Навигация
Организация документооборота на предприятии
20265
знаков
1
таблица
0
изображений
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Основные понятия, касающиеся организации документооборота на предприятии
2. Информационно-справочные документы
2.1 Служебные письма
2.1.1 Сопроводительное письмо
2.1.2 Письмо-приглашение
2.1.3 Информационное письмо
2.1.4 Рекламное письмо
2.1.5 Письмо-извещение
2.1.6 Письмо-подтверждение
2.1.7 Письмо-напоминание
2.1.8 Гарантийное письмо
2.1.9 Инициативное письмо
2.1.10 Письмо-ответ
2.2 Докладные и объяснительные записки
Заключение
Список литературы
ВВЕДЕНИЕ
Документ является основой любого учета, который ведется на предприятии, будь то бухгалтерский, статистический или оперативный учет. Независимо от масштабов деятельности предприятия, поток обрабатываемых документов достаточно велик. Правильная организация документооборота на предприятии влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования предприятия в целом. При рациональной организации документооборота повышаются производительность и эффективность труда, выполняемого работниками предприятия, сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления.
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, КАСАЮЩИЕСЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
В процессе хозяйственной деятельности предприятию приходится иметь дело с множеством различных документов. Порядок их обработки и движения на предприятии с момента создания или получения до сдачи в архив, как правило, регламентируется графиком документооборота, утвержденным приказом (распоряжением) руководителя предприятия. График документооборота обязательно должен быть увязан с учетной политикой, принятой на предприятии.
Основные правила составления графика документооборота, а также общие нормы и правила оформления документов изложены в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины от 24.05-95 № 88
График документооборота может быть оформлен в виде таблицы, схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники структурных подразделений предприятия заполняют и подают документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их предоставления в подразделения предприятия.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение (составление) документов, достоверность сведений, содержащихся в них, несут лица, подписавшие документ.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер
При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями:
документ — это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;
первичный документ — это документ, включающий в себя исходную информацию;
вторичный документ — это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;
электронный документ — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа;
архивный документ — документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;
официальный документ — документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;
документооборот — движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки;
электронный документооборот (обращение электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования.и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов;
регистрация документов — фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;
бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:
1. внутренние;
2. поступающие (входящие);
3. отправляемые (исходящие
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции, за исключением отправки адресату.
Регистрация может производиться для всех групп документов, но прежде всего для входящих. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.
Работа по исполнению и контролю исполнения охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение — исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются.
Процесс движения документов от момента их создания (получения) до момента передачи в архив можно представить в виде схем, приведенных ниже (см. рис. 1.1).
СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ НА ПРЕДПРИЯТИЕ
| Поступление документов на предприятие |
|
|
| Сортирование документов |
|
|
| Регистрация документов |
|
|
| Передача документов руководителю предприятия (руководителям структурных подразделений) |
|
|
| Принятие решений руководителем |
|
|
| Направление документов на исполнение |
|
|
| Исполнение документов |
|
|
| Текущее хранение документов |
|
|
| Передача документов в архив |
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции.
Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются отметки «Вручить лично», «С описью».
Ответственное лицо должно осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю предприятия, и передавать ему на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Документы, не требующие принятия решения па уровне руководителя, могут быть переданы непосредственно заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.
Похожие работы
... и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена системы делопроизводства предприятия. Проведем анализ организации документооборота компании ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал» 2.1 Общие положения организации документооборота в компании В любой организации существует ...
... операций в несколько раз. 4 Обоснование экономической эффективности проекта Задачей проекта является проектирование автоматизированной системы управления документооборотом Отдела организации деятельности участковых уполномоченных милиции Ленинского РОВД. Результатом проекта является снижение трудоемкости, сокращение объема документооборота, повышение достоверности и качества входящей и ...
... все названные критерии. Причем данным набором дело не ограничивается, поскольку наука и практика не стоит на месте, появляются новые реалии и обстоятельства. 2.2.Проблема выбора система электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса Основными российскими тенденциями начала третьего тысячелетия стал безбумажный технологический бум во всех сферах человеческой ...
... обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Несмотря на, что ООО «ДИН» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в ООО «ДИН» ...
0 комментариев