Навигация
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
20265
знаков
1
таблица
0
изображений
2. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
2.1 СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
Служебные письма — обобщенное название большей группы управленческих документов, которые служат средством общения с предприятиями и частными лицами, для сообщения чего-либо, уведомления о чем-нибудь.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности,отсюда разнообразие видов писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и др.
Текст служебного письма должен быть простым, т, е. освещать только один вопрос. Это не только упрощает технологические операции по обработке писем на предприятии-получателе, но и ускоряет исполнение документа.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, во второй части приводится основное содержание документа, ради которого он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т, п.
Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам состоят из одной части, без пояснения (например: «Просим выделить 15 машин для перевозки грузов»).
Главная цель служебного письма — побудить к действию. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Тон письма должен быть нейтральным.
Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается употреблением вводных слов и констатацией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т. п.
Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «тщательно изучив Ваши замечания...», «внимательно рассмотрев Ваши предложения...».
Несмотря на разнообразие вопросов, отраженных в письмах, при обосновании каких-то действий используется ограниченный набор начальных и заключительных слов и выражений: «В порядке обмена...», «В порядке исключения...», «В связи...», «В соответствии...».
Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов, которые начинаются словами: «учитывая...», «считая...», «принимая во внимание...», «рассмотрев...», «руководствуясь...» и т. д.
Если письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания предприятия-автора — информация о нем уже имеется на самом бланке.
Составители, кроме текста документа, должны сформулировать заголовок письма, указать адрес, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию и номер телефона.
Письма, отправляемые из учреждений, подразделяются на 2 группы:
1. инициативные
2. ответные.
Если письмо является ответным, то составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится на бланк при окончании оформления письма.
2.1.1 СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
Это часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допускается только в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к прилагаемым документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д.
Начинается такое письмо словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т. п., далее указываются заголовки и поиск, признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.
Например:
Направляем Вам на рецензию отчет о проделанной работе. Отзыв просим представить до 12.07.2005.
Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно не составляется.
2.1.2 ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ
В таких письмах адресату предлагают принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Письма-приглашения могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.
В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Например:
ООО «Параллель» 23 июля 2005 года проводит семинар. Просим Вас принять участие и высказать свои предложения по рассматриваемым вопросам.
Семинар состоится в помещении ДК ХЭМЗ по адресу: пр-т Московский, 75.
Начало в 14.30.
Председатель учебно-воспитательного отдела (подпись) Ю. Ю. Юрьев
2.1.3 ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО
В таком письме сообщается адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем рекламируется деятельность какой-либо организации, выпуск продукции, издание литературы.
Например:
Издательство «Спутник» предлагает Вашему вниманию книгу из серии «Библиотека фантастики» — «Война миров», выпущенную в этом году.
Книгу можно приобрести по адресу: ул. Строителей, 105, г. Харьков, либо заказать по почте, прислав открытку по адресу: Харьков-105, а/я 2369.
Заказанные книги высылаются наложенным платежом.
Ждем Ваших заказов.
2.1.4 РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО
Это письмо является разновидностью информационного письма, направляемого конкретному адресату, и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.
Его цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст письма отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.
В таких письмах адрес организации-автора указывается отдельно.
Похожие работы
... и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена системы делопроизводства предприятия. Проведем анализ организации документооборота компании ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал» 2.1 Общие положения организации документооборота в компании В любой организации существует ...
... операций в несколько раз. 4 Обоснование экономической эффективности проекта Задачей проекта является проектирование автоматизированной системы управления документооборотом Отдела организации деятельности участковых уполномоченных милиции Ленинского РОВД. Результатом проекта является снижение трудоемкости, сокращение объема документооборота, повышение достоверности и качества входящей и ...
... все названные критерии. Причем данным набором дело не ограничивается, поскольку наука и практика не стоит на месте, появляются новые реалии и обстоятельства. 2.2.Проблема выбора система электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса Основными российскими тенденциями начала третьего тысячелетия стал безбумажный технологический бум во всех сферах человеческой ...
... обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Несмотря на, что ООО «ДИН» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в ООО «ДИН» ...
0 комментариев