Составление номенклатуры дел и формирование дел

2.7 Составление номенклатуры дел и формирование дел

В целях правильной группировки документов, установления единообразия в формировании дел, их учета и сроков хранения составляется и утверждается индивидуальная номенклатура дел. Для этого используются примерные номенклатуры дел и рекомендации по их применению. Индивидуальная номенклатура дел согласовывается с отделом по делам архивов. При составлении номенклатуры дел должно быть учтено, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения. В номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся в результате деятельности районного Совета депутатов и администрации. Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря, уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января нового года. Формированием документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль над правильным формированием дел в администрации района осуществляет заведующий орготделом.

Формированию подлежат все исполненные служебные документы, списанные «В дело». При этом:

·     проверяется правильность отнесения документов в то или иное дело, а также правильность оформления документов: наличие дат, подписей, заверительных надписей на копиях и др.;

·     устанавливается последовательность группировки документов внутри дела;

·     изымаются лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки;

·     в дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Документы представительного органа, указанные в примерных номенклатурах и рекомендациях по их применению, могут формироваться в дела за период его полномочий. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.

Каждое дело должно содержать не более 100 листов. Если документов больше, то заводится второй том дела, ему присваивается тот же индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.

2.8 Порядок хранения документов и передачи дел в архив

Дела с момента их создания в делопроизводстве и до сдачи в ведомственный архив хранятся в рабочих комнатах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов. Дела помещаются вертикально, корешками наружу в запирающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Сотрудники аппарата администрации района хранят у себя только те документы, которые находятся у них на исполнении и которые они ведут в соответствии с номенклатурой дел. При этом запрещается делать на документах лишние надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию.

В случае необходимости дела выдаются сотрудникам во временное пользование. Для осуществления контроля ведется тетрадь выдачи дел во временное пользование.

Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив администрации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в ведомственный архив по усмотрению руководства администрации.

Документы, отражающие основную деятельность представительного органа и администрации, отнесены к постоянному сроку хранения, так как являются документальными памятниками истории и культуры народа и частью Архивного фонда Алтайского края. [3] Администрация обеспечивает полную сохранность документов постоянного срока хранения в ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение. По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока хранения для подготовки их к описанию и последующей передаче на государственное хранение.

При описании дел на обложке каждого из них указывается полное название представительного органа или администрации, ниже – номер и название структурного подразделения или направление деятельности, индекс дела по номенклатуре, его заголовок, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр. На обложках дел постоянного хранения вверху проставляется также название архивного учреждения, в которое будет передано дело на государственное хранение.

 В делах постоянного хранения и по личному составу листы должны быть пронумерованы простым карандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. В конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью.

Описание документов представительного органа и администрации производится ежегодно. Дела, формируемые в течение срока полномочий представительного органа, избирательной комиссии, включаются в опись по году их завершения в делопроизводстве.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе мы рассмотрели вопросы документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления на примере администрации Родинского района Алтайского края. Документационное обеспечение администрации осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, которая в свою очередь разработана на основании законодательных и нормативно-методических актах, которым мы также дали краткую характеристику в данной курсовой работе.

Документационное обеспечение администрации непосредственно зависит от управленческих решений, процесс документирования которых требует:

·     информационной поддержки, то есть обеспечением принимаемого решения необходимой информацией (документами),

·     согласования с заинтересованными лицами;

·     редактирования документа;

·     правильного изготовления;

·     удостоверения;

·     отправки;

·     контроля исполнения документа.

Все эти моменты мы подробно рассмотрели и охарактеризовали.

Также в курсовой работе была затронута актуальная на сегодняшний день тема – проблема совершенствования документооборота в органах местного самоуправления.

Органы местного самоуправления с недавних пор не входят в систему государственной власти, поэтому в условиях поиска эффективных форм местного самоуправления, развития правового регулирования, роста объемов информации, развития информационных технологий повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ИСТОЧНИКИ

1.   Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации [Электронный ресурс]: закон Российской Федерации. – М.: Консультант Плюс: Высшая Школа, 2005. – 1 элекрон. опт. диск (CD-ROM).

2.   Об информации, информатизации и защите информации [Электронный ресурс]: закон Российской Федерации. – М.: Консультант Плюс: Высшая Школа, 2005. – 1 элекрон. опт. диск (CD-ROM).

3.   Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения. – М.: 2003.

4.   ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.

5.   ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России,1998.

6.   Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края.

ЛИТЕРАТУРА

1.   Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технологии работы. Более 120 документов: - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло [и др.]. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

2.   Ларьков, Н. С. Документоведение / Н. С. Ларьков, - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427, [5] с.

3.   Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления / М. Ю. Рогожин, - М.: РДЛ, 2004.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧНЬ

документов, не подлежащих регистрации в журнале входящей корреспонденции администрации

Родинского района Алтайского края

1.   Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

2.   Сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях.

3.   Сводки и информация, присланные для сведения.

4.   рекламные извещения и плакаты.

5.   Поздравительные письма и пригласительные билеты.

6.   Бухгалтерские документы.

7.   Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).

8.   Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, на которых ставится круглая печать

1.   Акты (списания выполненных работ, экспертизы и др.).

2.   Архивные справки, архивные копии.

3.   Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и др.).

4.   Договоры (о материальной ответственности, аренде помещений, о производстве работ и др.)

5.   Задания (на проектирование объектов, строительство и др.).

6.   Заявки (на оборудование, изобретения и др.).

7.   Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и др.).

8.   Исполнительные листы.

9.   Командировочные удостоверения.

10.Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

11.Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и др.).

12.Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и др.).

13.Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.).

14.Протоколы (выдвижения на …).

15.Смета расходов (на содержание аппарата управления, на строительство и др.).

16.Справки (об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начислении причитающейся зарплаты и др.).

17.Титульные списки.

18.Трудовые книжки.

19.Уставы учреждений.

20.Удостоверения.

21.Чековые книжки.

22.Штатные расписания и изменения к ним.

[1] ФЗ РФ от 06.10.2003. № 131-ФЗ. «Об общих принципах организации …» - Ст. 3822.

[2] Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края.

[3] Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края