Навигация
Формуляр-образец, его назначение и состав реквизитов
33897
знаков
9
таблиц
1
изображение
2. Формуляр-образец, его назначение и состав реквизитов
Важная задача, связанная с совершенствованием управления, – упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Её решению в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации – ГОСТ Р 6.30–2003. Он представляет собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этих стандартов создаёт необходимые предпосылки для более полной унификации документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированных системах управления.
Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, а также машинописного оформления отдельных реквизитов. Длительной время организационно-распорядительная документация развивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностей служебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов.
ГОСТ Р 6.30–2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности центральных и местных органов государственного управления РФ, а также подведомственных им предприятий, организаций и учреждений, и устанавливает общие требования к её оформлению, устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре – образце требования к бланкам документов.
Формуляр – образец документа – это модель унифицированной формы документа.
В формуляре – образце четко определены площади для размещения различных реквизитов документа, как постоянных, так и переменных, установлена длина реквизитов на рабочем поле, а также в служебном поле документа.
Постоянный реквизит – это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа
Переменный реквизит – это реквизит документа, наносимый при составлении документа.
Под длиной реквизита понимается число знаков необходимое для записи его на документе.
Площадь унифицированной формы документа или бланка, предназначенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем документа, а площадь, предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений, является служебным полем документа.
При подготовке формуляра-образца могут использоваться следующие реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверке копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
3. Процесс подготовки и издания приказов
Этот вид документов реализует нормы, права, обязательные для исполнения. Распорядительные документы должны составляться в соответствии с нормативно – правовыми актами. Не один из них не может содержать положений, которые бы противоречили закону. Процедура составления и оформление распорядительных документов должна быть расписана в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения. В ней излагаются: последовательность работ над проектом документа и требования, соблюдение которых обеспечивает его юридическую полноценность.
Юридическим основанием создания распорядительного документа может быть издание документа государственными органами управления, конкретное поручение высшего учреждения, потребности исполнительной и распорядительной деятельности для решения управленческих заданий. Учреждение или структурное подразделение может, в свою очередь, выступить инициатором разработки любого вопроса распорядительного документа.
Первая стадия разработки распорядительного документа определение круга вопросов, которые необходимо решить. Начинать работу следует с изучения нормативно – правовых, прежде всего, законодательных, правительственных и предыдущих распорядительных документов по вопросу который рассматривается. Это обеспечит правовую основу создаваемого документа, его направленность, дает возможность предотвратить дублирование и противопоставлению, заострить внимание на нерешенные проблемы. Подготовка проекта распорядительного документа требует подбора необходимой информации, для чего используют различные справочно-информационные документы, отчеты, справки, акты, служебную переписку и тому подобное. Собрав и изучив необходимые материалы, достигнув ясности по сути вопроса, который рассматривается, четко определив цель издания распорядительного документа, начинают создание проекта.
Особенное внимание концентрируют на формировании основных положений конкретного решения. В распорядительные документы входят: постановление, распоряжение, приказ. Постановление 
– это правовой акт, который принимается высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления, для решения наиважнейших принципиальных вопросов и устанавливает стабильные нормы, правила поведения. Текст постановления, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Первая включает вступление, оценку ситуации и, по необходимости основание для издания или для ссылки на правовой акт высшего органа. В распорядительной части подаётся перечисление мер, определяется исполнитель (исполнители) и срок исполнения. Постановление подписывается двумя особами: председателем коллегиального органа и управляющим делами (секретарём). Распоряжение – это правовые акты, которые издаются персонально управляющим, головой коллегиального государственного органа, для решения оперативных вопросов. Как правило, этот документ имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных особ и граждан. Реквизиты распоряжений, в основном повторяют реквизиты решений. Приказ – это правовой акт, который издаётся для исполнения действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и инструкций высших органов. Директор может издать приказ по всем вопросам его компетентности. Этот документ является актом внутреннего управления, действия которых не распространяется вне предприятия, объединения, учреждения. Различаются приказы по особенности состава и приказы по общим вопросам.
Похожие работы
... ; режима и делопроизводства; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел, подчиненным непосредственно руководителю органа внутренних дел. Ответственность за состояние ...
... и др. Это способствует повышению степени объективности оценки. Одновременно по результатам анализа условий работы могут приниматься необходимые меры по ее улучшению. 3.Основные направления по совершенствованию принципов проектирования. Управленческих процессов на ООО «Принт-Экспресс» 3.1 Предложения по улучшению управленческих процессов на ООО «Принт-Экспресс» На рассматриваемом ...
... не только для Украины в ее современном виде и, конечно, не только для периода развития нашего государства вплоть до распада Советского Союза. В своих основных проявлениях государственное управление непременно присутствует в механизме воздействия на общественную жизнь западных государств, где государственная власть базируется на иных социально-политических и экономических основах. Имеется в виду ...
... о направлении в дело и другие. С увеличением документооборота значительно поднялся объем письменной работы у канцелярских чиновников, что привело к медлительности делопроизводства и волоките. Большое значение для организации делопроизводства имеет установленная «Учреждением для управления губерний» «иерархия властей и мест», определившая порядок отношений между собой высших центральных и ...
0 комментариев