимых случаях.

При личном приёме граждан их письменные и устные обращения также подлежат централизованной регистрации в РКК.

Повторным следует считать те обращения, которые поступают от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени их подачи истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс. В правом верхнем углу повторных обращений и на РКК делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.

РКК находятся в деле и расположены в регистрационном порядке. Контроль над своевременным разрешением письменных и устных обращений граждан в администрации возлагается на заведующего орготделом. В отделах, управлениях и комитетах администрации контроль над своевременным разрешением обращений граждан возлагается на их руководителей, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых для их разрешения. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по их разрешению. Решение о снятии их с контроля принимают глава района или его заместители, руководители отделов, управлений, комитетов или другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.

Ответы на обращения граждан дают глава района, его заместители, руководители отделов, управлений, комитетов, их заместители. Ответы даются в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в РКК.

Регистрация ответов ведется в журнале исходящей документации. Материалы о письменных или устных обращениях граждан для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по обращениям граждан, оформляют их виде аналитических справок, которые представляют своим руководителям. Аналитические справки составляются по мере надобности.

РКК после исполнения направляется главе администрации района или его заместителям для снятия с контроля. На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись «В дело» и личная подпись должностного лица, принявшего это решение. Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплексность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается. Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются утвержденной номенклатурой дел.

По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению по акту.