Работа в СПС «Консультант плюс» с документами: занесение в папку, карман, файл

2. Работа в СПС «Консультант плюс» с документами: занесение в папку, карман, файл

Справочно-правовая система КонсультантПлюс - это мощное правовое обеспечение для всех работников, кто в своей работе, так или иначе, имеет дело с законодательством: бухгалтеров, финансистов, юристов, кадровых работников и управленцев.

Система Консультант Плюс содержит более 4 млн. документов по российскому законодательству. Все документы четко структурированы и подкреплены ссылками на нормативно-правовые акты, комментарии ведущих специалистов. Имеется огромный массив судебной практики, справочной информации, книг и путеводителей по определенной тематике.

Система позволяет проводить поиск по тексту документов в пределах любого списка.

Для сохранения сформированных подборок документов используются папки документов. Все созданные папки сохраняются при выходе из системы. Для того, чтобы сохранить просмотренные документы в папке нужно выбрать пункт Документ – Сохранить в Карман главного меню системы. Эту же операцию можно выполнить, выбрав соответствующий пункт локального (пиктографического) меню или нажав на клавишу F3.

После выполнения операции Сохранить в папку на экране появляется окно Занести в папку. Первой в списке папок всегда стоит Текущая папка – это результат последнего поиска документов, второй – Карман, затем названия созданных папок. Необходимо установить курсор на названии нужной папки и выбрать кнопку Занести потом кликнуть по ней мышкой или нажать на Enter. В результате документы помещаются в папку.

Если нужно занести документы в новую папку, то необходимо поступить следующим образом: выбрать кнопку Новая и ввести с клавиатуры ее имя. Для занесения новой папки в список всех папок в системе используется мышь или клавиша Enter. Созданная папка появится в списке. Теперь в нее можно занести документы.

Используя кнопку Именовать, можно переименовать существующую папку, а используя кнопку Удалить – удалить ненужную. Исключения составляют Текущая папка и Карман.

Карман – это папка документов с фиксированным названием и возможностью быстрого включения (удаления) в него документов, а также быстрого просмотра его содержимого. В отличие от остальных папок карман всегда есть в системе, его не надо создавать и невозможно удалить. Кроме того, карман обладает следующим свойством: если документ уже помещен в карман, а мы заносим этот же документ еще раз, то он удаляется из кармана.

Это свойство кармана может быть использовано для вычитания списков. Например, после того, как был сформирован запрос и все найденные документы были помещены в карман, был сформирован новый запрос и снова все найденные документы поместили в карман. В результате документов, найденных одновременно в обоих запросах, в кармане не окажется, т.е. выполнена операция вычитания списков. Для удобства документ, помещенный в карман, получает признак «Карман», видимый как в списке (под названием документа), так и в тексте документа (в статусной строке). Все документы, занесенные в карман, сохраняются в нем при выходе из системы.

Система дает возможность сохранить документ в файл или напечатать его на принтере. Для записи в файл фрагмента текста его необходимо предварительно отметить. Далее выбрать пункт Файл/ Сохранить как (название документа) главного меню системы. Эту же операцию можно выполнить, выбрав соответствующий пункт локального (пиктографического) меню или нажав клавишу F2.

3. Характеристика основных классов бухгалтерских программ

Значительный удельный вес среди прикладных программ занимают программы по автоматизации бухгалтерского учета, рынок которых развивается сегодня весьма динамично. Существующие прикладные системы очень разнообразны и неоднородны, поэтому сложно классифицировать современное программное обеспечение по бухгалтерскому учету, но чаще всего специалисты выделяют следующие классы программ.

Ø   Мини-бухгалтерия.

Ø   Интегрированная бухгалтерская система.

Ø   Бухгалтерский конструктор.

Ø   Бухгалтерский комплекс.

Ø   Бухгалтерия-офис.

Ø   Системы учета международного уровня.

Ø   Международные системы.

Отличительной чертой систем класса “Мини-бухгалтерия” является отсутствие инструментов для организации учета по различным участкам (учет заработной платы, учет товарно-материальных ценностей и т.д.), а также небольшой объем учетных операций. Набор функций, реализованных в программах данного класса, ограничен, мини-бухгалтерии позволяют оформлять небольшой набор первичных документов и форм отчетности и предназначены для бухгалтерий численностью в 1–3 человека.

Интегрированные бухгалтерские системы предоставляют пользователям, как правило, более широкие возможности и обеспечивают ведение учета по всем основным участкам. Их отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность. Интегрированные бухгалтерские системы также позволяют организовать работу в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности.

Программы класса “Бухгалтерский конструктор” предоставляют пользователям возможность изменять методику учета, корректировать учетную политику предприятия, которая предполагает, например, выбор определенных правил оценки запасов товарно-материальных ценностей (ЛИФО, по средневзвешенным или учетным ценам и др.), варианта начисления износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов (исходя из сроков службы и стоимости, в соответствии с нормативными или сметными ставками, в размере 50 или 100 % стоимости при передаче в эксплуатацию) и т.д.

Бухгалтерский комплекс представляет собой систему из отдельных взаимосвязанных АРМ (АРМ «Финансы», АРМ «Заработная плата», АРМ «Склад», АРМ «Торговый зал» и др.), каждое из которых предназначено для автоматизации отдельного участка бухгалтерского учета. Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном компьютере, так и на разных машинах, объединенных в локальной вычислительной сети. Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера. Такая организация работы системы позволяет глубже проработать отдельные участки учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.

Программы класса «Бухгалтерия-офис», помимо учетных функций, решают аналитические задачи, оптимизируют сбыт продукции, управляют закупками сырья, обеспечивают организацию делопроизводства на предприятии, а в некоторых системах — и правовую поддержку бизнеса (благодаря возможности совместной работы со справочными правовыми системами, которые поставляются отдельно от основного модуля). Система предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга, поэтому бухгалтерская составляющая здесь может не быть главенствующей. Больше внимания уделяется взаимосвязи всех составных частей системы и возможности эффективного управления предприятием.

Системы учета международного уровня позволяют организовать учет и провести анализ в соответствии с некоторыми международными стандартами учета (GAAP, IASC). Поскольку совместить отечественные методики с международными сложно, такие системы позволяют сформировать лишь наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности (Income Statement, Cash Flow) и произвести анализ хозяйственной деятельности по набору ограниченных показателей с использованием несложных методик (например, “Break Event Point”). Интерфейс таких программ организован, как правило, на русском и английском языках.

Международные системы, как и программы класса “Бухгалтерия-офис”, не только представляют пользователю широкие возможности в области организации традиционного бухгалтерского учета, но и позволяют обеспечить управление проектами, системой закупок и продаж и т.д. Кроме возможностей генерации отчетов, настройки меню пользователя и т.п. международные системы могут содержать специфические и несвойственные отечественным программам сервисные возможности. Например, работа программы по таймеру позволяет выполнить длительную обработку данных, резервное копирование и формирование объемных ежедневных отчетов в ночное и нерабочее время.

Альтернативой представленной выше классификации программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета служит подход, в соответствии с которым программы могут классифицироваться на работающие «от проводки» и «от документа».

В первом случае учет ведется, как правило, с использованием одного или нескольких журналов хозяйственных операций, предназначенных для регистрации проводок, во втором — ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения экранных форм с реквизитами первичных документов (кассовых ордеров, авансовых отчетов и т.д.). По введенным данным формируются проводки. Наиболее последовательно подход работы «от проводки» реализован в пакете «Финансы без проблем», в большинстве же других программ есть возможности непосредственного ввода в журнал хозяйственных операций документов, по которым формируются проводки. В различных пакетах эта функция реализована более или менее универсально: если в «1С: Бухгалтерии» производится заполнение условных полей стилизованной таблицы, то в «Инфо-Бухгалтере» генератор отчетов выводит на экран документ, по форме соответствующий типовой форме первичного документа.

Как известно, для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете используются различные учетные регистры. На современных предприятиях применяются четыре основные формы учета:

Ø   мемориально-ордерная;

Ø   журнально-ордерная;

Ø   упрощенная;

Ø   автоматизированная.

Программные продукты по автоматизации бухгалтерского учета составляют автоматизированную форму учета, возникшую на основе немашинных форм. Поэтому принципы ее организации, хотя и отличаются от других, все же имеют некоторое сходство. Это в первую очередь относится к программам по автоматизации бухгалтерского учета, в которых используются принципы, лежащие в основе организации упрощенной формы учета. Такие программные продукты можно назвать универсальными программами.

Универсальные бухгалтерские программы состоят из одного-двух модулей. Входящие в них функции позволяют автоматизировать любой раздел бухгалтерского учета, но не подразделяются по участкам бухгалтерского учета. На освоение программы и процесс автоматизации учета с ее помощью бухгалтер тратит незначительное время.

Универсальные программы обычно покрывают потребности всей бухгалтерии на малых предприятиях с простым учетом. Их возможностей, как правило, достаточно и для автоматизации практически всего учета на средних предприятиях. Но в дополнение к такой программе могут потребоваться специальные программы для автоматизации бухгалтерских функций, которые ведутся на данном предприятии специфическим образом. На крупных предприятиях универсальные программы часто применяются как инструмент главного бухгалтера, а также для автоматизации тех участков, где нет сложного документооборота, например, для учета расчетов с подотчетными лицами.

Естественно, ответа на вопрос, какие программы — универсальные или функциональные — лучше, не существует. Он зависит от целого ряда условий. Зачастую на практике среднее или крупное предприятие, использующее универсальную программу, затем приобретает в дополнение к ней и функциональную. Функциональная программа в таком случае может использоваться для автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета. Необходимость в этой программе возникает и тогда, когда по некоторым участкам имеется большой документооборот, или же требуется вести сложный специфический учет.

4. Таблица «Ведомость учета брака»

Список литературы

1.         Ветрова, А.О. О «полезностях» Microsoft Excel // Бухгалтер и компьютер, 2001, № 12.

2.         Гребенюк, Е.И., Гребенюк, Н.А. Технические средства информатизации. – М.: Академия, 2006

3.         Ефимова, О., Морозова, В. Курс компьютерной технологии: Учебное пособие. – М.: АБФ, 1998.

4.         Королев, Ю.Ю. Классификация программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета // http://www.k-press.ru/cd.asp

5.         Михеева, Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. – М.: Академия, 2005.

6.         Михеева, Е.В. Практикум по информатике. – М.: Академия, 2006.

7.         Михеева, Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности. – М.: Академия, 2004.

8.         Шафрин, Ю. Информационные технологии. – М.: Издательство «Лаборатория базовых знаний», 2000.

9.         http://www.cons-plus.ru/

Похожие работы

Новые информационные технологии в документационном обеспечении управлении

Скачать

48193

0

1

... . Такая стратегия характерна для крупных организаций. Таким образом, каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с ...

Автоматизированные информационные технологии в учете денежных средств

Скачать

47844

2

0

... ­лизации форм учета, системности, целостности, адаптации автоматизиро­ванных информационных технологий к внешней среде интеграции данных, банковой организации массивов, автоматизации документооборота, автома­тизации учетных функций. Автоматизированные информационные технологии в учете обеспе­чивают решение следующих задач: 1. Учет труда и его оплаты ·   формирование базы данных но учету кадров; ...

Экономическая оценка использования новых информационных технологий в бухгалтерском учете

Скачать

146457

13

13

... к автоматизации бухгалтерской деятельности. Сегодня бухгалтеры в основном научились пользоваться компьютером, но это вовсе не означает переход на новые информационные технологии. Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за ...

Разработка информационной технологии в ЗАО Гориславцев и К

Скачать

78548

8

23

... эффективного управления ресурсами предприятия. В данной работе произведено исследование проблем возникших в результате роста и развития фирмы ЗАО «Гориславцев и К». По данным проведённого исследования была разработана информационная система на базе современных информационных технологий, в частности использовались программные продукты фирм 1С и Microsoft. В работе даны конкретные рекомендации по ...